文件控制记录表格格式
文件控制记录表格
呼建发[2011]61号
1
毕学军
2011-5-5
市住建委
关于印发《呼伦贝尔市推广使用塔式起重机安全监控系统实施细则》的通知
呼建发
[2011]62号
1
毕学军
工会
于万学
归档
5
2011-5-13
市住建委
关于印发《2011年呼伦贝尔市建筑安全生产工作安排》的通知
呼建发[2011]104号
有效文件
程序文件
1
91
材料供应部
毕宗江
2011-10-1
HFJA/A.00-01-23-2011
（2011）第07号
有效文件
程序文件
1
91
办公室
季艳辉
发文登记表
编号：HFJA-CX-01-01-2009
发放
日期
文件编号
分发号
受控
状态
文件标题
份
数
页
数
发往单位
收文人
签字
2011-10-1
HFJA-CX-01-03-2011
蛙式打夯机安全操作规程
管理文件
58
HFJA/GL-33-2011
磨石机安全操作规程
管理文件
59
HFJA/GL-34-2011
机修工安全作业要求
管理文件
60
HFJA/GL-35-2011
手拉葫芦安全操作规程
管理文件
61
HFJA/GL-36-2011
千斤顶安全操作规程
管理文件
62
HFJA/GL-37-2011
2011-10-1
HFJA/A.00-01-23-2011
质量体系表格之质量控制文件记录42个
质检申请单编号：XX-SR-ZL-001取样记录质检报告单编号：XX-SR-ZL-003留样观察记录编号：XX-SR-ZL-004留样台帐编号：XX-SR-ZL-005标签样板档案编号：XX-SR-ZL-006说明书样板档案编号：XX-SR-ZL-006建档人：建档日期：品种：质量事故处理记录编号：XX-SR-ZL-007实验用品使用记录编号：XX-SR-ZL-008实验用品台帐编号：XX-SR-ZL-009成品批检定记录检查人:复核人:质量计划编号：XX-SR-ZL-011编制人：___________________ 日期：_______________________批准人：___________________ 日期：_______________________质量计划实施情况检查表批监控记录批审核放行单编号：XX-SR-ZL-014受控文件清单编号：XX-SR-ZL-015记录清单编号：XX-SR-ZL-016管理评审计划编号：XX-SR-ZL-017管理评审报告编号：XX-SR-ZL-018纠正与预防措施处理单编号：XX-SR-ZL-019注：1.此表由有关人员填写。
产品返回登记表监视和测量装置台帐周期检定计划编号：XX-SR-ZL-022顾客满意程度调查表编号：XX-SR-ZL-023产品信息反馈单编号：XX-SR-ZL-024 表单递交人：_____________递交日期：____ 年—月—日销售情况反馈表第季度销售情况反馈表编号：XX-SR-ZL-025顾客档案编号：XX-SR-ZL-026年度内审计划编号：XX-SR-ZL-027编制人2 日期2审核人2 日期2批准人2 日期2审核实施计划编号：XX-SR-ZL-0281.审核目的： ___________________________________________2.审核依据:本公司管理体系文件3.审核范围: _____________________________________________4.审核时间：年月—日至年—月—日首次会议时间：年—月—日时—分末次会议时间：年—月一日—时一分5.审核组成员：__________________________________________6.现场审核期间请被审核方有关人员参加下列活动：首、末次会议：最高管理者或其代表及与审核有关的管理人员参加。
文件和资料控制程序(9个记录表格)
A) 文件需更改、修订时，文件编写部门提出《文件制修订申请表》，经部门经理/总监 或以上职位人员核准后，由原制修订部门职位承办人参照“文件标准格式”修订内容， 确定文件版次号，联同《文件制修订申请表》呈交相关责任人员审批，审批权限见第 四条；
B) 文字错误，而不影响实质文义时，则直接由各制修订部门在文件上更改签章后，一并 纳入下次新版修订内容之一。
70保存期限71封面标准格式???????????rsa0001二年72发放范围及修改记录标准格式????rsa0002二年73正文标准格式???????????rsa0003二年74文件制修订申请表?????????rsa0004二年75文件废止申请表??????????rsa0005二年76文件收发记录表??????????rsa0006二年77受控文件最新版一览表???????rsa0007二年78受控文件遗失报告表????????rsa0009二年编制审核批准日期a0文件编号hjop001998081封面标准格式附录一82发放范围及修改记录标准格式附录二83正文标准格式附录三84文件制修订申请表附录四文件废止申请表附录五86文件收发记录表附录六受控文件最新版一览表附录七88文件销毁申请表附录八受控文件遗失报告表附录九编制审核批准日期记录编号
6.1.5 文件版次号（包括表单格式版次号以 A、B、C……26 个英文字母编列 ） A) 首版一律为：文件版次号：A0 或格式版次：A0 B) 每修订一次，顺次提升版本/版次号，如：第一次修订，版本号：A1；第二次修订， 版本号：A2；…… C) 所有文件修改 5 次后换版,（质量手册换版参照《质量手册》中的规定）
质量管理体系文件：记录控制程序
记录控制程序1目的对记录进行有效控制和管理，以便为产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行提供实证，为质量跟踪、质量改进提供分析依据，特制定并执行本程序。
2范围本程序适用于公司质量管理活动和质量管理体系运行的相关记录。
3职责3.1行政部负责《质量管理记录清单》的编制、下发工作，指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
3.2各责任部门负责按《质量管理记录清单》做好本部门记录的标识、保管、使用和销毁工作，并编制本部门记录清单，并对各自管辖范围内的记录的格式、正确性和完整性负责，并进行控制。
4工作程序4.1记录的建立和编号4.1.1记录所用的格式由各使用部门编制，经部门负责人审核后，报行政部审批。
行政部对各部门上报的各类记录进行确认、分类、统一编号、备案并规定保管期。
特殊情况下需要时也可采用其它格式或随机记录，但必须在行政部登记备案；行政部负责编制公司质量管理记录的总清单，各部门负责编制本部门质量管理记录的清单。
4.1.2各部门的记录格式需要增加、修改或作废时，应及时通知行政部登记备案。
4.1.3记录的编号按照《文件控制程序》4.3条规定执行。
4.1.4质量记录的各责任部门应按质量记录范围、类别或时间顺序收集整理质量记录，编制目录清单，应做到易于识别，便于检索，并定期归档保存。
4.2记录表格的印制质量管理体系文件规定的记录表格及各部门自用的记录表格均由行政部负责印制（用量小的表格使用部门按标准表格可进行打印或复制）。
行政部必须及时承制或委外印刷，满足各部门的使用要求。
4.3质量记录的填写4.3.1按质量记录设置的项目逐项填写，不得缺项。
某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。
4.3.2记录人员必须真实、及时记录各类质量活动和结果，不得后补、伪造、随意涂改，确认记录有误可采用“划改”的方法，在原有记录相应处进行划改。
即在原有文字或数据上划两道横线，并在划改附近适当位置写出更改后的内容，划改后由划改者签名或盖章并写明日期，以明确更改人和修改日期。
文件及记录控制程序
1、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。
2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。
3、定义3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。
3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。
3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。
3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。
3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；4、职责4.1集团总经理：负责质量手册的批准。
4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。
4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。
4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。
4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。
4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。
4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。
4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。
4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。
5、文件控制流程图6 过程要点描述。
实验室文件和资料控制程序(含表格)(参照模板)
文件和资料的控制程序1．目的：对与本实验室质量管理体系相关文件进行控制，确保各相关场所得到有效版本，并确保组织质量管理体系相关文件得到正确的使用。
2．范围：适用于与质量管理体系相关文件和资料的控制。
3．职责：3．1主任负责批准发布质量手册（含质量方针及质量目标）；3．2技术负责审核质量手册（含质量方针及质量目标）；3．3技术负责人审核质量管理室分程序文件，质量负责人负责审核管理部分程序文件；3．4各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管；3．5质量管理室总体负责组织质量体系相关文件的制订、编号、保管等管理工作和定期评审。
4．程序：4．1文件分类4．1．1第一级文件：质量手册（含质量方针、质量目标）。
4．1．2第二级文件：程序文件。
4．1．3第三级文件：作业指导书及各类检测标准、规范，与质量管理体系相关的外来文件，各种质量记录、技术记录文件。
4．2文件编号4．2．1质量手册编号：GYDS-QM-××（××表示版次，手册中各章以章节号区分），例如：GYDS-QM-01表示组织质量手册第一版。
4．2．2程序文件编号：GYDS-QP-××（××表示顺序号），例如：GYDS-QP-05表示组织编制的第5个程序文件。
4．2．3作业指导书、规范、制度编号：GYDS-QI类型-×××（×××为顺序号）。
4．2．4各程序文件后所附质量记录的编号：GYDS-QR-×××（×××为顺序号）。
其它质量记录可不编号,而以其名称作为标识.4.3 文件的制定与审批4.3.1质量负责组织编写《质量手册》，技术负责审核，实验室主任批准。
4.3.2质量负责组织编写和审核管理类程序文件，实验室主任批准。
4.3.3技术负责组织化学分析室编写和审核技术类程序文件，实验室主任批准。
文件控制流程
文件控制程序文件编号：Z（H/J）C—4.2。
3(4。
4。
5/4。
4.5）—01版号：C/0生效日期:共 5 页第 1 页1目的对公司一体化管理体系的文件进行控制，确保与体系相关的部门及岗位均能方便及时地使用和获取的文件的现行有效版本。
2范围适用于本公司一体化管理体系(质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系)文件的管理.3职责3.1管理部负责a)组织编制管理手册、相关的程序文件及其它管理体系文件；b)所有管理体系文件的归口管理和存档，并负责审核程序文件.c)管理体系电子版文件更改、备份及定期杀毒。
d)更改管理体系文件；组织文件评审.3。
2信息部负责文件管理系统的维护及企业防火墙的管理.3。
3各职能部门负责按时编制完成本部门程序文件初稿及第三层次文件，及时获取并传递相关的外来文件。
3.4各部门负责持有的纸质文件的管理。
3.5管理者代表负责审核管理手册，批准程序文件和管理性作业文件.3。
6总工程师负责批准技术性作业文件。
3.7总经理负责制定管理方针和管理目标,批准管理手册。
4程序4。
1管理体系文件的范围管理体系文件包括：管理手册（包括方针、目标）；管理体系程序文件;第三层次文件(包括管理性作业文件、技术性作业文件、记录、外来文件、法律法规和其他要求及报告类文件）。
4。
2管理体系文件的形式管理体系文件分为电子媒介和纸质媒介两种形式，其中适于通过网络发布的文件(如管理手册、程序文件及法律法规等）以电子文件的方式通过公司的文件管理系统在公司内发布，其它文件仍以纸质文件的形式发放到各相关部门。
4.3文件的编写与审批4。
3。
1文件的格式（程序文件、作业文件）共 5 页 第 2 页(文 件 名 称）文件编号： 版号： 生效日期： 共 页第 页1目的 2范围 3职责4程序（工作内容) ［5相关文件］ ［6记录］拟制:审核：批准：注：[ ]中包括的内容是可选项。
记录的格式：(记 录 名 称)表：（记录编号）4。
【优质】记录文件表格
编号：D02-4.2受控文件清单编号：D03-4.2文件审批表编号：D04-4.2文件修改申请编号：D05-4.2编号：D06-4.2编号：D07-4.2技术标准登记表编号：D09-4.2质量记录清单编号：D10-4.2质量策划实施情况检查表编号：D11-5.4管理评审计划编号：D12-5.6管理评审通知单编号：D13-5.6管理评审报告编号：D14-5.6编号：D15-6.2编号：D16-6.2年度培训计划编号：D17-6.2职工花名册编号：D18-6.2设施管理卡编号：D19-6.3 序号：生产设施一览表编号：D20-6.3设施报废单编号：D21-6.3 序号：产品要求评审表编号：D22-7.2□初次审核□修订（原评审表号：）序号：定单确认表编号：D23-7.2 序号：供方评定记录表编号：D24-7.4 序号：合格供方名录编号：D25-7.4采购计划编号：D26-7.4 序号：采购要求单编号：D27-7.4 序号：采购单编号：D28-7.4 序号：领料单物料标识卡编号：D30-7.5 序号：物资发放卡顾客财产问题反馈表编号：D32-7.5 序号：编号：D33-7.6 序号：编号：D34-7.6计量校准计划编号：D35-7.6顾客满意度查表编号：D36-8.2 序号：编号：D37-8.2编号：D38-8.2 序号：审核组组长：组员：日期：第页共页1、审核目的：2、审核依据：GB/T 19001-2000 idt ISO 9001：20003、审核覆盖产品：4、审核时间：年月日至年月日首次会议时间：月日时分末次会议时间：月日时分5、现场审核期间请被审核方有关人员参加下列活动：首、末次会议：最高管理者或其代表及与审核有关的管理人员参加。
审核活动：按审核日程安排，被审核方有关人员在本岗位。
6、审核安排：内审检查表编号：D39-8.2 共页第页审核员：不合格报告编号：D40-8.2 序号：内部体系审核报告（可另附纸叙述）编号：D41-8.2 序号：内审首、末次会议签到表编号：D42-8.2 时间：地点：不合格项分布表编号：D43-8.2 序号：进货验证记录。
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A/0
生产车间
1
《质量手册》TB/QM2008
QM04A/0质检部1《程序文件汇编》QP01～QP12
QP04
A/0
质检部
1
《检验指导书汇编》ZJ01～ZJ04
ZJ01
A/0
质检部
1
《质量手册》TB/QM2008
QM05
A/0
采购部
1
《程序文件汇编》QP01～QP12
QP05
A/0
采购部
1
《质量手册》TB/QM2008
《程序文件汇编》
QP01～QP12
7
3
《人员岗位职责及任职要求》
BG01
2
4
《生产作业文件汇编》
SC01～SC11
1
5
《质量检验指导书汇编》
ZJ01～ZJ04
1
文件更改记录
编号：R-BG-03
文件名称编号
更改后版本号
提出部门/人员
提出更改日期
更改原因：
更改方式：
更改前内容：
更改后内容：
原编制部门
意见
文件控制记录表格格式
文件发放、回收登记表
编号：R-BG-01
序号
文件名称及编号
发放编号
版次
领用部门
份数
领用人
发放日期
回收登记
回收日期
收文人签字
1
《质量手册》TB/QM2008
QM01
A/0
总经理
1
《程序文件汇编》QP01～QP12
QP01
A/0
总经理
1
《质量手册》TB/QM2008
QM02
A/0
厂部/办公室
审批
执行情况记录
备注
1
《程序文件汇编》QP01～QP12
QP02
A/0
厂部/办公室
1
《岗位职责及人员任职要求》BG01
BG01
A/0
厂部/办公室
1
《质量手册》TB/QM2008
QM03
A/0
生产车间
1
《程序文件汇编》QP01～QP12
QP03
A/0
生产车间
1
《岗位职责及人员任职要求》BG01
BG02
A/0
生产车间
1
《生产工艺文件汇编》SC01～SC11
QM06
A/0
销售部
1
《程序文件汇编》QP01～QP12
QP06
A/0
销售部
1
《质量手册》TB/QM2008
QM07
A/0
申报
1
《程序文件汇编》QP01～QP12
QP07
A/0
申报
1
受控文件一览表
编号：R-BG-02
序号
文件名称
文件编号
份数
收文人
收文日期
版次
备注
1
《质量手册》
TB/QM-2007
7
2