秘书综合实训：为上司进行电话预约
1 配合时间表总
C
O N
2 分辨轻重缓急
T
E N
3 酌留弹性
T
S
4 处理好变更
配合时间表总
序号
内容
1 上司快要下班的时候
2 上司出差刚回来
3 节假日过后上司刚刚上班
4 上司连续召开重要会议或活动
5 上司的身体状况不是太好的时候
6
如果安排了这次会谈,上司进入下一项 预定的工作的时间将十分紧迫
预测领导的质疑，能快速做出反馈，随时回复。 汇报内容要简明扼要。服从领导的指示
分辨轻重缓急
分辨轻重缓急
要将最重要的、急需办理的事项放在前面。
酌留弹性
处理好变更
处理好变更 的约会
确定下次约会的具体时间、地点， 通知对方、说明理由、主动道歉
谢谢观看
秘书实训案例
实训一秘书礼仪职业情景：新力公司是一家大型的、产品具高科技含量的保健品公司，创建于1990年。
它是在一个只有一百多人的乡镇企业的基础上建起来的，经过十几年的发展，目前在全国保健品市场上已占有很大的份额，在全国各地有一百多个营销窗口，配备了一万多名市场营销人员，产品畅销全国各大城市及东南亚国家和地区。
三月的一天，窗外春光明媚，但新力公司的会议室里却充满了凝重、严肃的气氛。
会前，总经理李丰给大家讲了这样一件事，事情是这样的……“肃静的会议室里，公司与德方的谈判即将进行，双方将就今后的合作达成协议，这是公司向国外扩大销售市场的又一重要举措。
谈判开始后，大家发现坐在李总一旁的薛秘书穿着非常休闲：一件胸前印有图案的T恤衫，蓝色的牛仔裤，白色的旅游鞋。
负责送茶水的助理秘书更是花枝招展，耳环闪闪发光，手镯晃来晃去，高跟鞋叮叮作响。
每当她进来送水，会谈不得不停歇片刻。
外国客人通过翻译开了个玩笑：“李总，最好让这位漂亮小姐参加选美去。
”外商的话，是赞美还是讥讽?李总把问题留给了大家。
会场先是一阵沉默，接着大家展开了热烈的讨论。
经过讨论，大家一致认为，公司在这几年的发展中，在提高产品的科技含量，保证产品的质量、功效，科技队伍的建设上都下过大力气，也曾在拓展营销渠道上动过脑筋，公司始终走的是一条持续向上发展的道路。
但从这件事看来，随着公司规模的迅速扩大，职员自身的素质并未随之跟上，因此要加强职员的岗前培训，特别是对职员内在素质的开发培养一定要抓紧。
要为公司的可持续发展积蓄力量，必须提高员工素质，否则企业就没有发展的后劲。
会议最后决定：从现在起到2004年，用两年的时间，对所有在职员工进行轮训，轮训期间，要特别加强对职工、特别是管理人员的个人礼仪的训练和要求，要牢固树立“公司荣我荣，公司衰我衰”的意识，改变穿衣服是个人私事的思想。
轮训后，除了对应该掌握的技能进行考核外，还要使职员在个人素养方面有大的改观。
会议还决定：今后几年，每年举行一次职工个人形象设计大赛，并进行奖励。
秘书接待情景模拟
秘书接待情景模拟题目：对同时到达的客人的接待及转达【实训步骤】1．讨论重点: 秘书在接待同时到达的客人时要注意什么?上司正在办公室会客或开会时秘书应如何转达？名片如何使用？（自制名片）2．写出脚本：包含具体的工作步骤、注意事项及相关礼仪要求。
3．情景演示：请四位同学分别扮演秘书王燕、李经理、陈经理、江总经理、客户（同学客串），演示如何处理以下场景。
【实训情景】一天早晨，江总经理正在办公室内接待一位客户，一位预约的客人李经理刚到，另一位客人陈经理却由于急事来到公司，要求马上见到江总经理。
讨论重点：1、秘书在接待同时到达的客人时要注意的事项及相关礼仪：（1）当有客人进门时，应及时放下手中的工作，立即起立、面带微笑、目视客人，并说：“您好！请进”，问清客人的来由。
（2）语言要热情周到，恰当地运用姿体语言。
（3）顾及同时来访双方的感受，不能让语前者在“后来者居上”的感觉，也不能让后者有要长时间等待的焦急心理。
（4）带领客人进入会议室时，应走在客人的右前侧或左前侧，距客人不得超过1米的距离，而且要不时地回头与客户友好交谈；（5）待客入座之后，再去泡茶，在给客人送茶时应双手递茶并说：“您请用茶”，还要随时注意客人茶杯里是否有茶，及时添加茶水，对于吸烟的客人要准备好烟灰缸；2、上司正在办公室会客或开会时秘书的转达：（1）会客时可借用送茶或添茶的时机向上司转达的方式，可写小纸条或在领导耳边轻声的汇报。
如果是公司的紧要事情也可直接请领导离开。
3、名片的使用：（1）来访者、男性、身份低者先向被访者、女性、身份高者递多名片，而后者在接到名片后应回赠自己的名片。
（2）双手食指和拇指执名片的两角，经文字正向对方，一边自我介绍一边递过名片。
对方递过来的名片，应该用双手接过，以示尊重和礼节。
如果差不多同时递过名片，自己的应从对方的稍下方递过去，同时以左手接过对方的名片。
角色：秘书王燕：### 李经理：### 陈经理：### 江总：###客户：###王秘书：你好！请问您有什么是需要帮忙吗？李经理：你好！我是昨天打电话和你们江总经理预约见面的李经理，这是我的名片。
模块六秘书实务综合实训[59页]
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5
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正在办公室接听一个公务电话，这 时，办公室先后进来两位客人，一 位是已经预约的，一位还未预约。 林秘书的接待技巧使几位客人都颇 为满意。 办公室主任孙莉要求林秘书制作下 周工作计划表，下发到各部门，并 挂在公司内网上。
6
林秘书落实总经理布置的工作
3
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考察团来访期间，林秘书协助领导做 好接待服务工作。
扮酷的小李面试不过
06
总经理面试成功胜出
通过场景演练，总结出应聘技巧：充分准备；仪态端庄；随机应变；职业修养；正确定位。
实训任务
01
任务1：文书写作
每位学完成3 份文稿：《招聘启事》、 《求职信》、《个人简历》。
02
任务2：案例分析
以小组为团队，每组制作一份案例 分析报告；派代表登台讲演，时间 不超过8分钟。
秘书理论与实务
THEORY AND PRACTICE OF SECRETARY
模块六 秘书实务综合培训
模块导读
秘书实务“知易行难”。本模块紧密结合现代企业对秘 书人员的职业素质能力要求，通过行动导向项目实施教学 模式，指导学生深刻领悟秘书职业所需要的素质和能力， 要求学生在实训项目实施过程中具有职业意识，进入职业 角色，在职业岗位上能够运用秘书实务的理论知识准确地 教学模式 办事、办文、办会，知行合一，具有理性分析并解决问题
小李
应聘 AB 公司 S 市分公司宣传企划部 经理助理
案例背景
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地位背景
AB公司是中国最大的品 牌羽绒服生产商，主要 从事自有羽绒服品牌的 开发和管理。
业务发展
02
STEP 企业精神
面对诸多的外界挑战， AB 坚 持 在 三 十 多 年 的 创业过程中形成的“不 怕困难、不怕委屈、自 强不息、追求卓越、敢 于创新、永争第一”的 企业精神，实现了集团 整体持续、稳定、健康 发展。
秘书专业综合实训报告
一、实训背景随着我国经济的快速发展，企业对秘书人才的需求日益增长。
为了提高学生的实际操作能力，培养具备高素质、高技能的秘书人才，我校特组织了为期两周的秘书专业综合实训。
本次实训旨在让学生在实践中巩固理论知识，提高动手、动口、动脑能力，培养良好的职业素养。
二、实训内容1. 实训模块一：日常接待与沟通（1）实训内容：模拟接待客人，包括电话接听、预约安排、引见、送别等环节。
（2）实训目的：使学生掌握接待工作的基本流程和技巧，提高沟通能力。
2. 实训模块二：文书处理与档案管理（1）实训内容：模拟文书起草、审核、印发等环节，以及档案的收集、整理、归档等工作。
（2）实训目的：使学生熟悉文书处理流程，掌握档案管理方法，提高文字功底。
3. 实训模块三：会议组织与协调（1）实训内容：模拟会议筹备、召开、总结等环节，包括会场布置、资料准备、参会人员管理等。
（2）实训目的：使学生掌握会议组织与协调技巧，提高组织管理能力。
4. 实训模块四：办公自动化（1）实训内容：学习办公自动化软件的使用，如Word、Excel、PowerPoint等。
（2）实训目的：使学生掌握办公自动化软件的应用，提高工作效率。
5. 实训模块五：企业见习（1）实训内容：到企业进行实地见习，了解企业文化和岗位设置。
（2）实训目的：使学生了解企业运作模式，提高职业素养。
三、实训过程1. 实训前期准备（1）制定实训计划，明确实训目标和内容。
（2）邀请企业专家和教师进行授课，讲解秘书工作相关知识和技能。
2. 实训实施（1）按照实训模块进行分组，每个小组完成相应实训任务。
（2）教师对学生的实训过程进行指导和评价，及时发现问题并进行纠正。
3. 实训总结（1）学生撰写实训报告，总结实训收获和体会。
（2）组织学生进行成果展示，分享实训经验。
四、实训收获1. 提高了动手、动口、动脑能力，掌握了秘书工作的基本技能。
2. 培养了良好的职业素养，增强了团队合作意识。
3. 拓宽了视野，了解了企业运作模式和市场需求。
2023年6月秘书实训总结
2023年6月秘书实训总结一、实训目标与任务作为2023年6月的秘书实训，我的目标是通过实践提升自己的秘书能力，熟悉日常工作流程，掌握办公软件的使用，并提供高效的支持和协助，完成所负责的任务。
我的任务主要包括：1. 日常文件的整理和归档：负责收集、整理和归档各类文件，确保信息储备完整、准确，并能随时方便地检索；2. 会议和行程安排：协助领导安排会议和行程，包括会议室预订、邀请函发放、资料准备等；3. 材料的准备与发布：负责会议、培训等活动的材料准备和发布，确保内容的准确性和及时性；4. 办公设备和用品的管理：负责办公设备和用品的采购、发放和维护，保障正常的工作需求；5. 来访接待与协调：负责来访客人的接待工作，并协调各部门间的配合事宜；6. 其他临时安排：根据领导的要求及时处理各种临时事务，保证工作的顺利进行。
二、实训过程与心得体会在实训期间，我通过积极参与各项工作，不断实践和思考，逐渐提升了自己的秘书能力，并在实际操作中获得了很多宝贵的经验。
首先，在文件整理和归档方面，我意识到细心和耐心的重要性。
每一份文件都需要细心阅读和整理，确保信息的准确性和文件的完整性。
此外，我还学会了建立有效的文件分类和标签系统，以便于日后的检索和利用。
在实践中，我发现及时处理和回复邮件的能力对于提高工作效率和职业形象非常重要。
其次，在会议和行程安排方面，我学会了灵活应对不同的需求和变化，比如在紧急情况下调整会议时间或地点。
我还提高了沟通协调的能力，与不同的人合作，确保相关事宜顺利进行。
第三，在材料准备和发布方面，我学会了使用各种办公软件，比如Word和Excel，掌握了制作和编辑文档、表格和幻灯片的技巧。
我还积极学习和参与团队中的其他专业人员，不断提升自己的专业知识和能力。
此外，我还学会了如何高效地处理日常事务，比如办公设备和用品的管理，维护工作环境的整洁和舒适。
我还积极与来访客人沟通和交流，提供周到的服务，树立了良好的印象和形象。
秘书日常接待工作_实训报告
秘书日常接待工作实训报告一、实训题目：秘书日常工作接待二、实训成员：1.班组： 08新闻班08组2.组长：李大保3.组员：欧阳雪松李翔周爽马志远陈文波陈龙王涛三、演练的场景介绍本组演练的是场景三:一位和公司有多年交情的李经理，作为商务代表，约好了今天十点钟来公司，洽谈有关收购公司的事宜，现在他提前十分钟来到了公司，秘书却告知他，要推迟约见，请演示秘书接待的情景。
四、训练计划1.角色分配: 李大保饰武汉尚潮服饰公司（李）总经理王涛饰武汉尚潮服饰公司总经理秘书周爽饰武汉尚潮服饰公司人事部经理马志远饰武汉东京热时尚服饰公司总经理欧阳雪松饰武汉东京热时尚服饰公司前台秘书李翔饰武汉东京热时尚服饰公司销售部经理陈龙饰武汉东京热时尚服饰公司人事部经理陈文波饰武汉东京热时尚服饰公司公关部经理2.道具准备：茶杯若干、茶水、公司宣传图册、会议室、接待室桌椅若干3.服装：工作人员要穿整套的工作装，注意着装方面的礼仪。
衣服切忌过于新潮，化妆切忌过于浓艳，着装打扮要大方得体。
五、演练过程时间：2010年3月13日下午时间地点：武汉东京热时尚服饰公司场景演练：武汉东京热时尚服饰公司前台上午九点五十，武汉尚潮服饰公司李总经理及其秘书小王、人事部经理周总应约来到武汉东京热时尚服饰公司秘书欧阳（微笑）：您好，请问我能为您做些什么吗？小王（李总秘书）：您好，我们是武汉尚潮服饰公司的，这是我们李总（手指引着王总的方向），这位是我们公司人事部经理，我们王总与贵公司马总是多年的朋友了，今天代表我公司应约来与贵公司商讨有关合作事宜。
秘书欧阳：好的，稍等，我查看一下；（等片刻）不好意思，是这样的，我们马总与您预约的时间是十点，但是由于临时有事情，正在于公司的几位负责人开会，所以请各位先到接待室稍坐片刻，等会议结束，我马上带你们去见马总。
李总：好的，不客气（虽秘书进入接待室坐下）秘书欧阳：递水，（然后递上公司的宣传图册），王总，这是我们公司的宣传图册，您可以稍微看一下。
项目16秘书综合能力实训
任务二
处理办公事务
知识要点
9．页码设置 （1）打开页眉/页脚视图，点击插入页码按钮，将页码 插入（此时所有的页码是连续编号的）； （2）切换到页面视图，在需要从1计数的页面上插入连 续分节符（插入—分隔符—分节符—连续）； （3）再次换到页眉/页脚视图，点击设置页码格式按钮， 将页码编排-起始页码设置为1。
任务二
任务实施
处理办公事务
通过模拟情景演练，能够熟练掌握： 1．WORD软件的使用及一些技巧 2．签发办公用品的程序和要求 3．秘书对电脑上尚未完成的文件的处理
工作目标
工作时 间
20分 钟
用WORD软件写通知：1．会议通知的格式 2．使用WORD做表格时应注意的事项
工作提示 领用办公物品： 1．办理的手续 2．需要使用的表格
对其他组员的 表演评价 工作心（问题 与收获）
任务二
任务评估
姓名 组长
处理办公事务
任务名称 小组成员分工名单 小组编号 标准分值 20分 80分 10分 10分 10分 10分 10分 10分 10分 10分 小组中一部分 同学进行情景 演练时，另外 同学打分，最 后由实训组长 综合打分 得分 备 注
任务二
处理办公事务
知识要点
1．三种方法去掉页眉那条横线 （1）在页眉中，在“格式”－“边框和底纹”中设置 表格和边框为“无”，应用于“段落”； （2）同上，把边框的颜色设置为白色； （3）在“样式”栏里把“页眉”换成“正文”，替换 时在前引号前加上一个空格。
任务二
处理办公事务
知识要点
2．插入日期和时间的快捷键 Alt+Shift+D：当前日期；Alt+Shift+T：当前时间 3．将字体快速改为上标或下标的方法 选定你要下标的字，然后在英文状态下按住Ctr，再按一 下Backspace旁的+/=的键，就可以了。上标只要在按Ctr 的同时也按住Shift。 4．让Word表格快速一分为二 将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ctr+Shift +Enter”组合键。这时表格中间就自动插入一个空行，一 个表格就一分为二了。
秘书工作综合实训
秘书工作实训期末考核作业姓名：瞿聪班级：文秘学号：0906010115二○一一年一月二日目录1、关于南京永刚集团申请加入中国钢铁生产协会的申请的请示 (6)2、中国钢铁生产协会关于南京永刚集团申请加入钢铁生产协会的批复 (8)3、关于会员单位成立大会的会议筹备方案 (10)4、关于南京永刚集团加入中国钢铁生产协会揭牌仪式的会议通知 (21)5、中国钢铁生产协会会员单位成立大会邀请函 (22)6、欢迎词 (23)7、南京永刚集团加入中国钢铁生产协会揭牌仪式的日程安排表 (24)8、关于接待中国钢铁生产协会相关人员的方案 (25)9、关于永刚集团加入钢铁生产协会揭牌仪式的活动经费预算 (27)10、签到表格 (29)一、实训背景南京永刚集团要申请成为中国钢铁生产协会会员单位。
在经中国钢铁生产协会同意后，该集团拟在近期召开会员单位成立大会。
届时将邀请国内知名的不锈钢研究专家谭平教授到会授牌，并邀请省内兄弟公司负责人参加会议。
二、实训内容南京永刚集团召开中国钢铁生产协会会员单位成立大会，会期2天，第一天分会成立大会、嘉宾致辞、授牌仪式、文艺演出等，第二天上午参观该集团的不锈钢生产基地，下午返程。
请根据实际情况模拟以下几个场景：场景一：2010年12月25日，南京永刚集团总经理吴良正把秘书李雪叫到办公室，让李雪给中国钢铁生产协会拟写一份关于加入中国钢铁生产协会成为会员单位的请示，拟写好后拿给他审核。
再以中国钢铁生产协会的名义发一份同意该集团成为会员单位的批复。
场景二：2011年3月25日上午，总经理吴良正把秘书李雪叫到办公室，告诉她会员单位成立大会的主要内容、时间和地点，并向她强调此次会议的重要性，让她尽快写好会议筹备方案，以便各部门早做好准备。
同时，还让李秘书为他准备一份正式开会时的欢迎词，发言时间不超过3分钟。
请拟制一份会议计划和一份总经理发言稿。
场景三：3月26号，李秘书将拟好的会议筹备方案交给吴总，吴总看过后认为可行在会议计划上签字批准。
秘书综合实训教程
任务三 有效的管理日常事务 一、任务描述
1．明确秘书办公室工作的基本内容和职责范围。 2．掌握办公室典型工作的规律和方法。 3．熟练运用办公室工作方法来解决实际问题。 4．不断提高日常工作的效率和质量。
二、任务分析 三、相关知识
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四、技能训练
训练一：写出办公室事务秘书日常工作的基本内 容和职责范围，明确自己的角色定位和职权范围。 训练二：概括出办公室事务秘书日常工作中带有 典型性的工作内容、任务，并借助以往的知识， 归纳整理出工作环节、程序等。 训练三：通过讨论、研究，将办公室的典型性工 作的工作程序、流程，制作为流程图。
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四、技能训练
训练一：有人认为：“面试后没有必要再写感谢信，尤 其是感觉自己没有被录用的可能的时候，是多此一举。” 你是怎么认识这个问题的？ 建议：可以与有过面试经历的朋友来交流，多听取他们 的意见和感受。 训练二：通过讨论，请你与大家一起研究一下常用的沟 通方式的不同特点。 建议：运用对比的方式，针对各种沟通方式，在使用优 势与不足、使用的条件以及注意事项等方面，提出你的 看法。 训练三：请你根据自己收集的信息，再例举出其它面试 后沟通的方法。 建议：我们所介绍的沟通方式是有限的，需要你不断去 学习和发现，寻找最恰当的沟通方式。
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五、任务成果展示 六、学习评估
自我评价 他 人 评价 教 师 评价 任务完成小结
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任务六 面试后的有效沟通
一、任务描述
1．明确面试后沟通的重要性。 2．掌握不同的沟通方式。 3．能够正确运用恰当的方式与招聘单位沟通。 4．让面试后的有效沟通成为建立良好人际关系 的起点。
二、任务分析 三、相关知识
训练三：设计符合个人特点的简历模式
秘书专业暑假实训报告书
一、实训概述实训时间：2023年7月10日—2023年8月10日实训地点：XX公司行政部实训目的：1. 将所学的秘书专业知识与实际工作相结合，提高实际操作能力。
2. 了解企业行政工作的流程和规范，培养职业素养。
3. 增强团队协作能力，提升沟通与协调能力。
二、实训内容1. 文字处理与办公软件应用- 掌握Word、Excel、PowerPoint等办公软件的基本操作。
- 熟练运用Word进行各类文档的编辑、排版和打印。
- 利用Excel进行数据统计、图表制作和公式应用。
- 学习PowerPoint制作演示文稿，掌握演示技巧。
2. 接待与电话礼仪- 学习接待客人、处理电话的基本礼仪和技巧。
- 了解企业访客登记、接待流程和注意事项。
- 学会处理各种突发状况，保持良好的职业形象。
3. 会议组织与记录- 学习会议筹备、组织、记录和总结的流程。
- 熟练运用会议记录技巧，准确记录会议内容。
- 学会制作会议纪要，并按照要求进行分发和存档。
4. 文件管理- 学习企业文件管理制度，了解文件分类、归档和检索方法。
- 学会使用档案管理系统，提高文件管理效率。
5. 资料收集与整理- 学习资料收集的方法和技巧，提高信息搜集能力。
- 学会整理各类资料，为领导提供决策依据。
三、实训过程1. 实习初期- 通过参观公司各部门，了解企业文化和行政工作环境。
- 与部门领导、同事沟通交流，熟悉工作流程和职责。
2. 实习中期- 参与公司各类会议，学习会议筹备和组织技巧。
- 协助处理日常行政事务，如文件收发、资料整理等。
- 学习使用办公软件，提高工作效率。
3. 实习后期- 独立完成工作任务，如撰写报告、整理会议纪要等。
- 总结实习经验，撰写实习报告。
四、实训收获1. 知识与技能- 熟练掌握了办公软件的基本操作，提高了工作效率。
- 学会了接待、电话礼仪和会议组织与记录技巧。
- 提高了资料收集与整理能力，为领导提供决策依据。
2. 职业素养- 培养了良好的职业形象和职业道德。