档案数字化的质量和安全保密控制
档案数字化的质量和安全保密控制
【关键词】档案数字化；安全保密；保密机制
档案数字化兴起于20世纪80年代，经历了近20年发展，在 步入21世纪后进入了快速发展时期。当前我国档案数字化已经 可以通过远程在线查询方式加以管理，在拓展档案利用服务范 围基础上，有效节约了大量社会资源。档案数字化这一趋势就 目前来看，仍有较为广阔的发展前景。但其安全保密和管理质 量也需要得到进一步改进，真正实现档案信息资源在线共享。
价，也有助于后续档案数字化管理与完善。 （三）确立网络计算机安全保密方案。考虑到档案数字化
与信息技术息息相关，为了保障档案数字化安全性科学性，要 设置安全保密方案。对于档案数字化整个操作管理过程都需要 在封闭的计算机中进行，以物理隔断方式隔绝外网。且档案数 字化的客户端与服务器要做到防水防寒，避免外界电磁干扰 影响计算机正常运转。档案数字化技术人员进入系统之前需 要进行身份验证，核实身份后才能进入系统。这一环节是避 免非工作人员进入系统盗取档案资料。对于计算机中访问控 制要遵循“最小授权原则”，尽可能细化到单个用户，为了 避免出现电磁泄露情况，对档案数字化保密要求较高的企事 业单位可以在完全屏蔽空间中进行档案管理，若不具备这一条 件，对档案数字化保密要求较高的企业可以购买安装高强度电 磁干扰器。
现代办公
档案管理的数字化建设与安全保密实施策略
档案管理的数字化建设与安全保密实施策略随着信息化时代的到来，档案管理的数字化建设已经成为大多数单位和机构的必然选择。
数字化档案管理不仅能够提高档案管理的效率和便利性，而且可以更好地保护档案的安全性和保密性。
数字化档案管理也面临着一系列安全风险和保密隐患。
制定一套科学的数字化档案管理安全保密实施策略显得尤为重要。
一、数字化档案管理的重要性1. 提高档案管理效率和便利性：数字化档案管理可以大大提高档案管理的效率和便利性，减少人力成本的投入，同时也能够更加快速和精准地查找和利用档案信息。
2. 更好地保护档案安全性和保密性：数字化档案管理可以通过权限控制、加密技术等手段来保护档案的安全性和保密性，避免档案信息被非法获取和篡改。
3. 促进档案资源共享和开发利用：数字化档案管理可以实现档案资源共享和开发利用，为科研、教学和社会服务提供更加便捷的条件。
1. 制定完善的数字化档案管理政策和规定：单位和机构应当制定完善的数字化档案管理政策和规定，明确数字化档案管理的工作流程、责任分工和安全保密要求，确保数字化档案管理工作有序进行。
2. 加强数字化档案管理系统的安全性建设：单位和机构应当加强数字化档案管理系统的安全性建设，采取有效的技术手段和措施，对数字化档案进行加密、备份和定期审计，防范各类安全威胁和风险。
3. 严格控制数字化档案管理系统的访问权限：单位和机构应当严格控制数字化档案管理系统的访问权限，根据档案管理人员的不同岗位和责任分配相应的权限，避免未经授权的人员访问和操作档案信息。
4. 建立健全的档案信息安全管理制度：单位和机构应当建立健全的档案信息安全管理制度，明确档案信息的分类、存储、传输和销毁规定，规范档案信息的管理行为，保障档案信息的安全和保密。
5. 开展档案管理人员安全保密培训：单位和机构应当开展档案管理人员安全保密培训，提高档案管理人员的安全保密意识和技能水平，使他们能够熟练掌握数字化档案管理系统的操作方法和安全保密要求。
档案数字化质量和安全保密控制
档案数字化质量和安全保密控制摘要：在数字化技术的广泛应用之下，档案数字化已经成为目前主流的档案管理方式，虽然说，我国在数字化方面的发展已经突飞猛进，但是在信息技术以及互联网技术的强大冲击力下，档案数字化管理目前仍面临着明显的质量以及安全控制风险，如果不能够及时对这一问题处理解决，那么将会严重影响到档案数字化管理效率。
所以本文将具体就政府部门如何结合档案数字化的质量控制和安全保密控制这两个角度来展开相应的探析。
关键词：档案数字化；质量控制；安全保密控制档案数字化最初起始于二十世纪80年代，发展至今，已有将近20年的发展历史。
在这一发展过程中，我国的数字技术也在不断得到应用和发展，档案数字化也在其促进作用下发展至今，并取得了良好的管理效果，为社会节约了大量的可用资源，但是仍然还有需要完善之处。
档案记录了一个政府发展的所必需数据，它决定着政府是否能够做好相应的管理工作，所以对此必须要对其加强质量和安全保密方面的控制，以实现政府更优良的管理。
一、选择优质数字化方案和软件在档案数字化管理方面，如何正确选择方案以及软件，是实现档案数字化质量与安全保密控制的主要内容之一。
因此，在进行档案管理时，需要结合实际的管理需求来合理的制定并选择数字化方案，除此之外，档案数字化管理软件也可分为多种种类，不同种类的软件，所应用的功能也存在不同，因此在档案数字化管理方面，不能够对软件随意使用，需要结合档案特点等来进行适宜的选择。
二、注意档案检查监督验收虽然档案数字化节省了纸质档案管理中的一系列麻烦问题，但是为确保其管理质量，仍然需要做好“三部曲”，即检查、监督和验收。
一般来说，如果没有做好这三方面的工作，那么将会直接影响到档案数据库实际的建设成果。
首先，在档案检查方面，需要严格检查数字设备、工作人员以及具体的工作流程，从而将检查工作落实到档案管理工作中的方方面面。
其次，在档案监督方面，其主要任务就是监管检查工作，确保检查工作的到位情况，并在监督过程中针对发现的问题予以处理和解决，同时还应加强对自我的监督，如果问题比较棘手，不能够自主解决，那么需要将其进行上报，请求上级指示来获得解决方案，不可隐瞒不报。
地质档案数字化的质量及安全保密措施1
地质档案数字化的质量及安全保密措施摘要：随着科技水平的不断提升，在地质档案管理过程中对地质档案资料进行数字化管理是必然的发展趋势，不但能够对纸质档案起到有效的保护，同时方便查阅，有效提高地质档案资料的利用率。
因此地质档案管理人员需要采用较为有效的安全保密措施控制档案管理的安全性，同时要加强档案管理的质量控制，进一步促进地质档案事业的发展。
本文结合笔者工作实践，主要阐述了地质档案数字化的质量及安全保密措施方面的内容，希望能够对相关人士有所帮助。
关键词：地质档案数字化；质量；安全保密措施地质档案资料分为原始地质资料、成果地质资料和实物地质资料，其中原始地质资料的载体类型具多样性，传统的档案管理模式已经不能适应如今信息时代快速发展的需求，因此，在地质档案管理当中进行数字化建设不但能够便捷生活方式，更能够提升工作效率，加快地矿行业经济的发展。
相关人员要不断提升地质档案数字化的质量，加强地质档案的安全管理工作，同时要不断吸收新的科技知识，将其最大程度应用到地质档案管理当中，从而使其更好地服务于社会，推动社会的进步。
1 地质档案数字化的意义所在（1）对于管理人员的知识结构以及队伍建设进行优化随着我国改革开放的深入发展以及科学技术的快速进步，我国的各个领域都进入了全新的阶段，在很大程度上改善了人们的日常生活，降低了人们的劳动强度，提升了相应的工作效率，极大的推动了社会的发展。
对于地质档案管理来说，已经由传统的纸质管理方式转变为了数字化、信息化的管理方式，这不但对于所需要的设备提出了更高的要求，同时也要求相应的地质档案管理人员要掌握对应的知识，要能够熟练的应用计算机以及相关程序。
所以相关部门要不断吸收此方面的技术人才充实到地质档案管理队伍当中，加强数字化方面的知识结构。
同时，组织机构也要不断对地质档案管理人员进行相应的培训以及教育，要不断提升管理人员的知识结构，不断提升管理人员的综合素质，优化队伍结构，推动地矿行业经济发展。
档案管理的数字化建设与安全保密实施策略
档案管理的数字化建设与安全保密实施策略随着信息技术的快速发展和智能化的趋势，档案管理的数字化建设已成为越来越多企事业单位的选择。
数字化档案管理可以提高档案管理的效率和准确性，方便档案的检索和利用，同时也能够实现档案的安全保密。
下面是关于档案管理的数字化建设与安全保密实施策略的一些建议。
数字化档案管理的建设需要建立完善的信息系统。
该系统需要实现档案信息的电子化存储和管理，包括档案的数字化扫描、识别与索引、文档的电子化归档和档案的电子化检索和利用等。
系统应具备良好的用户界面和操作性，方便用户使用和管理。
数字化档案的存储和备份也是十分重要的。
数字化档案需要存储在可靠的服务器和存储设备中，并进行定期的备份和数据迁移。
档案管理系统应具备数据恢复和灾备功能，以应对可能出现的系统故障、数据丢失和灾害事件。
保障数字化档案的安全保密也是十分关键的。
需要建立严格的权限管理制度，确保只有授权人员可以访问和操作档案信息，实现档案信息的保密性和完整性。
数字化档案应采用加密技术进行安全传输和存储，以防止档案信息被非法获取和篡改。
也需要建立完善的防火墙和入侵检测系统，保护系统免受网络攻击和病毒侵扰。
数字化档案管理还需要建立完善的档案管理流程和培训体系。
档案管理流程应包括档案的创建、归档、检索、利用和销毁等环节，确保档案的合规管理。
还需要进行员工培训，提高员工对数字化档案管理系统的使用和操作能力，加强对档案安全保密的意识。
数字化档案管理的建设和操作需要与相关法律法规和标准保持一致。
对于某些特定行业或部门的档案，可能需要符合国家机密、商业秘密或个人隐私等方面的法律要求和标准。
在数字化档案管理的建设过程中，需要对相关法律法规和标准进行充分的了解和遵守。
档案管理的数字化建设与安全保密实施策略包括建立完善的信息系统、存储和备份档案、保障档案的安全保密、建立完善的档案管理流程和培训体系，并与相关法律法规和标准保持一致。
这些策略能够帮助企事业单位实现档案管理的数字化，并确保档案的安全保密。
档案管理的数字化建设与安全保密实施策略
档案管理的数字化建设与安全保密实施策略随着信息技术的飞速发展，档案管理的数字化建设已经成为趋势。
数字化档案管理是将传统的纸质档案转化为电子数据，并使用计算机和网络技术来存储、检索和管理档案信息。
数字化档案管理提高了档案管理的效率和准确性，并提供了更好的信息共享和利用。
实施数字化档案管理时，首先需要考虑的是安全保密问题。
档案管理涉及大量的个人和敏感信息，防止信息泄露和安全漏洞至关重要。
为了保证档案的安全，可以采取以下策略和措施：1. 数据备份和恢复策略：建立定期备份和恢复档案数据的机制，确保数据不会因为系统故障或意外事件而丢失或损坏。
可以使用云存储等技术来实现数据备份和恢复。
2. 权限管理和控制：设置不同用户的权限和访问级别，确保只有授权人员才能访问和修改档案信息。
可以使用密码、指纹识别等多重身份验证技术来提高权限管理的安全性。
3. 网络安全策略：建立网络安全策略和防火墙，以防止未经授权的外部访问和攻击。
定期进行安全漏洞扫描和网络入侵检测，及时发现和解决潜在的安全问题。
4. 加密和解密技术：对关键的档案信息进行加密处理，只有经过授权的用户才能解密和查看。
可以使用对称加密和非对称加密等技术来保护档案信息的安全性。
5. 日志记录和审计：建立完善的日志记录系统，记录用户的操作和访问日志，及时监测和追踪异常行为。
定期进行审计和检查，发现并纠正潜在的安全隐患。
6. 安全培训和意识教育：加强对档案管理人员的安全培训和意识教育，提高他们的安全意识和防范能力。
定期组织安全演练和培训，提高应对安全事件的能力。
7. 物理安全措施：除了网络安全外，还应加强对物理安全的保护。
使用安全门禁系统、监控摄像头等技术，限制机房和设备的访问和使用。
8. 法律法规合规：严格遵守相关的法律法规，如个人信息保护法、网络安全法等。
建立合规的档案管理制度和政策，确保档案管理的合法性和规范性。
数字化档案管理的安全保密实施策略是多方面的：数据备份和恢复、权限管理和控制、网络安全策略、加密和解密技术、日志记录和审计、安全培训和意识教育、物理安全措施以及法律法规合规。
云南省档案数字化工作安全保密管理办法
云南省档案数字化工作安全保密管理办法引言随着信息技术的快速发展，档案数字化已经成为档案管理工作的重要趋势。
为了确保云南省档案数字化工作的安全与保密性，提高档案管理水平，本管理办法应运而生。
本文将阐述云南省档案数字化工作安全保密管理办法的重要性和实施细节，以期为相关单位和个人提供参考。
一、管理办法的重要性1、保护档案安全：档案数字化过程中，确保档案实体安全和信息安全至关重要。
本管理办法旨在防范档案篡改、丢失和非法访问等风险，从而确保档案的安全与完整性。
2、保障信息安全：档案作为一种重要的信息资源，涉及国家利益、社会稳定和个人隐私等方面。
因此，保障档案信息安全是档案管理工作的核心。
本管理办法通过建立有效的安全保障体系，防止信息泄露和非法使用。
3、提高档案管理水平：通过实施本管理办法，可以实现档案数字化工作的规范化、标准化和科学化，从而提高档案管理水平，更好地服务于社会和经济发展。
二、实施细节1、建立安全保密管理制度：各单位应建立健全档案数字化安全保密管理制度，明确各级人员的职责和权限。
管理制度应包括档案管理、网络安全、数据备份等方面的规定。
2、加强人员培训：对从事档案数字化工作的人员进行安全保密教育，提高他们的安全意识和保密意识。
培训内容包括档案管理法律法规、网络安全防范措施、密码管理技巧等。
3、严格控制数字化过程：在档案数字化过程中，应采取有效的技术手段和管理措施，确保档案实体和信息的安全与保密。
例如，使用加密技术、访问控制策略等措施来保护电子档案的信息安全。
4、建立数据备份机制：为了防止数据丢失和意外灾害，各单位应建立定期备份机制，对电子档案进行备份。
备份数据应存储在安全可靠的环境中，并定期检查其可用性。
5、强化监督检查：各级档案管理部门应加强对档案数字化工作的监督检查，确保各项安全保密措施的落实。
同时，对违反安全管理规定的行为进行严肃处理，以维护档案管理的严肃性和权威性。
6、建立应急预案：为了应对突发事件和自然灾害等不可预测的情况，各单位应制定档案数字化工作应急预案。
档案管理的数字化建设与安全保密实施策略
档案管理的数字化建设与安全保密实施策略档案管理的数字化建设是指利用现代信息技术手段将传统纸质档案转变为数字化档案，并通过电子管理系统进行存储、检索和利用。
数字化档案的建设不仅可以提高档案管理的效率和服务水平，还可以节省存储空间、降低管理成本，促进档案的长期保存和保护。
数字化档案管理的安全保密实施策略是指在数字化档案管理过程中确保档案信息的安全和保密。
这是因为数字化档案涵盖了大量的敏感信息，如个人隐私、商业机密等，一旦泄露将会对个人和企业造成严重的损害。
在数字化档案管理中，安全保密是非常重要的一环。
1. 建立数字化档案存储平台：选择合适的服务器和存储设备，构建安全可靠的数字化档案存储平台。
可以使用云存储技术，将档案存放在云端，实现远程访问和管理。
2. 电子化处理原始纸质档案：通过扫描和OCR技术，将纸质档案转化为电子文件。
需要注意的是，扫描的质量和精度要达到要求，确保数字化档案的可读性和可索引性。
3. 构建电子管理系统：建立符合档案管理流程和要求的数字化档案管理系统。
系统可以包括文档管理、检索、审批、归档等功能，方便档案管理人员进行操作和查询。
4. 建立权限管理机制：设定不同用户的权限，确保只有授权的人员可以访问和操作相关档案。
可以根据职责和等级设置权限档案的访问、修改和删除权限。
5. 定期备份和灾备：建立定期备份和灾备机制，确保数字化档案的安全性和可用性。
备份可以选择多重备份方式，如分布式备份、异地备份等，以防止数据丢失。
1. 网络安全防护：建立网络防火墙和安全策略，防止非法入侵和攻击。
定期进行漏洞扫描和安全评估，及时更新和修补系统漏洞和弱点。
3. 数据加密和安全传输：对敏感信息进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中不被窃取和篡改。
可以使用SSL/TLS等安全协议，保证数据的安全性。
4. 电子签名和时间戳：在数字化档案中增加电子签名和时间戳，确保档案的完整性和真实性。
电子签名可以用于验证档案的真实性，时间戳可以用来证明档案的时效性。
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办公室业务・网络化・电子化・数字化
106
办公室业务2012・11
文/西安交通大学
洪楠
档案数字化的质量和安全保密控制
【摘要】档案数字化是档案信息建设的重点内容，本文立足于实践，分别对档案数字化的质量控制和安全保密控制的策略与途经进行了重点分析。
【关键词】档案数字化；档案建设；质量控制；安全保密控制
档案数字化是一项复杂的系统性工程，也是一项涉及多部门的综合性工作，从最初的完成计算机辅助管理功能，到目前我国部分档案馆已初步实现信息资源共享，我国档案数字化正在从成长期驶入快速发展期。
在肯定其成绩的同时，我国档案数字化工作也暴露出了诸多不完善环节，尤其是作为重中之重的质量控制和安全保密控制环节，更应该做到立足全局、合理统筹、实事求是。
一、探讨档案数字化质量控制的策略与途经
质量是生命。
档案数字化工作的质
量是档案信息资源建设的基础性保障，其质量控制包括了数字化方案的择取、数字化软件的选择、人员的把控及标准、参数的制定等环节，其每一个细节都会影响到全局的利益。
只有实施具体监控，才能让档案数字化工作质量更有保障。
（一）制度先行，责任到人
档案数字化工作必须要做到有章可循、有法可依，没有健全的规章制度就很难确保档案资源的共享。
一系列相关的规章制度都会为质量控制提供保障，例如《档案扫描数据验收标准》、《纸质档案数字化质量标准》、《档案数字化加工操作规程》等；另外，责任到人、分工明确也为质量控制提供有力保障，尽管档案数字化流程会随着单位规模、档案总量的不同而不同，但在质量控制的各阶段必须要职责分明、责任到人。
（二）阶段性评估是关键，检查验收必不可少
阶段性评估是档案数字化质量控制的关键环节，阶段性评估主要指工作人
员在每一阶段工作结束后对其进行总结
和点评，讨论工作方法的得失、工作手段的优劣，进而对下一阶段的工作提出改进措施。
这样一种评估机制是由档案数字化工作的性质决定的，档案数字化工作实践性、创新性强，可参考的历史工作经验有限，只有在具体的工作中进行及时总结、不断探索，才能取得突破。
而对于质量控制必不可少的是建立一种奖惩机制，该机制需要与阶段性评估融为一体，在评估的同时将监督落到实处；另外，检查和验收是档案数字化质量控制的重中之重，因为档案数字化工作会影响到后续的档案工作，而只有通过检查和验收才能为档案利用、查询等工作的进行打下坚实的基础。
二、探讨档案数字化安全保密控制的策略与途经
安全保密控制是档案数字化进程中首先要考虑的问题，确保档案安全也是档案工作人员肩负的责任，安全保密不仅包括档案实体管理安全，也包括档案内容的保密工作。
安全保密控制必须全面把控、不可偏颇。
（一）加强技术保障手段
档案数字化安全保密控制的技术保障属于基础性保障，加密技术、防火墙技术、数字签名技术及操作系统安全内核技术等都为档案信息的安全提供着技术性保障。
其中，加密技术可谓是网上档案信息最安全、最直接的手段，在一定程度上可以防止档案信息的丢失。
档案加密的方式多种多样，其中“非对称密钥”适于在传输过程中对其进行加密，这其中包括一个可以公开的密钥、一个严格保密的私钥，前者用于发送电子档案，后者接收方用于接收密文。
“非对称密钥”的设置使得第三方很难对密文进行解码，从而便于电子档案安全传输。
（二）完善档案信息安全的法律法规制度建设
制度保障才是根本性的保障，只有
建立具体的管理规范才能从根本上为信息安全保驾护航，这里的法律法规制度建设共包括两方面的内容，一方面是我国数字档案信息安全保障体系相关的法律规定，一方面是具体到各档案部门的管理制度，前者包括了《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》、《中华人民共和国电子签名法》、《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》等，其他各种规章制度如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机软件保护条例》等；后者可以从档案借阅、保密、鉴定、销毁等方面制定规章制度。
但问题在于保密制度的执行往往不尽如人意，为此，必须对档案工作人员的工作职权进行细化，要求工作人员严格执行规范，对人为造成的泄密问题，要做到有法可依、有法必依，使安全保密工作得到应有的重视。
（三）加强人力资源建设，提高安全意识
档案数字化安全保密控制需要有一支高素质的人才队伍，档案部门需要不断对工作人员进行信息保密、安全教育，提高他们对信息的保密和安全意识，逐步形成全员齐动员的安全意识氛围；其次，档案信息管理工作者必须尽快更新安全保密观念，能够自主进行安全知识学习，甚至在条件允许的前提下，可以考虑通过引进信息安全保护方面的专业人员来提升档案队伍的水平。
参考文献：
[1]胡建光，杨宏伟现代档案信息数字化建设中的安全问题研究[J ]．中国高新技术企业，2007(3)：175—177．[2]范开菊．网络环境下档案信息安全问题探微[J ]．科技情报开发与经济，2005，15(2)：85.
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