第一章商务秘书概论
商务秘书概论最终版
商务秘书概论1．商务秘书的涵义商务秘书是在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处理各类商业性事物的秘书人员，是秘书队伍中的一个重要类型。
2．商务秘书工作的特征：商务化特征；从属性特征；机要性特征；被动性特征；事务性特征；女性化特征。
3．商务秘书工作内容：撰拟于办理商务文书；办理会务；调查研究；协调工作；商务接洽。
4．商务秘书工作的基本原则：准确周密的原则；迅速及时原则；安全保密原则；精简务实原则。
5.商务秘书的政治素质（1）道德素质：秘书的道德素质主要是指在思想意识和道德品质方面的自我教育，教育的过程是在心灵深处反省、检查，不断吐故纳新的过程。
1)道德修养素质：最根本的是要树立正确的人生观和价值观，树立全心全意为人民服务的观念，要有集体主义团队精神，克服利己主义和拜金主义意识；2)道德情感素质：培养高尚而强烈的道德情感，对于和谐与领导、同事、客户的关系，创造良好的工作气氛，具有重要意义。
（2）职业修养：职业修养是人们在一定的职业活动中的行为规范。
商务秘书的职业修养是规定商务秘书在职业活动中的行为规范。
①忠于职守，热爱本职；②服从领导，当好参谋；③谦和待人，热情服务；④遵纪守法，廉洁奉公；⑤埋头苦干，敬业奉献；⑥谦虚谨慎，办事公道；⑦恪守信用，严守机密；⑧实事求是，勇于创新6．情商，智商，工作能力的关系（1）情商简称EQ，是美国哈佛大学心理学系教授丹尼尔〃戈尔曼在1995年出版的《情感智力》一书中提到的。
指的是良好的道德情操，是乐观幽默的品性，是面对并克服困难的勇气，是自我激励、自信、持之以恒的韧性，是同情、理解和关心他人的善良，是善于与他人相处并能把握自己和他人情感的能力等。
情商是通往成功的必备素质，丹尼尔〃戈尔曼认为个人的成功智商优劣占20%，情商优劣占80%。
（2）智商，简称IQ，是科学测定智力所获得的数据，用以表示智力水平的高低。
计算方式如下：IQ（智商）=MA（智力年龄）/MA（实际年龄）*1007.处理好与领导的关系应遵守的原则：服从而不盲从的原则；尊重而不庸俗的原则；主动工作而不“越位”的原则。
第1章秘书实务概论
【本章学习目标】
1．掌握秘书的基本概念及分类。 2．了解秘书这一职业的起源、现状及发展趋势。 3．掌握秘书实务的基本概念、主要内容及特点。
1.1.1 什么是秘书 秘书的概念有狭义和广义之分。
从狭义上讲，秘书是从事办公室程序性工作、 协助上司处理政务及日常事务并为决策及实 施提供服务的人员。
2. 现代秘书职业的诞生
中华民国临时政府实行总统制，下设秘书处，设秘书长一 人，秘书若干，职责包括：草拟各种文件、批答各方面来 的公文函件，处理总统府日常事务，向总统提出有益于国 计民生的建议等。中国真正意义上的现代秘书职业也由此 诞生。
3. 现代秘书职业的发展趋势
现代秘书职业的发展趋势具有智能化、国际化、 信息化、综合化的特点。
【案例2】
2013年11月底，有关部门在工作中发现，多家网站刊登1 份机密级国家秘密文件。经查，2013年11月中旬，某政府 机关有关领导干部秘书牛某，在参加某涉密会议时，向文 件保管人员邱某索要1份机密级会议材料。邱某明知牛某 不在知悉范围内，但考虑其为秘书，不好得罪他，违规将 会议材料交给对方。当晚，同事赵某给牛某发微信，打听 会议信息。牛某未经考虑，直接将会议材料拍照发送过去， 被赵某转发微信群，造成泄密。事件发生后，有关部门给 予牛某开除党籍、开除公职处分，给予赵某开除公职处分， 给予邱某行政记大过处分。
c类秘书负责为上司接打电话、接待客人、 收发邮件等工作，属于低级秘书；
d类秘书则主要负责办公用品管理、安检、
卫生等行政后勤工作，被称为“前台”和
“文员”更为妥当。
图1-1
1.1.3 现代秘书职业的产生背景和发展趋势
1. 古代秘书职业的源起与发展
商务秘书实务第一章
电话去问一问是否顺利。（积极主动）
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案例分析
一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼 的信，信是一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘 书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这 样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往 来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间的 一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于 众！信的内容大致是这样，经理命令秘书立即将 信打印寄走。 假设你就是这位秘书，对于经理的命令，你会怎 么做？
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案例分析
于雪一家私营煤矿老总的秘书。该矿的规模虽然 很大，但在安全生产方面存在许多隐患；对于这些隐 患，老总总是抱着侥幸的心理。这天，老总得到消息， 说有关部门要组织安全生产大检查，于是，老总让于 雪赶紧准备一套材料应付检查理？现在于雪有这么 几种选择： a、好，我马上就办。 b、老板，这种技术性很强的资料我不会做，你还是 找别人吧！ c、老总，这事关重大，最好实是求地汇报；对于安 全隐患，我们尽快整改。否则，一旦出事，后果不 堪设想。 d、当面什么也不说，背后写匿名信给有关安监部门。 e、表面上答应，但就是拖着不办！
思考：此案例中穆兰违背了哪些职业道德？
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分析
一、她在交给汪经理机票的时候，应该提醒他马
上把机票放进公文包。(忠于职守）
事实上，很多时候秘书需要负责整理上司出差的公文包， 包括把所需文件清点好放进去，以及检查各种证件是否带 齐。
二、答应别人的事应该办到。即使是休息的日子，
作为秘书，也要让上司随时能找到自己。更何况 她知道那天是汪经理出发的日子。（守信）
思考：这案例说明了商务秘书工作具有什么特点？
秘书学秘书概论
秘书学秘书概论 Final approval draft on November 22, 2020目录第一章秘书概论第二章秘书简史第三章秘书部门第四章秘书人员第五章辅助决策第六章日常工作第七章会务工作第八章公文处理第九章秘书写作第十一章信息调研第十二章其他事务电化教学（写作大学网站、幻灯片、全国秘书上岗证教材：信息调研、接待工作、协调等）讲课的作用：教学目的：科学秘书：感受体验；古今大千世界焦点；本原和理论及其微妙关系；大秘书（世界秘书、哲学秘书）：视野：历史学哲学心理学政治经济学人才学……现实国际人物事件关系生命化秘书学：自我简介：秘书实际（感受、利害、人心）。
网站写作。
生命艺术：高层次；人格感召；生命对生命的高级活动，提高，教育，感化；第一章秘书概论前言说明文教科书体系中国文明文化的独特、悠久、从无中断。
文字是不大变化的空间文字。
因此是最好的科学对象。
一起学习。
有利之处是几年个人秘书经历；非身历不知其奥妙和滋味。
不利之处是干事不知干人。
让大家起码懂行一些，免得变成杨修。
三国最惨的秘书。
最成功的秘书是司马懿。
日本美国等秘书下场可悲。
《大灾大干，夺回产量一半》。
“伴君如伴虎”。
张良适时进言。
清流谏臣的可悲和自傲——置领导于输理一方。
秘书与人事。
官僚资产阶级（集团）阶层。
一、社会意义当官(吏)学、登龙术、包括公务员（秘书是接近领导的公务员）（一）我国社会及政治的特点“秘书社会”/“秘书政治”：有权就是一切的社会舆论和中国中央集权制的政治社会（与欧洲纷争至今各自独立国家的比较）。
唯一的商代，几千年的农代。
人类社会发展的要素是生产力,核心要素是生产工具：各阶段与工具。
秦始皇统一为官僚集权制“官吏社会”。
中国历史曲线：商代姜太公——周“农代”——吕不韦商人从政意与愿违地建立小农经济集权制社会——汉刘邦与兄长——明——清——“文革”毛泽东农民意识——邓小平领导进入市场经济“新商朝”。
姜太公（古代最成功秘书）的个体户经商生涯失败对商业社会的仇恨，建立小农经济社会井田制。
商务秘书学
商务秘书学第一章绪论P1 商务秘书学，是一门专业秘书学·····属于具象学科的范畴。
P1 抽象学科，往往偏重·····从而上升为理论。
P1 协助领导处理商业性活动的秘书人员都属于商务秘书的范畴。
P2 商务秘书是在市场经济····决策辅助性工作。
P3 于是就有了“小臣”，这便有我国。
实施办事职能。
P4 所谓“时断”，是指掌握。
是指选择贸易对象。
P5 “伙计”这一群体主要负责储运。
和会计业务等。
P5 最早论述工商企业秘书职能。
亨利·发约尔。
P5 公务秘书和商务秘书是两大主要群体。
P5～P6 所谓公务秘书，是指····他们是属于国家官员的范畴。
P8 提出了秘书工作的两大职能：。
事务性和被动性。
P8 商务秘书要成为一种。
二是现代规模商业的形成。
P9 例如国际秘书联合会对秘书的定义····并且在所给予的权利范围内作出决定。
P11 我国原有秘书主题出现了一分为三的状况。
在数量上急剧减少。
P12 商务秘书工作，是辅助企业领导····一项重要工作。
P12 商业组织结构的发展。
二是商业企业化组织结构时期。
P13 商业公司是由一些在商品流通中。
的一种经济实体。
P14 有商业公司进一步发展。
三是松散型企业联合体。
P15 人类历史发展中。
以许多新技术成就所综合形成的。
P16 大体以三个层次的形式分别表现出来：1、2、3P17 现代商务秘书的整体功能可以分列为六大系统：（一）、（二）、（三）、（四）、（五）、（六）P18 商业现代化包括两个方面。
商业企业管理的现代化。
P18 所谓商业企业管理现代化·····在合理运转中创造最佳经济效益。
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按其责任的大小和能力素质的高低划分（2）
再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。其工 作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。 如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集 资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的 时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监 督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、 纵向的各种关系，辅助决策。
第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外 秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不 可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有 的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我 认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千 元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者 你自以为是，盲目抬高身价等等。
最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书 科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决 策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向 横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群 体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。
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二、商务秘书工作
1、商务活动的特点 交易性 利益性 竞争性
智能化：专业技能、人际关系技能、理 念分析技能
专业化：术业有专攻、行业细分 复合化：多种知识和技能的组合 社会化：国际化、统一化 女性化：女性在管理中整体地位的提升
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第二节商务秘书的素质要求与行为规范
商务秘书的职业道德 商务秘书的知识结构 商务秘书的能力素质
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、
辅助决策的调查研究工作等。 10
《秘书学概论》思考题答案-第一章
《秘书学概论》思考题答案-第一章《秘书学概论》第一章思考题参考答案本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第一章的思考题参考答案。
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（CQ资料）秘书学,秘书学概论,第章,思考题,参考答案1. 什么是秘书？《辞海》对秘书的定义是什么？定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此基础上，再对秘书这一概念的内涵进行定义。
应从三个方面考虑问题：一是秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边；二是秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务；三是秘书工作的根本性质是辅助管理。
《秘书国家职业标准》（2006）：秘书是“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
”《辞海》对于秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。
2. 中国古代秘书的称谓有哪些？中国古代多无“秘书”之名，而行“秘书”之实，历朝历代从事秘书工作的人员有着不同的称谓。
《史记》载，黄帝时期的“仓颉”、“沮诵”作为收集、记录史事的史官担任秘书工作；夏商周时期的史官承担日常秘书工作；这些史官分为四类：一是贞卜史官，二是祭祀史官，三是作册史官，四是记事史官，有史、卿史等，负责记录帝王言行、保管图书、记录立法等文书档案工作。
从秦汉开始，秘书职责逐渐确立，从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书。
其称谓各不相同。
如秦汉时丞相、御史大夫，尚书属于中央秘书，皇宫里还出现了逐日记录皇帝言行的女史。
魏晋时的中书监、中书令、通事郎、侍中；唐宋时的通事舍人、起居舍人、给事中、符宝郎以及翰林学士等；明代的内阁大学士、中书舍人、通政使；清代的军机大臣、六科给事中等。
这些秘书多是有文才的名儒学士，在朝廷中担任要职，属于秘书官员，侍奉帝王左右，出谋划策，辅助施政，受到高度重视。
商务秘书概论复习资料
商务秘书是秘书的一个分支。
在正常情况下，商务秘书应向领导请示或汇报工作，按照他们的意图开展工作。
信息检索过程的本质，就是对信息检索工具的利用过程。
发文办理的第一个环节是拟稿。
文件保密包括绝密、机密和秘密几个等级的文件、资料的保密。
秘书的道德修养包含道德意识修养和道德情感修养两方面。
公文发文办理包括交拟、核稿、签发、缮印、用印等环节。
语言沟通是建立在语言文字的基础上，可将其细分为口头沟通和书面沟通两种形式。
赞美是人际交往的润滑剂，不仅能改变人际关系，而且能改变一个人的精神面貌和精神世界，鼓励人的斗志。
商务谈判是在遵循价值规律的基础上进行的。
请示不得直接送达领导者个人，也不得夹带在报告中计划正文主体包含目标、措施和步骤“秘书”同教师、律师、护士等一样是一种职业的称呼，在授权范围内，为领导提供辅助性、事务性和决策性服务的专业人员。
代替正本供传阅、参考和备查使用的文本是副本信息初级加工的主要工作，就是对原始信息的分类排序和选择。
根据秘书的职能能力划分，秘书可以分为初级秘书、中级秘书、高级秘书。
公开发布重大事件或重要决定事项用公报。
下列文种属于平行文的是函。
下列受我国《著作权法》保护的客体是工程设计图、产品设计图纸。
知识产权是指公民、法人对自己创造性的智力活动成果依法享有专有权利。
用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份和接洽事项等情况的一种专用书信是介绍信。
商务谈判中最常见和最基本的谈判是价格。
商务秘书应遵循的礼仪原则有平等原则、真诚原则、谦和原则和宽容原则等。
商务秘书应具有善于与领导相处的能力、分析综合能力、培养观察预见能力、勇于创新、、商务谈判策略有价格策略、时间策略、空间策略、情态策略。
发送信息的含义表达不清属于主观障碍。
商务秘书工作考核的原则包括透明原则、公正原则、实用性原则、可行性原则管理中的控制工作包括确定标准、衡量结果、纠正偏差三个基本步骤。
商务秘书进行的所有职能活动都有公共事务操办性特征。
决策是一个动态的过程。
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(一) (二) (三)秘书信息沟通方法 (四) (五)秘书工作进程调度方法 (六)秘书工作时间调度方法
第一章商务秘书概论
秘书工作时间调度方法
1. 2.弹性管理工作时间方法 3.反馈控制工作时间方法 4.合理使用零碎时间方法
第一章商务秘书概论
二、商务秘书工作现代化
第一ห้องสมุดไป่ตู้商务秘书概论
三、商务秘书工作的性质、作用和原则
1.
2.政策性
3.
4.事务性
5.
第一章商务秘书概论
(二)商务秘书工作的作用 1.参谋助手作用 2. 3.综合协调作用
第一章商务秘书概论
(三)
1. 2. 3.迅速
第一章商务秘书概论
第二节 商务秘书的职能环境
一、商务秘书职能环境
职能环境是职能活动的基础。正确认识商务秘书职能 环境要素，增强环境意识，有效地调适和改善环境， 排除环境障碍，对提高秘书工作效率和效益是必不可
1. 2.科学决策的程序以及商务秘书在决策活动中的工作 科学的决策是一个完整的过程，它有一定的程序和步 骤：
确定决 拟定 策目标 方案
评估选 择方案
第一章商务秘书概论
典型 试验
普遍 实施
第三节 商务秘书工作方法
商务秘书工作的综合职能和专项业务，二者之间是相 互融合、有机联系的。如秘书的参谋作用，既可以体 现在办事、办文、办会等专项业务中，而在办文、办 会等专项业务中，也需要发挥参谋、协调、信息及督 促检查等综合职能作用。在实践中，必须根据实际需
第一章商务秘书概论
(二)商务秘书为领导班子服务应把握的关系
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.筛选信息，避免说是道非
第一章商务秘书概论
(三)商务秘书工作对领导工作的价值体现
1.为领导工作做铺垫 2. 3.对领导工作拓展延伸 4.为领导工作拾遗补缺
第一章商务秘书概论
(四)商务秘书工作与领导决策
第一章商务秘书概论
(3)领导工作的全面性，为领导工作提供 全面辅助的秘书部门，必须着眼于全局， (4)不同部类、不同行业、不同层次的秘
第一章商务秘书概论
2.商务秘书部门运转机制的优化
对秘书部门能否正常运转产生影响和制约 的因素很多。从秘书部门自身的角度来 说，要优化其运转机制，需特别注意：
(1) (2)优化工作目标，明确辅助重点 (3)优化工作环境，力争主动服务
第一章商务秘书概论
商务秘书分类的方法很多 ，按型分类 是一种重要方法。型的分类法，主要是 从秘书的智能特征上去划分秘书类型的。 按这种分类方法商务秘书大体可分为参 谋智囊型、秀才文字型、公关事务型、 技术能手型四种。
第一章商务秘书概论
二、商务秘书部门
1. 商务秘书机构是工商企业构成因素中的 一个综合性辅助管理部门。是否需要置 专门机构，它的组织形式和人员配备如 何，主要取决于工商企业经济活动和政 治活动的需要。
第一章商务秘书概论
2. ⑴凡是独立的单位，即有领导和办事人员，有经常业
务，在一定范围内独立行使一定职权的实体单位，必
⑵大单位内部的分支机构，如果存在一定的秘书工作
任务，也可以设立办公室或秘书科等秘书机构。但按
第一章商务秘书概论
⑶设置的秘书机构与所在单位在工作性 质上必须相适应，人员条件也必须相适 应，合乎精简、高效和适应需要的原则。
第一章商务秘书概论
三、商务秘书工作与领导工作
商务秘书人员与领导者的关系，包括秘 书人员与领导班子集体的关系、秘书人 员与领导人的关系等方面。在集体领导 制的前提下，为领导班子服务，是商务 秘书工作务必把握的重点。
第一章商务秘书概论
(一)商务秘书处理与领导人关系的方法
1. 2. 3.加强与领导的思想与情感沟通
⑷秘书机构的设置，还要适应办公技术 发展的要求。
第一章商务秘书概论
（二）商务秘书部门的基本职能
1.办理文书的职能 2.信息管理的职能 3. 4.综合协调的职能 5.后勤保障的职能 6.“不管部”的职能
第一章商务秘书概论
(三)商务秘书部门的运转机制
1. (1) (2)工作内容高度综合，但又与其他职能 部门之间互有交叉，因而，既不要随意 超越自己的职责范围，又要与职能部门
二、商务秘书职能环境要素关系
商务秘书职能环境要素关系，主要指的 是秘书职能活动中与各有关方面的关系。 要素关系，对秘书职能环境及秘书职能
第一章商务秘书概论
商务秘书职能环境分三个层次，即秘书 机构内部环境、秘书所在组织内部环境、 秘书所在组织外部环境。三个层次的环 境相互联系，对秘书工作有着重要的影 响。
第一章商务秘书概论
(二)商务秘书所在组织内部环境
商务秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘
组织内部环境是秘书、秘书机构工作职能的重要基础，是组织生 存、发展的的需要，组织规模、性质、业务范围，组织的结构、 功能、运行的方式，组织的领导体制、管理制度等，对秘书及秘 书群体的工作，均有着直接的影响。
第一章商务秘书概论
(三)商务秘书所在组织外部环境
组织外部环境，是一个开放的具有层次性的庞大的系 统。既有宏观的国际国内政治、经济、科技、文化等 大环境，又有各组织的行业系统环境、地区环境、市 场环境、协作与竞争环境、社区环境等，均属组织外
商务秘书部门是组织与外部环境沟通、交往的枢纽。
第一章商务秘书概论
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第一章 商务秘书概论
第一节 商务秘书与商务秘书工作 第二节 商务秘书的职能环境 第三节 商务秘书工作方法
第一章商务秘书概论
第一节 商务秘书与商务秘书工 作
一、商务秘书及 其分类 商务秘书一般是指在工商企业担任秘书 职务的人员和这种人员的职务。从广义 上讲，为工商企业中的领导班子乃至某 些个人服务的，或辅助领导决策，或从 事文字工作，或从事行政和日常事务工 作，或集多项工作于一身的人员均可视 为从事着商务秘书工作；在狭义上，商
商务秘书职能环境分三个层次，即秘书机构内部环境， 秘书所在组织内部环境、秘书所在组织外部环境。三 个层次的环境相互联系，对秘书工作有着重要的影响。
第一章商务秘书概论
(一)商务秘书机构内部环境
商务秘书机构的人员构成、管理制度、 分工协作状况，人际关系和秘书部门负 责人的影响力、秘书部门内部的精神、 凝聚力，以及秘书的办公设备和办公条 件等要素，构成了秘书机构的内部环境。