档案管理制度 PPT
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幼儿园档案管理ppt课件
永久/30/10年
第三类：保健档案归档范围和保管期限 保健档案是幼儿园卫生保健管理和卫生保 健工作中形成的，具有保存价值的，并按一定 归档制度集中保管起来的文字、图表、簿册、 声像、实物等文件材料。
30/10年
第四类：声像档案归档范围和保管期限 声像档案是幼儿园采用电视、录像、照相、录音、 幻灯以及电子计算机等现代化方式和手段进行教学、 教研、开展各项工作等形成的不同形式的档案，不同 载体的文件材料。 主要包括： 照片、光盘、录音带、录相带、幻灯片、 影视胶片、缩微胶片……
1.幼儿园管理卷内目录 2.幼儿园管理案卷目录 3.教学档案卷内目录 4.教学档案案卷目录 5.保健档案卷内目录 6.保健档案案卷目录 7.教师业务档案卷内目录 8.教师业务档案案卷目录 9.声像档案目录 10.实物档案目录
蓝色字案卷目录集 中装订成册，供检 查人员翻阅。
档案案卷目录
卷 号 题 名 日期 页数 保管 备注 期限
（五）业务档案的编号
1. 按年度考核标准的排列顺序编号。 如(A-B-C1)(A-B-C2)
2. 页号位置：单页的右上侧。
（六）业务档案的装订
1. 业务档案的装订（除教师个人业务档案外） （1） 归档材料按册装订，一般以每项活动 材料为一册。 （2） 装订的位置在材料的左侧。 （3） 装订的要求：所有档案统一。 （4） 封面设计统一、字号统一。
（三）关于卫生保健管理
1. 保健工作计划、总结、规章制度 （30年） 2. 幼儿预防接种完成情况（10年） 3. 幼儿营养膳食计算表、营养分析材料 （10年） 4．幼儿体检、晨检记录表（10年） 5．幼儿身高、视力、牙齿检查汇总表 （10年） 6．班级被褥洗涤晾晒、紫外线消毒记录（10年） 7．本园保健人员资格证书、体检证等 （10年） 8．本园炊事人员资格证书、全年体检证（10年）
机关档案管理规定PPT幻灯片课件
档案库房面积应当满足机关档案法定存放年 限需要，使用面积按（档案存量 年增长量×存 放年限）×60m²/万卷（或10万件）测算。档案 数量少于2500卷（或25000件）的，档案库房面 积按15m²测算。
整理用房、展览用房、档案数字化用房、服 务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。
2024/3/12
求的部门或个人，向机关提出处理建议。
2024/3/12
10
第二章 机构和人员
▪ 第十一条 机关通过政府购买服务方式辅助实 现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服 务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力 和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指 导和检查。
▪ 机关档案业务社会化服务限于档案整理、传 统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识 别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会 化服务应当符合《档案服务外包工作规范》 （DA/T68）规定。
文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满 足长期保存需求的记录载体和记录方式。
归档文件材料应当真实、准确、系统，文件 材料组件齐全、内容完整。
2024/3/12
23
第四章 管理要求
▪ 第二十七条 机关文书或业务部门应当及时收 集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保 管。下列文件材料应当纳入收集范围。
2024/3/12ຫໍສະໝຸດ 19第三章 基础设施
求的基础设施设备。智能库房管理基础设 施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、 消防报警、安全防范、视频监控等系统集 成管理以及其他智能管理需要。档案数字 化、电子文件及电子档案管理基础设施设 备应当符合本规定第五章要求。
县级或形成档案数量较少的机关按照本 规定第十九条至第二十二条配备基础设施 设备的，应当满足温湿度调控、消防、安 防和信息化工作的基本需求。
整理用房、展览用房、档案数字化用房、服 务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。
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求的部门或个人，向机关提出处理建议。
2024/3/12
10
第二章 机构和人员
▪ 第十一条 机关通过政府购买服务方式辅助实 现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服 务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力 和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指 导和检查。
▪ 机关档案业务社会化服务限于档案整理、传 统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识 别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会 化服务应当符合《档案服务外包工作规范》 （DA/T68）规定。
文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满 足长期保存需求的记录载体和记录方式。
归档文件材料应当真实、准确、系统，文件 材料组件齐全、内容完整。
2024/3/12
23
第四章 管理要求
▪ 第二十七条 机关文书或业务部门应当及时收 集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保 管。下列文件材料应当纳入收集范围。
2024/3/12ຫໍສະໝຸດ 19第三章 基础设施
求的基础设施设备。智能库房管理基础设 施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、 消防报警、安全防范、视频监控等系统集 成管理以及其他智能管理需要。档案数字 化、电子文件及电子档案管理基础设施设 备应当符合本规定第五章要求。
县级或形成档案数量较少的机关按照本 规定第十九条至第二十二条配备基础设施 设备的，应当满足温湿度调控、消防、安 防和信息化工作的基本需求。
档案管理培训课件PPT(共-51张)全文
6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
企业档案管理管理ppt
Page 37
（三）档案的利用
凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行 查阅审批手续，严禁擅自复制，利用者应严 格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
凡未经公布的统计数字，未做结论的内部 调配、考察、评议，不宜公开的方针政策规 定，个人隐私等档案，应做内部管理不得擅 自扩散。
Page 38
篇末分享
一个象样的人家都有一本家谱，一个具有 长远发展能力的企业不可能不具有齐全完整 的档案资料。
Page 5
电子文件&电子档案
电子档案是具有保存价值的归档电子文 件和相应元数据、背景信息和支持软 件。
——《企业档案工作规范》
Page 6
企业档案构成类型
Page 7
企业档案业务流程及方式
Page 8
认知企业档案管理 企业档案管理的必要性 公司档案管理制度简介
Page 9
企业档案管理的必要性
（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续1）
日常积累 在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反 映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工 作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或 指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的 顺序集中留存下来。
Page 22
（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续2）
——《档案工作基本术语》
企业档案是企业在研发、生产、经营和 管理活动中形成的具有保存价值的各种 形式的文件。 ——《企业档案工作规范》
Page 4
电子文件&电子档案
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在 处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、 传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》
（三）档案的利用
凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行 查阅审批手续，严禁擅自复制，利用者应严 格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
凡未经公布的统计数字，未做结论的内部 调配、考察、评议，不宜公开的方针政策规 定，个人隐私等档案，应做内部管理不得擅 自扩散。
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篇末分享
一个象样的人家都有一本家谱，一个具有 长远发展能力的企业不可能不具有齐全完整 的档案资料。
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电子文件&电子档案
电子档案是具有保存价值的归档电子文 件和相应元数据、背景信息和支持软 件。
——《企业档案工作规范》
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企业档案构成类型
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企业档案业务流程及方式
Page 8
认知企业档案管理 企业档案管理的必要性 公司档案管理制度简介
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企业档案管理的必要性
（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续1）
日常积累 在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反 映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工 作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或 指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的 顺序集中留存下来。
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（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续2）
——《档案工作基本术语》
企业档案是企业在研发、生产、经营和 管理活动中形成的具有保存价值的各种 形式的文件。 ——《企业档案工作规范》
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电子文件&电子档案
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在 处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、 传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》
档案管理培训ppt课件(完整版)pdf
档案管理培训 ppt课件(完整 版)pdf
2024/1/26
1
目 录
2024/1/26
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案保管与利用 • 档案信息化建设 • 档案管理法规与标准 • 档案管理实务操作
2
2024/1/26
01
CATALOGUE
档案管理概述
3
档案的定义与分类
档案的定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在社会活动中形成的具 有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。
2024/1/26
18
档案利用的方式与手续
档案利用的方式
提供借阅、复印、扫描、拍照等多种利用方式，满足不同需求。
2024/1/26
档案利用的手续
申请者需填写档案利用申请表，经审批后方可获取所需档案。同时，需遵守档案室的借 阅规定和保密要求。
19
档案安全与保护
档案安全
建立健全的档案安全管理制度，加强档 案室的安全防范工作，确保档案实体和 信息安全。
档案鉴定与销毁
了解档案鉴定和销毁的程序和标准，正确处理档案的保存与销毁问 题，确保档案的安全和有效利用。
34
档案保管与利用实务操作
1 2
档案保管的原则和要求
遵循档案保管的原则，确保档案的完整、安全和 有效利用。掌握档案库房管理、档案保护技术等 知识，提高档案保管水平。
档案检索与利用
熟悉档案检索工具和方法，提高档案检索效率。 了解档案利用的规定和程序，正确处理档案利用 中的各种问题。
数据库管理
2024/1/26
制定数据库管理规范，明确数据库管理员的职责和权限。
27
档案数据库建设与管理
2024/1/26
1
目 录
2024/1/26
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案保管与利用 • 档案信息化建设 • 档案管理法规与标准 • 档案管理实务操作
2
2024/1/26
01
CATALOGUE
档案管理概述
3
档案的定义与分类
档案的定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在社会活动中形成的具 有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。
2024/1/26
18
档案利用的方式与手续
档案利用的方式
提供借阅、复印、扫描、拍照等多种利用方式，满足不同需求。
2024/1/26
档案利用的手续
申请者需填写档案利用申请表，经审批后方可获取所需档案。同时，需遵守档案室的借 阅规定和保密要求。
19
档案安全与保护
档案安全
建立健全的档案安全管理制度，加强档 案室的安全防范工作，确保档案实体和 信息安全。
档案鉴定与销毁
了解档案鉴定和销毁的程序和标准，正确处理档案的保存与销毁问 题，确保档案的安全和有效利用。
34
档案保管与利用实务操作
1 2
档案保管的原则和要求
遵循档案保管的原则，确保档案的完整、安全和 有效利用。掌握档案库房管理、档案保护技术等 知识，提高档案保管水平。
档案检索与利用
熟悉档案检索工具和方法，提高档案检索效率。 了解档案利用的规定和程序，正确处理档案利用 中的各种问题。
数据库管理
2024/1/26
制定数据库管理规范，明确数据库管理员的职责和权限。
27
档案数据库建设与管理
人事档案管理ppt课件
人事档案管理工作概述
• 人事档案管理工作内容
5、统计制度 人事档案统计的内容主要有以下几项： ①人事档案的数量 ②人事档案材料收集补充情况 ③档案整理情况 ④档案保管情况 ⑤档案利用情况 ⑥档案室设备情况 ⑦人事档案工作人员情况
人事档案管理工作规范化制度
档案清单
人事档案利用制度范例
1
10
2 员工培训档案管理细则规范
档案转出记录表 9
3 员工人事档案管理细则范例
档案查询申请表 8
4 文书立卷归档制度范例
管理人才储备表 7
5 声像档案管理办法范例
6 员工档案表
人事档案管理工作规范化制度
• 人事档案利用制度范例
（一）目的 第一条 建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。 第二条 建立人事档案利用制度是为了给档案管理提供规章依据。 （二）人事档案利用方式 第三条 人事档案利用方式 1、设立阅览室 2、借出使用 3、出具证明材料 （三）人事档案利用的手续 1、查阅的手续 2、外借的手续 3、出具证明材料的手续
人事档案管理工作概述
• 人事档案管理工作内容
3、转递制度 这是关于档案转移投递的制度。程序如下： ①取出应转走的档案 ②在档案底账上注销 ③填写《转递人事档案材料的通知单》 ④按发文要求包装、密封 在转递中应遵循保密原则，一般通过机要转通，不能交本人自带。 4、保卫保密制度 ①对于较大企业，一般要设专人负责档案保管，应齐备必要的存档设备 ②档案室有必要的防火、防潮器材 ③档案室、档案柜保持清洁，不专放无关物品 ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合 ⑤无关人员不得进入档案室，档案室严禁吸烟 ⑥离开时关灯关窗，锁门
2、检查核对制度 检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案本身进行检查，如查看有无霉烂，虫 蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检测，如查看库房门窗是否完好，有无 其他存放错误等。 下列情况下也要进行检查： ①突发事件，如被盗、遗失或水灾火灾之后 ②对某些档案发生疑问，如不能确定某份材料是否丢失 ③发生损害之后，如发生材料霉变、发现的了虫蛀等
2024版档案管理培训ppt课件
据。
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
档案管理课件六档案工作的原则机构与管理制度第
三、档案科研、教育、宣传、出版机构
档案科研机构：包括各级各类档案科研 所和群众性学术团体
档案教育机构 ：包括档案大中专学校和 培训中心
档案宣传、出版机构 ：档案专业报刊和 中国档案出版社
四、档案行政管理机构
档案行政管理机构是党和国家领导、监督、 指导和检查档案工作的管理机构，它的职 能是对档案馆、档案室的业务工作进行管 理。
党政档案统一管理，这是中国档案工作的特点， 全世界仅此一家。前苏联也是党政档案分开管理。 1959年以前，我国的档案工作也是党政档案分开 管理，后来才高度集中在一起。
优点是：首先，党政档案都是在贯彻党的路线、 方针、政策中产生的，有着密切的联系，统一管 理便于利用；其次，党和政府的档案工作在管理 原则、制度和方法上没有多大差别，统一管理， 力量集中，指导统一，党政档案工作统一设置机 构，符合精简原则。
（三）档案室的类型
1.普通档案室 2.科技档案室 3.音像档案室 4.人事档案室 5.综合档案室 6.联合档案室
二、档案馆
档案馆是集中管理规定范围内形成的具 有长远保存价值的档案的机构，是科学 研究和各方面工作利用档案史料的中心。
（一）档案馆的性质
1.是科学文化事业性质的机构 。 （1）从管理对象来看，管理的是历史上政
3.是科学研究和各方面利用档案史料的中心。 档案馆不仅肩负着科学管理档案的重任，而且致 力于社会化的服务工作，它是一个面向社会的开 放系统，它要为社会的各个方面、各个层次提供 档案信息服务，是各方面利用档案史料的中心。
（二）档案馆的地位
档案馆是我国档案工作组织体系中的重要业务系 统，是档案事业的主体，居于主导地位。这是因 为： 第一，档案馆集中保存了大量有长远保存价值的 档案，这是档案工作的物质基础 。 第二，档案馆在人员配备、工作条件、管理手段、 经费设备、档案开发利用方面，比其他档案机构 有明显优势。 第三，档案馆工作集中体现了档案工作的成果， 反映了档案工作水平。
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档案编号
构成 示例
全宗号
年度
业务号
分类号
案卷号
【YX】-【2015】——【CB】——【ZB】———【YX-001】
公司简称 字母 例如：院
线
资料归档 年度
成本
招标
部门简称字母 -流水号 例如：营销001
释义
固定不变
按归档 年度
固定不变
目标成本： MBCB
供方：GF 招标：ZB 直接委托：ZJWT 零星采购：LXCG 紧急采购：JJCG 变更：BG 合同：HT 结算：JS
原件
备注
8 | Copyright © 2010
二、归档资料及要求
序号 01 02 03
04
9 | Copyright © 2010
类别 封面 审批资料 结算报告
结算依据
结算档案目录
名称
备注
结算资料封面
工程结算审批表
二审结算报告（工程结算造价确认书、结算编制说明、结算汇总 表、结算明细表） 一审结算报告（工程结算造价确认书、结算编制说明、结算汇总 表、结算明细表）
类别
人员
权责
成本部经办
成本负责人
对成本档案审核并负全责 目标成本由本人保管，不得泄露
经办人
整理资料、移交行政部前保管
业务部门经办
业务负责人 经办人
成本参与人
审核并负全责 整理资料、移交至成本参与人 督办、审核、接收、移交行政部 前保管
后期档案借阅、销毁执行文化集团人力行政相关制度规定
相关文件指引： 文化集团管理制度《成本管理-档案管理》、《文化集团管理制度 《行政管理-管理制度》、细则9《成本档案管理办法》
4、考察照片
备注:适用于线下采购
5 | Copyright © 2010
二、归档资料及要求
招标档案目录
序 号
工作节点
归档资料
备注
1
招标计划、招标 小组
审批OA
1、审批OA；
2、合格供方审批OA
2
入 围 单 位 、 招 标 3、投标邀请函、投标承诺函
文件
4、招标文件
除OA流程，其他 为原件
5、招标文件领取登记表
档案管理制度
档案管理
主题娱乐成本部 2017年9月
目录
一、归档类别、期限及密级
二、归档资料及要求
三、归档时限
四、档案整理
五、档案移交及权责
一、归档类别、期限及密级
类别
保管期限
目标成本
固定资产、车辆、大型设备仪器、工
程建设中大宗物资采购
工程承包、监理、设计、勘察、测绘、
采购、合同、补
造价、咨询、代理、检测
5、商务标评审（商务标评分表、标函分析）
除OA流程，其他 为原件
6、清标（审批OA、清标问卷回复）
7、定标（综合评分表、定标审批表、审批OA）
8、中标通知书、感谢函
备注:适用于线下采购
6 | Copyright © 2010
二、归档资料及要求
直接委托档案目录
序 号
工作节点
1 直委计划、小组成员
归档资料
充协议
经营、设计、策划等技术密集型服务
永久 永久 永久 30年
其他
10年
变更
10年
结算
10年
3 | Copyright © 2010
供方
10年
等级
绝密 秘密
秘密 秘密 秘密 秘密 秘密 公开
二、归档资料及要求
根据《文化集团成本档案管理办法》，保管文档内容应涵盖所有工作节点、 所有流程附件，对应各类管理目录进行存档。 存档要求： 采用招采平台的供方、招标资料不需线下存档； 审批OA存打印件； 会签、盖章类资料存原件。
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三、归档资料及要求
供方档案目录
序 号
工作节点
1 供方评审小组
审批OA
归档资料
备注
2 资格预审文件 3 资料评审
4 考察阶段
1、审批OA 2、资格预审文件
盖章原件
1、资格预审文件评审表 2、资格预审申请文件
原件
1、考察计划审批OA 23评、 、分考现汇察场总计考表划察手评册分（表如、有供）方评定意见表、考原察件照片存电子版，其他为
四、档案整理
规则 形式
要求
• 组卷：按项目组卷。
• 编号：规则固定，编号唯一。
• 装盒：成件不拆、零散线装、页码必编
• 成卷：封皮、卷内目录、基本资料
• 纸质文件：
• 归档文件禁止使用金属物装订 • 新组卷的档案的案卷厚度小于40mm
• 特殊载体：
• 案卷内不应有重份文件，不同载体的文件分别组卷 • 光盘与纸质版文件同步 • 目录中注明光盘存放位置或索引号，将光盘另存光盘档
工程结算资料交接单
原件 原件 原件 原件
开工报告（如有） 竣工验收表/合同履约完成证明资料 变更签证（包括审批单、确认单及相关附件）（如有）
原件
原件，依据合同 约定验收条件执
行
原件
设备材料进场验收单/退货单（如有）
复印件
甲方出具的无相关索赔的证明文件（如有）
原件
用于结算的图纸（要求为乙方单位、相关经办部门、成本部签字）
流水号按时间 顺序
档案组卷
档案组卷
一盒即一卷
按项目组卷
文件办理时限较长，在保证完整情况下按项目组卷。 例：供方、招标、结算资料。
归档模式
纸质、扫描或电子版本
档案装盒
成件不拆 胶装文本不再拆开另行装订
零散线装
页码必编 所有文件自“1”开始顺序编页
档案成卷
封皮
档 案 目 录
基 本 信 息
五、档案移交及权责
审批OA 直委比价发出文件
2 直接委托申请及合同审批
审批OA 合格供方相关OA 直委报价文件
直委拆封记录
谈判会议纪要
直委价格依据
备注:适用于线上及线下采购
备注 除OA流程，其他为原件
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二、归档资料及要求
序 号
工作节点
1 合同/补充协议签订
合同档案目录
归档资料
1. 审批OA 2. 合同/补充协议文件 3. 谈判记录（如有）
6、图纸及技术标准、要求移交OA（如有）
3 招标答疑1、审批OFra bibliotek 2、投标质疑文件 3、答疑回复文件
除OA流程，其他 为原件
1、回标（回标记录表）
4 评、定标
2、开标（技术标开标记录表、商务标开标记录表）
3、初评（初步评审审批表、符合性和完整性评审意见表）
4、技术标评审（技术标评审表、答辩打分表、样品评审 及技术标汇总表）
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原件，可单独装 盒
竣工图纸（如有）
原件，可单独装 盒
合同及补充协议
原件
招标文件、答疑文件、清标文件
复印件/电子版
合同合作单位上报的结算资料
原件
三、归档时限
采购
类别
目标成本 供方资料
招标 直接委托 零星、紧急采购 合同 变更 结算
时限
签批完成当天 审批完成一周内 定标完成一周内 审批完成一周内 签批完成一周内 合同签订一周内 签批完成一周内 签批完成一周内
档案编号
构成 示例
全宗号
年度
业务号
分类号
案卷号
【YX】-【2015】——【CB】——【ZB】———【YX-001】
公司简称 字母 例如：院
线
资料归档 年度
成本
招标
部门简称字母 -流水号 例如：营销001
释义
固定不变
按归档 年度
固定不变
目标成本： MBCB
供方：GF 招标：ZB 直接委托：ZJWT 零星采购：LXCG 紧急采购：JJCG 变更：BG 合同：HT 结算：JS
原件
备注
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二、归档资料及要求
序号 01 02 03
04
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类别 封面 审批资料 结算报告
结算依据
结算档案目录
名称
备注
结算资料封面
工程结算审批表
二审结算报告（工程结算造价确认书、结算编制说明、结算汇总 表、结算明细表） 一审结算报告（工程结算造价确认书、结算编制说明、结算汇总 表、结算明细表）
类别
人员
权责
成本部经办
成本负责人
对成本档案审核并负全责 目标成本由本人保管，不得泄露
经办人
整理资料、移交行政部前保管
业务部门经办
业务负责人 经办人
成本参与人
审核并负全责 整理资料、移交至成本参与人 督办、审核、接收、移交行政部 前保管
后期档案借阅、销毁执行文化集团人力行政相关制度规定
相关文件指引： 文化集团管理制度《成本管理-档案管理》、《文化集团管理制度 《行政管理-管理制度》、细则9《成本档案管理办法》
4、考察照片
备注:适用于线下采购
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二、归档资料及要求
招标档案目录
序 号
工作节点
归档资料
备注
1
招标计划、招标 小组
审批OA
1、审批OA；
2、合格供方审批OA
2
入 围 单 位 、 招 标 3、投标邀请函、投标承诺函
文件
4、招标文件
除OA流程，其他 为原件
5、招标文件领取登记表
档案管理制度
档案管理
主题娱乐成本部 2017年9月
目录
一、归档类别、期限及密级
二、归档资料及要求
三、归档时限
四、档案整理
五、档案移交及权责
一、归档类别、期限及密级
类别
保管期限
目标成本
固定资产、车辆、大型设备仪器、工
程建设中大宗物资采购
工程承包、监理、设计、勘察、测绘、
采购、合同、补
造价、咨询、代理、检测
5、商务标评审（商务标评分表、标函分析）
除OA流程，其他 为原件
6、清标（审批OA、清标问卷回复）
7、定标（综合评分表、定标审批表、审批OA）
8、中标通知书、感谢函
备注:适用于线下采购
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二、归档资料及要求
直接委托档案目录
序 号
工作节点
1 直委计划、小组成员
归档资料
充协议
经营、设计、策划等技术密集型服务
永久 永久 永久 30年
其他
10年
变更
10年
结算
10年
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供方
10年
等级
绝密 秘密
秘密 秘密 秘密 秘密 秘密 公开
二、归档资料及要求
根据《文化集团成本档案管理办法》，保管文档内容应涵盖所有工作节点、 所有流程附件，对应各类管理目录进行存档。 存档要求： 采用招采平台的供方、招标资料不需线下存档； 审批OA存打印件； 会签、盖章类资料存原件。
4 | Copyright © 2010
三、归档资料及要求
供方档案目录
序 号
工作节点
1 供方评审小组
审批OA
归档资料
备注
2 资格预审文件 3 资料评审
4 考察阶段
1、审批OA 2、资格预审文件
盖章原件
1、资格预审文件评审表 2、资格预审申请文件
原件
1、考察计划审批OA 23评、 、分考现汇察场总计考表划察手评册分（表如、有供）方评定意见表、考原察件照片存电子版，其他为
四、档案整理
规则 形式
要求
• 组卷：按项目组卷。
• 编号：规则固定，编号唯一。
• 装盒：成件不拆、零散线装、页码必编
• 成卷：封皮、卷内目录、基本资料
• 纸质文件：
• 归档文件禁止使用金属物装订 • 新组卷的档案的案卷厚度小于40mm
• 特殊载体：
• 案卷内不应有重份文件，不同载体的文件分别组卷 • 光盘与纸质版文件同步 • 目录中注明光盘存放位置或索引号，将光盘另存光盘档
工程结算资料交接单
原件 原件 原件 原件
开工报告（如有） 竣工验收表/合同履约完成证明资料 变更签证（包括审批单、确认单及相关附件）（如有）
原件
原件，依据合同 约定验收条件执
行
原件
设备材料进场验收单/退货单（如有）
复印件
甲方出具的无相关索赔的证明文件（如有）
原件
用于结算的图纸（要求为乙方单位、相关经办部门、成本部签字）
流水号按时间 顺序
档案组卷
档案组卷
一盒即一卷
按项目组卷
文件办理时限较长，在保证完整情况下按项目组卷。 例：供方、招标、结算资料。
归档模式
纸质、扫描或电子版本
档案装盒
成件不拆 胶装文本不再拆开另行装订
零散线装
页码必编 所有文件自“1”开始顺序编页
档案成卷
封皮
档 案 目 录
基 本 信 息
五、档案移交及权责
审批OA 直委比价发出文件
2 直接委托申请及合同审批
审批OA 合格供方相关OA 直委报价文件
直委拆封记录
谈判会议纪要
直委价格依据
备注:适用于线上及线下采购
备注 除OA流程，其他为原件
7 | Copyright © 2010
二、归档资料及要求
序 号
工作节点
1 合同/补充协议签订
合同档案目录
归档资料
1. 审批OA 2. 合同/补充协议文件 3. 谈判记录（如有）
6、图纸及技术标准、要求移交OA（如有）
3 招标答疑1、审批OFra bibliotek 2、投标质疑文件 3、答疑回复文件
除OA流程，其他 为原件
1、回标（回标记录表）
4 评、定标
2、开标（技术标开标记录表、商务标开标记录表）
3、初评（初步评审审批表、符合性和完整性评审意见表）
4、技术标评审（技术标评审表、答辩打分表、样品评审 及技术标汇总表）
www.alcatel-luc结en束
原件，可单独装 盒
竣工图纸（如有）
原件，可单独装 盒
合同及补充协议
原件
招标文件、答疑文件、清标文件
复印件/电子版
合同合作单位上报的结算资料
原件
三、归档时限
采购
类别
目标成本 供方资料
招标 直接委托 零星、紧急采购 合同 变更 结算
时限
签批完成当天 审批完成一周内 定标完成一周内 审批完成一周内 签批完成一周内 合同签订一周内 签批完成一周内 签批完成一周内