文件分类及编码规则
文件编制格式及编码规则1
A CFC 第一次发布版本状态修订编制人审核人批准人批准日期中核动力设备有限公司南京分公司文件编码文件名称：部门文件编制格式及编码规则管理规定文件类型文件分类技密级别所属专业发布单位质量管理部编制部门部门内部标识码适用范围质量管理部xxxxxxxx 中核动力设备有限公司南京分公司版权说明：此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。
目录1.目的 (4)2.适用范围 (4)3.参考文件 (4)4.程序管理 (4)5.职责 (4)5.1质量管理部 (4)5.2综合管理部 (5)5.3文件编制部门 (5)6.详细描述 (5)6.1文件的编制格式 (5)6.2文件编码规则 (10)6.3文件内部标识码编码规则 (10)7.附录 (10)1.目的为了便于文件的管理和控制，统一中核动力设备有限公司南京分公司（以下简称南京分公司）各部门文件格式、标识，规范化、标准化管理生产管理活动中的每份文件，特制定本规定。
2.适用范围本程序适用于南京分公司各部门产生的所有与生产活动有关的管理性、技术性文件（另有规定文件除外），包括但不限于部门制度、程序、规程、工艺技术文件等。
其它文件可参考使用。
3.参考文件1）Q/SQY·G08-0000-2012/A 《质量手册》2）QP/SQY.G08－3000－2012/A 《民用核安全机械设备制造质量保证大纲》3）Q/SQY·G08-401-2012/A 《文件控制管理程序》4.程序管理本程序由质量管理部编制、修订和解释，并具有以下签名：编制：编制人；审核：质量管理部负责人；批准：主管经理。
5.职责5.1质量管理部1）负责文件编制格式及编码的统一管理；2）负责文件符合性的审查；3）负责对文件编码进行准确性检查；4）负责范围内文件内部标识码流水号的管理。
5.2综合管理部1）负责文件格式的审查；2）负责文件的印制、装订、存档。
文件资料分类及编码规则
文件资料分类及编码规则
一、文件资料分类规则：
1.按照文件类型进行分类：可以将文件根据其性质和形式分为各种类型，例如合同文件、报告文件、会议文件、培训文件等。
2.按照文件内容进行分类：可以将文件根据其内容分为不同的类别，
例如财务文件、人力资源文件、市场调研文件等。
4.按照文件重要性进行分类：可以将文件根据其重要性分为重要文件、一般文件、临时文件等，以便更好地管理和保护重要文件。
5.按照文件时效性进行分类：可以将文件根据其时效性分为永久文件、长期文件、短期文件等，以便更好地组织和销毁文件，节约存储空间。
二、文件资料编码规则：
2.编码长度：编码长度应根据文件数量和分类层次来确定，一般来说，编码长度不宜过短，以免出现重复和混淆；也不宜过长，以免造成编码复
杂和难以记忆。
3.编码规则：编码规则应简单明了，易于理解和操作，通常遵循以下
原则：从顶层开始逐级编码，使用逻辑顺序的字符，避免含糊不清的词汇
和字符，避免使用特殊字符，保持编码稳定性等。
4.编码示例：例如，对于合同文件分类，可以采用以下编码规则：第
一层级为合同，使用"C"表示；第二层级为合同类型，使用数字表示，如"1"表示销售合同，"2"表示采购合同等；第三层级为具体合同编号，采用
字母组合表示，如"SA001"表示销售合同001
总结起来，文件资料分类及编码规则的目的是为了更好地管理和检索文件资料，提高工作效率和准确性。
不同的机构和企业可以根据自身的需求和实际情况确定适合自己的分类和编码规则，以便更好地组织和管理文件资料。
1编码规则及分类指导
1编码规则及分类指导编码规则是为了规范和统一信息的表示和传输而制定的一系列规则。
编码规则的分类指导可以根据不同的编码目的和应用场景进行划分。
本文将介绍一些常见的编码规则及分类指导。
一、字符编码规则字符编码规则是将字符映射为二进制数的一种规则。
常见的字符编码规则有ASCII码、Unicode和UTF-8等。
1. ASCII码：ASCII（American Standard Code for Information Interchange）是最早的字符编码规则，它使用7位二进制数来表示128个字符，包括英文字母、数字、标点符号以及一些控制字符。
ASCII码只能表示英文字符，对于其他语言的文字则不支持。
2. Unicode：Unicode是一种更为通用的字符编码规则，它支持全球各种语言字符的表示。
Unicode使用整数来表示字符，为每个字符分配一个唯一的码点（code point），从而避免了字符在不同系统中的不一致性。
Unicode有多种实现形式，其中UTF-8和UTF-16应用较广泛。
3. UTF-8：UTF-8是一种实现Unicode的编码规则。
UTF-8使用一至四个字节来表示一个字符，根据字符所在的范围分配不同长度的编码。
对于英文字符，UTF-8与ASCII码兼容，即使用相同的编码。
UTF-8在网络传输和存储中广泛应用，因为它可以节省空间。
二、数值编码规则数值编码规则是将数值映射为二进制数的一种规则。
常见的数值编码规则有二进制、十进制和小数定点表示法等。
1.二进制编码：二进制编码是将数值表示为二进制数的一种规则。
二进制编码非常简单，只由0和1两个数字组成，适合计算机内部的数据表示。
在数字传输和储存中，常通过二进制编码来表示各种数值。
2.十进制编码：十进制编码是我们日常生活中最常用的表示数值的方式。
十进制编码使用0-9十个数字来表示数值，以10作为基数。
十进制编码适合人类理解和使用，但在计算机内部需要转为二进制来进行计算。
文件编码及管理制度
文件编码及管理制度一、总则为规范文件编码及管理，加强文件管理工作，提高文件管理水平，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有相关文件管理工作。
三、文件编码原则1.文件编码应当具有唯一性和确定性。
2.文件编码应当简洁明了，易于理解和使用。
3.文件编码应当便于检索和管理。
四、文件编码规则1.文件编码由字母和数字组成，字母表示文件类型，数字表示文件顺序。
2.文件类型按照文件的性质、用途和内容进行分类设定，编码由大写字母表示。
3.文件序号从01开始递增，每个文件类型单独编号。
五、文件编码管理1.文件编码由文件管理部门统一制定和管理。
2.每个文件类型的编码规则应当制定清晰详细的相关规范。
3.文件编码应当由专门人员进行审核和确认，确保其合法有效性。
六、文件编码的使用1.文件编码应当统一使用格式和规范，不得随意更改或篡改。
2.文件编码应当明显标注在文件正面右上角，并保持清晰可见。
3.文件编码应当及时录入电子文档管理系统，确保信息的完整性和真实性。
七、文件管理1.文件管理应当按照文件编码原则和规则进行规范操作。
2.文件管理应当按照文件密级和保管期限进行分类管理。
3.文件管理应当实行定期清理和归档，确保档案的整洁和完整。
八、文件保密1.文件保密应当严格按照文件密级进行管理和操作。
2.文件保密等级由文件管理部门统一制定和管理，不得私自修改或泄露。
3.文件保密涉及国家机密或单位重要机密的，应当按照国家相关规定进行处理。
九、文件备份1.文件应当定期进行电子备份，保证信息的安全和完整。
2.文件备份应当存放在专门的备份服务器或设备上，确保备份的可靠性和完整性。
3.文件备份的操作应当按照文件管理部门的相关规定进行，确保备份的及时性和准确性。
十、附则1.对于特殊情况下的文件编码和管理，应当根据实际情况进行适当调整和处理。
2.文件编码及管理制度的修订和变更应当经过相关部门的审批和确认。
3.本制度自发布之日起即生效，对以前的文件编码和管理操作有约束力。
文件分类及编码规则
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
文件编码原则
文件编码原则1.文件标识文件的标识由以下5部分组成：1) 公司标识，只在文件左上贴公司Logo2) 文件名及编号，对应使用，应是唯一性，如“品质部表单：则 HF-QA-MR-0001”。
3) 版本标识，由“英文字母”+“数字”组成，用于确认文件的修改状态,如“A/1”。
4) 生效日期，应与文件“编写日期”和“修改日期”区分。
5) 页码，用于识别多页文件的完整性，如“第1页，共3页”。
2. 文件体系文件体系分为四层面：1) 公司质量手册（QM包含公司质量方针和质量目标）；2) 公共程序文件（QP）；3) 部门管理工作手册（不包含技术类文件）；4) 记录表单3. 文件编号规则1) 质量手册 HF-QM-文件序号2) 公共程序文件 HF-QP-文件序号3) 其他文件HF-部门代码-文件类别-文件序号文件序号（四位）文件类别（二位）部门代号（二或三位）其他文件如：部门管理手册，设计文件，工艺文件，公司标准，工作表单等等；4. 部门代号规定文控中心--- DCC 采购部--- PR 生产部 --- PO研发部/工程 ---RD 仓储部--- MW 品管部 --- QA业务部 ---SM 财务部--- FA 行政人事部--HR物控部---PMC5. 文件类别管理职责类-- FR 表单类-- MR 技术/标准/作业指导类—TS/IS/WI 特注： TS –技术图纸； IS–指规格/标准； WI –作业指导书6. 文件版本升级规则由A/0为第一版,修改后顺次为A/1，A/2，A/3，A/4，后为B/0 ……（即每改过4次后，英文字母有更改）备注：每份文件必须有编制、审核、批准项，在第一页或最后一页。
文件分类及编码规则-精选.pdf
表示 301 车间
302
表示 302 车间
303
表示 303 车间
601
表示 601 车间
602
表示 602 车间
701
表示 701 车间
702
表示 702 车间
801
表示 801 车间
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文件名称 文件级别
文件分类及编码规则
二级文件
生效日期
文件编号 SMF-A001001-01
001， 002，,, 到 999。
序号
分系统号 人事综合类 文件类型号
识别类别或车间 — G ××× + 顺序号 + 版本号
001
表示公司行政综合类
002
表示公司机构和人员类
010
表示行政人事部
011
表示仓储部
012
表示财务部
013
表示销售部
014
表示质量保证部
1
015
表示质量控制部
016
表示设备部
202
表示 202 车间
203
表示 203 车间
204
表示 204 车间
205
表示 201 车间
206
表示 206 车间
301
表示 301 车间
302
表示 302 车间
303
表示 303 车间
601
表示 601 车间
602
表示 602 车间
701
表示 701 车间
702
表示 702 车间
801
表示 801 车间
001
表示通用类
002
表示公用系统、设备管理类
文件分类及编码规则
文件分类及编码规则在日常工作和生活中，我们经常需要处理各种各样的文件。
为了方便管理和查找文件，对文件进行分类和编码是非常必要的。
下面是一些文件分类及编码规则的建议。
文件分类规则：1.根据文件性质分类可以根据文件的性质将其分类，比如财务文件、人事文件、行政文件、采购文件等。
这样可以方便在需要时快速找到相应的文件。
2.根据文件部门分类如果是在组织或公司中使用文件，可以根据文件所属的部门进行分类。
比如销售部门、研发部门、市场部门等。
这样可以方便各个部门管理自己的文件。
3.根据文件日期分类无论是哪种文件，都可以根据其创建日期或修改日期进行分类。
可以按照年份、月份、日期等进行分类管理，方便查找和归档。
4.根据文件重要性分类可以根据文件的重要性进行分类，将一些重要的文件单独归档。
比如合同文件、核心技术文件等，以便更好地保护和管理。
文件编码规则：1.使用数字与字母混合编码可以使用数字与字母的组合进行文件编码，比如A001、B002等。
数字可以代表文件分类，字母可以代表文件序号。
这样可以方便对文件进行排序和查找。
2.使用层次化编码可以使用层次化的编码结构，从大类到小类逐级编码。
比如001表示财务文件，001.001表示财务报表，001.002表示财务凭证等。
这样可以方便按照层级关系进行分类和查询。
3.使用关键词编码可以根据文件的关键词进行编码。
比如根据文件名称和内容中的关键词编码，比如报销申请、销售合同等。
这样可以方便根据关键词查找文件。
4.使用版本号编码对于经常需要修改的文件，可以使用版本号进行编码。
比如v1.0表示第一个版本，v2.0表示第二个版本。
这样可以方便追踪文件的修改历史。
总结：文件分类和编码规则可以根据具体情况进行调整和适应。
在实际应用中，可以根据组织或个人的需求进行灵活运用。
通过合理的文件分类和编码规则，可以提高文件管理的效率和准确性，减少查找和整理文件的时间成本，提高工作效率。
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审批及颁发：
分发：
文件再审记录：
一、目的
依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、围
适用于文件分类与编码管理。
三、职责
1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规
定。
四、术语
无
五、容
1 文件分类
1.1 一级文件:阐明公司某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：
a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码
2.1 文件分类编码应遵循以下原则：
2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
按照文件分类建立编码系统，由质量保证部建立公司管理文件的分类和编码系统。
2.1.2 准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦某文件终止使用，则该文件编码随即作废，不得再次使用。
2.1.3 可追踪性：可查询文件的演变历史。
2.1.4 识别性：文件的编码可反映出文件的文本和类别。
2.1.5 稳定性：任何人不得随意变动文件，若需变动，应经批准，并随之变更相关文件的编码。
2.1.6 相关一致性：文件一旦经过修订，必须给新的修订号，同时对其相关文件中出现的该文件编码进行修订。
2.1.7 发展性：考虑将来的发展及管理手段的改进。
2.2 全部文件均按编码管理，完整的公司文件编码系统格式如下：
- + 顺序号+ 版本号
2.2.1文件类型号
2.2.2 文件系统号
系统代号由一位英文字母组成，见下表：
2.2.3 分系统号
2.2.3.1 分系统号用以识别文件类别或车间，三位数字表示，从001，002， (999)
2.2.4 顺序号
为每个分系统从001，002，003，……开始的流水号。
2.2.5 版本号
全部文件均有版本号，首次制订文件为版本号01，首次修订版本号为02，再次修订版本号为03，依次递增。
2.2.6 补充说明
2.2.6.1 质量标准和检验方法
质量标准和检验方法可以是企业控标准，也可能涉及不同药典标准或者特定的客户标准，在标题里附注区分，如下列格式所示：
例：QS-C011***-01 【*****（CP2010）质量标准】
QS-C011***-01 【*****（for 客户名称）质量标准】
QS-C013***-01 【*****（工业）质量标准】
2.2.6.2 记录
成品、中间产品、原辅料的批检验记录的文件系统号、分系统号和顺序号共7位与对应的质量标准以及检验标准操作规程三者保持一致；对于包装材料、其他物品也应尽量保持一致，视实际情况具体编制。
2.2.6.3 验证文件
2.2.6.
3.1 设备验证DQ、IQ、OQ、PQ可分阶段进行，验证方案在文件编号后加“（DQ）、（IQ）、（OQ）、（PQ）”区分。
2.2.6.
3.2 验证报告与验证方案的顺序号一一对应；如相同型号的仪器、设备，可使用同一验证方案，验证报告在对应的验证报告顺序号后加“-1，-2，……”以示区别。
六、附录
无
七、相关文件
无
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八、参考文献
无
九、变更历史
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