专业学术会议的组织及其管理(ppt 53页)

以院内会议为例子，了解学术会议的召开过程
会前准备
一、科室选定 1. 科室状况； 2. 负责人； 3. 科室用药现状； 4. 竞争品种； 5. 预测会议效果
二，召开条件：
1. 原则上以新开户医院的目标科室为主，新开户医院一个 目标科室分别召开一次。对已开过科内会的应慎重对待， 不可出现在同一科室三番两次的开会而不上量，还机械 地申请科内会的现象。
全国性的学术会议一般由公司做计划，会议召开地办协助；区域 性会议一般由地区经理制定计划。同时，要考虑产品生命周期、费用 预算等因素。
一、 建立组织机构
确定要召开会议后，首先要建立组织机构。学术委员会 就是制定大会学术内容的核心组织。
择定会议主持（主席）、讲者、嘉宾、与会者会议主持 （主席）、讲者、嘉宾一定要提前半个月以上确定。要提前 与他们沟通会议主题，希望他们承担的工作。必要的时候要 帮助他们准备讲稿、幻灯片等。
根据选定会议专题，由经办办事处和公司讨论决定选择 各相关领域知名度、影响力高的专家，同时明确给特邀发言 人的待遇。
由于特邀发言人的邀请涉及经费问题，在会议前期预算 时就应考虑进这项支出并限定人数。如果会议是类似于逐年 召开的年会形式，同时还要参照以往的会议政策和惯例，考 虑特邀发言人的选择和给予的待遇标准。
4. 纪念品及讲课用具如幻灯机,幻灯片,教鞭等必须在会前 准备好。
会中要求
一，为了树立良好的公司和产品形象，讲课人在着装，仪态， 讲课安排等方面应该做好充分的准备：
六，资料和讲课准备：
1. 会议资料包括产品的宣传资料（彩页，散页）合理 配合，最好要有样品。
2. 可以单独复印本省，市，医院的临床用药经验文章， 尤其是本院医生的报告一定要复印分发。
3. 讲课人在开会前必须充分准备，产品部分可以由产品经 理或由地区经理，医药代表担任。产品经理讲课前必须 详细查询科院状况，用药情况以及会议目的，根据实际 情况调整讲课内容。
七、特邀发言安排
与特邀发言人反复沟通演讲的内容，以突出主题。
会议议程一定要提前交给他们，给他们充分的思考和准 备时间。整个学术会议要紧密围绕“产品很好”“很有价值” 这一主题。
可以通过大会主持来控制会议，比如当有人发表反对意 见的时候，可以适时打断，或转移话题。
我们一定要记住：我们是商人，不是学者。这不是欺骗， 因为没有一个产品是完美的，每一个产品都有他的价值。砒 霜知道吧？过去说它是毒药，今天呢？通过科学家研究，小 剂量的砒霜成为治疗白血病的王牌药。所以说，事物都是有 两面性的。我们开产品会议的目的是为了把产品的优势和价 值挖掘出来，而不是开产品批判大会。
如何开好学术会议？？？
什么是学术推广？ 学术推广活动是以学术会议为主要平台传播产品和企业信息，建立 和强化专家认知的一种有效的营销方式，是现阶段制药企业长远发展的
必由之路。 成功的学术推广会议兼有速效（快速传递医药信息），高效（同时 将信息传递给所有到会者），多效（即作为重点区域的用药起步，又是
在目标扩大用药的途径）的特点。 为一种事倍功半的推广形式。
学术会议分类
• 国家级学术会议 • 省级学术会议 • 地市级学术会议 • 院内推广会
国家级学术会议
国家级学术会议主要指由中华中医药学会、中华 医学会、中西医结合学会的风湿、骨伤、骨科等分会 召开的与公司主导产品相关的、全国专家参与的学术 活动。此类会议重在宣传主导产品，提升企业形象， 属于学术会议的最高级别。由公司总体组织和参与， 所在地办事处负责配合工作。
2. 医院已开户进药，门诊，病区，药房已布货完成，已确 定科室重要人员，目标医生按时到会，特殊情况下医院 负责人同意。
三，会前拜访沟通关键人物：
已经用药的关键人物： 扩大用药量的关键人物； 建立用药习惯的关键人物； 暂时对立的人物。 尤其是科主任，专家的产品知识的沟通，要重视专 家的口碑效应。
四，确定会议时间：
借助中华医学会的东风，顺风行船
在中华医学会骨科学会的带领和推动下，全国各省、市、 自治区等陆续成立骨科分会，推选德高望重，技术精湛，有 科研成就，改革创新的同志为带头人，定期召开学术交流会， 组织讲学班培养年轻医生，促使我国骨科专业不断发展，不 断前进。根据国内形势发展需要，学会还组织专家组举办了 各种专题讲学班和学术研讨会，如手外科、创伤、关节疾病、 骨肿瘤、脊柱疾患等等，内容丰富，既提高了学员的骨科基 础理论和技能，又交流了专业知识，深受广大学员的欢迎。 今后，中华医学会骨科学会将随着改革开放的步伐，继续努 力做好工作，带领全国骨科队伍，不断提高理论和临床技术， 赶超世界水平。
省级学术会议
省级学术会议是指由学会或者公司自主 举办的省内或者省间的与主导产品相关的学 术交流活动。省级学术会议是介于国家级和 地市级会议之间的类型。
地市级学术会议
地市级学术会议是指由地市学术组织举办的学 术会议或公司自主举办的地市级学术会议。对于此级 会议原则上由所在地经理全权负责会议的组织和细 节，区域总监督导具体工作，公司派员参加。
八、 布置会场
这需要酒店工程部和会务组的协助。一般不会有大纰漏， 主要是关注细节，比如名牌摆放、卫生状况、音响灯光调试、 投影、幕布、激光笔、纸笔摆放、室温调节、通风情况、签 到台设置等。签到台要整洁，需要摆放一盆鲜花，签到本要 精美，签到笔要书写流利，放“请赐名片”的卡座或盒子 （要精致）。
会场的布置一定要庄重而不花哨，POP、海报、易拉宝、 展示盒等装饰品不宜过多过密。另外，产品临床资料的准备 要充分，最好放在手提袋或文件夹内。
会议的支出包括： 出版和印刷费、交通和通信费、会场租用、设备及布置费、
食宿费、推广和宣传费、特邀讲者费、人力资本费、上交CCF 费用等。
一般会给举办方（学会）提供一定量资金支持（以参 会费的形式），具体数额可以与之协商，如果规定参会费用 数额的除外。
如在仅仅交纳参会费用的基础上未能达到我们预期的目 的或者我们希望借此机会加强于该学会、学会领导人员的关 系，可以考虑私下公关或者根据会议需要提出给予其他方面 进一步的支持。例如设置茶歇处、提供手提袋、会议纪念品、 纸杯等。
六、 制作并发放请柬。
建议使用公司印制的请柬，如果市场采购要注意档次和 品味。
请柬发放需要有策略，请到要请的人，还不得罪其他人。 基本的思路是“两利相权取其重，两害相权取其轻” 。
全国性会议可以根据医院大小、科室大小、专家地位等 指标从上往下排列。经办人员可以考虑包名额下达各地，由 专人负责确定。区域性的会议，可以把名额授权给科室领导， 由他们安排，但是要把主导思想告诉主任。
由于这些专家很多应酬，所以临时缺席是很有可 能的，要在会议前两天、当天再次确认，并要作好替 补准备。替补可以让他推荐，这样比较好。
注意收集相关信息。 EXE：某主任为省或市骨科（风湿）学会核心领 导，我们可以多从该处打听消息，获取第一手 资料。
二、制定学术日程框架
选定会议专题后，根据专题内容制定学术日程的框架， 这时的框架只是一个初步的时间安排（不包含具体发言人及 题目），使与会人员大致明确召开全体会议的时间，筹备会 议工作进度最晚的截至时间（绝对不能与大会正式日程冲 突）、如果先后或同时召开的几个分会及各专题会的时间及 人员要实现明确协调。
医生为什么要参加学术会议？？？
近年来,国内召开的专业学术会议从数量上和规模 上呈逐年上升的趋势就医务界来说,需要通过会议来接 受继续教育、获得学分、发表文章、与同行进行对面的 交流，从而提高业务水平，进而提升该学科队伍的整体
水平。而学术内容是会议的核心与关键，其好坏在很
大程度上决定一个会议的成功与否。
注意事项：
防止找错人（事前找准真正能负责此次会务的人） 交错钱（一般都设有会议专项的财务机构和人员） 获得空头承诺（考虑一下其可信、可行度）
做好防范措施，防止同一件事被承诺于多人，万不得 已，提前准备，捷足先登。
0、会前事
1、 目的与计划。开学术会议的目的是什么？这是首先要回答的 一个问题。
是为了广而告之？ 是为了促进医院开发？ 是为了促进医院或者药店进货？ 是为了带动二线医院的开发？ 是为了推广一个新的适应症？ 是为了上量？ 是为了进医保目录拉票？ 是为了造势？ 是为了纠正不良的影响？ 是为了答谢？……
九、迎宾和签到。
酒店或会场门口的迎宾人员和签到台工作人员尽可能 安排公司反应机敏，气质形象好的同志担当。
迎宾处最好有一名公司高层管理人员协助迎接，如果 是地区会议就是地区经理。
十、着装及会前自检。
男西女套。颜色以深色调为最佳。左胸别胸卡插入名 片或脖子上套胸牌都可。
从客人莅临酒店门口，到落座，从会议开始到散场， 做一想象，并现场模拟（角色扮演），看有没有不周之处。
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专业学术会议的组织与管理
下面以医学学术会议为例，按时间流程，就专业学 术会议内容的组织与管理做简要的介绍，希望能为会议 组织提供参考。
会议的承办单位负责会议各项具体工作的组织实施。
在组织、经济方面对学会主办的会议提供部分支持、但不 承担法律责任的单位称为“协办单位”。
仅在道义上支持学会主办的会议而不承担组织、经济和法Hale Waihona Puke 律方面的责任的单位称为 “支持单位”。
一般参加某学会举办的学术会议，我们都是以协办、 支持单位的身份出现。
各地具体参如学术会议的程序不一致，但是大致相同。 作为我们，主要是沟通沟通再沟通！争取以最小的代价换来 最为合算的结果。
五、给特邀发言人发邀请信
通常特邀发言人选定后，最好以面谈的方式接触，或者 通过电子邮件、电话等非正式的方式与其联系之后，以集团 公司的名义给特邀发言人发正式邀请信，信中说明希望其发 言的题目范围、时间长度，随后再面谈。告知其待遇标准以 及相应的要求。应当注意，知名专家日程安排都很紧，应当 尽早发邀请，确保实现既定目标。