记录性公文

写作要要的概念
会议纪要是“适用于记载、传达会议 情 况和议定事项”的公文。一般比较重要的 会议都要制作纪要。
会议纪要和会议记录的区别
会议纪要以会议记录为基础和依 据，表现会议的主要内容。会议记录则 是如实记录，即有闻必录。
会议记录只作为机关单位内部存 查使用的文书，不对外公布，会议纪要 则在一定范围内公布传达，作为正式行 政公文使用。
Xx市公安局（印）
二〇〇八年四月二十日
意见的概念
• 意见是“适用于对重要问题提出见解和 处理办法”的公文。
• 意见既可以作上行文，也可以作平行文 和下行文。
意见的分类
• 指导性意见、建议性意见、协商性意见 • 1.指导性意见：是上级机关为解决某个重要问题， 对下级机关提出的工作原则、具体措施与执行要 求的意见。（具有行政约束力） • 2.建议性意见：是下级机关向上级机关提出改进、 推动某项工作或解决某个问题的思路、设想、建 议，供上级机关决策时参考的意见。 • 3.协商性意见：是平行机关和不相隶属机关间为 了协调工作、一机关主动向另一机关协商事项的 意见。
意见的写作要求
• 1．上级机关采用意见可以表明主张，做出计 划，阐明处理问题的办法和要求；下级机关可 以提出工作见解和建议；平行机关可以提出供 对方参考的意见。 • 2．撰写意见的原因一般要写得有概括性， 说 清楚撰写意见的重要性。 • 3．意见的见解和事项，要围绕核心问题，采 用夹叙夹议的方式，分条陈述。即提出分问题， 再阐述解决问题的办法。所述办法要求具体、 可行。
协商、记录性公文
协商、记录性公文
•函 • 意见 • 会议纪要
函
函的概念
函是“适用于不相隶属机关相互商 洽工作，询问和答复问题，请求批准和 答复审批事项”的公文。
函的分类
１、商洽函：指用于不相隶属机关之间相互商 洽工作或事项时使用的函 。 ２、问答函：指不相隶属机关之间互相询问、 答复有关问题时使用。询问函和答复函互相 对应。 ３、请批、批答函：不相隶属机关之间请求批 准和答复审批事项的函。是一组对应函。
• 适用于篇幅较长的专项会议纪要，需站 在会议的高度，综合会议意见，以其内 在联系和逻辑关系归纳成几个方面，分 项写出并冠以合适的小标题。
发言式（记录摘要式）
• 适用于多部门负责人的座谈会、专题研 讨会等，这种写法是对会议纪录的摘要 整理。
结尾
• 提出希望， “会议希望”、“会议呼 吁”、“会议号召”、“会议要求” • 对会议评价或向主持单位致谢等 • 秃尾
会议记录
定义
开会时，随着会议实际过程记录下 来的原始情况和具体内容。
作用
• • • • 凭证作用 素材作用 文件作用 档案作用
会议纪录的写法
• 会议记录的结构是：标题+基本情况+主 体
• 标题：会议名称+文种 《北京市党外人士座谈会纪录》 《办公会议记录》
•
基本情况
１、时间：包括年、月、日、时 ２、地点：尽量具体 ３、主席或主持人：姓名、职务 ４、出席者：姓名、职务。人数较多的会， 一般只写出席人数 ５、缺席人：姓名、原因 ６、列席人：（单位）姓名、职务 ７、记录人：姓名、职务
会议事项
• 会议事项要求陈述会议的主要精神、讨 论具体问题、交流的经验、提出的意见、 领导的指示、今后的任务与决定事项等。
• 概述式 • 条款式 • 发言式
概述式（新闻式）
• 适用于办公等日常工作例会的纪要写作， 内容包括会议进行程序、会议议题、讨 论意见、决定事项等依次写出。
条款式（分类标项式）
8．分发
会签
• 由多个单位联合行文时应履行会签手续。
• 会签者应着重审核与本机关或本部门工 作有关的条文。如有不同意见应在会签 栏阐明观点，若修改太大，牵头单位应 召集联合发文的单位协商解决。
收文办理
1．签收 4．拟办 7．催办 2．登记 5．批办 3．审核 6．承办
必须送批的文件
• 上级机关主送本机关需要贯彻落实的文件。 • 本机关所属业务部门及下级机关主送的请示性 文件。 • 同级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复 的文件。 • 涉及到本机关几个业务部门工作的文件。 • 对本机关职能工作有重大安排或变更的法规性 文件。
归档文件整理
• 归档文件整理是将归档文件以件为单位 进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
归档文件的条件
• 标题：发文机关+事由+文种 《××省人民政府关于要求免税进口救灾物资的函》 如是批答函则为发文机关+表态用语+事由+文种 《文化部关于同意举办2008年北京国际艺术博览会的 复函》 • 发文字号： 由机关代字+函+年号+顺序号组成。 如：京政函【××××】×号 • 主送机关 只能有一个，即直接的致发机关
结语
商洽函：上述要求，请予函复； 祈请函复，请予大力协助为盼； 如蒙慨允，不胜感激。 问答函：希予协助；请即函告；特此函询，请复 请批函：请予批准；请予协助解决；盼复 来函：为荷；为盼；为要；是荷； 敬请函复；盼予复函； 特此函达，盼蒙允诺 复函：此复；特此函复；特此函告
××市卫生局关于 拟录用高校硕士毕业生的函
• 判断下列公文能否用函行文： • 1、河北省安全厅拟录用×××等××名同志 为国家公务员，请河北省人事厅批准。 • 2、××市地震局回复防灾科技学院向其派遣 实习生的要求。 • 3、防灾科技学院向国家地震局请求增加拨款。 × • 4、广州市人民政府向国家体育总局申请承办 第七届全国运动会。
函的写法
×卫函〔2009〕15号
市人事局： 根据市委组织部、市人事局《关于2009年市级 机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知》精神，我 们对拟录用到我局机关工作的高校硕士毕业生按规定 程序进行了考试、审查。经研究，拟录用高校硕士毕 业生4人。 当否，请审批。 附件：录用审批材料（4件） 二○○九年三月二十日
• 修改： 关于商请xx商厦准备经保工作经验材料的函
Xx市商业局： 经市综合治理办公室同意，我局准备于12月下 旬召开全市经保工作经验交流会。据悉，贵局xx商 厦狠抓安全保卫工作，取得了突出的成绩，拟请该 商厦在会上介绍加强内部防范工作的宝贵经验。如 蒙同意，恳请通知该单位，于12月中旬将经验介绍 材料报送我局x处秘书科为盼。
•
主体
１、会议议题 ２、讨论发言（会议内容）
一般按照会议的进程顺序完成。包括 主持人讲话、与会者发言和会议讨论情 况、会议解决的问题等。 ３、决议
会议结束，记录完了，另起一行写 上“散会”或“结束”，并记录时间。
会议记录完成后，一般要由主席 （或主持人）和记录人分别在正文的右 下方签名，以示负责。
写法
• 标题 （１）会议名称＋纪要 如：《××学会第×届年会纪要》 《××学院行政工作会议纪要》 （２）发文机关+事由+文种 如：《广西壮族自治区人民政府关于2002年第三季度防范特大安 全事故工作的会议纪要》 （３）事由+文种 如：《关于研究今年农产品收购资金问题的会议纪要》
（４）正副标题法：正标题突出会议主旨、意义，副标题交代会 议名称、文种。 如： 《同舟共济度难关，坚定信心保平安——全省财政会议纪要》
• 发文字号：为完全式 • 主送机关：一般不写主送机关 • 成文日期 （1）写于标题下 ××××年×月×日××××会议通过 （2）写于文末 • 抄送机关：需要抄送各与会机关，和需 要知道会议情况的机关。
正文
１、会议概况 ２、会议事项 ３、结尾
会议概况
包括会议召开的目的、指导思想或依 据、会议时间、地点、会议名称、支持单 位、与会代表、主要议程、主要收获及对 会议的总评价。 “参加了”、“出席了”、“介绍 了”、“传达了”
要求：及时、准确、安全。
公文的稿本
• 1．文稿 （1）草稿—原始稿件，按形成先后次序可以 分为“初稿”、“二稿”、“三稿”或讨论 稿、征求意见稿和修改稿等。草稿不具备正 式文件的效用。 （2）定稿—是经过修改后，经审核、签发、 复核或经过正式会议讨论通过，或经上级机 关批准后的最后定型的稿件。
• 2.文本 定稿印制后形成的种样本，可分为正本、副本、存本、试 行本、暂行本、修订本等六类。 • 正本：根据定稿印制的用作向外发出的正式文本。 • 副本：发送给抄送机关的文件或复制出的文件刊登于报刊的， 都可以视为副本。 • 存本：发文机关留存的印刷本。 • 试行本：主要用于法规性文件，是法规性文件的一种特殊形 式。试行本在试行期间同样具有法定效用。 • 暂行本：暂行本也主要用于法规性文件。在制发机关认为一 时还来不及制定详细周密的规定时，先发一个暂行的文件执 行。在暂行期间具有同等的法定效用。 • 修订本：修订本是指已经发布生效的文件，在实行一段时间 以后，进行进一步修订后再行发布使用的文本。修订本具有 法定效用。
种类
１、办公会议纪要 又称日常行政工作会议纪要。各机关、团体、企事业单位的领 导人和有关部门负责人定期召开的研究日常工作的办公会议形成的 纪要。其作用是为机关单位工作的开展提供实在的指导和具体的依 据。 ２、专项会议纪要 各机关、团体、企事业单位的领导人主持召开的研究某一方面 或某一专门工作会议形成的纪要。 ３、座谈会议纪要 为解决某个主要问题，召集某些有代表性的人员参加，通过座 谈会讨论，形成比较一致的意见，然后将会议情况和讨论的问题加 以概括、整理而形成的书面材料。
• 写作要求 (1)公函是平行文公文，文辞不能像私人函 件那样随意，要具有公文的庄重，又有礼貌。 (2)去函要求一函一事，便于对方尽速办理 与答复。
说明下面函的写法是否恰当： 关于请xx商厦准备经保工作经验材料的函 Xx市商业局： 你局xx商厦狠抓安全保卫工作，成绩突出。经市综合治理办 公室同意，我局准备于12月中旬召开全市经保工作经验交流会， 请xx商厦在会上介绍加强内部防范工作的经验。请速通知该单位 ，于12月中旬将此材料报送我局x处秘书科。 此致 敬礼！ Xx市公安局（印） 二〇〇八年四月二十日