物业档案管理PPT课件
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物业档案管理 PPT课件
--上门访问时，通过主动上门访问，与业主或租户进行对话 或沟通，核对已有记录，注记变动情况；
--接待投诉时，通过日常接待和处理投诉，掌握动态、修正 原有记录；
--维修更新时，应将维修更新后的物业变动情况记录在案； --检查评优时，此时应将已经建立的物业档案资料进一步整
理完善，以备查考。 12
（二）检素利用： 1.常用检索工具：清册、目录 2.利用的方式：查阅、外借、制作副本、综合分析等；
8
二、物业档案资料管理： （一）物业档案资料管理：
包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理 服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检 素、保存、分析利用，在某一时点上，及时、 准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的 有关资料与数据。
9
1、档案的收集与整理：
10
注意事项：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不错 不漏。
23
装修管控记录链条
记录链条1：
装修预控方案 装修手册、装修管理控制程序 装修备案表 装修平面图 装修许可证 装修人员出入证（A、B） 装修现场巡查表 违规整改通知书 挂号或快递存根联 执法部门的整改通知或照片
记录链条2： 装修备案表及相关表单 装修许可证 装修人员出入证 装修现场巡查表 违规整改通知书
2、保证档案资料的完整、准确、及时、安全（保管 上的安全，保密上的安全）。
3、做到“十清”，即来源清、数量清、质量清、价值 清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租 金费用清、使用情况清等
18
（四）项目经理要充分利用档案
1、投诉统计数据的分析与利用 周检\周会 月计划 主管面谈等
2、满意度调查的分析与改进
24
培训计划与实施存在的共性问题：
1、培训制度未健全或无建立； 2、未见年度计划或有建立年度计划但不健全； 3、未见各级员工培训记录； 4、相关培训实际操作性不强、目的性不明确 5、没有固化作业标准，提升实操技能的培训效果；
--接待投诉时，通过日常接待和处理投诉，掌握动态、修正 原有记录；
--维修更新时，应将维修更新后的物业变动情况记录在案； --检查评优时，此时应将已经建立的物业档案资料进一步整
理完善，以备查考。 12
（二）检素利用： 1.常用检索工具：清册、目录 2.利用的方式：查阅、外借、制作副本、综合分析等；
8
二、物业档案资料管理： （一）物业档案资料管理：
包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理 服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检 素、保存、分析利用，在某一时点上，及时、 准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的 有关资料与数据。
9
1、档案的收集与整理：
10
注意事项：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不错 不漏。
23
装修管控记录链条
记录链条1：
装修预控方案 装修手册、装修管理控制程序 装修备案表 装修平面图 装修许可证 装修人员出入证（A、B） 装修现场巡查表 违规整改通知书 挂号或快递存根联 执法部门的整改通知或照片
记录链条2： 装修备案表及相关表单 装修许可证 装修人员出入证 装修现场巡查表 违规整改通知书
2、保证档案资料的完整、准确、及时、安全（保管 上的安全，保密上的安全）。
3、做到“十清”，即来源清、数量清、质量清、价值 清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租 金费用清、使用情况清等
18
（四）项目经理要充分利用档案
1、投诉统计数据的分析与利用 周检\周会 月计划 主管面谈等
2、满意度调查的分析与改进
24
培训计划与实施存在的共性问题：
1、培训制度未健全或无建立； 2、未见年度计划或有建立年度计划但不健全； 3、未见各级员工培训记录； 4、相关培训实际操作性不强、目的性不明确 5、没有固化作业标准，提升实操技能的培训效果；
018物业档案资料管理课件
第十八章 物业档案资料管理随着物业现代化的不断发展，信息资源成为管理又一重要因素。
档案、信息管理从物业管理的介入期开始，始终伴随着物业管理的进程，从物业的规划设计、开发、监理、建筑的结构设施、设备及日常物业管理中的规章制度、记录表格、业主投诉与回访、承传工作票等等都涉及到档案、信息管理。
为此，我们将对欧洲城的档案、信息资料采用计算机管理，以达到“科学化、有序化、集中化”的管理目标。
一、管理运作流程整理分类逐一编号 分析处理登记存档 输入电脑外部档案、信息资料的收集 日常物业管理资料档案的建立查阅信息 复制信息 信息公布过期、作废信息处理档案、信息资料的使用、处理二、管理的内容1、资料的收集资料的收集坚持“来源多、内容广”的原则。
从物业管理的实际工作出发，扩大信息资料的来源，从建筑规划到工程竣工；从建筑物本体修缮到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。
2、档案资料的分类所收集的档案资料，根据其来源、内容、形式，进行集中整理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。
移交资料项目资料名称工程技术资料1．竣工图、总平面图，建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸2．竣工验收证明书3．水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书4．供水、供气、空调的试压报告5．园林绿化图纸和清样6．设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单7．工程监理报告日常物业管理档案、信息资料项目资料名称物业资料物业基本资料、分区资料、娱乐设施资料等业主资料客户基本资料、物品出入登记等装修资料报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等维修资料修缮计划与附件、维修申报表、维修服务派工单、维修回访记录、公共设施维修记录等绿化养护资料绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等清洁、保洁资料清洁服务整改通知单、保洁日检记录等消防管理资料消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等治安交通管理资料日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、护管巡逻签到表、安全隐患整改通知等设备管理资料设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备维修分包协议、设备检查记录等文化活动资料活动实施附件、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、总结报告等员工管理资料员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等服务质量反馈资料服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计记录、业主人员投诉及处理记录等行政文件资料政府相关文件、法规、法律；院方有关文件、通知、函件；规章制度、通知、通报等文件；荣誉档案；接待、参观记录等3、档案资料管理的要点⑴、重要的档案资料（如竣工资料）的交接必须经过双方负责人或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。
物业管理档案的建立与管理PPT41页
物业管理就是使产权人的权利得到保障，并承担应承担 的义务
物业中的公共设施和房屋公共部位，是多个产权人共有 财产，其维修养护费用应由共有人按产权比例分担
产权备案和权属登记的区别？
✓ 权属登记：是政府行政部门（深圳市规划与国土资源局）的 行业管理，包括土地使用权的出让、房地产开发、房地产转 让、房地产租赁，以及房地产抵押等等，目的是为了保护产 权人的权益，促进房地产市场公开化，规范房地产市场行为， 加强房地产行业的管理
归档管理
❖ 对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存
❖ 档案管理人员应编制统一的档案分类说明书及档案 总目录，并按部门内容、部门、年度、保存期及保 密程度的分类顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、 编制目录、分柜保存
❖ 为保证档案的安全与完善，档案室应随时保持干燥、 通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮
❖ 分类存档——按照档案资料本身内在的规律进行科学的划 分
❖ 一个有序的资料库是一个完整的树形图 ❖ 归档要及时，分类要合理 ❖ 档案的分类方法有很多：年度分类法、组织机构分类法、
问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法 等；一般采用两种以上的分类方法结合使用
三、物业档案的管理
1、什么是物业档案的管理？
联系电话 其他 其他
业主档案的分类
组团按柜 每栋按位 每单元按盒 每户按册
用户档案的建立
✓ 是通过收集、分类存档和建立管理、使用制 度完成的
收集资料
分类存档
建立管理、使用制度
用户档案的建立
人名索引
◆人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其档案出处的检 索工具
◆人名索引一般由人名和档案两部分组成 ◆借助人名索引可以查到记载某一人物的材料 ◆人名索引一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序等方法排列
物业中的公共设施和房屋公共部位，是多个产权人共有 财产，其维修养护费用应由共有人按产权比例分担
产权备案和权属登记的区别？
✓ 权属登记：是政府行政部门（深圳市规划与国土资源局）的 行业管理，包括土地使用权的出让、房地产开发、房地产转 让、房地产租赁，以及房地产抵押等等，目的是为了保护产 权人的权益，促进房地产市场公开化，规范房地产市场行为， 加强房地产行业的管理
归档管理
❖ 对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存
❖ 档案管理人员应编制统一的档案分类说明书及档案 总目录，并按部门内容、部门、年度、保存期及保 密程度的分类顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、 编制目录、分柜保存
❖ 为保证档案的安全与完善，档案室应随时保持干燥、 通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮
❖ 分类存档——按照档案资料本身内在的规律进行科学的划 分
❖ 一个有序的资料库是一个完整的树形图 ❖ 归档要及时，分类要合理 ❖ 档案的分类方法有很多：年度分类法、组织机构分类法、
问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法 等；一般采用两种以上的分类方法结合使用
三、物业档案的管理
1、什么是物业档案的管理？
联系电话 其他 其他
业主档案的分类
组团按柜 每栋按位 每单元按盒 每户按册
用户档案的建立
✓ 是通过收集、分类存档和建立管理、使用制 度完成的
收集资料
分类存档
建立管理、使用制度
用户档案的建立
人名索引
◆人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其档案出处的检 索工具
◆人名索引一般由人名和档案两部分组成 ◆借助人名索引可以查到记载某一人物的材料 ◆人名索引一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序等方法排列
物业管理档案的建立与管理43页PPT
理档案的建立与管理
56、死去何所道，托体同山阿。 57、春秋多佳日，登高赋新诗。 58、种豆南山下，草盛豆苗稀。晨兴 理荒秽 ，带月 荷锄归 。道狭 草木长 ，夕露 沾我衣 。衣沾 不足惜 ，但使 愿无违 。 59、相见无杂言，但道桑麻长。 60、迢迢新秋夕，亭亭月将圆。
▪
26、要使整个人生都过得舒适、愉快，这是不可能的，因为人类必须具备一种能应付逆境的态度。——卢梭
▪
27、只有把抱怨环境的心情，化为上进的力量，才是成功的保证。——罗曼·罗兰
▪
28、知之者不如好之者，好之者不如乐之者。——孔子
▪
29、勇猛、大胆和坚定的决心能够抵得上武器的精良。——达·芬奇
▪
30、意志是一个强壮的盲人，倚靠在明眼的跛子肩上。——叔本华
56、死去何所道，托体同山阿。 57、春秋多佳日，登高赋新诗。 58、种豆南山下，草盛豆苗稀。晨兴 理荒秽 ，带月 荷锄归 。道狭 草木长 ，夕露 沾我衣 。衣沾 不足惜 ，但使 愿无违 。 59、相见无杂言，但道桑麻长。 60、迢迢新秋夕，亭亭月将圆。
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26、要使整个人生都过得舒适、愉快，这是不可能的，因为人类必须具备一种能应付逆境的态度。——卢梭
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27、只有把抱怨环境的心情，化为上进的力量，才是成功的保证。——罗曼·罗兰
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28、知之者不如好之者，好之者不如乐之者。——孔子
▪
29、勇猛、大胆和坚定的决心能够抵得上武器的精良。——达·芬奇
▪
30、意志是一个强壮的盲人，倚靠在明眼的跛子肩上。——叔本华
物业管理档案的建立与管理课件
物业的接管验收材料
在物业竣工时开发商与设计单位、施工单位积极合作， 力争全面、准确地收集到工程建设的产权及工程技术 资料等原始资料，这样才能保证物业管理验收接管时， 物业服务企业从开发商手中得到完整的资料：
房产资料。包括房屋、设备及其附着物清单、清册及 表格。
技术资料。包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算 书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平 面图、房屋及设备使用技术资料。
3.物业档案的保管 物业档案保管工作的基本原则：
（1）分类保管。（2）以保护为宗旨，以利用为目的。（3）以防 为主，防治结合。
4.档案的销毁 5.物业档案管理的要求 （1）档案的出入室应有严格规定。 （2）明确收集、整理、分类、归档、销毁等各项管理制度。 （3）按时存档，定期查档。 （4）采用多种形式的储存、保管文档。 （5）保存档案的环境应干燥、通风、清洁，做到防火、防盗、防 光、防尘、防潮、防鼠、防有害气体、防虫等“八防”。
委托管理招标文件；物业管理投标文件；物业服务合 同。
招商阶段 招租物业的平面图纸；招租许可证及委托书；租金及物业服务测 算书；租赁合同；广告策划资料。 用户入住信息 入住通知书、住户须知；用户资料（包括业主及使用人）；管理 规约；签定有关协议，如消防安全协议书、装修责任书等；用户 手册；用户进户验收表；用户进户交费单；用户进户的水、电、 燃气表初始读数登记单。 日常管理信息 业主、租户变动、更换情况；各部门工作（操作）规范、管理制 度；各部门工作记录；大、中、小修记录；维修承包合同及预决 算；保安、清洁、绿化等项目的承包合同资料；用户来往信件、 投诉及处理资料；年度工作计划、总结、报告；人事档案；保险 资料；法律法规及政府有关文件；财务报表、工资报表、管理费、 租金收缴凭证等资料。 按来源划分，从各有关渠道应收集的物业管理档案资料有：
物业档案管理培训ppt课件
件号表示第1件 三级类目表示机构管理 二级类目表示行政综合 一级类目表示行政管理 全宗号表示集团本部
27
第三章 怎样管好档案 3.4.1档案库房管理办法
原 则 以防为主，防治结合，严格日常管理
要求
防盗
放火
防潮
防虫
措施
门窗紧固 严禁明火安全 禁水冲地 库房严入 用电置灭火器 置除湿机
放置药品
要求
防尘 防高温 防强光 防辐射
文
档
件
整理归档
案
使用完毕或告一段落
现行文件
半现行文件
非现行文件
100%
文件生命周期
10—70%
3—10%
形成者
部门资料室
项目档案室
5
第一章 什么是档案
1.4、对档案定义的理解
依
包
附 载
形 式
档案
内 容
含 信
体
息
保管
保密
方
！电子时代面临的挑战—信息与实体分离
式 变
革
前端控制 过程管理
6
第一章 什么是档案
务 管
基
资金管理 于
核
经营综合 经 目标计划 营
管
信息管理 理
理
会计档案
心 业
务
工程
营销
物管
的 职
审计监察 理 立项 筹备
营销策划
能
综合管理
分 类
设计 施工 销售管理
服务管理
监理 竣工 销售合同
物业合同
25
第三章 怎样管好档案 3.3.2档案编号办法
档号构成：
全宗号+分类号（一级类目+二级类目+三级类目）+件号/卷号
27
第三章 怎样管好档案 3.4.1档案库房管理办法
原 则 以防为主，防治结合，严格日常管理
要求
防盗
放火
防潮
防虫
措施
门窗紧固 严禁明火安全 禁水冲地 库房严入 用电置灭火器 置除湿机
放置药品
要求
防尘 防高温 防强光 防辐射
文
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件
整理归档
案
使用完毕或告一段落
现行文件
半现行文件
非现行文件
100%
文件生命周期
10—70%
3—10%
形成者
部门资料室
项目档案室
5
第一章 什么是档案
1.4、对档案定义的理解
依
包
附 载
形 式
档案
内 容
含 信
体
息
保管
保密
方
！电子时代面临的挑战—信息与实体分离
式 变
革
前端控制 过程管理
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第一章 什么是档案
务 管
基
资金管理 于
核
经营综合 经 目标计划 营
管
信息管理 理
理
会计档案
心 业
务
工程
营销
物管
的 职
审计监察 理 立项 筹备
营销策划
能
综合管理
分 类
设计 施工 销售管理
服务管理
监理 竣工 销售合同
物业合同
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第三章 怎样管好档案 3.3.2档案编号办法
档号构成：
全宗号+分类号（一级类目+二级类目+三级类目）+件号/卷号
物业档案管理培训课件
01
02
03
THANK YOU.
谢谢您的观看
物业档案的信息化管理
物业档案的利用与开发
要点三
利用与开发
指对物业档案进行加工、整理和汇编，从中提取有价值的信息，为物业管理提供决策依据和参考。
要点一
要点二
利用与开发的主要内容
档案信息的加工、整理和汇编、档案信息的检索和查询、档案信息的分析和研究、档案信息的传递和交流。
利用与开发的要求
明确利用目的、确定合理的利用范围、提高利用效率、确保信息安全。
针对不同层级和岗位的物业档案管理人员，制定相应的培训计划和课程。
加强档案管理理论知识和实际操作技能的培训，提高管理人员的专业素质。
开展定期的培训效果评估，及时反馈和改进培训效果。
提高物业档案管理的信息化水平
建立物业档案管理信息系统，实现档案信息数字化、网络化和智能化管理。
利用信息技术手段，实现对物业档案信息的快速查询、统计和利用，提高档案的利用效率。
物业档案定义
物业档案管理是物业管理企业针对物业档案收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等环节进行规范管理的过程。
物业档案管理内涵
物业档案管理的定义与内涵
统一领导、分级管理
集中保管、利用方便
依法依规、遵守制度
物业档案管理工作的基本原则
组织架构与人员配置
物业管理企业应当建立健全物业档案管理体系，明确档案管理的组织架构和各级人员的职责与权限，并配备具备相应素质的专兼职档案管理人员。
提高档案信息的安全性和可靠性，加强电子档案的备份和恢复工作。
加强信息化管理的培训和指导，提高物业档案管理人员的信息化素养和技能水平。
物业档案管理的实践案例
05
档案分类与编号
02
03
THANK YOU.
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物业档案的信息化管理
物业档案的利用与开发
要点三
利用与开发
指对物业档案进行加工、整理和汇编，从中提取有价值的信息，为物业管理提供决策依据和参考。
要点一
要点二
利用与开发的主要内容
档案信息的加工、整理和汇编、档案信息的检索和查询、档案信息的分析和研究、档案信息的传递和交流。
利用与开发的要求
明确利用目的、确定合理的利用范围、提高利用效率、确保信息安全。
针对不同层级和岗位的物业档案管理人员，制定相应的培训计划和课程。
加强档案管理理论知识和实际操作技能的培训，提高管理人员的专业素质。
开展定期的培训效果评估，及时反馈和改进培训效果。
提高物业档案管理的信息化水平
建立物业档案管理信息系统，实现档案信息数字化、网络化和智能化管理。
利用信息技术手段，实现对物业档案信息的快速查询、统计和利用，提高档案的利用效率。
物业档案定义
物业档案管理是物业管理企业针对物业档案收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等环节进行规范管理的过程。
物业档案管理内涵
物业档案管理的定义与内涵
统一领导、分级管理
集中保管、利用方便
依法依规、遵守制度
物业档案管理工作的基本原则
组织架构与人员配置
物业管理企业应当建立健全物业档案管理体系，明确档案管理的组织架构和各级人员的职责与权限，并配备具备相应素质的专兼职档案管理人员。
提高档案信息的安全性和可靠性，加强电子档案的备份和恢复工作。
加强信息化管理的培训和指导，提高物业档案管理人员的信息化素养和技能水平。
物业档案管理的实践案例
05
档案分类与编号
物业管理PPT课件
通过本课程学习，使学生了解国家有关档案管理的 法律法规，了解档案管理的基本理论和工作方法， 掌握物业档案管理的基本内容和技能，掌握物业管 理员职业资格考试中有关物业管理档案的相关理论 与操作技能。
课程概述
二、课程学时与内容
总学时：32学时（2学时/周）。理论课与实验 （实训）课相结合。
讲授内容：物业档案管理概述，物业档案的分 类、整理、保管，物业客户档案的建立、物业 档案的建立以及人事档案管理等内容。
第四节 物业档案管理法律、法规
三、档案管理制度
➢ 是单位依据国家或地方有关法律法规和规章，结 合自身档案工作实际制定的操作规范。
档案工作制度主要有：档案管理工作制度、档案 保密制度、档案利用制度等。
文件管理规范主要有：归档范围、收集办法、分 类方法等
档案部门工作规范主要有：档案室（人员）工作 职责和工作规范、档案库房管理制度、专门档案 管理制度等
第四节 物业档案管理法律、法规
一、法律、法规与规章概念
➢ 规章—包括国务院部门规章和地方政府规章。 国务院部门规章由国务院各部、委员会、中国人
民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构 根据法律和国务院的行政法规、决定、命令在本 部门的权限范围内制定。
第四节 物业档案管理法律、法规
一、法律、法规与规章概念
➢ 档案的本质—直接的、原始的记录
工程审批表、费用结算单、维修记录、业主投诉等—经办 人、审批人签字
第二节 物业档案的重要性
一、物业档案是随物业管理行为的出现而产生的
二、物业管理和服务的重要参考依据
案例一 某住户在收楼后装修房屋 案例二 楼宇对讲机发生故障
三、物业档案管理状况是反映物业企业管理水平的重 要标志,也是考察评定物业企业资质的依据。
课程概述
二、课程学时与内容
总学时：32学时（2学时/周）。理论课与实验 （实训）课相结合。
讲授内容：物业档案管理概述，物业档案的分 类、整理、保管，物业客户档案的建立、物业 档案的建立以及人事档案管理等内容。
第四节 物业档案管理法律、法规
三、档案管理制度
➢ 是单位依据国家或地方有关法律法规和规章，结 合自身档案工作实际制定的操作规范。
档案工作制度主要有：档案管理工作制度、档案 保密制度、档案利用制度等。
文件管理规范主要有：归档范围、收集办法、分 类方法等
档案部门工作规范主要有：档案室（人员）工作 职责和工作规范、档案库房管理制度、专门档案 管理制度等
第四节 物业档案管理法律、法规
一、法律、法规与规章概念
➢ 规章—包括国务院部门规章和地方政府规章。 国务院部门规章由国务院各部、委员会、中国人
民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构 根据法律和国务院的行政法规、决定、命令在本 部门的权限范围内制定。
第四节 物业档案管理法律、法规
一、法律、法规与规章概念
➢ 档案的本质—直接的、原始的记录
工程审批表、费用结算单、维修记录、业主投诉等—经办 人、审批人签字
第二节 物业档案的重要性
一、物业档案是随物业管理行为的出现而产生的
二、物业管理和服务的重要参考依据
案例一 某住户在收楼后装修房屋 案例二 楼宇对讲机发生故障
三、物业档案管理状况是反映物业企业管理水平的重 要标志,也是考察评定物业企业资质的依据。
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马上就要 上课了
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上课时希望大家
• 讲手机调成静音或关机 • 听讲仔细，积极回答和配合 • 别人回答后，请不要吝啬你的掌声
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档案管理的概念
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（二）物业承接查验期物业管理档案收集的范围 权属资料档案 技术资料档案 验收文件档案
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二、物业入住期档案的收集与整理
（一）物业入住期物业管理档案收集的特点
1. 本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对 象——业主、物业使用人；
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档案存在的主要形式
➢文本形式 ➢图册形式 ➢照片形式 ➢电子形式
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物业管理之档案管理
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三、物业管理档案的分类方法
（一）年度分类法
定义：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案 分成各个类别。 特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规 律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映 出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况， 便于按年度查阅利用档案。
档 案 管理
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物业管理中心 员工岗位技能培训
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一、 档案的定义
档案是历史的原始记录。此定义包括 两层涵义：一是经过归档保存的原始记 录及其载体；二是该原始记录的信息内 容。
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二、物业管理档案的内容
物业管理档案的内容包括物业权属资料、 技术资料和验收文件，业主、物业使用人的 权属档案资料、个人资料，物业运行记录资 料、物业维修记录、物业服务记录和物业管 理公司行政管理以及物业管理相关合同资料 等。
一、物业承接查验期档案的收集与整理 二、物业入住期档案的收集与整理 三、日常物业管理期档案的收集与整理
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一、物业承接查验期档案的收集与整理 （一）物业承接查验期物业管理档案收集的特点
1．收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并 与承接查验同步进行；
2. 档案收集的技术要求高，涉及面广。
➢档案管理是一门学科，在日常管理中一 般要建立目录索引和标准的图\档\卡\册\表， 并利用计算机等多种途径进行检索。 ➢《中华人民共和国档案法》1988年1月1 日起执行。 ➢档案管理原则：统一领导，分级管理原 则。
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物业档案及文件对企业管理的意义
➢ 是评优的重要的考核条件； ➢ 是质量体系评审的重要条件； ➢ 是企业文化的沉淀与传承；
要程度也较高，存放期长，检索频度较高，这类档案随时 间推移会发生有限增加，因此这类档案架或柜应留有余量。 • 物业日常管理期收集整理的档案情况较复杂，一般存放期 不长，且随时间推移会不断增加，同时也会有相当多的案 卷因存放到期而移出或销毁。
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第二节 物业管理档案的收集与整理
2. 本阶段的档案资料收集范围是物业业主、物业使 用人的权属档案资料、个人资料等。
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（二）物业入住期物业管理档案收集的方式和程序
1. 设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行 档案资料的收集和整理；
2. 专责工作小组分为业主权属资料、业主、物业使用人个人 资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格 和收集程序。
（二）收集时间
文件一旦实施完毕，应及时收集. 由相关业务部门收集立卷 后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。
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第一节 物业管理档案的概念与分类 第二节 物业管理档案的收集与整理 第三节 物业管理档案的检索利用与保存 第四节 物业管理企业信用档案
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第一节 物业管理档案的概念与分类
一、档案的定义 二、物业管理档案的内容 三、物业管理档案的分类方法 四、物业管理档案存放
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三、日常物业管理期档案的收集与整理
（一）收集范围
１、物业运行记录档案：建筑物运行记录档案和设施 设备运行记录档案
２、物业维修维护记录档案：建筑物维修维护记录档 案和设施设备维修维护记录档案。