文件管理制度
公司文件控制管理制度(12篇)
公司文件控制管理制度（12篇）公司文件掌握治理制度11 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。
结合公司实际工作状况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的治理。
3 职责3.1 公司总经办是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监视。
3.2 总经办负责公司质量治理体系、治理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.4 文件编制、审批、公布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政治理、人力资源治理及其他根底性治理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务治理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服治理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产治理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量治理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术治理标准、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、标准测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分公布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、公布，依《质量手册》和《文件掌握程序》的规定执行。
文件管理制度
文件管理制度一、文件分类与编码（1）行政文件：包括公司规章制度、会议纪要、通知、报告等；（2）业务文件：包括项目方案、合同、招投标文件、业务报表等；（3）技术文件：包括产品设计图纸、研发文档、操作手册等；（4）财务文件：包括会计凭证、报表、审计报告等；（5）人事文件：包括员工档案、招聘资料、培训资料等。
（1）文件类别代码（1位）；（2）部门代码（2位）；（3）年份（4位）；（4）流水号（4位）。
二、文件创建与审批1. 文件创建应遵循公司规定，确保内容准确、完整、规范。
文件格式应符合国家相关标准。
2. 文件创建完成后，需提交至相关部门负责人审批。
审批通过后，文件方可生效。
3. 未经审批的文件，不得在公司内部流传和使用。
三、文件存储与保管1. 文件存储采用纸质和电子两种形式。
纸质文件应存放于指定地点，电子文件应存储在专用服务器或云存储平台。
2. 文件保管人员应确保文件安全、整洁、有序。
严禁擅自带出、损坏、丢失文件。
3. 文件保管人员定期对文件进行清点和维护，确保文件完好无损。
四、文件借阅与复制1. 员工因工作需要借阅文件，应填写《文件借阅申请表》，经相关部门负责人审批后，方可借阅。
2. 借阅文件时，需爱护文件，不得涂改、折叠、损坏。
借阅期限原则上不超过7天，到期后应及时归还。
3. 未经许可，不得擅自复制、传播文件内容。
确需复制时，应填写《文件复制申请表》，经审批后，方可进行。
五、文件销毁与保密1. 文件销毁应遵循国家相关规定，确保信息安全。
2. 销毁文件前，需填写《文件销毁申请表》，经审批后，方可实施。
3. 销毁过程中，应确保文件内容无法恢复。
严禁将未销毁的文件随意丢弃。
4. 文件管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露公司内部文件信息。
违反保密规定者，将依法追究其法律责任。
六、文件更新与修订1. 随着公司业务发展和管理需求的变化，文件内容可能需要更新。
文件负责人应定期检查文件的有效性，确保文件内容与时俱进。
文件管理制度包含哪些文件
文件管理制度包含哪些文件一、文件管理制度的内容（一）文件管理的基本要求1、文件的种类、编号、密级、保存期限、审批流程、利用范围等基本要求2、文件的知识产权、商业机密、保密措施等相关规定3、文件保密、传输、销毁等安全管理的要求（二）文件管理的权限和责任1、文件管理的权限分配和使用规范2、文件管理的责任和违规处理制度（三）文件管理的流程和程序1、文件的起草、审批、公布、变更等流程和程序2、文件的分发、传输、保存、销毁等流程和程序3、文件的档案管理和查询审批流程（四）文件管理的技术支持1、文件管理系统的建设、维护和使用规范2、文件安全管理系统和技术支持的规定二、文件管理制度的执行（一）文件管理制度的宣传和培训1、组织内部对文件管理制度的宣传和推广2、对相关人员进行文件管理制度的培训和考核（二）文件管理的监督和检查1、建立文件管理制度的监督和检查机制2、定期对文件管理的执行情况进行检查和评估，追究违规责任（三）文件管理制度的完善和更新1、根据组织实际需要和法律法规的变化，不断完善和更新文件管理制度2、及时了解和掌握文件管理的新技术、新方法和新经验（四）文件管理制度的效果评估和提升1、对文件管理制度的执行效果进行定期评估和提升2、通过经验总结和案例分析等方式，不断提高文件管理的效果和效率三、文件管理制度的应用（一）文件管理的制度化和规范化1、建立和完善相关的文件管理规章制度2、制定和执行文件管理的相关操作规范和标准（二）文件管理的自动化和信息化1、建立和使用文件管理的自动化系统2、积极推进文件管理的信息化建设和应用（三）文件管理的工具和手段1、制定和推广文件管理的工具和手段2、利用现代化技术手段，提高文件管理的效率和效果（四）文件管理的创新和发展1、借鉴和吸收国内外先进经验，开展文件管理的创新和发展2、积极推动文件管理的相关标准和行业规范的制定和推广四、文件管理制度的风险防范（一）文件管理的安全风险1、建立和不断完善文件管理的安全风险防范机制2、通过技术手段和管理手段，确保文件管理的安全和保密（二）文件管理的合规风险1、建立和不断完善文件管理的合规风险防范机制2、加强文件管理的合规监管和审计，确保文件管理的合法合规（三）文件管理的操作风险1、对文件管理的操作风险进行识别和评估2、加强对文件管理操作风险的监测和管理，确保文件管理操作的准确和规范（四）文件管理的技术风险1、对文件管理的技术风险进行预警和防范2、建立和不断完善文件管理的技术风险管理机制，确保文件管理技术的安全和稳定五、文件管理制度的建设和实施（一）文件管理的制度建设1、制定文件管理的制度建设规划和目标2、加强文件管理的制度建设和实施，确保文件管理制度的科学和合理（二）文件管理的绩效评估1、建立和完善文件管理的绩效评估体系2、通过绩效评估，提高文件管理的效率和效果，不断完善工作流程和管理措施（三）文件管理的经验总结1、定期对文件管理的经验进行总结和分享2、通过经验总结，推动文件管理的工作改进和提高六、文件管理制度的监督和管理（一）文件管理的监督机制1、建立和完善文件管理的监督机制2、加强对文件管理的监督和管理，确保文件管理的合规和有效（二）文件管理的内部审计1、建立和完善文件管理的内部审计机制2、加强对文件管理的审计监督，发现和纠正文件管理的违规行为和问题（三）文件管理的外部监管1、积极配合相关部门和机构对文件管理的外部监管2、依法接受文件管理的外部监督和检查，确保文件管理的合法合规七、文件管理制度的维护和提升（一）文件管理的知识培训1、加强对文件管理知识的学习和培训2、提高文件管理人员的专业技能和操作水平（二）文件管理的技术支持1、不断更新文件管理的技术手段和工具2、积极推进文件管理的技术支持，提高文件管理的效率和效果（三）文件管理制度的改进和提升1、根据文件管理的实际情况和需求，及时改进并提升文件管理制度2、积极推进文件管理的规范化和制度化，不断提高文件管理的管理水平和效果八、文件管理制度的督促和考核（一）文件管理的督促和落实1、建立严格的文件管理督促机制2、通过督促和考核，确保文件管理制度的全面落实和有效执行（二）文件管理的考核评估1、建立和完善文件管理的考核评估机制2、通过考核评估，发现和解决文件管理中存在的问题和不足（三）文件管理的奖惩激励1、建立文件管理的奖惩激励机制2、对文件管理的优秀成绩和表现进行激励和表彰，对违规行为进行惩罚和处罚九、文件管理制度的推行和普及（一）文件管理的推行和普及1、积极推进文件管理制度的推行和普及2、加强文件管理的宣传和推广，提高全员的文件管理意识和水平（二）文件管理制度的便捷化和高效化1、通过技术手段和管理手段，提高文件管理的便捷化和高效化2、加强对全员文件管理水平的培训和指导，提高文件管理的效率和效果（三）文件管理制度的透明化和公开化1、建立文件管理的透明化和公开化机制2、积极推进文件管理的透明公开，加强对文件管理的监督和制约十、文件管理制度的创新和发展（一）文件管理的优化和创新1、通过技术手段和管理手段，不断优化文件管理的流程和程序2、推动文件管理的创新和发展，提高文件管理的效率和效果（二）文件管理制度的改革和完善1、根据实际需求和发展要求，不断改革和完善文件管理制度2、积极推动文件管理制度的改进和提高，提高文件管理的管理水平和效果（三）文件管理的国际化和标准化1、积极参与国际文件管理标准的制定和推广2、推动文件管理的国际化和标准化，提高文件管理的国际影响力和竞争力综上所述，文件管理制度是组织内部文件管理的重要依据和保障，对于组织内部信息的安全、完整和合规具有重要意义。
文件管理制度(优秀4篇)
文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。
这次帅气的我为您整理了文件管理制度（优秀4篇），希望能够予以您一些参考与帮忙。
文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。
核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。
学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。
对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。
文件的管理制度
文件的管理制度文件是组织管理中不可或缺的重要资源，为了确保文件的安全、规范以及高效利用，建立文件的管理制度显得尤为重要。
本文将从文件的分类和编号、存储和保管、查阅和借阅、销毁和归档等方面进行探讨，以期有效规范和管理文件。
一、文件的分类和编号为了便于管理和检索文件，首先需要对文件进行分类和编号。
文件可以按照不同的属性进行分类，如部门、日期、主题等。
每个文件都应当按照一定的编号规则进行编号，以确保每个文件都有唯一的标识符。
编号可以采用数字、字母或符号的组合，同时应当规定编号的长度和格式，便于文件的归档和查找。
二、文件的存储和保管文件的存储和保管是文件管理中的核心环节。
在存储方面，应当根据文件的重要性和使用频率进行合理的分配和布置，常用文件应当放置在易取得的地方，而不常用或保密的文件则应当存放在相对安全的地方，防止损毁或泄露。
同时，为了防止文件的灭失，可以进行电子化存储，建立相应的电子数据库和备份系统，以确保文件的安全性和可持续性。
三、文件的查阅和借阅文件的查阅和借阅是组织内部信息共享和协作的重要方式。
为了方便查阅和借阅文件，可以建立统一的文件借阅登记系统，记录文件的借阅信息，包括借阅时间、借阅人员等，以便于追踪和管理文件的流转情况。
同时，还可以制定一些相关的规定和流程，如借阅期限、借阅人员的资格要求等，以确保文件的合理利用和保密性。
四、文件的销毁和归档根据文件的保管期限和价值，应当及时进行文件的销毁和归档。
对于已经失去使用价值的文件，应当按照相关规定进行销毁，可以采用物理销毁和电子销毁相结合的方式，确保文件的安全和环保。
而对于长期保留和具有价值的文件，则应当进行归档，建立相应的档案库和档案管理制度，保证文件的完整性和可查性。
综上所述，建立文件的管理制度对于组织的有效运转有着至关重要的作用。
通过合理分类和编号、科学存储和保管、规范查阅和借阅、及时销毁和归档等措施，可以确保文件的安全、规范和高效利用，提高组织的工作效率和信息管理质量。
文件管理制度【通用5篇】
文件管理制度【通用5篇】（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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文件管理制度
文件管理制度文件管理制度一、文件管理的背景与重要性文件管理是指按照一定的规范和流程对组织内部的文件进行收集、整理、归档和利用的活动。
它是组织运作中不可或缺的一环，对于提高组织的工作效率、保障信息安全至关重要。
随着信息技术的快速发展，组织内部的文件数量和种类呈指数级增长，如何有效地管理这些文件成为了一项迫切的任务。
一个良好的文件管理制度可以帮助组织实现高效的信息共享、便捷的文件检索和准确的决策分析，提高了工作效率，降低了风险。
二、文件管理的原则与流程1. 文件管理的原则（1）一体化原则：将各类文件统一收集整理，实现信息共享与交流。
（2）规范化原则：建立一套规范的文件命名、分类和归档流程，保证每个文件都按照一定的格式和要求进行管理。
（3）安全性原则：确保文件的机密性、完整性和可控性，避免信息泄露和篡改。
（4）便捷性原则：构建易于操作和快速查询的文件管理系统，提供便捷的文件检索与传输功能。
2. 文件管理的流程（1）文件收集：组织内部的各类文件应及时收集，包括文件电子版和纸质版。
（2）文件整理：对收集到的文件进行分类整理，按照文件的属性、形式和内容进行划分。
（3）文件归档：根据文件的保管期限和价值进行归档，制定清晰的文件归档计划和时间表。
（4）文件查询与利用：建立便捷的文件检索系统，提供快速查询和访问的功能，确保文件的有效使用。
（5）文件保密与销毁：对于涉密信息，应制定相应的保密措施，确保信息安全；对于无用的文件，及时进行销毁，以提供空间和减少风险。
三、文件管理制度的建立与执行1. 建立文件管理制度（1）确定文件管理的组织架构和职责划分，明确文件管理部门和人员的职责。
（2）制定文件管理的规章制度，包括文件的收集、整理、归档和利用等方面的操作规范。
（3）建立文件管理系统，采用先进的信息技术手段，提高文件管理的效率和准确性。
2. 文件管理制度的执行（1）组织内部对文件管理制度的相关人员进行培训，确保文件管理制度的落地和执行。
文件管理制度标准版_文件管理制度标准版规范
文件管理制度标准版_文件管理制度标准版规范文件管理制度标准版_文件管理制度标准版规范为做好文件的整理工作，提高公司整体工作效率，应制定规范的文件管理制度。
下面店铺为大家整理了有关文件管理制度标准版的范文，希望对大家有帮助。
文件管理制度标准版篇11.目的为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2.职责2.1总经理负责公司所有对外发文审批。
2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。
物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。
3.文件种类3.1上行文：请示，报告，计划，总结;3.2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定;3.3平行文：信函，会议纪要。
4.文件格式4.1发文统一使用以上文件类别之一。
4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4.3收文单位。
是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4.4正文。
是文件的主体部分。
文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置;4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。
每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1.5倍，以清晰、美观为原则;4.7附件。
通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：XXX"字样;如果附件较多，还须编上序号;文件无附件的，无须注明;4.8落款。
指发文单位全称或规范化的简称。
文件管理制度
文件管理制度文件管理制度篇一1、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的`公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。
一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。
2、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。
3、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。
4、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。
5、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。
绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。
6、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。
文件管理办法篇二一、公司各职能部门设有专人负责文件的`发放、存档工作；二、文件起草打印完毕，需经本部门主管审核签字，报公司总经理审批签字后，方可下发。
三、建立文件发放登记表，登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。
四、发文部门持所发文件及文件发放登记表，由各部门收件人签字后领取文件。
五、文件登记表与所发文件一并存档。
六、各部门建立本年度各类文件文件夹，文件根据文号编排顺序放入文件夹。
七、每月对文件夹内的文件进行整理，如有遗漏，尽快与发文部门联系补齐。
八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册，存入文件柜备查。
九、公司重要文件按年度、类别装订造册，存入文件柜中，在文件柜门上附有柜内文件目录。
十、凡借阅重要文件者，经部门负责人同意签字后，到办公室打借条，办理借阅手续。
文件管理制度
文件管理制度一、文件管理概述现代社会中，各类组织、机构和企业都会产生大量的文件，而对这些文件进行有效管理是保障工作正常运行和信息安全的重要一环。
为此，本文件制定了文件管理制度，旨在规范文件的创建、存储、调取、归档和销毁等各个环节，确保文件的完整性、可靠性和机密性，提高工作效率和信息安全性。
二、文件管理的基本原则1. 确保及时性：文件应按照制定的流程和时间要求及时进行处理、便于查阅。
2. 加强保密：涉密文件应进行严格的保密措施，确保机密信息不被泄露。
3. 统一管理：文件应按照一定的分类、编号和命名规则进行统一管理，避免混乱和遗漏。
4. 审核把关：在文件的各个环节，必须进行审核和确认，确保文件内容的准确性和合规性。
5. 规范归档：归档文件应按照规定的文件分类体系和目录进行归档，便于查阅和检索。
6. 合法合规：文件的创建、存储和处理必须符合国家法律法规和相关规定，遵循合法合规的原则。
三、文件管理的具体流程1. 文件创建1.1 创建单位：文件创建时需明确责任单位和主管部门，确保文件归属清晰。
1.2 文件编制：编制文件需要填写相应的文号、密级和文件标题，确保文件可查询和管理。
1.3 文件内容：文件内容应准确、明确，语句通顺、条理清晰，确保文件表达的准确性和可读性。
2. 文件存储2.1 电子存储：在电子化文档管理系统中存储电子文件，确保存储空间安全、备份及时。
2.2 纸质存储：纸质文件应存放在专门的文件柜或保险柜中，根据密级划定存取权限。
3. 文件调取3.1 电子调取：在电子化文档管理系统中输入相关文件信息，进行查询和调取。
3.2 纸质调取：申请人需填写调阅申请，经过审核后方可调阅文件。
4. 文件归档4.1 文件分类：根据文件属性和内容进行分类，制定统一的分类体系和目录。
4.2 文件整理：将文件按照一定的顺序和排列方式进行整理，标注相应的编号和日期。
4.3 文件装订：将整理好的文件按照一定的装订方式和标准装订成册，确保文件的完整性和安全性。
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文件管理制度
1、目的
为加强公司制度化、标准化管理进程，提高公司文件体系管理的规范化，更好地贯彻落
实公司政策及文化，确保文件的长期性、延续性和有效性，特制定如下管理规定。
2、适用范围
本制度适用于公司内所有文件、制度、资料、合同、记录及档案等的管理（特殊制度另行
规定）。
3、职责
3.1各部门负责编写本部门使用的管理制度并负责解释。
3.2人事部负责公司类文件制度、各部门所编写的管理制度的审核、下发、回收、管理、
工作。
4、发文管理制度
4.1各部门制订的文件（制度、职责、流程、标准、表单以下简称文件）必须符合企业核
心价值观、管理准则要求;各部门制订的文件针对公司范围的必须呈人事部统一审核、编号并
统一安排管理。
4.2公司制订签发的文件具有强制执行的效力，管理制度面前人人平等。
4.3除人事部外，其他部门或个人没有针对公司下发任何文件、制度的权利，否则所产生的一切后果由下发部门负责人承担。
4.4文件仅限于公司内部使用，不得外传。
4.5文件类别、代码、划分标准及签发权限：
类别核心内容代码是否强制签发权限
管理制度公司系统中职能相关的制度、方案、规定、
体制和机制等方面的内容
ZD 是总经理
通知、通
告公司层面重要的通知、通告、人事任免、
决策方案等方面的内容
TZ/TG 是总经理
职责、流程标准职能具体工作相关的标准、方式方法、操
作流程等方面的内容
ZZ/LC 是总经理
表单配合制度完成的相关具体落地记录内容BD 是总经理
4.6. 部门代号原则
根据组织架构图中设置的各部门名称，以两个英语单词第一个大写字母进行标识: 手机部MP、人事部HR、财务部FD、后勤部LD
4.7. 文件编号组成要素
TR-××-××-××
文件的序号（01，02，……） (4)
部门代码 (3)
文件类别码 (2)
公司代码 (1)
4.8编号规则及说明：
4.8.1制度编号: ZD-HR-流水号（***）
通知编号：TZ-HR-流水号（***）
职责编号: ZZ-HR-流水号（***）
流程编号: LC-HR-流水号（***）
标准编号: BZ-HR-流水号（***）
表单编号：BD-HR-流水号（***）
流水号001-999至2015年1月1日清零更新（以此类推）；
4.8.2制度(职责、流程、标准)模板如下：
驻马店市公司制度（职责、流程、标准）文件编号
ZD- HR-00*
ZZ- HR-00*
LC- HR-00* 版本 A
页码第页共页
1.上述标题内容：宋体小四
2.内容：宋体小四
4.行距：1.5
5.页边距：上2.54厘米下2.54厘米
左1.91厘米右1.91厘米
4.8.3通知、通告、申请、报告等各类文件模版，具体模板如下：
驻马店市公司 (宋体四号)
部组织架构图(宋体三号)
正文内容：（宋体小四）
批准/日期：审核/日期：制定/日期： JY-JG-HR-流水号（***）（宋体小四）
4.8.4表单编号：BD-HR-流水号（***）；表单模板如下：
4.8.5组织架构图编号：AJ-JG-HR-流水号（***）；架构图模板如下：
5、文件的发放管理
5.1以公司行文的文件统一由人事部安排专人发放和回收管理。
财务部、手机部、电教部、
外联部以本部门名义形成文件且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收，原件
报人事部存档备案。
5.2各部门制订文件需人事部安排发放文件时，必须将文件以电子档形式发至人事部审核，
审核通过后统一编码，转由文件发放部门安排打印并复印好发放份数，由部门经理书面注明发
放范围、发放时间并签名后呈报人事部，由人资行政经理签字后，由行政专员统一安排文件的发放。
5.3公司发放的任何文件，各部门必须按公司文件管理制度统一管理，并按文件编号顺序做
好目录。
人事部按建立“文件发放、回收登记表”定期对文件进行检查和管控。
人事部发放到
各部门的所有文件，由各部门负责人签字接收。
如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收;代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。
需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。
5.4发放到全体员工知悉公示的文件、制度、通知/通告类资料，由部门负责人在接收到文件后，安排逐级的统一培训、学习和传达，人事部会定期对文件的执行情况进行抽查并汇总落
实执行结果。
6、文件的更改管理
6.1任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由
原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报总经理签字认可），由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
6.2文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以
更改，再返还给原收件人。
但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处由原编制部门负责人签字。
7、文件的回收、作废管理制度
7.1因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲
突而失效的，由人事部重新编制，安排文件管理人予以统一回收。
7.2文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏
内签名后回交。
7.3每年12月下旬，由人事部通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效
材料清理回收一次。
7.4所有回收的文件均于回收当日送至人事部，由人事部负责人统一安排销毁。
8、文件管理其它规定
8.1无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在人事部存档备案。
8.2任何文件相关部门负责人接收后必须领会并传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。
不得私自复
印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。
8.3所有作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不
予收回，但行政专员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。
8.4文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便
备查或回收时使用。
保存期限为三年。
9、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。
除承担500元行政罚外，对由此造成的一切后果由相关责任人全权负责。
10、附则
本制度自2015年11月24日起起正式执行，人事部根据不同的发展阶段的管理要求对本
制度进行修订、补充和完善，确保管理制度适用性和有效性。
对于本管理规定未规定的事项，人事部参照其他管理制度执行或参考同类型其它款项，必要时可进行补充规定。