如何标引公文主题词

如何标引公文主题词
如何标引公文主题词

如何标引公文主题词

进入20世纪80年代,计算机技术在办公领域得到普遍应用,推动了各类机关办公的现代化。为了适应办公现代化的要求,便于计算机检索和公文的管理,公文“主题词”应运而生。主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。它是办公现代化的产物。

怎样给行政公文标注主题词

主题词分正式主题词和非正式主题词,正式主题词用来标引和检索文献,非正式主题词是查找正式主题词的引导词,它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。

为什么要标引公文主题词

(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系,辅助领导同志决策。

信息量的增加,数据量的增大,单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。主题检索方法弥补了分类检索方法的不足,检索更自由,查找跨度更大。

(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前

提条件。

办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。

(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。

档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。

(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。

怎样标引公文主题词

(一)主题词标引程序“三步”走

第一步:审读文件,分析主题。

首先通读公文,了解公文的主要内容和发文意图。一般来说,审读文件标题,进行主题词标引是文秘人员常用的方法。如文件标题能概括公文的主要内容,就从标题入手分析主题。否则,就要从公文的内容入手进行主题分析。

主题类型分为单主题和多主题两种。单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个,而是两个或者更多,而且都是并列的独立主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词,多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。

分析主题重点是主题结构分析,确定主题因素。主题结构分析即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。

主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念,它是公文主题的主要成分,其他主题因素都附属于这个主体因素;通用因素是构成主题的一些通用概念,它说明主体因素的动态和趋势。通用概念没有专指性也没有独立检索价值,不宜

单独使用;位置因素是表明主体因素所处的位置和范围,文件规定适用的地区、位置和对象。位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称;时间因素是从时间上对主体因素进行限定,把主题对象放在特定的时间范围之内。时间因素包括年代、时代、朝代、期限等;文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号等。

第二步:提炼、转换主题概念。

经过分析主题类型和主题结构后,就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念,并不完全需要标引出来,而应当去粗取精,有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念,舍弃一般的主题概念。

对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念,查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。

1、公文主题词的选取方法主要有四:一是从公文标题中摘录;二是从公文正文中提取;三是题文结合撮要;四是自己概括。以能表达公文的主要内容为原则。

2、主题词组配标引,就是用两个或两个以上主题词构成逻辑关系组合以表达一个专指概念的一种方式。它以词间语法关系和逻辑关系为基础,只有相容关系的概念词才可以组配,而且,不是字面上的组配,决定的因素是逻辑关系。组配标引有概念交叉组配、概念限定组配、上位词或下位词组配。应优先考虑交叉组配和限定组配。

交叉组配是指两个组配的概念之间具有交叉关系,两个概念的外延有一部分重合。

限定组配是以概念的限定为基础,由属概念过渡到种概念的组配。

在标注过程中,如果没有十分贴切的主题词,应遵照“宜宽不宜严”的原则,选择相近的主题词。如国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》一文的主题词,必须使用《国家行政机关公文主题词表》中所列之词。因该表中没有“处理”二字,

可用相近的“管理”一词代替。

第三步:标引记录,审核校验。

主题词成功组配后,根据《国家机关公文格式》规定,将主题词标注在公文末页下部抄送栏目左上侧。词目之间空一字,不用标点符号,按主体、通用、空间、时间、文种等要素,依次进行著录。

在结束主题词标引之前,必须对标引结果进行审核。审核的主要内容有:

1、主题概念提炼是否准确、全面,有无漏项;

2、主题词的转换是否符合标强规则和组配规则;

3、同类型公文所选用的主题词是否一致;

4、标引记录有无遗漏等。如发现问题,及时纠正补救。

(二)主题词标引“三要”、“三不”

1、“三要”

一要准,即主题词的标引对公文的内容揭失要准确,包括两个方面的内容,(1)在主题分析过程中对公文主要内容的分析和提炼是否准确,(2)对分析出来的主题概念转换成主题词准确。二要全,标引主题尽量能全面反映公文的主题内容,不能漏标。三要专,即标引的主题词与公文主要内容的相符程度,一般说来,对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭示主题概念精度的一个重要因素。

2、“三不”

一是不能使用表外词。有很多人在标引主题词时,往往都是从标题中抽取几个关键词进行标引,根本没有由于使用主题词表转换,致使标引的主题词出现了表外词,这是主题词标引的大忌。

二是不能颠倒顺序。主题词的标引按照主体、通用、空间、时间、文种五大因素的顺序排列。但是有很多人都是依据公文的标题,从前向后依次标引。

三是不能字面组配。主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的主题词可供直接标引,必须先将该主题概念分解成二

个以上的简单的主题概念,然后再分别用相应的主题词进行转换。分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的子概念,或者是有限定关系的子概念,切忌避免字面拆分。

(三)在公文主题词标注中应注意以下几点:

1、必须熟悉各自的《公文主题词表》。不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的标注。

2、必须认真审研公文内容。可以说,不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。

3、切实做好结合文章。这就是把主题词表与公文内容紧密结合融会贯通,便能找出适当的主题词。

4、必须遵守如下标注规则。

(1)主题词不一定是一个完整的意思,不考虑语法上的结构,不考虑词与词之间的搭配连接与必然的联系,只是将各个词依次罗列出来。

(2)坚持用词“宜宽不宜严”的原则,如果没有确切的主题词,可用相近的词或上位词代替。

(3)标注注意按“一范围、二内容、三文种”的顺序“由大到小”排列。在同一组主题词中,要按“属概念在前,种概念在后”的秩序排列。

(4)用词数量一般不少于3个,最多不超过5个。

(5)明确主题词的位置。公文主题词位于末页下方,抄送范围的上方,也就是注释域或特殊说明域以下,抄送机关标识域以上。

(6)掌握主题词的结构及其标印格式。主题词的结构由标题和主文两部分组成。标题即主题词三个字,用黑体字顶格加冒号,其后为主文。主文不使用标点符号,每个主题词之间空出一个字的位置。

标引工作中应注意的问题

(一)主题词的排列

反映公文整体(概述)内容的主题词在前,反映公文部分(分述)内容的主题词在后。

在单主题公文中,反映中心内容的主题词在前,反映其他方面的主题词在后;在多主题公文中,反映公文整体(概述)内容的主题词在前,反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。

作为自由词标引的地名(组织机构名)、时间、人名等,应置于表现公文内容的主题词后面,置于表现公文形式的主题词前面。同时出现在同一公文中,则按地名(组织机构名)、时间、人名的顺序排列。

(二)文种的标引

文种作为正式主题词,标在所有主题词的最末位。在转(印)发类型通知中,被转(印)发的公文的文种可不作为主题词标引。但如果被转(印)发的公文属法规性质,其名称为条例、规定、办法等,则应作为主题词标引。

(三)标点符号的标引

公文主题词一般不应出现标点符号。

在《公文主题词表》中带有标点符号的正式主题词,应予保留。因为这些标点符号有特殊功能,删去后容易引发歧义。

(四)自由词标引

自由词标引是用未经规范化处理的自然语言表述公文主题概念,并作为表达公文主题概念的检索标识。

自由词标引范围:一是某些主题概念虽然可以采用组配标引或上位词标引,但使用频率较高;二是新出现的主题概念,包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等;三是人物、时间和年代称号;四是地区、组织机构名称。

自由词标引应遵守的规则:一是应认真地查找词表,确实没有合适的专指的主题词,才进行自由词标引。二是可选用其他词表以及权威性参考书、工具书上的词。三是所选的词必须具有较

强的检索功能和组配功能,具有实用性,能检索,能组配。四是应尽可能做到词形简单、概念明确。五是在标出自由词的同时相应标出它的上位主题词(或类别词)。六是在自由词后标上“△”符号,并适时将新词登记在主题词表上。选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时,不作△标记。

(五)值得注意的是,在批转、转发、发布文件时,如果只选择一个主题词来标文种,可选择被批转、转发、发布文件的文种。如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》,其主题词是“文秘工作公文办法”,标注的就是被发布文件的文种“办法”,而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式,也可将前后两个文种同时标注;但如果是用“通知”转发“通知”,为避免文种上的重叠,只标一个“通知”即可。

中办秘书局《公文主题词表》使用方法

2007-04-06

根据《文献主题标引规则》(GB3860—83)和《文献工作—文献审读、主题分析与选定标引词的方法》(IS05963),结合党委系统公文特点,对本词表的使用方法介绍如下:

一、标引细则

(一)要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。

(二)选用的词,一般应是本词表的正式主题词,其书写形式应与词表中的词形一致。

(三)选词时,应首先选用切合公文主题概念的专指性较强的主题词。

(四)当没有专指性较强的主题词时,应选用与主题概念关系较

密切的正式主题词进行组配标引。组配标引应遵循下列原则:1、应优先考虑概念组配,即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系。

2、当词表中没有合适的主题词进行概念组配时,可进行字面组配。

3、组配结果应概念清楚、准确。

(五)若词表中无合适主题词进行组配标引时,应选用直接上位主题词标引。

(六)若仍无合适直接上位主题词进行标引时,方可选用本词表以外的适当词(称自由词)进行标引。自由词标引应遵循下列原则:

1、选用的自由词应符合本词表的选词原则。

2、标引时,应在自由词后加“△”标记,同时标引出相应的上位主题词。

3、使用频率较高的自由词须填写“主题词增、删、改记录卡”。

4、选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时,人物名称用全称,年代用阿拉伯数字,组织机构、地区名称用全称或规范化简称,不加“△”标记。

(七)主题词的标引位置。按照《中国共产党机关公文处理条例》的要求,主题词应们于抄送机关上方,词与词之间要有一个汉字的距离。

(八)主题词的标引数量。每件公文所选用的主题词数量一般应在10个以内。

(九)主题词的排列次序。一般次序为:反映公文内容的主题词在前,反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中,反映公文中心内容的主题词在前,反映公文分述内容主题词在后;在多主题公文中,反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等,置于反映公文内容的主题词后、文种之前。若地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等同时出现在同一公文中,则按地区名称、组织

机构名称、年代和人物名称的顺序排列。公文的文种轩于最未位。在转(印)发类型的公文中,被转(印)发的公文文种可不作为主题词标引;但如果被转(印)发的公文属于党内法规,其名称(准则、条例、规则、规定、办法、细则等)应作为主题词标引。

二、标引程序

(一)主题分析。主题分析的目的,在于确定公文的主题,据此准确地提炼出主题概念。它是通过审读公文、分析公文的主题类型、结构和确定公文主题标引方式来进行的。

审读公文。主要通过审读公文内容,特别是公文的标题、摘要或按语、关键性的句子、结论性的意见,来了解公文发布的意图,从而确定公文的主题(即中心思想),并用精炼的一句话或几句话表述出来。

分析公文的主题类型。公文的主题类型分为单主题和多主题。单主题是指一件公文只有一个主题。多主题又称并列主题,是指一件公文有两个或两个以上的主题。领导同志讲话、会议纪要、工作总结等公文大多为多主题公文。

分析公文的主题结构。即分析公文主题的主要成分和次要成分及其相互关系。主要成分是公文主题中最核心、最关键的部分,次要成分是对公文主题主要成分的说明以及主要成分所处的时间、空间,所属文件类型等。如某某省关于1995年开展税收财务物价大检查的工作报告,这是一个多主题公文,有三个并列主题:“税收大检查”“财务大检查”“物价大检查”,这是公文主题的主要成分,“1995年”“工作报告”是次要成分。

确定公文主题标引方式。公文主题标引方式有概括标引、重点标引和全面标引。不同的标引方式决定公文主题标引的不同深度。标引人员可根据公文的特点和工作需求,确定公文主题标引方式。

(二)主题概念转换。主题概念转换也叫查表选词。由主题分析而确定的主题概念是自然语言形式的词,须依照公文主题标引细则,将主题概念的转换分为直接转换和间接转换。直接转换是指

主题概念可以从《公文主题词表》中没有与主题概念直接村对应的主题词,须进行组配标引,或上位词标引、自由词标引。(三)主题标引结果审核。这是减少标引误差,提高标引质量的一个措施。审核的主要任务:一是公文主题概念的提炼是否全面、准确,有无遗漏隐含的主题概念;二看公文主题概念转换所选用的词是否确切地反映了公文的主题内容,是否符合公文主题标引细则;三看同类型公文,同类型主题所选用的主要主题词是否一致;四看标引记录是否有遗漏。

主题词应用中的五大问题

进入20世纪卯年代,计算机技术在办公领域得到普遍应用,推动了各类机关办公的现代化。为了适应办公现代化的要求,便于计算机检索和公文的管理,公文“主题词”应运而生。国务院办公厅于1994年4月23日以国办秘函[1994]157号文件发布了国务院公文主题词表,废止了1988年12月修订的主题词表,并公布了(国务院公文主题词表)使用说明,初步规范了公文主题词的制作和使用。但由于主题词表的使用从上至下没有实施细则,加之主题词的应用、制作在不断完善、规范的过程之中,故在各级公文主题词应用和制作中出现很多问题,笔者归纳为五大问题。

一是前题后移。出现这一问题多是因为不了解也没掌握主题词的体系结构,不清楚主题词的作用和意义,只是盲目跟随使用

主题词,把标题完整地搬移到后面作主题词的词目而用。如:(关于成立XX市电子游戏专项治理工作领导小组的通知》主题词是这样标引的:“机构设置电子游戏专项治理工作领导小组面通知”,而正确的主题词应拟制为:“机构电子游戏面管理领导小组通知”。

二是类别不分。这有三种情况:①类别判断不准。如(关于成立XX市生产救灾领导小组的通知》的主题词标注是:“民政救灾领导小组通知”,其类别词使用“民政”词目不准,而应使用“机构”词目。②把区域词当作类别词使用。如某市下发的(关于做好商品流通工作的通知》主题词“贸易商品流通通知”中,就把“贸易”这一区域词作为类别词使用了,这里正确的主题词标引应是“商业商品流通通知”。③用类属词取代类别词。如(X x省人民政府关于2001年重点工作的安排意贴的主题词“政府重点工作意见”,这里缺少类别词“综合”,而错误地用类属词目“政府”代之,正确的主题词应是”综合政府重点工作意见”。

三是词目过多。主题词的标引要求:一份文件,除类别词外,最多不超过5个主题词目,但有的竟达6个以上。

四是生造词目。主题词的词目选用既要能全面、真实地反映一份公文的主要内容,又不能超出正在执行的本级以上的主题词表范围,更不能乱造、生造词目。尽管向下行文时,当在主题词表中找不到合适词目时,虽然可自定能反映公文主题的词目,但一定要在自定词目后记以“凸”符号标明。如:(关于分解落实(政府工作报告)提出的2001年主要任务的通知》的主题词是这样标引的:“政府工作任务落实通知”,其中“任务”、“落实”这两个词目在(XX省政府主题词表》中找不到,又没在两个词目后加注“凸”符号,就属生造词目。正确的拟定应是:“综合政府工作分工通知”。目前一般的省、市、县都比照(国务院公文主题词表)制定了各自适用的主题词表,制作主题词时应该严格执行,不可生造,否则就会造成新的混乱,失去主题词

应有的作用和意义。

五是置放错位。主题词的使用,目的之一是方便公文检索。因此,按照公文规式的有关规定,公文主题词应与版记一起置放在公文末页的背面下方。但有些公文为了印刷方便,往往忽略了这一点,把主题词与版记一起置放在公文末页的正面下方,这是错误的。

如何写好主题词

那么,怎样才能搞好主题词的制作,促进公文主题词的规范呢?笔者认为应做到三点:

1.了解主题词的体系结构

公文主题词,一般由类别词和类属词组配而成。(国务院公文主题词表)分三个层次列表。第一层是对主题词区域的分类,只作为划定类别词和类属词的区域,便于查找、使用类别词和类属词,不作公文主题词词目使用(即不可用来制作公文主题词),如序号为“01综合、经济”类、序号为‘’05财政、金融”类等。第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如序号为“02工交、能源、邮电”类中的“02A业”、“02B交通”、“02C能源”。“02D邮电”等;第三层是类属词,如序号为“02工业”类别词中的“冶金”、“地矿’、“汽车”、“化工”等。第二层(类别词)和第三层(类属词)统称为主题词,用于文件主题词的标引。

2.掌握主题词的标引方法

(1)任何一份文件主题词的标引,除类别词外,最多不得超过5个词目。

(2)主题词标引顺序是:先标类别词,再标类属词。

在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。如(国务院关于加强水土保持工作的通知),先标类别词“农

业”,再标类属词“水土保持”,最后标上“通知”。

主题词:农业水土保持通行

类别词类属词

(3)一份文件如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引。如(关于听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况汇报的会议纪要)的主题词制作,先标引反映第一个主题内容的类别词“财政”,再标引类属词“税务’;然后标引反映第二个主题内容的类别词“公安”,再标引类属词“缉私”;最后标引“会议纪要”,制作成的主题词是:“财政税务公安缉私会议纪要”。

(4)根据需要,可将不同类的主题词进行组配标引。如(国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知),先标引类别词“农业”,但在序号为“04A农业”类别中找不到“资料、物价、管理”方面的类后词,这时可使用序号为“01 经济管理”类别中的“资料、物价、管理”类属词进行组配,组配后的主题词为:’‘农业资料物价管理通知”。

(5)当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时,可以在类别词中选择适当的词标引。如在整个主题词表中都找不到能准确反映文件主题内容的类属词时,可自定词目代之,但要在自定的类属词目后边标注“凸”符号,但是,上行文不得使用自定词目。

3.统一主题词的标引要求

(1)用词要求。上行文,必须严格按照上级公文主题词表及其要求拟制公文主题词,不可使用上级公文主题词表中没有罗列的或者废止的类别、类属词;下行文,可使用自定的公文主题词表中任何类别词、类属词。县级以下无条件的单位,下行文也可不使用主题词。

(2)置放要求。主题词应置放在文件的末页背面抄送栏之上,顶格。“主题词"三字之后用。冒号”,“主题词"三字与类别词、类别词与类属词(词目与词目)之间相间一字空格。如:

主题词:农业水土保持通知

(3)字体要求。“主题词”三字和冒号用三号黑体字;词目(类别词与类属词)用三号小标宋体字。

词表治理

(一)本词表由国务院办公厅秘书局负责治理和解释,具体工作由档案数据处承办。

(二)本词表自1998年2月1日起执行,1994年4月修订的词表同时废止。

国务院公文主题词表

01 综合经济(77个)

01A计划

规划统计指标分配统配调拔01B经济治理

经济治理调整调控控制结构制度

所有制股份制责任制流通产业行业

改革改造竞争兼并开放开发协作

资源土地资产资料产权物价价格

投资招标经营生产转产项目产品

质量承包租赁合同包干国有国营

私营集体个体企业公司集团合作社

普查工商商标注册广告监督增产

效益节约浪费破产亏损特区开发区

保税区展销展览商品化横向联系

第三产业生产资料

02 工交、能源、邮电(69个)

02A工业

冶金钢铁地矿机械汽车电子电器

仪器仪表化工航天航空核工船舶

兵器军区轻工有色金属盐业食品

印刷包装手工业纺织服装丝绸设备原料材料加工02B交通

铁路公路桥梁民航机场航线航道

空中管制飞机港口码头口岸车站

车辆运输旅客

02C能源

石油煤炭电力燃料天然气煤气沼气02D邮电

通信电信邮政网络数据民品厂矿空运三线通讯水运运费

03 旅游、城乡建设、环保(42个)

03A旅游

03B服务业

饮食业宾馆

03C城乡建设

城市乡镇基建建设建筑建材勘察测绘设计市政公用事业监理环卫

征地工程房地产房屋住宅装修设施出让转让风景名胜园林岛屿

03D环保

保护区植物动物污染生态生物风景饭店城乡国土沿海

04 农业、林业、水利、气象(56个)

04A农业

农村农民农民负担农场农垦粮食

棉花油料生猪蔬菜糖料烟草水产渔业水果经济作物农副产品副业

畜牧业乡镇企业农膜种子化肥农药饲料灾难以工代赈扶贫

04B林业

绿化木材森林草原防沙治沙

04C水利

河流湖泊滩涂水库水域流域

水土保持节水防汛抗旱三峡

04D气象

气候预告猜测烟酒土特产有机肥

多种经营牧业

05 财政、金融(57个)

05A财政

预算决算核算收支财务会计税务税率审计债务积累经费集资收费资金基金租金拨款利润补贴折旧费附加费固定资产

05B金融

银行货币黄金白银存款贷款信贷贴现通货膨胀交易期货利率利息

贴息外汇外币汇率债券证券股票

彩票信托保险赔偿信用社现金留成流动资金储蓄费用侨汇折旧率

06 贸易(62个)

06A商业

商品物资收购定购购置市场集贸

酒类副食品日用品销售消费批发

供给零售拍卖专卖订货营业仓库

储备储运货物

06B外贸

对外援助军贸进口出口引进海关

缉私仲裁商检外商外资合资合作

关贸许可证驻外企业贸易倒卖外向型议购议售垄断经贸贩运票证外经

交易会

07 外事(42个)

07A外交

对外政策对外关系领土领空领海

外交人员建交公约大使领事条约

协定协议议定书备忘录照会国际

涉外事务抗议

07B外事

国际会议国际组织对外宣传出访出国出入境签证护照邀请来访谈判会谈会见接见招待会宴会外国人外宾

对外友协外国专家涉外

08 公安、司法、监察(46个)

08A公安

警察武警警衔治安非法组织安全

保卫禁毒消防防火检查扫黄案件处罚户口证件事件危险品游行

海防边防边界边境

08B司法

政法法制法律法院律师检察程序公证劳改劳教监狱

08C监察

廉政建设审查纪检执法行贿受贿

贪污处分侦破

09 民政、劳动人事(85个)

09A民政

基层政权选举行政区划地名人口

双拥工作社会保障社团救灾救济

募捐婚姻移民抚恤慰问调解

老龄问题烈士纠纷残疾人基地

殡费社区服务

09B机构

驻外机构体制职能编制精简更名

09C人事

行政人员干部公务员考核录用职工家属子女知识分子专家参事院士

文史馆员履历聘任任免辞退退职

职称待遇离休退休交流安置调配模范表彰奖励

09D劳动

就业失业招聘合同制工人保护劳务第二职业事故

09E工资

津贴奖金福利收入老年简历劳资人才招工待业补助拥军优属丧葬

奖惩10 科、教、文、卫、体(73个)

公文格式(转发通知的办法)

公文格式(转发通知的办法) 日期:2009-04-28 【选择字号:大中小】 公文格式(转发通知的办法) 平常收文件多,关于转发的通知也多,但见到最多的也就两个转发,三个通知。今天偶然看到一份文件,是上海的, 文件为沪教纪[2003]8号文。 文件名是:中共上海市教育纪律检查工作委员会关于转发《中共上海市纪委监察委关于转发〈中共中央纪委监察部关于转发〈北京市纪委监察局关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知〉的通知〉的通知>的通知》 公文写作是每个行政岗位人员应该掌握的基本技能,别的不说了,为了少闹点笑话。转帖两份资料,加粗和划线部分为本人所加,期望与有意提高公文写作水平的公务人员共同学习:

《如何写好转发类通知》 转发类通知是指转发上级机关或同级机关或不相隶属机关文件的通知,在承上启下的机关使用频率很高。这类通知内容相对比较简单,但要写好写精也不易。从当前的办文实际看,仍然存有标题拟制不当,照抄照转等一些问题。写好这类通知,要处理好以下三个问题。 一、标题怎么写,标题太长怎么办 公文的标题由发文机关、事由、文种构成,转发类通知的标题,一般也由“发文机关+关于转发+原文标题+文种”组成。但实际办文中,有省略发文机关的,也有省略重复介词的等等。如《××市人民政府办公室转发市卫生局等部门关于农村卫生机构改革与管理的实施意见的通知》(×政办发〔2004〕26号)。 在转发式通知中,经常会遇到转发的层次较多的情况,这时标题中“关于”、“转发”、“通知”反复在一个标题内多次出现,十分累赘,让人读起来别扭,理解起来困难。为使标题简练、流畅,方便理解,可采取以下方法处理。 1. 省略法。一是省略发文机关名称。二是省略介词“关于”或文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时,且文种为通知,标题可拟为“转发+原标题”。如《转发××水利委员会关于激励创新办法的实施细则(试行)的通知》(××办[2004]2号)。被转发的文件文种不是通知时,还要加上通知。三是省略被转发文件联合发文机关名称,只在正文里列出各个联合发文机关。如《国务院办公厅转发监察部等部门对征用农民集体所有土地补偿费管理使用情况开展专项检查的意见的通知》(国办发[2004]31号)。 2. 替代法。有的文件标题很长,采用省略法拟制标题仍然很长,可用发文字号作为新拟标题的事由,以替代原文标题。如<<转发监察部监发[2004]2号文件的通知>>(××监[2004]6号),倘若不如此替代省略,拟制的标题就应是《转发监察部关于贯彻实施〈行政许可法〉加强对贯彻执行〈行政许可法〉情况进行监察的通知的通知》。但用替代法拟制标题让人不容易一眼看出发文事由,也可用发文字号加事由的办法来解决这一问题。如<<××省人民政府办公厅关于转发国办发[2004]38号文件切实做好固定资产投资项目清理工作的通知>>(×政办发[2004]41 号),既避免了冗长,又标明了事由。 3. 直转法。如果上级的文件,到本单位时已经经过了三、四层转发,这时可以直

公司行政常用公文格式规范及模板

公司行政公文格式规范及模板 一、文件行文规范: (一)上行文:报告、请示、申请、汇报、总结 1、标题:二号黑体加粗字、居中、无缩进; 2、二级标题: 三号宋体加粗字体,首行缩进两字符; 3、正文: 三号宋体字,首行缩进两字符,行间距为固定值28磅。 4、收尾落款与日脚: 三号宋体加粗字体,居中; 日脚为插入文体字样日期; 通过左缩进至右下脚位置; (二)平行文、下行文;通知、通报、批复、函、意见、纪要、工作联系单。 1、标题: 二号黑体加粗字,居中,无缩进。 2、二级标题: 三号宋体加粗字,首行缩进两字符; 3、正文: 四号宋体字,首行缩进两字符,行间距为固定值25磅;

4、文尾落款和日脚: 四号宋体加粗字、居中,左缩进到右下角。 日脚为插入文体字样日期。 二、行文规定: (一)公文用纸: 1、文本文件:为A4型白纸:210mm×297mm。 2、图纸文件:为A3型白纸:29.7m m×42mm。(二)装订: 1、文件(红头文件):单面装订; 2、常规文件:单面或双面装订; 3、普通文书:双面装订; 297mm 26mm 二、公文模板

X矿业股份有限公司文件 新矿司X发[XXXX]XX号签发:XXX XXXXXXXXXXXX XXX: XXXX X股份有限公司 XXXX年XX月XX日 主题词:设置组织机构通知 抄报:董事长法人董事会成员 抄送:总经理矿长工程师副矿长矿属各单位印发:综合管理办公室存:档案室

(一)决定 001.重要事项决定 ×××公司关于×××(事由) 的决定 ××××(主送单位): 为了×(目的),根据×(依据),经研究,决定××(决定事项)。 一、×××。 二、×××。 三、×××。 ……(决定的具体内容) (印章) ××年×月×日

主题词

公文主题词应用知识 公文主题词是公文格式的一个重要内容,是一份完整公文不可或缺的主要组成部分。但在当前的实际工作中,有不少机关文秘工作人员对其的使用方法等大都存在一知半解的问题和现象,在具体使用中很难做到标注的规范化、科学化,下面介绍几点具体知识。一、首先要明了标注公文主题词目的和特点公文主题词是随着办公现代化的发展需要而产生的,党政机关已在上世纪80年代开始在公文上标注主题词,现已走上制度化、规范化的固定路子。大家首先要明白,使用主题词的主要目的是以便用计算机来检索和管理公文。就其定义而言,它是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组。由此,我们可以看出它具有以下几个特点:(一)它是一个历史产物,是随着计算机在办公系统中被广泛运用而产生的。(二)它具有鲜明的目的性,即确切表达出公文的主题。(三)它具有规范性,党的机关和国家行政机关的公文处理办法都有规范的《主题词表》供作者使用和参考,其他机关和事业单位也大都有符合自己工作特点的公文《主题词表》。(四)它对主题词的词性有明确限定性,即名词或名词性词组。二、其次要明了编制主题词的原则与做法就党的机关公文和行政机关公文而言,由于二者分属不同的系统,因此二者既有联系又有区别,在具体执行标准上有着各自的不同规定。目前,党的机关编制《主题词表》共分19类、5116个主题词,主题标引分高层次和低层次两级;国家行政机关颁布的《主题词表》共分15类、1049个主题词,主题标引分固定码区和自由码区;高层次标引与固定码区标引,低层次标引与自由码区标引的含义基本相同,前两者的含义都是选用《主题词表》中的词,后两者的含义都是指选用《主题词表》以外的词。党的公文处理条例和国家行政机关公文处理条例都明确规定,上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》的规定标注主题词。根据这一规定,任何一个单位在上报文件时,除了参照自身的《公文主题词表》外,更要按照上级机关的《主题词表》来标注主题词;如果下发文件就要使用自身的《主题词表》。那么到底遵循什么样的原则和方法编制一组符合公文规则要求的主题词呢?下面我结合自身的工作体会并 参照有关公文处理教材谈几点体会。(一)主题词构成格式是类别词+类属词+文种。类别词反映主题内容的类别,类属词反映文件内容,文种反映公文的形式。(二)标引主题词时应当根据主题词的含义由大到小、从内容到形式的次序进行。主题词的个数一般不超过7个,以3-5个为宜,而最后一个主题词一般应是公文的文种。(三)当一份文件如有两个以上的主体内容时,应先集中标注第一个主题内容,再对第二个主体内容进行标注。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》,要先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”,再标类属词“企业”、“破产”;然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”,再标类属词“就业”;最后标“通知”。(四)当词表中找不出准确反映文件主题的类属词时,可以在类别词中选择适当的词标引。也可以选用词表以外的适当词(即自由词),并在该词后加“△”标记。(五)动词不可单独使用,如需使用时应当与相关的词组搭配成名词性词组使用。比如,标注“打击经济犯罪”时,不可出现“打击”、“经济犯罪”,应为“经济”、“打击犯罪”。(六)标引人名、地名等自由词时,应尽量使用全称,该类词无须加“△”标记。(七)附表中的主题词与主表中的主题词具有同等效力,标引方法相同。(八)标注主题词应在抄送机关上方,居左侧顶格;“主题词”要用3号黑体字后加冒号,主题词词目用3号小标宋体字。三、再次应明了需要掌握的其

公文主题词用法

公文主题词用法 公文主题词是公文格式的一个重要内容,是一份完整公文不可或缺的主要组成部分。但在当前的实际工作中,有不少机关文秘工作人员对其的使用方法等大都存在一知半解的问题和现象,在具体使用中很难做到标注的规范化、科学化,下面我结合自己的工作实践谈几点具体粗浅认识。一、首先要明了标注公文主题词目的和特点公文主题词是随着办公现代化的发展需要而产生的,党政机关已在上世纪80年代开始在公文上标注主题词,现已走上制度化、规范化的固定路子。大家首先要明白,使用主题词的主要目的是以便用计算机来检索和管理公文。就其定义而言,它是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组。由此,我们可以看出它具有以下几个特点:(一)它是一个历史产物,是随着计算机在办公系统中被广泛运用而产生的。(二)它具有鲜明的目的性,即确切表达出公文的主题。(三)它具有规范性,党的机关和国家行政机关的公文处理办法都有规范的《主题词表》供作者使用和参考,其他机关和事业单位也大都有符合自己工作特点的公文《主题词表》。(四)它对主题词的词性有明确限定性,即名词或名词性词组。二、其次要明了编制主题词的原则与做法就党的机关公文和行政机关公文而言,由于二者分属不同的系统,因此二者既有联系又有区别,在具体执行标准上有着各自的不同规定。目前,党的机关编制《主题词表》共分19类、5116个主题词,主题标引分高层次和低层次两级;国家行政机关颁布的《主题词表》共分15类、1049个主题词,主题标引分固定码区和自由码区;高层次标引与固定码区标引,低层

次标引与自由码区标引的含义基本相同,前两者的含义都是选用《主题词表》中的词,后两者的含义都是指选用《主题词表》以外的词。党的公文处理条例和国家行政机关公文处理条例都明确规定,上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》的规定标注主题词。根据这一规定,任何一个单位在上报文件时,除了参照自身的《公文主题词表》外,更要按照上级机关的《主题词表》来标注主题词;如果下发文件就要使用自身的《主题词表》。那么到底遵循什么样的原则和方法编制一组符合公文规则要求的主题词呢?下面我结合自身的工作体会并参照有关公文处理教材谈几点体会。(一)主题词构成格式是类别词+类属词+文种。类别词反映主题内容的类别,类属词反映文件内容,文种反映公文的形式。(二)标引主题词时应当根据主题词的含义由大到小、从内容到形式的次序进行。主题词的个数一般不超过7个,以3-5个为宜,而最后一个主题词一般应是公文的文种。(三)当一份文件如有两个以上的主体内容时,应先集中标注第一个主题内容,再对第二个主体内容进行标注。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》,要先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”,再标类属词“企业”、“破产”;然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”,再标类属词“就业”;最后标“通知”。(四)当词表中找不出准确反映文件主题的类属词时,可以在类别词中选择适当的词标引。也可以选用词表以外的适当词(即自由词),并在该词后加“△”标记。(五)动词不可单独使用,如需使用时应当与相关的词组搭配成名词性词组使用。比如,标注“打击经济犯罪”时,不可出现“打击”、“经济犯罪”,应为“经济”、“打击犯

公文的序号顺序与书写格式

公文写作使用正确顺序号解决自动编号问题 一、文稿撰写、文件录入和文字排版的正确顺序号为: 第一级;一、二、三、四…… 第二级;(一)(二)(三)(四)…… 第三级;1.2.3.4.…… (注意:阿拉伯数字后不是顿号“、”,是圆点:“.”) 第四级;(1)(2)(3)(4)…… 二、去掉自动编号。在word中书写文件,如没有对序号进行设置,当回车时就会出现自动编号。只有不使用自动编号,排版才会十分自如。去掉自动编号的方法是:打开“工具/自动更正选项/键入时自动套用格式”,去掉“自动编号列表”勾选即可彻底去掉自动编号。 三、解决多种字体和序号问题。自动编号是有其方便的一面,但对于整篇文章排版会带来诸多的不便,特别是从多个文档中复制粘贴到一起的文件,除了字体不一,格式混乱之外,最令人头痛的就是序号不同。 解决办法:将文件全选复制粘贴到记事本中,选取自动换行,统一格式后,再从记事本中复制粘贴到word文档中排版。 在office2007版本中 word 如何去掉自动编号

第一种办法:文字录入时即时去掉自动编号: 当在office2007版本中 word 中输入文字时,当输入第一个编号后,回车即会出现第二个编号,同时第一个编号左边会出现一个小图标(如下图): 将鼠标对着小图标,即出现一个小三角下拉箭头,同时出现自动更正选项按钮: 点击小三角下拉箭头,即会出现如下图的下拉菜单,点“撤消自动编号”即可在本文中去掉本级自动编号。 第二种去掉自动编号的办法(彻底去掉自动编号): 一、单击word中左上角的“Office 按钮”,然后单击对话框下 方的“Word 选项”。 二、在“Word 选项”对话框中,单击“校对”,然后单击“自动更正选项”。 三、选择‘键入时自动套用格式“去掉”自动编号列表“勾选。

规章制度标题的写法

关于转发类通知标题拟写问题的思考 发布时间:2010-9-19 15:30:24来源:办公室作者:杨秀峰编辑:唐小琳阅读144次 转发类通知是我们工作中常见的一类公文,其标题一般是由“发文机关+关于转发+原文标题+文种”组成。但是教条式的套用此格式,经常会造成“关于”、“转发”、“通知”以及“的”等词汇反复在标题中出现的情况,读起来拗口,理解起来困难。公文标题就如同公文的门面,标题不规范,有损公文的权威形象,甚至贻笑大方。例如某单位一则转发通知标题为“某某单位关于转发《某某单位关于转发<某某单位关于转发<某某单位关于某某事项的紧急通知>的通知>的通知》的通知”,在原文件中占了足足五行,甚至很难一口气念完。该公文的标题还被群众拍照并发布到互联网上的各大论坛,一时成为笑柄。×× 如何写好转发类通知的标题?本人结合日常公文处理工作,谈谈以下六点。第一,避免滥用标点符号。《国家行政机关公文处理办法》规定:“标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。”因此,我们在拟写标题时,尽量少用标点符号。转发类通知标题中一层又一层的书名号是完全可以避免的。 第二,避免介词重复。当原文的标题中已经含有介词“关于”时,转发通知的标题就不再加上“关于”。例如“宜宾县工商局转发市工商局关于对市场环境治理工作进行督促检查的通知”,切勿写成“宜宾县工商局关于转发宜宾市工商局关于对市场环境治理工作进行督促检查的通知”。 第三,避免文种重复。若原文的文种为通知,转发通知的标题则不必在最后添加“的通知”。例如“宜宾县工商局转发市工商局关于进一步规范公文处理相关工作的通知”,结尾切勿写成“的通知的通知”。 第四,避免结构助词重复。若原文的文种不是通知,转发通知的标题一般会是“转发+原标题+的通知”这种结构,此时可以将原标题文种前的结构助词“的”去掉,使标题更通顺。例如“宜宾县工商局转发市工商局关于全市商品交易市场信用分类监管工作通报的通知”,结尾切勿写成“的通报的通知”。 第五,避免层层转发。公文若层层转发,每级部门都是按照“发文机关+转发+原标题+的通知”的固定格式,势必又会形成“某县某某部门转发市某某部门转发省某某部门转发国家某某部门的通知的通知的通知的通知”这种让人拗口费解的公文标题“奇观”,其实这种情况大可省略中间环节,直接转发初始发文单位文件。例如“宜宾县工商局转发国家工商总局关于基层建设意

公文格式模板及主题词

附件1:主要行政公文格式 1.适用文种:请示、意见、报告、议案 [如涉密和紧急程度,按以下格式标注: 秘密等级、保管期限、★、紧急程度:3号黑体] 机密★×年 特急 [发文机关标识字号:小标宋,字号不大于14×21㎜。其上可标注藏文] ××××××文件 [发文字号:3号仿宋。用六角括号,序号不编虚位][“签发人”:3号仿宋, 签发人姓名:3号楷体] ××文〔200×〕××号签发人:××× [红色反线156㎜] [标题:2号小标宋,红色反线下空2行] ×××××××× 关于××××××××的请示 县人民政府:[正文:3号仿宋] ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××。 二○○×年××月××日[右空4字] [如果印章下弧有文 字时采用中套方式](联系人:×××电话:0970—××××××) [此行标注仅用于请示件:3号仿宋] [主题词:3号黑体,词目:3号小标宋,词目之间空1字] 主题词:××××××请示 抄送:×××,×××,×××,×××,×××,×××××,×××。[抄送及单位:3号仿宋。左右均空1字] [印制单位及印制 ×××××××××日期:3号仿宋] 200×年×月×日印发 共印××份 [印制份数:5号宋体]

2.适用文种:命令、决定、公告、通告、通报、意见、通知 [秘密等级、保管期限、★、紧急程度:3号黑体] [发文机关标识字号:不大于14×21㎜] ×××××××文件 [发文字号:3号仿宋] ××发〔200×〕××号 [标题:2号小标宋] ××××××× 关于××××××××的通知 ××××××××:[正文:3号仿宋] ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

怎样给行政公文标注主题词

怎样给行政公文标注主题词 主题词分正式主题词和非正式主题词,正式主题词用来标引和检索文献,非正式主题词是查找正式主题词的引导词,它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。 为什么要标引公文主题词 (一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系,辅助领导同志决策。 信息量的增加,数据量的增大,单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。主题检索方法弥补了分类检索方法的不足,检索更自由,查找跨度更大。 (二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。 办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。 (三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。 档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。 (四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。 怎样标引公文主题词 (一)主题词标引程序“三步”走 第一步:审读文件,分析主题。 首先通读公文,了解公文的主要内容和发文意图。一般来说,审读文件标题,进行主题词标引是文秘人员常用的方法。如文件

标题能概括公文的主要内容,就从标题入手分析主题。否则,就要从公文的内容入手进行主题分析。 主题类型分为单主题和多主题两种。单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个,而是两个或者更多,而且都是并列的独立主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词,多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。 分析主题重点是主题结构分析,确定主题因素。主题结构分析即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。 主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念,它是公文主题的主要成分,其他主题因素都附属于这个主体因素;通用因素是构成主题的一些通用概念,它说明主体因素的动态和趋势。通用概念没有专指性也没有独立检索价值,不宜单独使用;位置因素是表明主体因素所处的位置和范围,文件规定适用的地区、位置和对象。位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称;时间因素是从时间上对主体因素进行限定,把主题对象放在特定的时间范围之内。时间因素包括年代、时代、朝代、期限等;文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号等。 第二步:提炼、转换主题概念。 经过分析主题类型和主题结构后,就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念,并不完全需要标引出来,而应当去粗取精,有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念,舍弃一般的主题概念。 对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念,查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。 1、公文主题词的选取方法主要有四:一是从公文标题中摘录;二是从公文正文中提取;三是题文结合撮要;四是自己概括。以能表达公文的主要内容为原则。

公文主题词的写法

主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物,它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出,上报的公文,应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此,任何单位在上报公文时,除了参照自身的公文主题词表外,更要按照上级机关的主题词表来进行标注;如是下发公文,还得使用自身的主题词表。 从数量上来看,一份公文除类别词外,最多不超过5个主题词。以《国务院公文主题词表》为例,选用主题词的原则和方法是:从?类别词?到?类属词?,从内容到形式。《国务院公文主题词表》把?词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类,如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮电’等。?从这个意义上看,类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济,工交、能源、邮电,旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词,首先就要找到公文所在第一、二层中的?行业?主题词。如某市妇联撰拟一份通报,要标注主题

词,首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的?综合党团?(这一层分类只起引导作用,要选用的主题词还在下面),然后再在下面找到第二层所在的?党派团体?。这就是类别词,也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在?党派团体?下找出与公文主题相符的?妇女?、?儿童?,这就是?类属词?,也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》,其主题词的类别词是?文秘工作?,它的第一层分类是?秘书、行政?;?类属词?是?文秘工作?下的?公文?。类属词一般就在类别词(第二层)下。它是能够概括反映公文主题概念的词。如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》,标注的第二个主题词是?公文?。这个主题词就在?文秘工作?下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或?根据需要,可将不同类的主题词进行组配标引?。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》,标引的类别词是?农业?,类属词却是在?水利?这个类别词下选用的。《国务院关于?九五?期间深化科技技术体制改革的决定》,类别词是?科技?,但类属词?体制?却在?民政、劳动人事?下的?机构?这个类别词下面,?改革?在?综合经济?下的?经济管理?这个类别词下面。 如果一份文件有两个以上的主题内容,可先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主体内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》,

浅谈公文转发时标题的拟写问题

浅谈公文转发时标题的拟写问题 转发(印发、批转,下同)文件的公文标题往往因为被转发文件的标题的“干扰”,而受到这样那样的制约,拟写时容易顾此失彼。笔者认为,要给转发文件的公文标题定个明确的写法,不那么容易。但如果细心揣摩,也可以发现一些带有规律性的东西。以下试举几例,以供讨论: 1.××省人民政府转发?国务院关于边境贸易有关问题的通知?的通知 这个标题有两个毛病。一是为了强调被转发的是一个文件,而加了书名号;二是执意求全出现了“通知的通知”这样的累赘。对于这种情况,笔者认为,因为被转发文件与转发文件的文种相同,为了避免重复,将这个标题拟成“××省人民政府转发国务院关于边境贸易有关问题的通知”即可。如果下级机关层层转发,也不必层层累加“通知”。 2.××省人民政府办公厅关于转发国办发…1999?74号文件的通知(转发通知无具体的贯彻意见和要求) 一方面这样的标题有其成立的理由。采用这种拟写方法一般是因为被转发的文件标题比较复杂或者也是一个转发文件的公文,如果不用发文字号代替,这个公文的标题就太冗长了。比如,“××省人民政府办公厅关于转发国务院办公厅转发国家计委等部门关于进一步做好国有粮食企业扭亏增盈工作意见的通知,出现了“关于”、“转发”的重复。用这个文件的发文字号代替则可避开这些重复。 另一方面这样的标题也有其弊端。因为当读者看到标题的时候,国办发…1999?74号文件究竟是什么内容不得而知,重要性如何也无法判断。另外,当今后查找文件时,见到这样的标题就好象见到了一个密码,必须先搞清这个国办发…1999?74号文件是什么内容,才能知道这个文件究竟是不是要找的文

件,这无疑给工作效率的提高制造了一个不大不小的障碍。因此,笔者认为这样的办法不值得提倡。 此类公文标题的处理可以考虑两种办法:一是因为没有具体的贯彻意见,可以直接翻印下发;二是如果必须转发,应尽可能将原文的事由表达出来。以前面的例子来说,可以拟成“××省人民政府办公厅转发国务院办公厅转发国家计委等部门关于进一步做好国有粮食企业扭亏增盈工作意见的通知”,尽管感觉上不够简炼,但也是必要的。以此类推,即使下级机关再行转发时,也应该不惜再加一个“转发”。 3.××省人民政府关于转发国发…1999?5号文件切实解决当前供销合作社工作中几个突出问题的通知(转发通知有具体的贯彻意见和要求) 笔者认为,一般情况,这样的标题适用于转发文件的同时,又有对该文件的具体的贯彻落实意见或措施。使用这样的标题,其作用在于告诉读者,这个文件既是在转发文件,同时又有具体的贯彻意见和要求。这样的标题将这两个方面的内容都概括了出来,可以说是比较准确的。反之,如果刻意追求简炼,将这个标题写成“××省人民政府关于转发国发…1999?5号文件的通知”,或“××省人民政府关于解决当前供销合作社工作中几个突出问题的通知”,都存在明显的不足。前者使我们无法知道××省政府还有一个重要的贯彻意见,因而影响对文件内容的全面掌握;而后者使我们只知道发文机关要求受文机关做好这项工作,却不知道国务院也曾发过一个关于做好这方面工作的通知。因此,看来这个标题需要同时保留两个方面的内容。那么,为什么在这个标题中使用“国发…1999?5号”这样的表述?其合理性何在?这是因为,国务院的文件也是关于解决当前供销社工作问题的内容,使用文号是为了避免意思重复。这

政府公文格式及公文字体字号标准

政府公文格式及公文字体字号标准 公文排版字体要求以及印制要求 标题:小标宋体,二号字 正文:仿宋,三号字 行间距:一般设置“固定值”28磅 字间距:一般不作要求 政府公文格式及公文字体字号标准 公文纸一般采用国内通用的16开型,推荐采用国际标准A4型,供张贴的公文用纸幅度面尺寸,可根据实际需要确定。一般惯例,政府文件用A4纸,党委文件用16K。 保密等级字体:一般用3号或4号黑体 紧急程度字体:字体和字号与保密等级相同(3号或4号黑体) 文头的字体:大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红) 发文字号的字体:一般采用3号或4号仿宋体 签发人的字体:字体字号与发文字号相同(3号或4号仿宋体) 标题的字体:字体一般宋体、黑体,字号要大于正文的字号。 主送机关的字体:一般采用3号或4号仿宋体

正文的字体:常用3号或4号仿宋体 附件的字体:常用3号或4号仿宋体 作者的字体:字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体) 日期的字体:字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体) 注释的字体:小于正文的的4号或小4号仿宋体 主题词的字体:常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作] 抄送机关的字体:与正文的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文字 印发说明的字体:与抄送机关的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文 主标题(又称一级标题)为二号宋体(加粗) 二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗。 正文均为三号仿宋。 以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体,但以三号为最正规。 1、密级用三号黑体字 2、紧急程度,“特急”、“加急”用三号黑体字 3、文号用四号仿宋体字加黑 4、签发人用三号楷体字 5、标题用二号宋体字加黑

主题词标引

主题词标引 主题词也称叙词,是一些以概念为基础的,规范化的,具有组配性能,并可显示词间语义关系的词和词组。主题词分正式主题词和非正式主题词。正式主题词用来标引和检索文献,非正式主题词是查找正式主题词的引导词。 主题词表也称叙词表,是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化,尤其是计算机数据处理的需要,为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。 公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。 一、标引规则 1.要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。 2.选用的词,一般应是《公文主题词表》中的正式主题词,其书写形式应与词表中的词形一致。 3.选词时,应首先选用切合公文主题概念的、专指性较强的主题词。 4.当没有专指性较强的主题词时,应选用与主题词概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。组配标引应遵循下列原则:应优先考虑概念组配,即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系;当词表中没有合适的主题词进行概念组配时,可进行字面组配;组配结果应概念清楚、准确。 5.若词表中无合适主题词进行组配标引时,应选用直接上位主题词标引。 6.若仍无合适的直接上位主题词进行标引时,方可选用主题词表以外的适当词(称自由词)进行标引。自由词标引应遵循下列原则:选用的自由词应符合主题词表的选词原则;标引时,应在自由词后加“△”标记,同时标引出相应的上位主题词;选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时,人物名称用全称,年代用阿拉伯数字,组织机构、地区名称用全称或规范化简称,不加“△”标记。 7.主题词的标引数量。每件公文所选用的主题词数量一般应在十个以内。 8.主题词的排列次序。一般次序为:反映公文内容的主题在前,反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中,反映公文中心内容的主题词在前,反映公文分述内容主题词在后;在多主题公文中,反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。 标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等,置于反映公文内容的主题词、文种之前。若地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等同时出现在同一公文中,则按地区名称、组织机构名称、年代和人物名称的顺序排列。公文的文种置于最末位。在转(印)发类型的公文中,被转(印)发的公文文种不可作为主题词标引;但如果被转(印)发的公文属于企业内法规,其名称(准则、条例、规则、规定、办法、细则等)应作为主题词标引。 二、标引程序 1.主题分析。主题分析的目的,在于确定公文的主题,据此准确地提炼出主题概念。它是通过审读公文、分析公文的主题类型、结构和确定公文主题标引方式来进行的。 审读公文。主要是通过审读公文内容,特别是公文的标题、摘要或按语、关键性句子、结论性意见,来了解公文发布的意图,从而确定公文的主题(即中心思想),并用精练的一句话或几句话表述出来。 分析公文的主题类型。公文的主题类型分为单主题和多主题。单主题是指一件公文只有一个主题。多主题又称并列主题,是指一件公文有两个或两个以上的主题。领导讲话、会议纪要、工作总结等公文大多为多主题公文。

转发公文格式范文3篇.doc

转发公文格式范文3篇 "转发性公文"的行文形式,是指在被转发的公文前加写一份"转发通知",与被转发的公文合为一体,成为一件新的公文而发出的一种处理公文的方式。本文是我为大家整理的转发公文格式的范文,仅供参考。 转发公文格式范文写作要求: 在转发式公文标题的拟制中,时常遇到这样一种难以处理的情况,如。在这种标题中,介词一"关于";动词一"转发";文种一"通知"反复在一个标题内出现,令人不知所云。当遇到这种情况时,可采取以下三种方法进行技术处理。 一是省略法。当批转、转发、印发(颁发)原文标题中已有"关于"一词时,新拟标题可省略介词"关于"和文种"通知",如(国务院批转农业部关于加速发展淡水渔业的报告)。当原文标题中没有"关于"一词时,新拟标题新拟部分中再加介词"关于"。但在"关于" 和文种的省略时,要注意两点:第一,当新拟标题的新拟部分无介词"关于" 时,标题新拟部分不可带有文种。如>;>,以上二例最后"的通知"三字应删去。因为这种标题属动宾结构式标题,"转发" 为动词,以原文标题为宾语而组成。如再加上文种,不仅不合语法,且易造成不必要的混乱(即:不知批转或转发的是"报告"、"规定"还是"通知"了)。第二,当新拟标题中新拟部门有介词"关于"时,文种不可省略,如(XX关于颁发(安徽省编制管理暂行办法)的通知)。这类标题属介词结构式标题,不可拟成< 二是替代法。当采用省略法也无法避免"转发"、"关于"、"通知"的

重复出现时,即可用发文字号作为新拟标题的事由,以替代原文标题。如,倘若不如此替代,新拟制的标题就会变成:(X X省委关于贯彻落实***中央关于加强和改善党对工会、共青团、妇联工作领导的通知的通知),又是一个标题中出现两个"关于"和两个"的通知"。采用替代法时,要尽量不搞。迷宫",在标题中最好标明事由主旨,让人一目了然。如>(皖发(1987) 28号),这样的标题就很好,即避免了重复出现"关于"和"的通知。问题,又标明了事由主旨。 三是直转法。当某一重大问题,中央发了文件,省委转发,地委转发,县委还要转发时,标题就更难拟制。采用省略法、替代法均不合适,这时可采用直接转发最上一级文件的办法。如 X X省委就社教工作发了通知,某地委转发后,某县委又需转发,这时就可采用直接转发省委通知的办法,将标题拟成>。如若上级在转发它的上级文件时,均结合实际提出了具体落实意见,则可将上级的转发意见连同最上一级文件作为"附件"附在正文之后,主题词之前;当上级转发最上一级文件时,没有提出具体意见,则不必将中间级转发文件附上,可在导语中说明,也可不提及。 转发公文格式范文指导: 平常收文件多,关于转发的通知也多,但见到最多的也就两个转发,三个通知。今天偶然看到一份文件,是上海的,文件为沪教纪[20xx]8号文。 文件名是:中共上海市教育纪律检查工作委员会关于转发《中共上海市纪委监察委关于转发〈中共中央纪委监察部关于转发〈北京市纪委监察局关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知〉的通

主题词标引

关于主题词标引 一、什么叫主题词、主题词表和检索语言 (一)主题词。主题词也称叙词,是一些以概念为基础的,规范化的,具有组配性能,并可显示词间语义关系的词和词组。 主题词分正式主题词和非正式主题词。正式主题词用来标引和检索文献,非正式主题词是查找正式主题词的引导词。 (二)主题词表。主题词表也称叙词表,是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。 (三)《公文主题词表》。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化,尤其是计算机数据处理的需要,为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。 (四)检索语言。检索语言是根据人们检索工作的需要而创造的一种人工语言,它是存储、查找文献的共同依据,也叫标引语言。检索语言又分为分类语言和主题语言。分类语言是指以阿拉伯数字或以拉丁字母和数字混合作为类目标识符号,以基本类目作为词汇,以类目的从属关系表达复杂概念的一类检索语言。主题语言是以直接论述的事物、对象为依据,以自然语言为基本词汇,以概念之间的逻辑关系作为构词法的一类检索语言。 二、为什么要标引公文主题词

(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系,辅助领导同志决策。信息量的增加,数据量的增大,单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。主题检索方法弥补了分类检索方法的不足,检索更自由,查找跨度更大。 (二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。 (三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。 (四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。 三、《公文主题词表》的体系结构 《公文主题词表》由范畴表、字顺表、附表三大部分组成。 1、范畴表。范畴表又称分类表,它根据公文的主要内容和职能部门的分工划分若干范畴,将字顺表中所列款目词按词义归入有关类目,满足按类查词和按族性检索的要求。范畴表设两级类目,一级类目19个,用一个汉语拼音字母标识。二级类目70个,用两个拼音字母标识。 2、字顺表。字顺表由正式主题词与非正式主题词款目(词单元)、款目词的汉语拼音、范畴号和词的参照关系四部分组成,个别词还有注释。

公文主题词的写法

公文主题词的写法 公文主题词的写法 从数量上来看,一封公文除类别词外,最多不超过5个主题词。 以《国务院信函主题词表》为例,选用主题词的原则和方法是:从 “类别词”到“类属词”,从内容到形式。《国务院信函主题词表》 把“词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类,如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’ 和‘邮电’等。”从这个意义上看,类别词有点儿类似于公文内容所 在的行业划分。《国务院信函主题词表》中的《主题词主表》的第一 层划分有综合金融业,工交、能源、邮电,旅游、城乡建设、环保、 农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体 情况分类。如农业、林业、水利、气象这一类下所就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词, 首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如某市妇联 撰拟一份通报,要标注主题词,首先就要在主题词表中找到第一层定 义所在的“综合党团”(这一层进行分类只起引导作用,要选用的主 题词还在下面),然后再在下面找到第二层找到所在的“党派团体”。这就是类别词,公函也是我们在这份过程中将公文中要标注的第二个 主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、“儿童”,这就是“类属词”,也是我们在这份过程中将公文中要标 注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于发布<国家行政机关公 文处理办法>的通知》,其主题词的类别词是“文秘工作”,它的第 三层分类是“秘书、行政”;“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。弯叶词一般就在类别词(第二层)下。它是能够概括反映公文 主题概念的词。如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法> 的通知》,标注的第二个主题词是“公文”。这个主题词就在“文秘 工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根 据需要,可将不同类的主题词需要进行组配标引”。如《国务院关于

转发公文通知格式_信函范例

转发公文通知格式_信函范例 转发类通知是指转发上级机关或同级机关或不相隶属机关文件的通知,在承上启下的机关使用频率很高。这类通知内容相对比较简单,但要写好写精也不易。从当前的办文实际看,仍然存有标题拟制不当,照抄照转等一些问题。写好这类通知,要处理好以下三个问题。一、标题怎么写,标题太长怎么办 公文的标题由发文机关、事由、文种构成,转发类通知的标题,一般也由“发文机关+关于转发+原文标题+文种”组成。但实际办文中,有省略发文机关的,也有省略重复介词的等等。如《××xxxx通知》(×政办发〔XX〕26号)。 在转发式通知中,经常会遇到转发的层次较多的情况,这时标题中“关于”、“转发”、“通知”反复在一个标题内多次出现,十分累赘,让人读起来别扭,理解起来困难。为使标题简练、流畅,方便理解,可采取以下方法处理。 1. 省略法。一是省略发文机关名称。二是省略介词“关于”或文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时,且文种为通知,标题可拟为“转发+原标题”。如《转发xxxx实施细则(试行)的通知》(××办[XX]2号)。被转发的文件文种不是通知时,还要加上通知。三是省略被转发文件联合发文机关名称,只在正文里列出各个联合发文机关。如《国务院办公厅转发监察部等部门对征用农民集体所有土地补偿费管理使用情况开展专项检查的意见的通知》(国办发〔XX〕31号)。 2. 替代法。有的文件标题很长,采用省略法拟制标题仍然很长,可用发文字号作为新拟标题的事由,以替代原文标题。如>(××监[XX]6号),倘若不如此替代省略,拟制的标题就应是《转发监察部关于贯彻实施〈行政许可法〉加强对贯彻执行〈行政许可法〉情况进行监察的通知的通知》。但用替代法拟制标题让人不容易一眼看出发文事由,也可用发文字号加事由的办法来解决这一问题。如>(×政办发[XX]41 号),既避免了冗长,又标明了事由。 3. 直转法。如果上级的文件,到本单位时已经经过了三、四层转发,这时可以直接转发初始发文单位文件,不要间接层层转发。 4. 简称法。在系统内部行文,可使用规定的规范化简称。 二、正文怎么写,无话可说怎么办 正文基本上有以下二种写法:一是不提具体要求的写法。常见于党委、政府办公厅(室)转发部门的意见等,写法上通常先表明态度,提出转发原则要求。一般篇幅较简短。二是提出具体要求的写法。常见于下级机关(职能部门)转发上级机关(职能部门)的文件。一般开头直说转发事项,即将某某文件转发给你们,再对如何贯彻执行提出具体要求。可以对被转发文件阐述不够充分的加以补充、说明、深化,也可以结合本单位实际对上级的有关要求加以重申、强调,并作出适当的安排。 很多同志转发文件时时感到无话可说,总感觉上级文件对某项工作已经有比较明确的要求、部署,按上级的要求执行就行了,这是不对的。上级机关的文件,讲的大多是一些原则性、规律性的东西,不可能讲得很具体。转发时可以避虚就实,紧紧着眼本单位的实际,把原则性的东西具体化,把普遍化的要求个性化。要针对本单位的特殊性,提出可操性强的措施和实际步骤来加以解决。如被转发的文件属于规章制度类的东西,自身对某方面的工作规定得比较具体详细,操作性较强,转发时也可以化实为虚,提出学习贯彻的原则性要求,切记不能硬提要求。为精简文件,避免层层转发,可翻印下发的就不要转发,目前这种方式已在不少地方被广泛采用并在实践中得到了认可。 三、引文如何引,引文不准怎么办 在正文里引文一定要先引标题,后引发文字号。在标题上不引发文字号,如标题上没有发文机关,则加上发文机关。引文是在转发类通知里面经常出错的地方,引用机关名称时,一定

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