秘书信息工作
《秘书信息工作的特点、原则和要求导学案-秘书基础》
《秘书信息工作的特点、原则和要求》导学案导学目标：通过进修本课内容，学生能够理解秘书信息工作的特点、原则和要求，掌握相关知识和技能，提高秘书信息工作效率和质量。
一、秘书信息工作的特点1. 多样性：秘书信息工作涉及到各种不同类型的信息，包括文字、图片、音频、视频等多种形式。
2. 隐秘性：秘书信息工作涉及到秘密信息，需要保持峻厉的隐秘性。
3. 及时性：秘书信息工作需要及时处理和传递信息，不能拖延。
4. 精准性：秘书信息工作需要准确无误地传达信息，不能出现错误。
5. 综合性：秘书信息工作需要综合运用各种技能和工具，如文字处理软件、电子邮件等。
二、秘书信息工作的原则1. 真实性原则：秘书信息工作要求信息真实可靠，不得虚假或失实。
2. 隐秘性原则：秘书信息工作要求保持信息的秘密性，不得泄露给未授权的人员。
3. 及时性原则：秘书信息工作要求及时处理和传递信息，不能拖延。
4. 效率性原则：秘书信息工作要求高效率地完成工作，提高工作效率。
5. 精准性原则：秘书信息工作要求准确无误地传达信息，避免出现错误。
三、秘书信息工作的要求1. 熟练掌握文字处理软件等办公软件的应用方法，提高工作效率。
2. 保持信息安全认识，峻厉恪守隐秘规定，不得泄露秘密信息。
3. 良好的沟通能力和协作能力，能够与同事和领导有效沟通和协作。
4. 具备较强的组织能力和时间管理能力，能够有效地安排工作任务。
5. 不息进修和提升自己的专业知识和技能，适应信息化时代的要求。
综上所述，秘书信息工作具有多样性、隐秘性、及时性、精准性和综合性等特点，需要遵循真实性、隐秘性、及时性、效率性和精准性等原则，要求秘书具备文字处理软件等办公软件的应用技能、信息安全认识、良好的沟通和协作能力、组织和时间管理能力以及持续进修的能力。
只有不息提升自己的综合素质和专业技能，才能更好地完成秘书信息工作，提高工作效率和质量。
秘书信息工作：秘书做好信息工作的五个环节
;2、筛选。
对原始信息进行筛选，是一个去伪存真的过程。
要有敏锐‘的眼光，准确的信息意识，对原始信息进行一番比较、鉴别、判断，留下真实、信息价值高的才来哦，剔除那些虚假的、没有价值的材料。
要注意的是，负面信息也有价值，有利于全面掌握情况，做好综合治理。
3、加工。
对经过筛选的信息，需要进行综合分析，进一步加工，也就是说，为了保证信息的准确性、客观性，要对信息进行核对、查实；为了保证信息的简明扼要、通畅无误，要对信息的文字进行删削、编辑；为了保证信息的类别清晰，要对众多信息做必要的综合归类。
4、传输。
经过筛选、加工的信息，一般以内部刊物的形式，也可以通过新闻媒介传输。
5、存贮。
不管一条信息是否被领导采用，都应该存贮归档。
存贮的信息，一方面可以产生资料价值，另一方面，在某种特殊情况下也许仍然会产生信息价值，所以，要有意识地逐步形成信息档案。
要做好信息工作的五个环节需要有一个完善的信息工作系统，需要做到“四化”：一是科学化，要求信息反馈的内容紧紧围绕当前的工作要求，达到多、新、快、实，特别是要求确保真实性与准确性；二是专业化，要逐步建立立起一支专门从事信息反馈工作的队伍；三是制度化，要坚持大事日报逐级反映信息的制度；四是现代化，除了使用常规的电话、传真等手段设备外，还要学会使用计算机网络、光纤通信等现代化传输手段，以便更准确更迅速地开发各种信息资源。
秘书信息工作的名词解释
秘书信息工作的名词解释秘书信息工作是指秘书在组织内部承担的一项重要职责，涉及信息管理、文件处理、会议安排等多个方面。
在现代化的办公环境中，秘书信息工作已经成为组织高效运作的关键要素之一。
本文将对秘书信息工作所涉及的相关名词进行解释和探讨。
一、信息管理信息管理是秘书信息工作的基础，旨在确保组织内部信息的高效流转和保密性。
秘书需要掌握信息收集、整理、归档和检索等技巧，以便能够及时提供所需的信息。
这对于高效决策和工作协调非常重要。
通过信息管理系统，秘书可以将各种信息整合起来，使得组织内部的信息得以透明和迅速传递。
二、文件处理文件处理是秘书信息工作的另一个重要方面。
秘书需要负责处理和管理组织内外发的各种文件，如公文、备忘录、合同等。
文件处理包括收发、登记、分发、归档等环节，秘书需要具备良好的文件管理意识和操作技巧。
同时，秘书还需要确保文件的保密性和完整性，以防止信息泄露和文件遗失。
三、会议安排会议安排是秘书信息工作中的重要任务之一。
秘书需要根据领导和组织的需要，合理安排和组织各类会议。
这包括确定会议时间、地点、与会人员、议题等。
秘书还需要提前准备会议所需的文件、笔记、投影设备等，并确保会议进行的顺利。
会议安排要求秘书具备良好的组织和协调能力，以及敏锐的时间观念。
四、保密工作保密工作是秘书信息工作中至关重要的一环。
秘书需要严格遵守保密制度，保护组织内部的敏感信息和商业机密。
秘书还需要对文件和电子数据进行合理、安全的存储和传输，确保信息不被非法获取。
保密工作也包括对外部人员的授权和访问权限的管理。
秘书的保密工作是组织内部稳定运行和良好声誉的基石。
五、沟通协调秘书信息工作还需要秘书具备良好的沟通和协调能力。
秘书在日常工作中需要与上下级、同事、合作伙伴等各方进行有效的沟通，并协调各方利益和需求。
通过沟通协调，秘书能够更好地理解和分析组织内外部的信息，进一步提高工作效率和准确性。
总结：秘书信息工作是组织内部高效运作的重要保障之一。
秘书信息工作注意事项
秘书信息工作注意事项秘书信息工作是现代社会中不可或缺的一部分，谁都知道秘书的职责是负责协调日常办公室的工作，但是如果你是一名秘书，你了解自己工作中的关键内容吗？你清楚地知道哪些方面需要注意吗？你是否在技术上获得了足够的定制化熟练度，这样才确保你不仅能处理来自其他同事的问题，也能更好地为管理层提供支持和帮助？当你做好了秘书的工作，就要想到很多细节，这些细节可能会被忽视或者被认为是不重要的。
但事实上，这些细节可能会直接影响到公司的形象和利益。
秘书信息工作是一项重要的责任，需要保证信息的保密性、准确性、及时性和可靠性，这就需要秘书们注重以下几个方面的注意事项。
一、工作流程：作为秘书，你必须有一个清晰的工作流程，清楚地了解每个阶段的具体内容和流程；了解公司日常工作的特点，确保对这些内容的理解和处理；确保所有工作可以迅速、准确地传递和实施，从而保证在紧急情况下工作高效，不会耽误公司正常运行。
二、信息管理：作为秘书，你需要对公司文件、产品和客户信息等重要资料进行管理，并确保信息的准确性、及时性和保密性。
在管理过程中，可以采用分类和整理的方法，确保任何时候需要这些信息的人都可以轻松地获得它们，而且不会泄露重要信息。
相应地，秘书还要确保所有信息都完整无缺，而不是仅仅是片段或断章。
三、保证质量：秘书的工作需要注重细节，处理每一项工作都需要具有严谨的态度和敬业精神，这意味着需要在每一位员工和管理者之间建立信任关系，这可以通过每天工作精益求精的态度来实现。
秘书需要时刻关注细节，关注过程还是结果，关注纪律和标准的维护，关注员工的贡献和意见，并对整个组织进行全面管理。
四、处理好紧急事件：在公司中，秘书可能会在一段时间内处理很多紧急事件，这意味着秘书需要快速地、准确地做出决策，并与相关人员协商、沟通，从而保证不会对公司和员工造成不良影响。
如何处理紧急情况通常是一个需要持续学习和提高的过程。
秘书们需要备料，时刻保持清新的思维，迅速地做出决策，以便在任何情况下都能最大化地发挥作用。
秘书信息工作：信息在秘书工作中的作用
秘书部门的信息⼯作，主要是指根据上级与主管部门的要求了解情况，掌握动态，发现问题，然后进⾏筛处理，综合分析，提供信息资料给领导参考。
具体来说，信息⼯作在秘书活动中的作⽤主要表现为以下⼏个⽅⾯： ⼀、辅助领导科学决策，必须依靠信息 决策是领导的主要职能，是领导⼯作的主题。
信息是决策的依据，是决策的必要条件。
没有信息，就没有科学决策。
进⾏预测和确定⽬标，必须将过去和现在的各种信息进⾏收集、加⼯、传递和利⽤；拟定各种可供选择的决策⽅案，必须对收集到的各种信息进⾏归纳、推理、评价，也就是具体地利⽤信息；决策⽅案的选择、实施、修正等等，其客观依据依然是⼤量的信息。
⼆、起草⽂件必须依靠信息 秘书⼈员撰拟公⽂，不能闭门造车，⽽是要在掌握各种信息的基础上，根据领导意图，经过分析、综合，形成更系统、更准确的新的书⾯信息。
可以说，秘书撰拟公⽂，就是运⽤信息为机关服务。
三、信访咨询⼯作需要依靠信息 秘书⼈员在接待群众来访、处理群众来信时，必须运⽤所掌握的政策精神、规章制度、领导意图、实际情况等信息，经过分析、判断，去回答来访，回复来信，或者转有关部门处理。
四、做好⽇常管理⼯作必须依靠信息 秘书要办好机关各项公务，不仅靠领导意图、个⼈学识，还必须依靠各种信息作依据、作借鉴。
信息多，⽿朵灵，综合判断、处理事务的能⼒就强。
秘书⼈员必须会运⽤各种信息，把相关部门联系、协调起来，明确分⼯，消除⽭盾，同步协作去完成共同的任务。
另外，秘书主动、认真地为部门领导反映各种情况，提建议要求，出主意，也是在运⽤信息为部门服务。
总之，秘书⼯作的⼀切⽅⾯都离不开信息，新时期特别要求秘书强化信息意识，研究并掌握信息⼯作的规律，才能发挥好参谋助⼿的作⽤。
秘书实务之信息工作
秘书实务之信息工作秘书实务之信息工作在现代社会中，信息的获取和传递是非常重要的一项工作。
作为一名合格的秘书，信息工作是其职责之一。
信息工作主要包括信息的收集、整理、存档和传递等方面。
只有做好信息工作，秘书才能更好地协助领导完成各项工作。
首先，信息的收集是秘书工作中必不可少的一环。
秘书需要及时了解各种信息，包括媒体报道、行业动态、政策法规等。
通过不断收集信息，秘书能够及时了解到各种信息动态，为领导作出决策提供信息支持。
其次，秘书需要对收集到的信息进行整理和分析。
秘书需要将收集到的信息进行分类整理，建立起一个完整的信息库。
通过对信息的整理和分析，秘书能够更好地把握各种信息的内涵和价值，帮助领导更准确地把握形势。
然后，秘书要做好信息的存档工作。
收集到的信息需要进行存档，以备将来使用。
秘书需要建立起一个规范的信息存档系统，确保信息的安全和便捷使用。
在存档的同时，秘书要注意信息的保密工作，确保信息不被泄露。
最后，秘书需要及时将信息传递给相关人员。
信息的传递是秘书工作的核心环节之一。
秘书需要将领导需要知道的信息及时传递给相关人员，并保证信息的准确性和完整性。
在信息传递的过程中，秘书要注意沟通的技巧和方式，以确保信息的顺利传递。
总结起来，秘书的信息工作是一项复杂而重要的工作。
秘书需要及时收集各种信息，进行整理和分析，并将信息存档和传递给相关人员。
只有做好信息工作，秘书才能更好地协助领导完成各项工作。
在信息工作中，秘书需要具备一定的专业知识和技能。
首先，秘书需要熟悉各种信息收集和整理的方法和技巧。
例如，掌握搜索引擎的使用方法，能够高效地查找和筛选信息；掌握文献检索的方法，能够全面了解相关领域的信息。
其次，秘书需要具备一定的信息分析能力。
只有通过对信息的分析，秘书才能将信息转化为对领导决策有价值的内容。
最后，秘书需要具备良好的沟通和协调能力。
在信息传递的过程中，秘书需要与各方人员进行有效的沟通和协调，以确保信息准确地传递给相关人员。
秘书信息工作：秘书对信息的整理加工
秘书信息工作：秘书对信息的整理加工一个优秀或称职的秘书，应是收集、整理、加工信息的能手，如果你热爱秘书这个职业，那么你一定会朝着这个方向努力。
信息的处理就是对获取的各种信息进行加工、分析、综合、归类、过滤，从中获取有用的情况、数据，进而提炼出新的思想、理论，用以指导工作实践的全过程。
信息的处理包括信息的整理加工、信息的储存、信息的传递三个部分。
信息的整理加工，是整个信息工作的核心。
它是对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上加以变化，使之便于储存和转递的过程，亦即去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作过程。
整理加工的产物是信息资料。
信息成为信息资料，有四道程序：（１）筛选。
即对收集到的大量信息进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的，选出内容新颖、有价值的。
概括地说，就是要力求选出的每条信息都符合"实、新、精、准"的要求。
完全做到这一点虽然不大可能，但剔除无用的或用处不大的，只允许有用的通过，这不仅可能而且应该做到。
这就是筛选的基本任务。
（２）校核。
即对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实。
任何信息都内含着自身的价值，其价值的大小，在于是否真实地反映了客观事物发展的状况，即是否具有真实性。
由于信息的来源、信息的传播渠道中难免有客观的杂质和主观的因素干扰，因此秘书接触到的信息往往带有一定的模糊度、多余度、滞后度，有的含有虚假成分，有的可能完全是假象。
信息中的不真实因素，一般表现为偏颇、夸张、拼凑、添枝加叶、捕风捉影等几种情况。
如果说筛选是过粗筛子，把有用的信息挑选出来，而上述各种不真实的信息则可能因表面有用而漏网。
这就需要校核，好比是再过一遍细筛子，把各种"有用"的水分挤干，确保信息的真实、准确。
进行校核的方法有多种，其中最常见的方法有三种：第一，分析法，即对原始信息中所表述的事实和叙述方法进行逻辑分析，发现其中的破绽和疑点，从而辨别其真伪。
办公室秘书如何做好信息工作
办公室秘书如何做好信息工作办公室秘书如何做好信息工作日常工作中，信息的存在形式是多方面的。
例如，秘书收到的文件及邮件，接听的电话，阅读的报刊，浏览的网页及形成的会议记录等。
面对每天接触的各种纷繁复杂的信息，作为秘书，应有效地处理这些信息，保障信息工作得以顺利开展，使之为领导的决策发挥积极作用。
苏珊是某单位的秘书，她是怎样进行信息工作的呢？一、着眼领导工作，做到有效辅助秘书是近身服务于领导的工作人员，其工作定位必然是以领导为服务对象，以领导及其工作为核心。
可以说，秘书辅助领导日常工作是一个常态，因而，那些上传下达、左右疏通、撰写文稿、会议准备、文书处理、电话处理等信息工作都是围绕其间的必要环节。
秘书信息工作的基本途径理应是着眼领导工作，做到有效辅助。
这里是秘书苏珊对信息处理的几个有效做法。
一是根据主管的口授笔记迅速整理出将上会讨论的事项；二是捡拾出必须由主管过目的航空信件；三是整理备忘录置于主管的签字卷夹内；四是将查阅的资料附在来信之后，置于主管的“速件”卷夹内；五是在行事历上记下主管交办的明天的事项。
我们看到，苏珊的一系列务实做法，正是本着为领导服务的宗旨，根据领导的实际工作需求，跟进信息工作。
面对一个日理万机的主管，苏珊秉持的信息工作理念是：熟悉并适应主管的行事风格，熟悉公司的业务流程，为主管处理各项事务尽铺垫及善后之责。
毋庸置疑，领导日常工作的每个环节无不和秘书的信息处理紧密相关。
譬如，当领导表示出某种意图时，秘书应当注意领会和把握其主要精神，并以此为信息处理的切入点，最终形成决策所需的文本，为解决今后的实际问题搭桥铺路。
又如，当领导有外出考察任务时，秘书应当及时传递辅助信息，这其中除了制订明确的计划外，还应竭尽所能提供考察地的相关背景资料，以保障领导出行的实效性，提高其工作效率。
二、放眼日常事务，做到未雨绸缪作为秘书，除了接听电话、收发文件、迎来送往、参加会议等冗杂的日常事务外，还要经常面对工作中随时可能出现的各种特殊状况。
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6.3 信息的收集与整理
6．3．2 信息整理
2、筛选方法 1）查重法。2）时序法。 3）比较法。4）测评法。 3、校核方法 1）溯源法。2）比较法。 3）核对法。4）逻辑法。 5）调查法。6）数理统计法。
2021/3/15
6.3 信息的收集与整理
6.3.2 信息整理
4、综合分析方法 1）点面结合法。 2）定性定量分析法。 3）预测分析法。 5、信息加工的形式 1）编写信息简报。 2）信息资料的编写。
秘书信息工作
教学目的
• 通过本模块的学习， 熟悉信息工 作的基本程序，能够运用多种方法收 集信息及对信息进行系统整理、有效 传递、有序存储、开发利用，掌握信 息利用服务的方法并做好信息服务工 作。
2021/3/15
教学重点与难点
1、教学重点 • 信息工作的程序与方法； • 收集信息的渠道和方法； • 信息整理工作； • 传递信息工作； • 信息利用与反馈工作。 2、教学难点 • 信息工作的程序与方法； • 信息工作案例分析； • 技能训练。
6.1.1 信息的含义及类型 • 对事物的特征和变化的客观描述，是事
物的运动状态经过一定的方式传递后的再 现。 • 文字形态、声像形态和记忆形态。 6.1.2 信息的特点 1、可量度。 2、可识别。 3、可转换。 4 、可存储。 5、可处理。 6、可传递。 7 、可再生。 8、可压缩。 9、可利用。 10、可共享。
• 卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们 虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等 待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼 皮底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索
• 从这件事中，你对信息工作有哪些认识与启发？
2021/3/15
6.1 信息工作概述
• 大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比 较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议： 先购进粮食原料，再进行技术改造。
• 后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案 使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿!
• 小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不 假!您是怎样获得这些信息的呢?”
• “我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价 上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年 均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原 料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快 的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食 品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价 必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0．2至0．5元之间；我 厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0．3元计算，每 吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万!因此，我建议当 务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力， 获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济 实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际 先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基 础。……”
2021/3/15
6.1 信息工作概述
6.1.3 信息对秘书工作的意义
• 秘书人员辅助领导决策的依据； • 秘书人员处理日常事务的依据。 • 秘书人员起草文书的基础； • 秘书人员协助管理、协调关系的依据。2021/3/156.1 Nhomakorabea信息工作概述
6.1.4 信息工作的基本要求 • 及时；准确；全面；适用。 6.1.5 目前最急需的信息 • 预测性信息。动态性信息。 • 反馈性信息。综合性信息。 6.1.6 秘书信息工作的特点 • 普遍性。 紧迫性。 开拓性。
2021/3/15
案例导入：
• 小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过 信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作 用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记 录，他才对信息工作有了切身的理解。
• 会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力， 要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务 、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他 想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转 向了他。
10.3.1 信息的收集
2．渠道 • 信息网络渠道 、大众传描媒介渠道 • 文书渠道、调查渠道 • 会议渠道、图书馆渠道 • 关系渠道、信访渠道 • 档案渠道、信息机构渠道
2021/3/15
6.3 信息的收集与整理
6.3.1 信息的收集
3、方法 1)观察法 2)询问法 3)问卷法 4)阅读法 5)交换法 6)索取法 7)购置法 8)网络法
2021/3/15
• 卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算 器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着 腮在沉思……
• 过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一 个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分 析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改 造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大 的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一 议。”
2021/3/15
6.2 信息工作程序图
收集
整理
传递
开发
存储
利用
反馈
2021/3/15
6.3 信息的收集与整理
6.3.1 信息的收集
1、范围 • 政策法规信息; 社会动态信息 • 组织内部信息； 国际信息 • 同级相关信息 ；贸易信息 • 客户信息；交际信息
2021/3/15
6.3 信息的收集与整理
2021/3/15
6.3 信息的收集与整理
6.3.1 信息的收集
4、原则 • 价值原则 • 时效性原则 • 层次性原则 • 针对性原则 • 全面系统性原则
2021/3/15
6.3 信息的收集与整理
6.3.2 信息整理
1、分类方法 1）字母分类法；2）主题分类法； 3）来源分类法；4）地区分类法； 5）数字分类法；6）时间分类法。