文书及档案管理流程
文书档案管理制度(3篇)
文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。
文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。
一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
公司文书归档工作程序
公司文书归档工作程序一、背景介绍公司文书归档工作程序旨在规范公司内部文书管理，确保文档能够按照一定的规则进行归档和保存，以便日后查阅和审阅。
本文档将详细介绍公司文书归档工作的流程和标准，以确保公司文档管理的高效性和安全性。
二、归档分类公司文书归档按照不同的分类进行，主要包括以下几类： 1. 人事档案：包括员工合同、离职手续等。
2. 财务档案：包括公司财务报表、发票等。
3. 销售档案：包括销售合同、客户信息等。
4. 行政档案：包括公司规章制度、公告通知等。
5.技术档案：包括产品技术资料、研发文件等。
三、文档编号每份文档都应当有唯一的编号，以便进行查找和追踪。
文档编号的格式为：类别-年份-序号，例如：人事-2023-001。
四、归档流程1. 归档准备在归档之前，需要对文档进行整理和分类，确保文档内容清晰明了，无误。
2. 文件打印将需要归档的电子文档打印出来，并标明文档编号和日期。
3. 文件装订对打印好的文档进行装订，确保不会丢失或混乱。
4. 归档存储将装订好的文档按照分类存放在指定的文件柜或档案室中，并做好详细的记录。
五、归档标准为了确保归档工作的质量和效率，公司制定了以下归档标准： 1. 文档存放位置必须明确标明，不得私自改动。
2. 每份文档都必须有清晰的编号和日期，以便查找和识别。
3. 归档时必须根据文件分类要求进行整理，不得混放或随意归档。
4.归档存储环境必须清洁干净，避免受潮或受损。
六、归档责任人公司设立了专门的文书管理员，负责文档的整理、归档和管理。
文书管理员必须严格按照公司规定的流程和标准进行工作，确保文档管理的顺利进行。
七、归档审核公司每年定期对文档归档进行审核，检查是否符合规定的标准和流程。
对于不符合要求的文档，需及时进行整改。
八、归档安全公司文书归档工作需保证文档的安全性，不得泄露或遗失。
所有具有机密性质的文档必须进行加密存储，并设有权限控制。
九、总结公司文书归档工作程序对于公司的管理和发展具有重要意义，只有严格遵守规定的流程和标准，才能确保公司文档管理的高效性和安全性。
质量管理文书档案管理制度
一、总则为加强质量管理文书档案的管理，确保质量管理活动的规范化、系统化和科学化，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的规定，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、管理原则1. 坚持依法管理，遵循档案管理法规，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性。
2. 坚持科学管理，采用先进的管理手段，提高档案管理效率。
3. 坚持规范管理，建立健全档案管理制度，确保档案管理的规范化、制度化。
4. 坚持公开管理，加强档案信息共享，提高档案利用率。
三、档案管理范围1. 质量管理相关文件、报告、会议记录、培训资料等。
2. 质量管理体系文件、程序文件、作业指导书等。
3. 质量检测、检验、试验、认证等记录。
4. 质量改进、预防措施、纠正措施等文件。
5. 质量管理活动相关的合同、协议、函件等。
四、档案管理机构及职责1. 成立质量管理档案管理小组，负责质量管理档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。
2. 质量管理档案管理小组职责：（1）制定质量管理档案管理制度，明确档案管理要求。
（2）负责质量管理档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
（3）对质量管理档案进行定期检查、清点和维护。
（4）对质量管理档案进行信息化管理，提高档案利用率。
（5）对质量管理档案的销毁进行严格审核，确保档案信息安全。
五、档案管理流程1. 收集：质量管理档案的收集应全面、及时、准确，确保档案的完整性。
2. 整理：对收集到的质量管理档案进行分类、编目、归档，确保档案的规范化。
3. 保管：按照档案的保管要求，对质量管理档案进行存放、防护、保养，确保档案的安全。
4. 利用：根据工作需要，对质量管理档案进行查阅、复制、借阅等，提高档案利用率。
5. 销毁：对不再具有保存价值的质量管理档案，经批准后方可销毁。
六、奖惩1. 对质量管理档案管理工作表现突出的个人和集体给予表彰和奖励。
2. 对违反质量管理档案管理制度的个人和集体，按照相关规定进行处罚。
七、附则1. 本制度自发布之日起实施。
文书档案管理流程
发文管理流程说明
任务概要
发文管理
节点控制
相关说明
①
由相关部门主管负责对本部门所拟公文进行审核，审核通过后交行政部
②
行政部对其审核并决定是否需要会签，不通过则退回原起草人
③
对于需要会签的送有关部门会签，不需要会签则直接送总裁办审核
④
总裁办主任审核通过开始校对更正，否则退回原起草人
收文管理流程
收文管理流程说明
任务概要
发文管理
节点控制
相关说明
①
行政主管审核来文后，根据职责权限判定某些文件是否需要领导审批
②
行政部及相关领导阅后，决定是否有必要将文件进行传阅
③
对于不需要传阅的文件由行政助理直接办理或回复，然后存档
④
外来文件相关部门传阅后，由具体执行部门办理，最后存档
档案归档流程
档案归档流程说明
任务概要
档案归档管理
节点控制
相关说明
①
各相关部门指定专人负责向行政部提供档案资料
②ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
行政部指定专人对档案资料进行汇总，检查其是否合格
③
相关部门提供的不合格资料被退回来后，要重新整理再提供给行政部
档案借阅归还流程
档案借阅归还流程说明
任务概要
档案归还管理
节点控制
相关说明
①
相关部门负责人审核本部门的节约申请，同意则交行政部审核
④
整个档案销毁过程必须严格保密，防止资料信息泄露，一般由行政部专人负责
②
行政部对其进行审核，通过则进行机密与否审核
③
对于机密档案由总裁办进行审核
档案销毁流程
档案销毁流程说明
任务概要
医院文书档案管理制度及流程
一、目的为加强医院文书档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于医院各部门、各科室在业务活动、行政管理、医疗活动等过程中产生的各类文书档案。
三、档案分类及归档范围1. 档案分类：（1）文书档案：包括各类文件、报告、总结、会议纪要、合同、协议、证书等。
（2）病历档案：包括患者病历、手术记录、会诊记录等。
（3）影像档案：包括X光片、CT、MRI等影像资料。
（4）声像档案：包括录音、录像、照片等。
2. 归档范围：（1）医院与有关单位签订的合同、协议书等相关法律文件及各类审批文件（合同、工程的审批）。
（2）重要的会议纪要，医院的管理委员会、各委员会的讨论决议。
（3）医院与上级单位的交流文件，包括向上级单位的递交材料以及上级单位的批复文件。
（4）医院的医技人员及医疗辅助人员的任免决议、奖励以及相关的处分文件。
（5）医院的年终总结、各类重要会议的报告性文件。
（6）医院重大事迹的照片、音频影像材料等电子数据。
（7）医院人事资料、各职工入职信息、身份信息、相关资质证书。
（8）医院的各项论文杂志、学术、科教资料。
（9）医院的各项材料，包括但不限于医疗机构许可证、税务登记证、营业执照。
（10）医院的患者病历、手术记录、会诊记录等相关医疗类记录。
四、档案管理流程1. 文书档案收集：（1）各部门、各科室应按照档案分类，对产生的文书档案进行收集、整理。
（2）收集的档案应保证完整、准确、无破损。
2. 文书档案整理：（1）按照档案分类、时间顺序、内容等进行整理。
（2）整理后的档案应标注档号、页码、保管期限等信息。
3. 文书档案归档：（1）各科室于每月底前将整理好的档案材料提交至档案室。
（2）档案室对提交的档案材料进行审核、登记、立卷。
4. 文书档案保管：（1）档案室应设立专门的档案库房，保持库房通风、干燥、清洁。
（2）档案应按照保管期限进行分类存放，确保档案安全。
文书档案管理制度范文(五篇)
文书档案管理制度范文一、目的与依据为了规范企业的文书档案管理工作，确保文书档案的完整、准确、可靠和规范管理，提高工作效率，本制度制定。
二、适用范围本制度适用于企业内所有文书档案管理工作。
三、文书档案管理职责1. 文件发放和接收：负责按照规定程序向相关部门或人员发放文件，并及时收回；2. 文件归档：负责对收回的文件进行归档，确保文件的存储安全和方便查阅；3. 文件调阅：负责按照相关程序和要求提供文件的调阅服务，并记录调阅情况；4. 文件销毁：负责按照规定程序对到期、废止或无效的文件进行销毁，并做好销毁记录；5. 文件备份：负责对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可靠性；6. 文件整理：负责对文件进行分类和整理，确保文件的有序性和易查性；7. 文件传送：负责按照规定程序将文件传送给相关部门或人员，并记录传送情况；8. 文件编码：负责对文件进行编码，确保文件的唯一性和识别性；9. 文书档案管理制度的宣传和培训：负责向相关人员宣传和培训文书档案管理制度，提高管理意识和工作能力。
四、文书档案管理流程1. 文件发放和接收流程：(1) 文件发放部门按照文件发放申请单发放文件；(2) 文件接收部门或人员按照文件接收单接收文件。
2. 文件归档流程：(1) 文件归档部门按照文件归档要求进行归档；(2) 归档完成后将归档信息录入档案管理系统。
3. 文件调阅流程：(1) 调阅部门或人员填写文件调阅申请单；(2) 文书档案管理部门接收申请单并查找相关文件；(3) 查找到相关文件后，将文件交给申请人，并记录调阅情况。
4. 文件销毁流程：(1) 文件销毁部门按照文件销毁要求进行销毁；(2) 销毁完成后将销毁信息录入档案管理系统。
五、文书档案管理制度的宣传和培训为了提高文书档案管理意识和工作能力，需要进行定期的宣传和培训活动。
可以通过组织培训班、制作宣传资料等方式进行宣传和培训。
六、违纪违规处理对于违反文书档案管理制度的人员，将按照企业相关规定进行处理，严重者将追究法律责任。
文书档案入档操作流程
文书档案入档操作流程一、需入档文件：各单位在职能工作中形成的，办理完毕，需入档的纸质文件。
大多数情况下：一份文件为一件；报表等一册为一件。
特殊情况下：多份文件作为一件：（1）重要文件，如法规等，历次修改稿为一件；（2）原件（为圆珠笔、复写纸誊写）、复制件作为一件保存；（3）不同的语言文件、同一内容为一件。
除特殊情况外，不允许多份文件为一件。
二、文件收集、整理步骤：1、收集：分本单位文件、上级颁发文件（与本单位有关，普发性质的文件不需入档）、下级报送文件（此情况学校不存在）、同级交流文件以上收集的前提为有价值的，能够提供利用的文件2、文件质量检查：（1）齐全完整（红头文件需有发文稿纸，领导签字方可产生法律效应）（2）文件签批手续是否完备（3）把好用纸用笔关碳素、蓝黑墨水及油墨等为耐久材料；传真纸为字迹易消失材料，要及时复印，可只保留复印件。
定稿有领导签字需保存。
3、确定归档年度（1）通常情况以文件落款年度确定归档年度。
两种特殊情况：A红头文签发日期为归档年度（包括会签）；B正文在前附件在后，以正文日期为归档时间。
（2）同一主题的文件，以文件办结年度为归档年度。
跨年度计划总结放在形成年度。
4、分件，此为件内文件排列正文在前发文稿纸及定稿在后；正文在前附件在后；正文在前转发文在后；正文在前历次修改稿在后。
5、划分保管期限根据保管期限表执行其中：注意文件之间的联系，如请示与批复两者同在，保管期限相对延长，只有请示无批复保管期限缩短或不许入档，或只有请示无批复，但有上级领导口头批复并以其他形式落实，视为有批复，请本单位领导签字。
根据文件的实际内容划分期限，凡与本单位职能密切相关的，保管期限适当延长。
6、装订装订前需检查：（1）对文件破损进行修复；（2）把字迹模糊的材料进行复制；（3）看文件是否有装订位置，如没有需贴边、折叠；（4）无盖入档章的位置时，文件外附白纸；（5）对大纸张进行折叠，形成A4纸大小；（6）文件原装订物去掉；（7）介绍信两联需粘贴，可直接装订，也可贴白纸后进行装订，无论何种形式，一件不超过8张。
文书档案管理制度(4篇)
文书档案管理制度一、总则为规范文书档案管理工作，提高文书档案管理效能，保障文书档案的完整性、准确性和可靠性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有单位和个人的文书档案管理工作。
三、基本原则1. 法律依据原则：文书档案管理工作必须依照国家法律法规和有关规定进行。
2. 统一管理原则：本单位的文书档案管理工作由专门机构负责，统一管理，确保文书档案的完整性和安全性。
3. 确权负责原则：对文书档案的拟制、核发、收集、整理、存储等工作应明确责任人并且由责任人进行负责。
4. 规范操作原则：文书档案管理工作应严格按照有关规定进行，确保工作的规范化和系统化。
五、文件档案的分类和编排1. 文件档案按照文种、用途、时间、地点等特点进行分类编排。
2. 文件的分类编排采用数字、字母、字母数字或字段的组合方式，确保能够快速检索和定位。
六、文书档案的编制和管理1. 拟制文书须按照规定格式进行，确保文书的统一性和规范化。
2. 文书档案在经过核发后，应当及时归档，确保档案的完整性和可查性。
3. 文书档案采用电子方式存储，同时也要保留纸质文件，以备查阅。
4. 文书档案的存储应当按照规定的期限和地点进行，确保文书档案的安全性。
七、文书档案的保密工作1. 所有的文书档案必须严格保密，任何人不得擅自查阅或泄露。
2. 对于涉及国家机密的文书档案，必须按照国家机密保密的相关规定进行处理。
3. 对于涉及商业机密的文书档案，必须按照有关商业机密保密的相关规定进行处理。
4. 文书档案管理部门必须建立健全的保密制度，对文书档案的保密工作进行监督和管理。
八、文书档案的销毁和归档1. 对于已经失效的文书档案，应当及时进行销毁，确保文书档案的及时清理。
2. 对于需要长期保留的文书档案，应当及时归档，确保文书档案的完整性和保存性。
3. 文书档案的销毁和归档工作必须经过核实并由相关负责人签字确认。
九、文书档案管理的监督和评估1. 文书档案管理部门应当定期对文书档案管理工作进行监督和评估。
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包括内容、编号、日期、范围、名称、文种等
定稿后送公司领导审批签发，事后原件由起草部门存档
请示、申请及部门工作联系流程
《请示报告单》/《工作联系单》/《名片申请表》等
部门间使用的《工作联系单》仅需送达部门主管审批
事后原件由填单部门存档
文书及档案处理细则
3.3.1各部门专人负责文书及档案保存、立卷、归档的管理工作，加强对相关人员的保密意识，严禁将机密文件文件带往公共场所或家里，文件传递过程中，必须办理登记、牵手、注销等手续。
文书及档案管理流程
1.目的
提高公司工作效率，减少文件沟通中的各种浪司对内部文书及档案的控制
3.职责
综合部为行政文书及档案管理的主管部门，其他业务文书及档案的管理工作由相关部门主管领导指定。
4.程序
企业发文流程
公司重大决议决定或通知等行文适用
3.3.2各部门工作中形成的文书及档案包括各种公文、合同、照片、图表、光盘、电子文档等
3.3.3登记立卷归档工作应遵循:
□按部门
□按类别
□按时间
□有目录