商务信函的写作原则及写作特点(准确)
办公模板如何撰写出色的商务信函
办公模板如何撰写出色的商务信函商务信函是跨企业或个人之间进行商务交流的一种书面形式。
撰写出色的商务信函对于建立良好的合作关系、推动商务合作具有重要的作用。
以下是办公模板如何撰写出色的商务信函的一些建议。
一、信函的格式商务信函应遵循一定的格式，包括信头、日期、收件人姓名、地址、称呼、正文、结束语和署名等要素。
信函的格式应整洁美观，标点符号要准确使用，段落要分明。
同时，尽量使用简洁明了的语言来表达自己的意思，避免出现冗长的句子或者复杂的词汇。
二、信函的开篇商务信函的开篇应包括问候语和主题句。
问候语可以使用一些常见的礼貌用语，如“尊敬的先生/女士”、“亲爱的合作伙伴”等。
主题句应简明扼要地概括信函的目的，让读者一目了然。
三、信函的正文信函的正文部分需要清晰、明确地表达意图。
首先，应明确表达自己写信的原因，如感谢、邀请、请求或者建议等。
其次，应提供相关细节和背景信息，以便读者更好地理解信件的目的和内容。
最后，要提出明确的要求或者建议，并给出相应的理由或者解释。
正文的语言要简洁明了，避免使用过多的行话或者专业术语，以免让读者难以理解。
四、信函的结束商务信函的结束部分可以表达感谢之情、期望与读者进行进一步的沟通或者展示自己的愿望等。
可以使用一些商务用语来表示礼貌和诚意，如“期待您的回复”、“非常感谢您的关注”等。
同时，要注意结束语的语气和表达方式与整篇信函的主题相匹配。
五、信函的署名商务信函的署名应包括作者的职务、联系方式以及公司或机构的名称。
署名部分要清晰、准确地表明自己的身份，以便对方能够准确地联系到您。
六、信函的审校和修改完成信函的初稿后，应对信函进行审校和修改。
注意检查语法错误、拼写错误和标点符号的使用是否准确。
同时，要针对信函的整体结构和表达方式进行评估，确保信函的逻辑清晰、语句通顺、表达准确。
七、其他注意事项除了以上提到的要点，撰写商务信函还需要注意以下几个方面：首先，要注意信函的语气，尽量保持客观、礼貌和正式。
商务信函的格式和范文（标准版）
商务信函的格式和范⽂（标准版）2020-09-03 商务信函属于商务礼仪⽂书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使⽤的简便书信。
那么下⾯是⼩编特地为⼤家整理收集的关于商务信函的格式和范⽂(标准版)，欢迎⼤家阅读与参考。
商务信函的格式和范⽂(标准版) 商务信函属于商务礼仪⽂书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使⽤的简便书信。
其主要作⽤是在商务活动中⽤来建⽴经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。
其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
⽂种特性 〔⼀)语⽓⼝语性 每⼀封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的⼀种情感交流。
⼈都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的⼀⾯。
⽽不是⼈们想象的商务信函应该⽤⼀种特殊的“⽣意腔”，信函读起来使⼈感到⾮常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、⾃然、⼈性化。
⽆论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语⽓、语调来表现。
(⼆)内容直接性 企业每天都要阅读⼤量信函⽂件。
商务信函不需要⽤华丽的词句。
所以，商务信函要写得简明扼要，短⼩精悍，切中要点。
⽤简洁朴实的语⾔来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。
当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要⽤语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
(三)态度真诚性 商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。
不管说什么，都要带着诚意去说。
把写好的商务信函拿起来读⼀遍，确保如果此时对⽅正在电话中与你通话，他⼀定能够感受到你的⾃然、真诚和礼貌。
这⾥所说的礼貌，并不是简单⽤⼀些礼貌⽤语，⽽是体现了⼀种为他⼈考虑，多体谅对⽅⼼情和处境的态度。
(四)主旨单⼀性 商务信函具有纯粹的业务性，⼀般要求专⽂专事，内容集中单⼀，围绕公务，突出主旨。
(五)格式规范性 商务信函结构类似于⼀般的书信，有称呼、有正⽂、有署名。
商务部工作人员的商务信函与邮件写作技巧
商务部工作人员的商务信函与邮件写作技巧商务部工作人员在日常工作中，需要频繁进行商务信函和邮件的撰写与回复。
良好的写作技巧不仅可以提高沟通效率，还能增强信函和邮件的表达力和专业性。
以下是商务部工作人员的商务信函与邮件写作技巧：一、信函格式商务部工作人员在撰写商务信函时，应注意信函格式的规范性和整洁美观。
一般来说，商务信函应包括信头、信尾和正文三部分。
1. 信头部分：信头应包括发件人的姓名、职务、单位名称、地址、电话和传真等联系方式。
2. 信尾部分：信尾应包括发件人的署名和日期。
署名可以使用手写签名或者打印签名。
3. 正文部分：正文是商务信函的主体内容，应清晰、简洁地表达要点。
正文的开头可以使用问候语，如“尊敬的先生/女士”或“亲爱的先生/女士”，根据不同情境和收信人的称谓来进行选择。
接着，逐步列举事项，并使用分段和标点符号使文章结构清晰明了。
二、邮件写作技巧1. 主题：邮件的主题应简明扼要地描述邮件内容，以便收件人快速理解主题和优先处理。
2. 问候语：邮件的开头可以使用类似于商务信函的问候语，根据不同的关系选择适当的称呼，如“Hi，John”或“尊敬的李经理”。
3. 简洁明了：邮件的正文应简洁明了，语句通顺，条理清晰。
使用段落和标点来分隔不同的信息内容，并避免重复表达。
4. 专业用词：商务邮件中应使用专业用词，并尽量避免使用口语化的词汇和缩写，以保持邮件的严谨和专业性。
5. 正式结尾：邮件的结尾可以使用感谢的措辞，如“感谢您的关注与支持”，以及问候的措辞，如“祝工作顺利”。
最后，应注明发件人的姓名、职务和联系方式，以方便收件人回复和联系。
三、表达技巧1. 清晰准确：商务部工作人员的商务信函与邮件写作应注重准确表达要点，并尽量避免模棱两可的措辞。
使用简洁清晰的语句，避免使用过于复杂或难以理解的词语。
2. 逻辑性：写作时应注意文章的逻辑性和条理性，将信息按照时间、地点或者事件的顺序进行组织与展示，确保信息流畅自然。
商务信函写作要领
商务信函写作要领商务信函是商业往来中非常重要的一种书面沟通方式，写作质量直接关系到沟通效果和形象。
因此，熟练掌握商务信函写作要领对于提高工作效率和促进商务合作至关重要。
以下是商务信函写作的一些要领：一、信函格式商务信函一般包括标题、日期、收信人姓名、称呼语、正文、结尾敬词和署名等部分。
1. 标题：简洁明了，能准确表达信函主题。
2. 日期：写明信函起草日期。
3. 收信人姓名：准确写明收信人姓名和地址。
4. 称呼语：根据与收信人的关系选择适当的称呼，如尊敬的先生/女士、亲爱的同事等。
5. 正文：内容要简洁明了，叙述要清晰有条理。
6. 结尾敬词：如祝好、感谢等。
7. 署名：表明发信人的姓名和职务。
二、语言规范商务信函应采用规范的语言表达，注意以下几点：1. 文字简练：言之有物，避免冗长废话。
2. 语气婉转：表达态度要诚恳、礼貌。
3. 用词精准：选择准确的词语表达自己的意思，避免模糊不清。
4. 格式规范：注意段落分明，排版整洁。
5. 避免口头语：商务信函是正式文件，不宜使用口头语言。
三、内容要点商务信函写作要注重以下内容要点：1. 信函目的：简述写信目的，突出重点。
2. 事实陈述：对于商务问题要清晰陈述。
3. 解决方案：如果有问题需要解决，提出合理建议。
4. 感谢回复：礼貌表达对方回复的感谢之意。
四、注意事项在写商务信函时，还需注意以下几点：1. 注意用词：避免使用过于严厉或含糊不清的措辞。
2. 总结重点：在信函最后进行总结，强调核心内容。
3. 校对检查：写完信函后要仔细校对，确保语法、拼写无误。
4. 及时回复：接收到商务信函后尽快回复，维护良好的沟通关系。
总之，商务信函写作要遵循规范格式，用语得体，内容要点明确。
只有如此，才能提高商务信函的质量，有效促进商业合作，展现专业素养。
希望以上要领能对你的商务信函写作有所帮助。
祝好！。
职场人士必读商务信函的写作技巧
职场人士必读商务信函的写作技巧商务信函是职场人士经常使用的一种书面沟通工具，它不仅可以帮助我们传递信息，还可以展现自己的专业素养和沟通能力。
在这篇文章中，我将介绍一些商务信函的写作技巧，希望能对职场人士有所帮助。
1. 清晰简明商务信函的第一原则是要保持清晰简明。
用清晰的语言表达自己的意思，不使用太多的复杂词汇和长句子。
在写信的过程中，要充分考虑读者的阅读习惯和阅读时间的限制，尽量通过简短的句子和段落来呈现信息。
2. 有条理商务信函需要有清晰的结构和条理。
可以通过使用段落来划分不同的主题或内容，使信函更易于阅读和理解。
同时，将重要信息放在信函的开头和结尾部分，以便读者能够迅速获取关键信息。
3. 礼貌得体商务信函应该以礼貌得体的语言来表达。
在称呼对方时，可以使用“尊敬的”、“亲爱的”等称呼词，并在信函的结尾处用“谢谢”、“真诚”的话语来表示感谢和祝福。
同时，要注意人称的使用，尽量使用“我们”、“您”等表示合作和尊重的表达方式。
4. 深入了解对方在写商务信函之前，要尽可能了解对方的背景和需求。
这可以帮助我们更准确地选择合适的语言和表达方式，并使对方感到被重视和关心。
此外，还可以根据对方的专业领域和行业特点来模仿相应的语言和表达方式，增加信函的亲和力。
5. 注意语法和拼写商务信函作为正式的书面文件，语法和拼写的错误会给对方留下不专业或不认真的印象。
因此，在写信之前，务必进行仔细的校对工作，确保语法和拼写的准确性。
有必要的话，可以借助拼写检查软件或请他人帮忙检查，以避免低级错误的出现。
6. 突出重点在信函中，可以通过使用特殊字体、加粗和下划线等方式来突出重点信息。
这样做可以帮助对方更快速地获取关键信息，并使信函更易于阅读和理解。
但是，使用这些格式化方式时要适度，过多的装饰会影响信函的整体美观。
7. 及时回复在职场中，及时回复商务信函是一种积极而负责任的表现。
尽量在接收到信函后的24小时内回复，如果无法立即回复，也要尽快给对方一个预计回复时间。
翻译资料
商务信函语言特点：语言简练而准确，表达有力而温和，坚决而不强悍，严谨而不失风趣，通常严格遵守7Cs的写作原则：礼貌、体谅、完整、清楚、简洁、具体、正确语篇特征：首先格式规范。
商务信函通常由三部分组成：第一部分即第一段，此段已形成了一些套语，按惯例提及上次的通信，并简述那封信的内容；第二部分具体答复上次通信中提出的问题，并阐述其理由，这一部分根据不同的业务情况可分成数段；第三部分写信人提出问题或请求。
如一封回答对方询盘函电应包括以下内容：对对方询盘表示感谢；所报货物的品名、规格、质量、数量、包装、价格、付款方式、装运日期的描述；报盘的有效期限；对所报价商品的评价；其它相关内容如介绍其它对方可能感兴趣的商品；表达与对方建立业务关系及期待双方早日下单的愿望。
行文格式，一般都由七个部分组成：函头（下方：参考编号）、受函人地址（→经办人名称←）称呼（事由标题)、函件正文、结束语、函尾套语、致函人签名（下方：附件）→抄送（下方：附言）语法特征：句子结构复杂且较长；长句中大量使用复合句、并列句及被动句，且名词化的句子居多词汇特征：作为共核语言部分的基本词汇，大多数由其意义相同的正式词汇所代替；专业术语多；大量使用缩略词汇；一词多义；同义词重复。
汉语国际商务信函的英译：从事商贸信函翻译，必须具备扎实的双语语言功底和一定的商贸知识。
商贸知识包括商贸专业理论和业务知识。
此外，译者还必须掌握商贸文本汉英翻译的原则和技巧。
商务信函的翻译不同于其他类型文本的翻译。
在翻译广告、商标、旅游等文本时强调使用对公众有吸引力的语言，而商务信函、外贸运输文件或商贸法律文件的翻译则讲究表述清晰、明白无误，要求用词尽量浅显，不追求文辞的华美。
词义选择：从事汉语商务信函英译的人，最好对商务信函原文中所涉及的相关专业知识有所了解。
如果对相关专业知识知之甚少，仅凭一般的社会文化和普通英语知识来应付，即使每个单词都认识，译文也难免外行话连篇。
句子表达：商务信函因其内容、范围和形式不同而具有不同的语言风格，英译时需采用不同的方法和技巧。
商务信函的写作特点
商务信函的写作特点商务信函是商业界中常见的书信形式，用于进行商业交流和沟通。
其写作特点可以总结为以下几个方面：2.清晰简洁：商务信函应该具备简洁明了的特点，内容要点清晰明确，语言简洁明了，不要出现冗长和啰嗦的表达。
使用简短的句子和段落来传达信息，避免使用复杂的句式和过多的修饰词语。
3.明确目的：商务信函应该明确表达自己的目的和要求。
信函的开头应该直接点明写信的目的，例如说明该信函是用于提供信息、请求帮助、寻求合作、确认约定等。
接下来的段落则可以详细描述相关细节和要求。
4.专业语气：商务信函应该保持一种专业的语气，避免使用主观性和情感化的词汇。
使用正面和积极的语气表达想法和请求，句子结构应该明确和坚定。
5.礼貌和尊重：商务信函的写作应该体现出礼貌和尊重的态度。
在信函的开头和结束部分可以使用一些礼貌用语，例如“尊敬的先生/女士”、“您真诚的”、“敬启”等。
此外，其他部分也应尽量避免使用冷漠和不礼貌的表达方式。
6.格式规范：商务信函的格式应该符合一定的规范。
信函的开头应包含发信人的姓名、职务、公司名称和联络方式。
接下来是日期和收信人的姓名、职务、公司名称和联络方式。
正文部分可以根据需要分为多个段落，每个段落表达一个主要观点或请求。
信函的结尾应包含表达感谢的措辞和发信人的姓名。
7.正确的语法和拼写：商务信函应该遵循正确的语法和拼写规则，以确保信息的准确性和专业性。
应仔细检查信函中的拼写错误和语法错误，并在需要时进行校正和修改。
8.及时回复：商务信函的及时回复是非常重要的，尤其是在商业交流和合作中。
及时回复可以体现出对对方的重视和尊重，同时也可以避免延误商业机会和交流。
因此，在回复商务信函时，应尽量在合理的时间范围内进行回复。
总之，商务信函的写作特点包括正式、规范、清晰简洁、明确目的、专业语气、礼貌尊重、格式规范、正确的语法和拼写以及及时回复。
这些特点可以帮助写信人在商业中有效地交流和沟通，建立良好的商务关系。
商务信函的写作特点
商务信函的写作特点第一篇：商务信函的写作特点写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。
所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。
人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。
其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。
多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。
既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。
语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。
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一前言
二写作原则
三写作特点比如商务信函有格式化的特点，许多套语等等
四商务信函写作时应注意的问题（加上你本来的内容，融合你的写作技巧）五结论与体会
商务公文文体和公文语言的这些特点以及商务活动
本身的特点决定了商务信函的以下特点。
1．正确性（correctness）
毫无疑问，这是商务信函最为重要的特点，且是其
它特点的基础。
舍此而谈其它特点没有任何意义。
这一点很容易理解。
只有正确了，才可能去谈完整
性（completeness ），清晰性（clarity ），简明性（conciseness），具体（concreteness），礼貌（courtesy）
等特点。
这里的正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语
法等方面的错误，传递的信息（如时间、地点、价格、
货号、数量、信用证号码等）准确无误，而且指要使用
正确的格式等等。
更有研究者（张彦，李师君2005：171）指出，商
务信函的正确还应包括在翻译时译者必须对汉英的不同
表达习惯与方式都要有精确的把握。
2．完整性（completeness）商务信函的完整性指的是其必须包含所有必需的事项和信息。
例如，报盘信就必须包括产品名称、数量、质量、
价格、装运方式、付款方式等必要的信息。
如果有所欠
缺，对方就很难还盘，使商务活动继续下去。
又如，如果写一封投诉信，则必须说明问题所在、
为什么要写这封投诉信、给你带来了哪些不便以及你希
望见到的结果等，这样对方才能采取相应措施以解决问
题。
3．清晰性（clarity）
商务信函的清晰指的是所写信函必须清楚明了，让
对方很快了解信函所要传递的信息，不会产生歧义。
王晓英，杨靖（2005）指出，为达到这一目的，可
以采取以下措施：（1）使用简单的单词和简单的句子结
构；（2）避免使用有不同意义的单词；（3）把关系密切
的单词放在一起；（4）使用主动语态。
例如，A letter was delivered to the company 和They
delivered a letter to the company 相比较而言，后者就更清
晰明了，不会引起误解。
4．简明性（conciseness）
商务信函的简明性指的是用尽量少的单词或汉字将
事情说清楚。
我们常说，言简意赅乃语言之精华（Brevity is the
soul of wit），商务信函更是如此。
这里的要求是：（1）用尽量少的单词或汉字；（2）
一定要将需要传递的信息传递出来，将需要说的事情说
清楚。
我们既不能为了说清楚事情而牺牲简明性的特点，
也不能为了简明扼要而牺牲完整性的特点。
为达到简明扼要的目的，（1）可以用常用的简单词
来替代较为正式的较长的词组，如用if来替代in the event that，用for 来替代for the purpose of 等等。
（2）用单词
替代句子或词组。
例如，我们可以把We are returning all
the machinery that is broken 中的that is broken 用broken
来替代，进而将句子简化为We are returning all the broken machinery。
5．具体（concreteness）
商务信函的具体指的是在信函中应该提供具体的信
息而不是概括性和抽象的信息。
例如，The price of our product is about 100 dollars. 这
其中的about 100 dollars 就不具体，95 dollars 也可以，101 dollars 也行，让别人如何确定？
为了达到具体这一目的，（1）可以使用具体的修饰
词，如一些具体的数字。
（2）避免使用抽象化的词，如
The price of gas has really skyrocketed recently。
6．礼貌（courtesy）
礼貌原则在人际交往中非常重要。
在英语语用学界，
研究人员非常重视礼貌这一原则的研究。
Leech 于1983
年（转引自何自然1997：107－109）提出了礼貌原则，
并指出这一原则包含6项准则：得体准则（Tact Maxim ），
慷慨准则（Generosity Maxim），赞誉准则（Approbation Maxim），谦逊准则（Modesty Maxim），一致准则（Agreement Maxim），同情准则（Sympathy Maxim）。
事实证明，这些准则对更好地学习英语语用学、改
善人际关系起了非常重要的作用。
笔者认为，这些准则
对于非常注重礼仪的商务信函自然也有非常重要的启迪
作用。
为了体现商务信函的礼貌这一特点，要求我们在商
务信函中：（1）使用礼貌用语，如使用Thank you，Please
等词语。
（2）从对方角度考虑问题或阐述问题，即
You-approach，而不是I-或We-approach。
这样很容易
赢得对方的好感。
（3）使用积极和正面的词以替代消极
和负面的词语，如我们可以用The office is open until 5
o’clock 以取代The office is closed after 5 o’clock。
很明显，
前者更容易体现礼貌的特点而给人以好感。
（4）即使我们的合理要求没有得到满足从而表达不满的时候，也要平心静气地来表述问题，而不能在商务信函中表达怨气。
汉语里有句俗语，“生意不成情义在”，很有道理。
再说了，就算出现了问题，如果心平气和地解决好了，说不定会为自己或公司赢得新的商机。
7．商务信函中经常出现专业性较强的专业术语和行
业术语
有研究者（张煜等2006：151；寥瑛等2005：111
－113）指出，商务信函中会大量出现专业性强、准确度高的外贸专业术语和行业术语。
例如，常见的有B/L（提单），L/C（信用证），FOB（装运港船上交货），CFR（成本加运费）等等。
而且，由于使用了这些专业术语和行业术语，会使
商务信函变得更加正式，书面语的特点显得更加突出
（二）用语正式庄重，礼貌
因为商贸函电主要用来洽谈业务，所以
用词较为正式，语句显得诚恳、自然、有礼
貌。
礼貌(Courtesy)：礼貌指有礼，它不单
表现在文章的语句上还表现出对对方的态
度，即用语文雅有礼，不伤害对方积极面
子，对待对方的态度真诚、合作、体谅。
（三）文中多用专业术语和贸易行话
1．商务信函多用于贸易谈判，谈判的主
要内容涉及产品质量、价格、包装、装船标
志、保险、等国际贸易知识。
在贸易活动
中，为了交往的方便快捷，形成了一系列的
贸易术语(commercial terms)，如：
F.A.Q.(Fair Average Quality)产品品质
术语，其意为“中等品质”
G.M.Q(Good merchantable quality) 产
品品质术语，其意为“适销品质”。
G S P ( G e n e r a l i z e d S y s t e m o f
Preference)，国际贸易政策术语，其意为
“普惠制”。
CIF (Cost，Insurance and Freight) 是
价格术语，表示“成本、保险加运费”。
O/C (Outward Collection) 是付款方式术
语，表示“进口托收”
TPND (Theft pilferage and Non-
Delivery) 是保险术语，表示“盗窃及提不着
货险”
2．同时在信函交往中也形成一些常用的
套语行话，如：
We are in receipt of…(兹收到)
We are willing to establish business
relations with your company(我们愿与贵公
司建立贸易联系)。
We should be oblidged if you would
send us catalogue and price list of(如蒙赐
寄…的目录册和价目表，我们将不胜感激)。
We are looking forward to your early
reply(盼早日复函)
（四）商贸信函有相对固定的格式
商贸信函格式相对固定，大体上由以下
几部分组成：信头（heading）、日期（date）、称呼（Salutation）、正文（body）、结束语（the complimentary close）、签名（the signature）。
以下是一封拒绝承兑交单付款方式要求
的信函，从中我们可看出商务信函文体特
点。