人力资源档案管理方法

人力资源档案管理办法

一、目的

为规范公司人力资源档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本办法。

二、适用范围

公司所有人力资源档案的管理，包括签订劳动合同人员、临时聘任人员、夜间值班人员、保洁人员等，均应遵照本办法执行。

三、名词解释

人力资源档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。

四、职责

（一）、办公室职责

1.负责收集、整理员工各项档案资料，补充、更新员工档案资料，并保管。

2.负责人力资源信息的核实。

3.负责按规定要求移交归档人力资源档案。

4.负责定期编制人力资源管理相关报表。

5.负责员工江北企业内部调动时，员工档案的调转。

6.负责遵照制度和规定的要求提供信息查阅服务。

（二）、各部门职责

协助办公室督促部门员工提交人力资源档案要求必须资料和信息。

五、人力资源档案内容

一般来说，人力资源档案包括员工从应聘开始到离职结清完结过程产生的一系列资料。包括应聘面试入职资料、员工培训及活动资料、业绩与勤纪资料、社保办理资料、离职结算等资料。具体如下：

（一）入职资料

1.员工应聘资料。

2.面试记录，包括面试评价、考评记录、笔试记录、个人小结等。

3.录用资料，包括公司要求填写的表格、证件复印件、健康证明、担保书及担保人证件资料等。

4.入职信息核实记录。

5.岗前培训及确认资料。

6.签订的合同、协议、承诺等。

（二）员工培训及活动记录

1.员工培训审批记录。

2.员工接受各种外出培训或内部培训，包括课程的课程名称、内容、时间、出勤记录，参加有关考试的试卷，培训机构对该员工的培训评估以及员工参加职前训练后的心得体会或汇总报告、照片，取得的证书等。

3.在工作期间，员工自费参加社会上举办的各娄业余进修课程的成绩报告单位与结业证书复印件等有关材料。

4.员工参加公司组织的旅游及其他各项活动签订合同、承诺，及旅游活动留下的合影等。

（三）业绩与勤纪资料

1.考评记录。包括员工试用考核、月度考评等。

2.出勤记录。员工每月的考勤及外出活动统计按年度汇总归纳，以专设的统计表格形式

存入员工工作档案。

3.奖惩记录。员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录。包括勤纪考核单、用于奖励或处罚的呈报单等。

4.岗位及职务变更。建立岗位及职务变动表，按实际情况即时登记员工的岗位变动状况。因岗位变动产生的工作移交记录等。

5.业绩记录。针对销售及服务岗，建立业绩记录表。

6.薪资及奖励。保存员工薪资核定审批记录，建立薪资及奖励发放记录表，登记员工薪资及奖励发放情况及签领记录。

（四）社保办理资料

1.劳动关系确立和终止的备案资料，包括经劳动局盖章确认的备案花名册、录用人员登记表等；

2.社保关系确立和终止的备案资料，包括经社保局盖章确认的职工社会保险花名册、社保卡复印件等；

3.因人员调动而产生的社保关系转移中，社保局提供的有关个人缴费记录和转移接收相关函件的复印件等。

（五）离职结算等资料

1.工作事项及资料移交材料；

2.离职结算单；

3.劳动合同解除合同及证明等。

（六）其他

包括车辆驾驶资格认证、工伤情况记录、客人表扬或投诉员工的信件等。

六、人力资源档案的建立、补充与更新

（一）人力资源档案应在员工入职一周内，由办公室负责将员工到岗后形成的人事

资料收集完整，编制人力资源档案目录，开始建立员工档案。

（二）员工档案分别保管，每人一个档案袋或档案盒。

（三）符合上述人力资源档案内容的资料，个人信息可以独立的，如个人的证件、考核考评记录、薪资核定记录等，按时间顺序存放在个人档案袋里。

（四）非独立的信息，如社保记录、外出活动记录、薪资发放记录等，应按逐月按年度装订存档。

（五）还有一些非独立信息，如岗位变动，应通过建立统计登记表的形式来反映。

（六）办公室定期收集员工档案信息内容，每月补充、更新。

（七）为全面掌握员工信息，办公室应编制人员变动相关报表。

七、人力资源档案的归档与调转

（一）在职员工档案由办公室统一保管，每月定期把离职员工的所有档案移交管理公司统一保管。

（二）员工在江北企业之间岗位调动时，由上一单位一月内把原档案移交给管理公司保管。新任单位办公室依据上一单位的离职结算单办理入职手续，重新签订劳动合同、保密协议、竞业限制协议等，并负责继续建立员工档案。

八、人力资源档案的调阅与保管期限

（一）人力资源档案调阅参照公司《档案管理制度》执行。

（二）员工离职后，员工档案资料不再退还给本人，保管期限是10年。

（三）档案销毁参照公司《档案管理制度》执行。