第二章 数据的输入与编辑(讲稿)

第二章数据的输入与编辑一、输入数据1、数据输入的基本方法（1）少量数据在单元格中直接输入，大量数据一般在编辑栏中输入（2）确认输入♦回车：活动单元格下移（改变默认方向：工具—选项——编辑—按回车时的移动方向）♦SHIFT+回车：活动单元格上移♦TAB：活动单元格右移♦SHIFT+TAB：活动单元格左移♦按“对号”按钮♦单击基它单元格（3）取消输入♦按“叉”按钮♦按ESC键2、输入数值（1）默认右对齐（2）负数：-123 （123）（3）分数：真分数0+空格+分子/分母（例：0 1/2）假分数整数+空格+分子/分母（例：1 1/2）（4）百分比数：在数值后直接输入百分号（5）公式中出现的数据不能用特殊的数值格式来表示（6）超过列宽出现“#”（7）数字超过99999999999（11个9）时采用科学计数法注：具体实例参照书34页3、输入文本（1）默认左对齐，一个格最多存放32767个字符（2）数字变文本：前面加单引号（选中区域——格式——单元格—数字—文本）（3）默认只保留15位有数数字，超出部分的数字变为0（身份证的输入也要采用相加单引号的形式）（4）文本超过单元格宽度时允许覆盖右侧相邻空单元格（5）单元格内换行：选取——格式——单元格——对齐——自动换行——确定（6）强制换行：ALT+ENTER4、输入日期和时间（1）按数值处理，右对齐（2）用空格、短横线、斜线来分隔年月日，用冒号来分隔时分秒（3）年份只输入两位数时，若小于30则解释为2000——2029年，若大于30则为1930——1999（4）日期和时间之间要用空格分开（5）当前日期：CTRL+；当前时间：CTRL+SHIFT+；注：如果输入形式错误或超过范围则按文本形式处理。

具体实例参见书36页5、输入序列（1）使用菜单输入等差或等比数列输入起始值——编辑——填充——序列例：以2005年1月2日为第一个星期天，找出其后9个星期的日期（等差数列，步长为7）（2）利用菜单输入数字与文本的组合序列输入起始值——选定序列区域——编辑——填充——序列——○自动填充——确定例：2001年……2005年（3）右键填充输入起始值——右键拖曳填充柄——松手后选择填充形式（4）使用鼠标自动填充1）复制（相同）填充：直接拖曳填充柄（具有增或减序的按住CTRL键拖曳）2）填充序列：按CTRL拖曳填充柄（具有增或减序的直接拖曳填充柄）3）填充等差序列（步长不为1）：输入第一和第二个单元格的值——选中——拖曳填充柄注：左键拖曳填充结束后会出现“自动填充选项”标记，可在其中进行其它形式的选择6、自定义序列（1）从工作表导入选定已输入的序列区域——工具——选项——自定义序列——导入（2）在对话框中建立工具——选项——自定义序列——输入新序列（回车分隔）——添加—确定（3）编辑或删除自定义序列工具——选项——自定义序列——选取序列——在输入序列框中进行修改（删除）——添加注：系统自带序列不能编辑和删除7、同时在多个单元格中输入相同的内容选取单元格——输入数据——CTRL+ENTER8、使用下拉列表输入数据在本列已输入了一些相关单元格内容的前提下（至少已输入了三个单元格），要继续向下输入——右击单元格——从下拉列表中选择（或按ALT+↓）具体实例参照书51页9、记忆式输入：如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项的第一个字符相同，EXCEL会在单元格中自动填写该项其余的字符，按回车接受建议，按BACKSPACE可以删除自动提供的字符，如果不采用可以继续输入。

需要注意的内容参见书51页二、使用批注1、插入批注：♦选中单元格——插入——批注——输入批注内容♦右击单元格——插入批注2、改变批注框的位置和大小：右单击带批注的单元格——编辑批注——拖曳3、查看批注：♦鼠标停留在带有红色标注的单元格中♦视图——批注——显示“审阅”工具栏——“前一批注”、“下一批注”、“显示/隐藏所有批注”♦右键单元格——显示/隐藏批注4、编辑批注（1）选中单元格——插入——编辑批注（2）右击单元格——编辑批注（3）选中单元格——审阅工具栏——编辑批注5、设置批注格式（在编辑批注的状态下操作）（1）单击批注文本框——格式——批注（2）右击批注文本框——设置批注格式6、隐藏或显示批注及其标识符工具——选项——视图——批注下的三个选项7、删除批注（1）右击批注单元格——删除（2）选中批注单元格——审阅工具栏——删除批注（3）选中批注单元格——编辑——清除——批注（4）删除所有批注：编辑——定位——定位条件—批注—确定—编辑—清除—批注三、设置数据有效性1、设置方法：选中单元格区域——数据——有效性——设置2、“允许”中的条件：（1）任何值（2）整数（3）小数（4）序列：在来“来源”中输入序列内容，用逗号分隔（在已输入好的单元格中选取）——选中“提供下拉箭头”——确定若没有出现下拉箭头：工具——选项——视图——对象：全部显示——确定（5）自定义：条件用公式来定义例：“年龄”字段只允许输入数字在“允许”中选中“自定义”——在“公式”中输入：“=ISNUMBER（单元格区域）”3、设置提示信息（1）显示输入信息：选取单元格区域——数据——有效性——输入信息——选定单元格时显示输入信息——在“标题”中输入标题——在“输入信息”框中输入要显示的提示信息——确定（2）显示警告信息：在有效性对话框中——出错警告——选中“输入无效数据时显示出错警告——输入标题内容和信息内容——选取警告样式——确定停止：必须正确警告：可以不正确信息：可以不正确4、清除“有效数据”的设定选取带有效性的单元格区域——数据——有效性——全部清除四、插入超链接1、创建超链接选中链接项——插入——超链接（单击常用工具栏上的“插入超链接”/ CTRL+K）——对话框——选取链接目标——确定注：对话框中的所有内容都要讲解2、编辑超链接（1）右击链接项——编辑超链接（2）选中链接项——插入—超链接3、删除超链接（1）右击链接项——取消超链接（2）右击链接项——编辑超链接——删除链接（3）删除链接和代表链接的文本：右击——清除内容（4）删除链接和代表链接的图形：按住CTRL同时单击图形——DELETE（5）选中链接项——编辑——清除——全部（内容）五、插入图形对象1、插入剪贴画（1）打开剪贴画任务窗格●选中单元格——插入——图片——剪贴画●单击绘图工具栏上的“插入剪贴画”按钮●视图——任务窗格——选剪贴画（2）搜索剪贴画●在搜索文字框中输入搜索关键字，例如“人物——搜索●在系统中查找：在“搜索范围”中选范围——在“结果类型”中选类型——搜索（3）查找类似样式的剪贴画：单击图片右侧的箭头——选取（4）插入剪贴画●单击图片●拖动图片到指定位置（5）使用“管理剪辑”插入剪贴画在剪贴画任务窗口——下方的“管理剪辑”——在左侧列表中选“OFFICE收藏集”——选类别——在右侧窗口中单击图片右侧的箭头——复制——选中工作表中的单元格——常用工具栏上的“粘贴”（也可以直接拖动图片到指定位置）2、插入图形文件选中一个单元格——插入——图片——来自文件（绘图工具栏中的“插入图片”按钮）——选取图片文件——插入3、插入艺术字选中一个单元格——插入——图片——艺术字（绘图工具栏中的“艺术字”按钮）4、绘制图形（1）视图——工具栏——绘图（2）绘制基本图形（3）绘制自选图形：绘图工具栏上的“自选图形”（插入——图片——自选图形）（4）给图形添加文字：选中图形直接输入（右击图形——添加文字）（5）特殊图形：按SHIFT画正形、按ALT 画约束图形5、文本框单击绘图工具栏上“文本框”或“竖排文本框”——绘制——输入文本内容六、编辑工作表内容1、编辑单元格内容（1）编辑环境的设置：工具—选项—编辑—选中“单元格内部直接编辑”—确定（2）编辑单元格内容：双击单元格（单击单元格—F2）—编辑其中的内容—回车（3）编辑键的使用：INSERT（插入/覆盖）、DELETE、BACKSPACE、光标键等2、清除单元格（1）选中——编辑——清除——选取清除选项（2）只清除内容：♦选中单元格区域——DELETE♦选中单元格区域——BACKSPACE♦选中单元格区域——SHIFT+F10——清除内容♦右击单元格区域——清除内容♦选中单元格区域——反向拖动填充柄，当区域变灰时松手3、删除单元格、行和列（1）删除单元格：选中——编辑——删除（右击单元格——删除）（2）删除行和列：选中行或列——编辑——删除（右击——删除/ 或在删除单元格时选整行或整列）（3）选中区域——按住SHIFT同时反向拖动填充柄，区域变灰色时松手4、插入单元格、行列（1）插入单元格或单元格区域选中——插入——单元格（右击——插入）——选取——确定（2）插入行或列●选中一个单元格——插入——行（列）●单击行号（列标）——插入——行（列）●右击行号（列标）——插入●选中多行（列）—插入—行（列）/ 选中多个行（列）中的单元格—插入—行（列）5、单元格的复制和移动（需要注意的问题参加书62页）（1）用鼠标操作（注意：用指针指向边框线位置变成十字形时再拖动）：●选取——拖动到目标位置松手（CTRL则为复制）●选中——右键拖动所选区域——目标位置松手——选取操作选项（2）使用工具或菜单命令操作选取——编辑菜单中的命令选取——常用工具栏上的命令（3）快捷键：CTRL+X CTRL+C CTRL+V（4）复制操作还可以使用剪贴板（5）用插入的方式复制单元格数据：用于目标区域已有数据但不想被覆盖的情况选取——编辑——复制——选取目标位置——插入——复制单元格——“活动单元格右移（下移）——确定6、选择性粘贴（注：对剪切的区域无效）●选取区域——复制——粘贴——粘贴选项按钮——选取粘贴方式●编辑—选择性粘贴—对话框—选取粘贴方式（在目标位置右击—选择性粘贴）具体粘贴选项的含义参见书64页●实例：使用“转置”选中区域（例如课程表）—复制—目标位置——编辑——选择性粘贴—选“转置”7、剪贴板的使用（1）共24项，OFFICE组件可共享（2）显示OFFICE剪贴板的内容♦编辑——OFFICE剪贴板♦双击任务栏右侧的“OFFICE剪贴板”按钮♦按住CTRL，再按两次C（3）OFFICE剪贴板的“选项”按钮具体选项的含义参见书65页（4）复制项目到“OFFICE剪贴板”打开剪贴板窗格——选复制的项目——复制（重复复制）（5）粘贴剪贴板中的内容选取目标单元格——单击剪贴板中的粘贴项目（全部粘贴）（6）清空剪贴板中的内容：♦单击某粘贴项目右侧的箭头——删除♦全部清空需要注意的内容参见书66页8、查找与替换（1）查找♦选取要查找的单元格区域（若选一个单元格代表在整个工作表的范围内查找）——编辑——查找（CTRL+F）♦实例1：查找工作表中姓张的所有名字张*♦实例2：查找工作表中第三个字母是a的所有单词??a♦查找一下个、查找上一个（按住SHIFT的同时单击“查找下一个”）、查找全部♦“选项”按钮♦“格式”按钮：如果查找内容为空可以只查找相关的格式♦通过单击符合格式条件的单元格来设置搜索格式：单击“格式”按钮右侧的下拉按钮——从单元格中选择格式♦删除指定的格式：单击“格式”按钮右侧的下拉按钮——清除查找格式（2）替换♦选取要搜索的单元格区域（若选一个单元格代表在整个工作表的范围内查找）——编辑——替换（CTRL+H）9、自动更正（1）工具——自动更正选项——对话框——选中“键入时自动更正”——输入“替换”与“替换为”的内容——添加——确定实例1：将OFICE更正为OFFICE实例2：输入DBX则出现“电冰箱”（2）删除自动更正词条：在对话框中选取——删除（3）关闭自动更正功能：在对话框中取消“键入时自动更正”选项七、对象的链接与嵌入（OLE功能）链接方式：目标与源文件一起更新嵌入方式：目标与源文件不再有联系1、在EXCEL内部进行数据的链接：目标区与粘贴区数据同步变化选中单元格区域——复制——编辑——选择性粘贴——对话框——粘贴链接2、EXCEL外部数据的链接与嵌入实例：把WORD链接或嵌入到EXCEL文件中打开WORD文档——选定链接内容——编辑——复制——激活EXCEL文件——选中位置——编辑——选择性粘贴——对话框——粘贴（嵌入）/ 粘贴链接（链接）——选中“显示为图标”选项——更改图标——选取图标——确定——确定3、将文件作为对象链接或嵌入（1）创建新的嵌入对象实例：在EXCEL中创建一个WORD文档选定单元格——插入——对象——对话框——新建——对象类型：WORD文档——选中“显示为图标”选项——确定——在文档中输入内容——单击其它单元格退出WORD 程序（2）将现有文件作为对象链接或嵌入选定单元格——插入——对象——对话框——由文件创建——浏览——选取文件——选中“链接到文件”选项（若不选此选项则为嵌入）——显示为图标——确定。