文件的分类与编号
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000 年前的文件按“卷”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（ C ）、短期（D) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，长期（C ）一个流水号、短期(D)一个流水号。
按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号：4 位，如“0134”目录号：3 位，如“001”案卷号：4 位，如“0001”顺序号：3 位，如“001”2000 年后的文件按“件”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y)、30 年（D30)、10 年（D10) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编 3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号， 30 年（D30)一个流水号，10 年（D10)一个流水号。
按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限—（组织机构或问题）—件号全宗号：4 位，如“0134”年度：4 位，如“2013”保管期限： 1 或 3 位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期 30 年“D30”、定期10 年“D10”。
机构或问题：2 位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。
件号：4 位，如“0001”二、会计档案：按卷“”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐 K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、 25 年、15 年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成：全宗号 - 目录号-年度-案卷号全宗号：4 位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4 位，如“2009”案卷号：4 位，如“0001”。
三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）、信访档案。
文件分类及编码细则
修改记录:1.目的：为规范公司文件编码，便于文件检索管理，制定本制定。
2.适用范围：公司所有管理类文件。
3.定义：无。
5.程序：5。
1公司文件分为四级,一级管理手册,二级程序文件，三级作业指导书、制度，四级表单、记录。
如图1：图1：5。
2公司总经办文控中心负责文件的编号，各部门编制的文件经评审通过后，提报总经办文控中心进行编号。
5。
3文件编号规则：5。
3.1一级文件的编码□□-□□—□□□□年代号第一位英文字母第二位阿拉伯数字表示管理手册的版本和修订次数QMOEnM：质量、环境、职业健康安全、能源管理体系手册的缩写5.3。
2 二级文件的编码□□—□□.□□-□□□□年代号后2位阿拉伯数字表示程序文件的顺序号前2位阿拉伯数字表示管理手册的条款号P:程序Procedure的缩写5.3.3三级文件的编码：年代号 流水号（4位)文件所属职能缩写5。
3.4四级管理类文件的编码：流水号（4位） 表单首字母简写55。
4以公司名义的文书编号：（一般为红头文件的通知/报告/通报/公告/公函等)1) 以公司名义的策略发文，用“ ［策]字××××年[××］号”；取号：总经办文控中心 2) 以公司名义的人事任免发文，用“ [人]字××××年[××]号”;取号:人力资源部 5.5外来文件的编号：外来文件沿用文件原编号，无适当编号的由控制部门负责编写。
5。
6技术文件编号：由总经办文控中心负责根据编号规则制定技术文件编号规则（包括图纸、BOM 、企业标准等）。
5.7文件的版本：5.7.1文件的版本用A 、B 、C ……表示.5.7。
2当内容经多次修订后视需要重新更换版本。
5。
7。
3外来文件的版本依外来文件原订的版本/生效日期，外来文件控制部门应及时与外部联络以确保获得外来文件的现行版本。
5.8各部门现场使用的文件均需为受控有效版本,总经办文控中心在监督检查中发现的不受控文件予以没收，并对使用、制定部门进行2分/次的乐捐。
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3(D)一个永久（XX（D10)件号年度：4位，如“2013”保管期限：1或3位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。
机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。
件号：4位，如“0001”二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”123案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生（再生育审批档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。
案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号5、二轮土地承包档案：按“件”整理，一个年度一保管期限一流水号，保管期限为永久，机构或问题号为ELTD。
档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号6、综治（调解案件档案）：按“件”整理，一个年度一个流水，保管期限为永久,机构或问题号TJ。
7。
1、JJ2、JJ3、2为SB文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号五、特种载体档案：分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。
载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。
1、实物档案按卷整理，目录号为SW。
档号构成：全宗号—分类号—年度—件号。
2、印章档案按卷整理。
目录号为YZ。
案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号。
合同归档管理的文件分类与编号标准
合同归档管理的文件分类与编号标准1. 引言合同是商业活动中不可或缺的重要文件，它记录着各方之间的权益和责任。
为了有效管理合同文件并方便查找和归档，合同归档管理的文件分类与编号标准是必不可少的。
本文将探讨合同归档管理的文件分类与编号标准，以帮助组织和企业建立一套有效的合同管理系统，提高工作效率和信息安全性。
2. 文件分类合同归档管理的文件分类有助于组织和整理合同文件，以便于快速检索和归档。
下面是常见的合同文件分类：2.1 合同分类根据合同的性质和用途，可以将合同进行分类。
常见的分类包括销售合同、采购合同、租赁合同、人力资源合同等。
每种合同分类下可以进一步细分，以满足具体的管理需求。
2.2 合同状态分类根据合同的执行状态，可以将合同进行分类。
常见的分类包括已执行合同、未执行合同、即将到期合同等。
这种分类可以帮助组织及时处理需要执行或续签的合同，并减少合同过期的风险。
2.3 合同层级分类根据合同的层级关系，可以将合同进行分类。
常见的分类包括总合同、分合同、补充合同等。
这种分类有助于管理各级别的合同，并保证各种合同之间的一致性和连贯性。
2.4 合同主体分类根据合同涉及的主体，可以将合同进行分类。
常见的分类包括内部合同、外部合同、客户合同、供应商合同等。
这种分类有助于将合同归档到对应的业务或合作方，方便日后查询和跟踪。
3. 编号标准3.1 组织简称合同编号的开头可以采用组织的简称，以便于识别合同所属的组织或企业。
3.2 年份编号合同编号的第二部分可以采用年份编号，以便于将合同按年份进行归档。
3.3 类别编号根据合同的分类，可以采用不同的编号以体现合同的类别。
例如，销售合同可以用。
文件资料分类及编码规则
文件资料分类及编码规则
一、文件资料分类规则：
1.按照文件类型进行分类：可以将文件根据其性质和形式分为各种类型，例如合同文件、报告文件、会议文件、培训文件等。
2.按照文件内容进行分类：可以将文件根据其内容分为不同的类别，
例如财务文件、人力资源文件、市场调研文件等。
4.按照文件重要性进行分类：可以将文件根据其重要性分为重要文件、一般文件、临时文件等，以便更好地管理和保护重要文件。
5.按照文件时效性进行分类：可以将文件根据其时效性分为永久文件、长期文件、短期文件等，以便更好地组织和销毁文件，节约存储空间。
二、文件资料编码规则：
2.编码长度：编码长度应根据文件数量和分类层次来确定，一般来说，编码长度不宜过短，以免出现重复和混淆；也不宜过长，以免造成编码复
杂和难以记忆。
3.编码规则：编码规则应简单明了，易于理解和操作，通常遵循以下
原则：从顶层开始逐级编码，使用逻辑顺序的字符，避免含糊不清的词汇
和字符，避免使用特殊字符，保持编码稳定性等。
4.编码示例：例如，对于合同文件分类，可以采用以下编码规则：第
一层级为合同，使用"C"表示；第二层级为合同类型，使用数字表示，如"1"表示销售合同，"2"表示采购合同等；第三层级为具体合同编号，采用
字母组合表示，如"SA001"表示销售合同001
总结起来，文件资料分类及编码规则的目的是为了更好地管理和检索文件资料，提高工作效率和准确性。
不同的机构和企业可以根据自身的需求和实际情况确定适合自己的分类和编码规则，以便更好地组织和管理文件资料。
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（丫）、长期（C）、短期（D）,在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y）一个流水号，长期（C）一个流水号、短期（D）一个流水号。
按“卷”整理档号构成为：全宗号一目录号一案卷号一顺序号全宗号：4位，如“ 0134”目录号：3位，如“ 00T案卷号：4位，如“ 000T顺序号：3位，如“ 00T2000年后的文件按“件”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y）、30年（D30）、10年（D10）,在每一个保管期限内，按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y）一个流水号，30年（D30）一个流水号，10年（D10）一个流水号。
按“件”整理档号构成为：全宗号一年度一保管期限一（组织机构或问题）一件号全宗号：4位，如“ 0134”年度：4位，如“ 2013”保管期限：1或3位，如永久“ Y”，长期“C',短期“D'，定期30 年“D30'、定期10 年“D10'。
机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ ZZ'表示。
件号：4位，如“ 000T二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“ 0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4位，如“ 2009”案卷号：4位，如“ 0001”。
三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）信访档案。
文件分类及编码规则
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
方案文档序号规则
方案文档序号规则在项目管理和文件管理中，为了方便管理和查找文件，我们通常会给每个文档分配一个唯一的序号。
本文将介绍一些常见的方案文档序号规则。
一、顺序编号法顺序编号法是最常用的方案文档序号规则之一。
按照文件建立或接收的时间顺序，给每个文档分配一个独立的编号，如1、2、3...。
这种序号规则简单明了，方便管理，但缺点是无法反映文件的具体内容。
二、分类编号法分类编号法是按照文件所属的不同分类来进行编号。
我们可以将文件分为不同的类别，如技术类、市场类、财务类等，然后给每个类别中的文件进行编号，如T001、T002、M001、M002、F001、F002...。
这种序号规则可以更好地反映文件的分类和归属，方便查找和管理。
三、日期+序号编号法日期+序号编号法是一种结合了时间信息的序号规则。
将文件的建立或接收日期与顺序编号相结合，给每个文档分配一个唯一编号，如20190101_001、20190102_001、20190102_002...。
这种序号规则可以更准确地反映文件建立的时间顺序，方便按日期检索文件。
四、项目编号法项目编号法是在项目管理中常用的序号规则。
每个项目都有一个唯一的项目编号，而项目中的文档可以通过在项目编号后加上顺序编号来进行编号，如P001-001、P001-002、P002-001...。
这种序号规则可以更好地反映文件与项目的关联，方便项目管理。
五、版本编号法版本编号法适用于需要对文档进行多次修改和更新的情况。
每个文档都有一个初始版本，之后的每次修改都会增加一个版本号，如V1.0、V1.1、V2.0...。
这种序号规则可以清楚地反映文档的版本历史，方便了解文档的演变过程。
六、混合编号法混合编号法是将多种序号规则相结合使用的方法。
根据实际需求和文件管理的特点，可以灵活地采用不同的序号规则。
如某公司可以将文件按照分类进行编号，同时在每个类别中再按照顺序进行编号，如T001、T002、M001、M002，同时也可以给每个文档添加一个版本号，如M001-V1.0、M001-V1.1。
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文件的分类与编号
1.范围
本规程规定了GAP文件分类
本规程规定了GAP文件的编号
2.规范性引用文件
下列文件中的条款通过本规程引用而成为本规程的条款。
凡注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版不适用本标准。
凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
3.定义
3.1文件
文件是一切涉及中药材生产和管理的书面标准和试验记录。
4.文件的分类
文件是一切涉及中药材生产和管理的书面标准和试验记录，大致分为以下四大类：
4.1阐明要求的文件
主要是指规范、标准、规章制度等，具体分为以下：
4.1.1技术标准（TS）：中药生产技术活动中，国家、地方、行政及企
业颁布和制定的技术性规范准则、办法、规格标准、规程和
程序等书面要求，
例如《中华人民共和国药典》国家标准（GB）行业标准，企业产品质量标准，产品工艺规程等
4.1.2标准管理规程（SMP）企业为了行使生产计划，指挥控制等管
理职能，对每一项独立的管理过程所制定的书面标准程序例如：中药材种植各环节的质量管理规定，GAP文件系统
管理规程，员工上岗培训规程等
4.1.3标准操作规程（SOP）企业内部对每一项独立的生产作业所制定
的书面标准程序或对岗位人员的工作范围，职责及工作内容
考核所规定的书面标准及程序
例如：各种中药材的种植初加工类各种标准操作的规程4.2阐明推荐建议的文件—指南类
例如：参考文献，资料等
4.3规定组织质量管理的文件—质量手册
例如：标准规范，关于质量管理
4.4阐明所得到结果或指提供所完成活动证据的文件
—记录，凭证，报告等
4.4.1记录包括生产操作记录，批生产记录，批包装记录，初加工记
录，产品批档案各种报表，产品留样检测记录各种台账等4.4.2凭证包括表示物料设备环境等状态的单证牌以及各类证明文件
类等
例如：中药材成品仓库合格不合格状态记录牌等
4.4.3报告类：
例如：中药材GAP认证申请报告、国家环保部门对中药材生产
基地环境评估报告、产品质量综合分析报告等
5. 文件的编号
5.1文件编号的原则
所有文件都应有唯一的编号，以便区别、归档、保存。
5.2文件分类编码
由文件大系统分类+文件子系统+文件性质分类+修改次数组成5.2.1文件大系统分类：
A表示GAP管理系统文件
5.2.2文件子系统分类：
ZL表示质量类
SC 表示种植生产类
WJ物料管理（仓储）
CJ初加工类
5.2.3文件性质分类：
T表示技术标准
M表示管理规程
O操作规程
5.2.4修改次数
N表示修改次数
0表示新版文件
其余修订次数用阿拉伯数字组成
5.3文件编号的组成
所有编号都是组合：
例如：
AZL-质量类
AZLMN-质量管理类
AZLON –质量检验操作规程类
AZLTN-企业质量标准类
ASC- 种植类
ASCMN-种植生产管理
ASCON—种植生产操作规程
AQT-其他类
AQTMN-其他管理规程
5.2文件与类号，顺序号
例如：
-01-1
-01-为该系统分类号
-1为该子系统中文件顺序号
5.3附件与记录的编号规则
5.3.1附件：在文件代码编号中的N位置写F,另在相关文件的顺序号后增加附件顺序号-1
5.3.2记录：在文件代码编号中N位置写J ，另在相关文件的顺序号后增加附件顺序号-1。