文件分类及编码规则-精选.pdf
最新文件分类及编码规则汇编
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部主审质量保证部质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
36文件的分类与编号规定
文件的分类与编号规定第一章总则第一条为规范山东松冈化学有限公司质量管理体系文件的分类与编号，便于文件的控制、使用与保存，制定本规定。
第二条本规定适用于山东松冈化学有限公司所有质量管理体系文件。
第二章文件分类第三条质量管理体系文件包括：1、质量方针和质量目标；2、质量手册；3、程序文件；4、制度、办法、作业指导书等管理性文件；5、标准、规范、图样等技术性文件；6、相关外来文件；7、质量记录表式等其它文件。
第三章编号规则第四条代号释义Ｑ------质量管理体系SDZX----山东中信SC－－－质量手册CX－－－程序文件GL－－－制度、办法、指南等管理性文件JS------标准、规范、图纸等技术性文件JL------质量记录WL------外来文件A,B,C---版本1,2,3---修订次数第五条质量手册编号格式发布时间发布时间以“年”为限。
第六条程序文件编号格式发布时间文件顺序号发布时间以“年”为限。
第七条制度、办法、指南等管理性文件编号格式文件顺序号第八条标准、规范、图纸等技术性文件使用技术资料编号办法，即按项目性质、地点、内容等编号。
第九条外来文件中如有编号，则沿用原编号，无编号的执行第七条规定，其中，代号“GL”改成“WL”，技术性文件执行第八条规定。
（国家法律法规不再加编号）第十条质量记录表式编号格式顺序号第十一条第一版本文件为A版，以后换版依次为B、C、D……；第一次修订为1，以后一次为2、3、4……。
第四章分发号规则第十二条各职能部门由公司办公室统一分配一个部门代号，分发号即使用部门代号。
文件需二次发放的，各部门建立分发记录。
第十三条对“受控”文件，文件发放部门加盖“受控文件”专用章（红色）和分发号（红色）；技术图纸使用技术资料专用章（红色）；通过办公网或电子邮件发送的第三层次文件，在文件首页右上方加“受控”专用标识,标识为：部门内部文件由使用部门确认受控方式。
第十四条质量记录表式不加盖“受控”标识,国家标准指定的统一表式不再统一编号。
文件资料分类及编码规则
文件资料分类及编码规则
一、文件资料分类规则：
1.按照文件类型进行分类：可以将文件根据其性质和形式分为各种类型，例如合同文件、报告文件、会议文件、培训文件等。
2.按照文件内容进行分类：可以将文件根据其内容分为不同的类别，
例如财务文件、人力资源文件、市场调研文件等。
4.按照文件重要性进行分类：可以将文件根据其重要性分为重要文件、一般文件、临时文件等，以便更好地管理和保护重要文件。
5.按照文件时效性进行分类：可以将文件根据其时效性分为永久文件、长期文件、短期文件等，以便更好地组织和销毁文件，节约存储空间。
二、文件资料编码规则：
2.编码长度：编码长度应根据文件数量和分类层次来确定，一般来说，编码长度不宜过短，以免出现重复和混淆；也不宜过长，以免造成编码复
杂和难以记忆。
3.编码规则：编码规则应简单明了，易于理解和操作，通常遵循以下
原则：从顶层开始逐级编码，使用逻辑顺序的字符，避免含糊不清的词汇
和字符，避免使用特殊字符，保持编码稳定性等。
4.编码示例：例如，对于合同文件分类，可以采用以下编码规则：第
一层级为合同，使用"C"表示；第二层级为合同类型，使用数字表示，如"1"表示销售合同，"2"表示采购合同等；第三层级为具体合同编号，采用
字母组合表示，如"SA001"表示销售合同001
总结起来，文件资料分类及编码规则的目的是为了更好地管理和检索文件资料，提高工作效率和准确性。
不同的机构和企业可以根据自身的需求和实际情况确定适合自己的分类和编码规则，以便更好地组织和管理文件资料。
文件管理及编码规定
MC/XZ QL I 001/1.0-2014 文件编码规范编订：校对：审核：批准：日期：文件编码规范1.目的确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅、使用创造条件。
2.范围适用于公司质量管理体系要求的文件、内外部文件识别，以及质量管理体系实施过程中、工艺操作过程中有关的记录和标识。
3.文件的编码□□ /××××× I(O) ×××/1.0 - ××××企业代号/部门号文件类别号 (收发文方式)号-顺序号/版次-年份；企业代号标识：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：MC——盟创；部门编号：总经办(ZJB)、市场部(SCX)、财务部(CW)、技术部（JS）、行政部（XZ）、生产部（SC)、质量管理部（ZG)；3.1 文件编码识别规则3.1.1 内部文件类别编码标识：QM——质量手册；QP——程序文件；QR——质量记录；QJ——检测作业指导书；QL——管理制度；QS——设备操作规程；QZ——仪器设备自校规范；QH——仪器设备期间核查规程；TY——工艺文件；QT——其它；3.1.2 外部文件类别编码标识：外来文件经行政部接收，按以下编码规定，分类编码：FG——法律法规；BZ——国际国家标准； WJS——外部技术资料；QT——顾客和供方等其它相关方文件；3.1.3 收发文编号：内部文件（I）、外发文件（O）；3.1.4 顺序号：从000开始向后延续；3.1.5 版次编号：版次从1.0开始，若有修改，改动较小的延续为1.1版次，改动较大直接上升为2.0版次，版次延续到1.3之后须变成2.0版次，依次类推；3.1.6 年份号标识：按发放时间的年份编号。
4.本规定由行政部负责修订、解释。
MC/XZ QL I 002/1.0-2014 文件管理规定编订：校对：审核：批准：日期：文件管理规定1.目的为规范公司文件的编写、评审、修改、使用、作废等过程，特制定本制度。
文件编码规则
文件编号 审核人 日期
LR-04-0001
A0 发布实施日期 批准人 日期
“01”修订次数流水号，从01开始编号.
“B”产品代码，从A开始编号，如下表一.
表一：
产品 PCB 产品 SMI1
3.2 文件 和表格编
代码 B
代码 D
3.2.1 修 订次数用最 高3到.29.92.版 本3用.2字 .3母版 本升3.级 2.原3.1 当文3.件 2.被3.2 当文3.件 2.名3.3 当3文.3件内文 件页3.码 3.编1 页3面.4编号管 理体系 按文照 “文件编
文件类别 标准、规程、指引
起草人
日期 一、目 的二：、规适范用 范三围、：管适理 体3系.1文流件程 图文件编
文件编号 审核人 日期
LR-06-0001
A0 发布实施日期 批准人 日期
“001”修订次数流水号，从001开始编号.
“A”产品代码，从A开始编号.如下表 一.
“WI”流程图代码（三级文件）.
“QP“代表
“0”修订次数流水号. “A”为版本号.注：文件版次号是A/0则表示为原版；
B/0即表示第二版第一次，依此类推.
文件编码规则
文件类别 标准、规程、指引
起草人
日期 一、目 的二：、规适范用 范三围、：管适理 体3系.1文作件业 指导书文
文件编号 审核人 日期
LR-03-0001
A0 发布实施日期 批准人 日期
代码
C D
产品
BT4
SCFT
代码
E F
产品
HISO P201
代码
G H
“0”修订次数流水号，从0开始修订.
“A”为版 本.
按 照“文件
最新原材料编码规则.pdf
法：
0
0=10
3
3=10
6
6=10
-2
8=10
1
1=10
4
4=10
7
7=10
-1
9=10
2
2=10
5
5=10
6=预留 7=预留 8=预留
9=预留
6=2W 7=预留 8=预留
9=预留
如 104 代表 100KΩ
9、 10 位 流水号
厂家 从 01 开始
编号
Rev:A/0
苏州益而益光电有限公司
文件名称
示方法：
20=20mm(20D)
0=100 1=101
2=102 25=25mm(25D)
3
4
3=10 4=10
5
5=10
32=32mm(32D)
6=106
7=107
40=40mm(40D)
-2
-1
8=10 9=10
如 102 代表 1KV
9、10 位 流水号 电流、 电阻值、 厂家 从 01 开始
理。
2 适用范围
适用于益而益（集团）光电有限公司所有原材料的编码。
3 职责
1、技术部负责产品的编码；
2、技术部负责物料编码的编制与发放。
4 定义
物料编码是计算机系统对物料的唯一识别代码。 它用一组代码来代表一种物料。 物料编码必须是唯一的， 也就是，
一种物料不能有多个物料编码，一个物料编码不能有多种物料；
厂家、功率 从 01 开始
3=SMD 0805
4=SMD 1206
5=预留
6=预留 7=预留
8=预留
9=预留
3位 电阻种类 9=其他电阻
文件分类及编码规则
审批及颁发:分发:文件再审记录:一、目得依照GMP要求,确立文件分类与编码规则,便于文件管理与追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系得分类及编码规则,对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理;各部门起草文件时必须严格遵循文件编码得规定。
四、术语 无 五、内容 1 文件分类1、1 一级文件:阐明公司内某一体系得方针,描述体系得文件。
主要包括:质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1、2 二级文件:主要描述为实施体系要素所涉及到得各职能部门得活动,或为完成某项活动而规定得方法。
包括:a)技术标准:包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b)管理标准:包括计划、管理制度、清单、目录等,描述公司各主要过程得管理活动。
c)工作标准:包括部门职责、职务说明书。
d)工厂主文件。
1、3 三级文件:标准操作规程(SOP),描述各管理环节得操作要素与工作流程、具体得操作方法与步骤。
1、4 四级文件:记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2、1 文件分类编码应遵循以下原则:2、1、1 系统性:统一分类,统一编码。
按照文件分类建立编码系统,由质量保证部建立公司管理文件得分类与编码系统。
2、1、2 准确性:文件与编码一一对应,做到一文一码,一旦某文件终止使用,则该文件编码随即作废,不得再次使用。
2、1、3 可追踪性:可查询文件得演变历史。
2、1、4 识别性:文件得编码可反映出文件得文本与类别。
2、1、5 稳定性:任何人不得随意变动文件,若需变动,应经批准,并随之变更相关文件得编码。
2、1、6 相关一致性:文件一旦经过修订,必须给新得修订号,同时对其相关文件中出现得该文件编码进行修订。
2、1、7 发展性:考虑将来得发展及管理手段得改进。
2、2 全部文件均按编码管理,完整得公司文件编码系统格式如下:顺序号 + 版本号 2.2.1 文件类型号2、2、2 文件系统号系统代号由一位英文字母组成,见下表:2、2、3 分系统号2、2、3、1 分系统号用以识别文件类别或车间,三位数字表示,从001,002, (999)2、2、4 顺序号为每个分系统从001,002,003,……开始得流水号。
文件资料分类编号规定
文件资料分类编号规定本规定明确了本公司归档文件、资料分类编号的原则和方法。
适用于本公司应向档案馆归档的各类文件和库藏档案、资料的分类编号。
各分支机构若已形成科学系统的分类编号，仍可按原分类编号方法执行。
但新承担的连铸工程与板带工程的设计文件一律按此进行。
一、连铸工程设计文件的编号方法图号案卷号，由档案馆给定R Ca、b···）(1、2···)图纸序号（0、1、2···目录0）案卷号尾注号，见附表1设备分类细分号（01～）01～）见附表2连铸工程代号（01～599方坯连铸）（600～板坯连铸）二、板带公司工程设计文件的编号方法1.全流水号T ×× A ××－×□修改版次号a，b，c，…图纸序号0、1，2，…图纸目录为0单机设备顺序号01，02，03…分隔号机组顺序号01，02，03，…机组代号见附表32.带部件号T ×× A ×× .××－×□修改版次号a，b，c，…图纸序号0、1，2，…图纸目录为0部件顺序号01，02，03，…单机设备顺序号01，02，03…分隔号机组顺序号01，02，03，…机组代号见附表3三、各类科技文件修改、作废补充的编号方法1. 图纸修改、作废的编号（1）在原图上修改或单张原图作废另制新图代替时，其图号不变，并在被修改或制新图代替原图的那张图纸的图号后的修改符号栏内，加注修改版次号，第一次加注a，第二次加注b，余类推。
（2）另编一个新案替换一个原案卷（原案卷作废）时，原案卷号作废，所编案卷另编新案卷号，并在新案卷首页上注明原×××号案卷图纸作废，以本案卷代替。
2. 补充图纸的编号（1）在一个案卷内补充的新图，在该案卷内续编新图纸序号。
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表示 301 车间
302
表示 302 车间
303
表示 303 车间
601
表示 601 车间
602
表示 602 车间
701
表示 701 车间
702
表示 702 车间
801
表示 801 车间
第 7 页，共 10 页
文件名称 文件级别
文件分类及编码规则
二级文件
生效日期
文件编号 SMF-A001001-01
001， 002，,, 到 999。
序号
分系统号 人事综合类 文件类型号
识别类别或车间 — G ××× + 顺序号 + 版本号
001
表示公司行政综合类
002
表示公司机构和人员类
010
表示行政人事部
011
表示仓储部
012
表示财务部
013
表示销售部
014
表示质量保证部
1
015
表示质量控制部
016
表示设备部
202
表示 202 车间
203
表示 203 车间
204
表示 204 车间
205
表示 201 车间
206
表示 206 车间
301
表示 301 车间
302
表示 302 车间
303
表示 303 车间
601
表示 601 车间
602
表示 602 车间
701
表示 701 车间
702
表示 702 车间
801
表示 801 车间
001
表示通用类
002
表示公用系统、设备管理类
003
表示设备操作类
004
表示计量管理类
005
表示计量器具操作类，包括计量校验规程
006
表示设备维护保养检修类
007
表示动力类
008
表示安全卫生类
101
表示 101 车间
102
表示 102 车间
103
表示 103 车间
104
表示 104 车间
2
201
表示 201 车间
号为 03，依次递增。
2.2.6 补充说明
2.2.6.1 质量标准和检验方法
质量标准和检验方法可以是企业内控标准，也可能涉及不同药典标准或者特定的客户标
准，在标题里附注区分，如下列格式所示：
例： QS-C011***-01 【 ***** （CP2010）质量标准】
QS-C011***-01 【 ***** （for 客户名称）质量标准】
文件名称 文件级别
文件分类及编码规则
二级文件
生效日期
文件编号 SMF-A001001-01
2013-08-15
审批及颁发：
起草 主审 会审 批准 颁发
部门 质量保证部 质量保证部
质量总监 生产管理负责人 质量管理负责人
签名 质量保证部
分发： Copy-1
质量保证部 Copy-6
行政人事部 Copy-11
五、内容
1 文件分类
1.1 一级文件 : 阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。主要包括：质量方针、质量
管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件： 主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动， 或为完成某项活动
而规定的方法。包括：
a ）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
文件类型号
- 文件系统号 - 文件分系统号 + 顺序号 + 版本号
2.2.1 文件类型号
第 3 页，共 10 页
文件名称 文件级别
文件分类及编码规则
二级文件
生效日期
文件编号 SMF-A001001-01
2013-08-15
序号
文件类型
代号 序号
质量方针、管理手册、责
1
任制、目标
MH 2
(Management Handbook)
表示方法验证类
文件
物料
文件类型号
—M××× + 顺序号 + 版本号
6
001
表示通用类
011
表示成品类
012
表示中间产品类
第 8 页，共 10 页
文件名称 文件级别
文件分类及编码规则
二级文件
生效日期
文件编号 SMF-A001001-01
2013-08-15
013
表示原辅料类
014
表示包装材料类
销售 7
文件类型号
—X××× + 顺序号 + 版本号
001
表示销售类
技术研发 文件类型号 —R××× + 顺序号 + 版本号 8
001
表示技术研发类
2.2.4 顺序号
为每个分系统从 001，002，003，,, 开始的流水号。
2.2.5 版本号
全部文件均有版本号，首次制订文件为版本号 01，首次修订版本号为 02，再次修订版本
2013-08-15
901 1001 1002 质量保证
表示 901 车间
表示 1001 车间
表示 1002 车间
文件类型号
—A××× + 顺序号 + 版本号
001
表示文件管理类
4
002
表示不良反应和用户管理类
003
表示自检类
004
表示其它管理类
质量控制 文件类型号
—C××× + 顺序号 + 版本号
2 文件编码
第 2 页，共 10 页
文件名称 文件级别
文件分类及编码规则
二级文件
生效日期
文件编号 SMF-A001001-01
2013-08-15
2.1 文件分类编码应遵循以下原则： 2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。按照文件分类建立编码系统，由质量保证部建立公司 管理文件的分类和编码系统。 2.1.2 准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦某文件终止使用，则该文件编码 随即作废，不得再次使用。 2.1.3 可追踪性：可查询文件的演变历史。 2.1.4 识别性：文件的编码可反映出文件的文本和类别。 2.1.5 稳定性：任何人不得随意变动文件，若需变动，应经批准，并随之变更相关文件的编 码。 2.1.6 相关一致性：文件一旦经过修订，必须给新的修订号，同时对其相关文件中出现的该 文件编码进行修订。 2.1.7 发展性：考虑将来的发展及管理手段的改进。 2.2 全部文件均按编码管理，完整的公司文件编码系统格式如下：
017
表示技术部
018
表示安全环保部
019
表示生产部
020
表示采购部
021
表示企管部
022
表示科技项目部
023
表示注册部
第 5 页，共 10 页
文件名称 文件级别
文件分类及编码规则
二级文件
生效日期
文件编号 SMF-A001001-01
2013-08-15
厂房设备
文件类型号
— E ××× + 顺序号 + 版本号
第 6 页，共 10 页
文件名称 文件级别
文件分类及编码规则
二级文件
生效日期
文件编号 SMF-A001001-01
2013-08-15
901
表示 901 车间
1001
表示 1001 车间
1002
表示 1002 车间
说明：
一些简单设备的维护保养规程可列入该设备的操作规程中。
生产
文件类型号
—P ××× + 顺序号 + 版本号
（IQ）、（ OQ）、（ PQ）”区分。
第 9 页，共 10 页
文件名称 文件级别
文件分类及编码规则
二级文件
生效日期
文件编号 SMF-A001001-01
2013-08-15
2.2.6.3.2 验证报告与验证方案的顺序号一一对应；如相同型号的仪器、设备，可使用同一 验证方案，验证报告在对应的验证报告顺序号后加“ -1 ，-2 ，,, ”以示区别。
工艺规程 (Processing 3
Instruction)
PI
4
管理制度 (Standard
5
SMP 6
Management Procedure)
验证方案 7
(Validation Protocol)
VP
8
部门职责 (Department
9
DR 10
Responsibility)
11
计划 (Plan)
文件再审记录： 第几次再审 第 次再审 第 次再审 第 次再审
审核情况
审核人 / 日期
第 1 页，共 10 页
日期
Copy-5 销售部 Copy-10 注册部 Copy-15 一车间 Copy-20 八车间
批准人 / 日期
文件名称 文件级别
文件分类及编码规则
二级文件
生效日期
文件编号 SMF-A001001-01
质量标准 (Quality Specification)
标准操作规程 (Standard Operating Procedure)
验证报告 (Validation Report)
职位说明书 (Job Description) 总结（ Plan Report ）
记录 (Record) 凭证 (Certificate )
b ）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c ）工作标准：包括部门职责、职务说明书。