公司财务管理规定、费用报销(参考)

费用报销具体项目的规定一、办公费(一)日常办公用品：根据工作需要购买适当的办公用品，必须要有购物清单，经办人、验收人在发票背面的左上角签字确认。

如供应商没有提供购货清单，那么经办人必须填写购物明细，购物明细的必须要素：品名、数量、单价、金额。

购物明细较少可在发票背面标注，较多可另用入库单或其它纸张填写。

（二）复印费：经办人、验收人在发票背面的左上角签字确认，并写明复印内容、数量、单价。

（三）名片费：经办人、验收人在发票背面的左上角签字确认，并写明印名片的数量、单价和员工名字，验收人和领用人可以是同一人。

二、运费（一）快递费：发票、邮件详情单二者必须具备。

（二）货运费：送货费及运费应有表明货物件数和发运起止地点的发运单，如是收货的送货费只有发票没有发运单，经办人在发票背面的左上角备注收货件数、发运起止地点以及收费标准。

经手人在发票（或发运单）背面的左上角签字确认。

（三）如果是代垫运费的情况，经办人必须在运费发票背面写清楚“代垫运费”，请经办人一定要分清运费的承担方，并注明。

三、油费经手人必须在油票的正面右上角标注加油时的里程数，油票的日期和汽油的标号以及购油单位必须同实际一致，面包车载货每100公里油耗在8-12升范围内。

二级业务人员出差出发和回程时，由分支机构负责人和商务查看里程表，并在差费报销明细表上签字，标注里程数。

四、交通费乘座公交车或出租车，必须在粘贴单的右上角（或票据背面左上角）标注事件、时间、起止地点、金额。

原则上部长以下级别不能乘坐出租车，因实际情况需要，由部门主管或分支机构负责人确认其真实性和合理性，备注发生费用的缘由。

总监以下级别的出差人员在晚上9：00（含9：00）后出发或到达，早上7：00（含7：00）前出发或到达，可以乘坐出租车到达目的地，不需作特殊情况说明报批。

分支机构的公交车费执行定额包干。

五、购物购置固定资产、低值易耗品、促销品、办公用品等，在购买前应填报购物申请，采购部汇总购物申请后并在询价的基础上编写订购单，订购单应详细列明货物名称、规格型号、数量、单价等并报总经理审批。

购买的货物应办理验收入库，经办人、验收人、保管员必须在入库单上签字以明确其责任。

在报销时必须附有发票、验收入库单、经审批的订购单。

六、车辆费用1、车辆维修应严格执行先报价再维修的原则，先将报价告知行政部，由其进行价格审核后方可维修，维修费用要求开具正规发票及维修明细2、购置任何车辆备件和材料，都需填写《采购申请》报批，情况紧急时可先电话报价审批，事后补填《采购申请》，购买时要求开具正规发票和采购明细3、车辆费用中油费、过路过桥费、停车费、洗车费在出差时同出差旅费一起报销，其他车辆费用的报销需按项目单独粘贴填写费用报销单，报销时须经行政部审批。

差费报销的规定一、出差手续办理流程出差旅销单其他相注：部门负责人以下级别远途出差，由部门负责人核准；部门负责人以上级别远途出差，由总经理核准。

普通人员出差不执行以上流程。

二、出差管理实施细则（一）总则1、本公司员工出差旅费借支及报销均按本办法执行。

2、本公司员工出差分为：（1）当日出差：出差当日可以往返者。

（2）远途出差：出差必须在外住宿者。

（二）乘坐交通工具标准（行政部提供）。

（三）差旅费备用金借支标准（行政部和财务部协商）如（四）差旅费报销明细（行政部提供）如注：1、在设有分支机构的城市,原则上只能住分支机构宿舍,如分支机构宿舍无法解决住宿问题，按正常出差标准报销；住分支机构宿舍,职能部门人员以实际到达或离开出差地的车票票面时间为准，按20元/人/天补助（该补助时间界定如下表），总监和区域财务行政主办人员不享受出差补助。

2、二级业务员在设有分支机构的周边城市出差,原则上必须住分支机构宿舍,出差补助为20元/人/天；如分支机构宿舍无法解决住宿的，经过调查核实后可按正常出差标准报销；3、出差香港，全部执行80元人民币/人/天补助，出差时间由香港负责人签字证明。

4、首次开发市场，业务人员因道路不熟等原因，省会级城市允许发生50元以内的出租车费报销，其他城市无；5、带车出差，必须将车辆停放在安全的地方，如因员工选择不当造成的安全问题,由当事人负全责。

6、当日出差，职能部门人员按10元/天/人报误餐补助，市区业务人员不在此列.7、返程到达时间在14：00后，可报销当日出差补贴。

（乌鲁木齐有时差，延至16：00后）三、差费报销说明（一）票据收取及报销填写规定：1、出差旅费，应据实提出有效票据，如发现有虚报不实者，除将所领费用追回外，并视情节轻重，给予惩处；2、差旅过程中所产生的各项应予报销之费用，均应索取发票，并保证其真实性。

若经发现为假发票者，不予报销；3、包干标准，必须提供全额发票，其中餐饮票不能超过报销金额的1/3；如实际发生费用时无法取得发票，同时以相同类型的发票充抵报销票据，充抵包干标准的发票同实际发生的发票分开粘贴，要求发票时间在出差期间。

4、财务部在审核出差费用时，会严格以发生的票据地点和时间为依据核准报销金额，如报销人员无法提供具有证明性的票据，将视同没有出差处理。

5、报销中的签字及单据填写必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使订书针、大头钉、回形针串别。

不符合规定的，财务部门作退回处理。

6、差旅费票据按出差地点、时间、住宿费、车费、油费、通行费、停车费、补助、车辆维修费等分类归集粘贴和填写规定的《差旅费报销明细表》，单据较少时可以粘贴在一张粘贴单上，但必须附《差旅费报销明细表》；7、个人或部门同时承担两个以上的职责或任务时，应将不同工作所产生的费用分开填写在不同的报销单上。

8、报销时必须将《出差工作日志》或《出差申请表》（职能部门）、《差旅费报销明细》等交分支机构负责人、部门负责人和财务审核结算；9、差旅中所发生不合理的费用、不合法的票据及未完成审核程序的票据一律不予报销，完成审核程序的票据由财务部通知报销人前来领取。

（二）其它1、出差人员必须于出差结束返程后三日内完成"员工出差旅费报销单"报销出差旅费，如三日后，仍未报支者，财务部可将该员工预借的差费备用金在工资中先予扣回，等报支时，再行核冲。

2、员工出差据实报销出差旅费，其标准如表所示。

除特殊情况，按要求于各所属主管或经总经理核准外，其余超额费用，一律剔除。

四、出差申请表出差申请单流程：申请人→部门负责人→总经理→行政部→财务部费用会计→出纳→人力资源部备注：由行政部负责购票和联络到达单位相关事项五、差旅费报销明细表差旅费报销明细市内交通费、座机话费、水电费的报销规定一、市内公交车费及寄车费1、交车费及寄车费执行实报实销，必须有正规发票。

二、电话费1、座机话费实行实报实销。

2、公司配给相关人员的手机，每月定额报销，超出部分自行负责。

三水电费1、各机构饮用水费（主要指桶装水）执行实报实销，必须出具发票，特殊情况没有发票的，必须有收据，在用相印的发票冲抵。

2、办公楼、车间等用（自来水）水费、电费，必须取得增值税专用发票（含发票联和抵扣联，发票必须保持清洁）。

相关负责人必须核对水、电表的读数并在增值税专用发票上签字。

四水电费、电话费定额报销的具体执行办法1、费用在发生后的当月即时报销2、费用发生时，均用备用金先行支付，定额报销完毕。

3、如实提供费用发生的票据。

审批流程及权限一、审批流程及权限1.现金采购相关的报销必须有相关采购经手人和采主管签字，与其他费用分开粘贴存放，采购费用报销必须包含经审批的订购单、采购明细单，入库单，发票。

2.售后环节的费用报销，必须有出差费用明细表，出差工作日志，预借费用出差的必须填写出差申请单，出差报销的有售后主管人员审核签字。

费用粘贴时尽量分开粘贴，提供正规发票，如果找发票冲抵的，必须要相应的收据，如果没有收据随便拿发票的一律不报销。

3. 其他日常报销提供正规发票，特殊情况找发票冲抵的，必须要相应的收据。

二、时间要求及具体规定（一）借款必须在支付的当月报销冲账，特殊情况可书面报告财务经理及总经理同意后延期报销，不予处罚；超期三个月仍未报销，也无书面报告说明，将处以不低于200元的罚款。

（二）相关部门根据自己的报销量和备用金额度确定每月一次或两次上交报销票据。

特殊情况可以申请直接打款，但是报销时把已经打款的部分和未打款的分开存放。

（三）每月最后一次商家票据时间27号，最多只能跨一个月，超除一个月的票据，公司一律不予报销。

（四）财务部在收到报销票据的三个工作日内保证将符合报销规定的款项汇出。

销售管理中心和行政部的审核必须在收到票据的当日完成。

（五）分支机构负责人和部门负责人（或主管）因出差等原因不能及时签批费用，可指定授权人签审，授权书原件寄财务部存档备查，无授权书的签字无效，未完成签批流程的费用财务部一律不予报销。

（六）因总经理出差等原因不能签批的申请和费用由财务负责人电话请示后支付，事后整理备案，待总经理回程后在备案记录表上签字确认。

报销附件的规定报销附件的释义：指附在费用报销单或差费报销单后面的发票、收据、入库单、发运单、邮件详情单等证明报销单内容的原始凭据。

一、餐饮票的规定在同一地方用餐，定额发票的印章必须是一致的。

二、交通费发票的规定从一个地点到另一地点的车票必须是连号，如从公司到机场出租车费50元，车票两张是单价20元的，一张是单价10元的，那么20元的两张车票必须是连号的，且三张车票的出租车公司必须是一家。

三、正常报销费用的附件日期必须是实际发生日期。

四、发票上的客户名称或购货单位必须是“斯图华纳空调有限公司”五、不同时间不同地点发生的费用发票等原始附件不能是连号的。

六、发票等原始附件必须加盖财务专用章或公章。

七、票面金额大于实报金额必须在票据正面的右上角标注实报金额。

八、冲账的费用报销和报现的费用报销必须分开粘贴，分开报销。

（冲账的费用指先借款，后报账，报账时退回剩余借款或补支少借款或正好两抵的情况）。

九、替代发票和被替代的原始票据分开粘贴，在原始票据粘贴单的正面右上角标注被替代的原始凭据明细和对应的替代发票明细或另附说明。

十、替代发票和原始正规发票分开粘贴，分开填写报销单。

如发生购买办公用品，一次是有发票50元，一次是没有发票只有收据30元，用一张金额为45元的日用品发票替代。

因此报销单得填两张，一张报销单填写的是办公用品50元，附发票；另一张报销单填写的是日用品30元，附一张粘有日用品发票的粘贴单和一张粘有收据30元的粘贴单。

十一、费用报销单或差旅费报销单只填写报销的正规发票项目内容，不能在上面用钢笔或铅笔备注被替代的无发票内容等。

十二、经手人和验收人不能是同一人。

十三、票据粘贴时一定是票据的根部粘贴在粘贴单上，从右下脚往左上脚按梯型次序排列，防止脱落。

另外，同种类型的票据，按金额排序粘贴。