清华紫光档案系统技术白皮书

清华紫光电子档案管理系统

技术白皮书

清华紫光股份有限公司电子档案事业部

二○○七年

目录

第一章档案资料的有效管理 (1)

1.1问题的提出 (1)

1.2电子档案资料管理系统解决的问题 (1)

1.3电子档案管理系统在发达国家的广泛应用 (2)

1.4清华紫光电子档案管理解决方案 (3)

1.4.1档案手工管理流程和电子化管理流程 (3)

1.4.2高效、完整的电子档案管理解决方案 (4)

第二章清华紫光电子档案管理软硬件系统组成 (6)

2.1硬件系统的组成 (7)

2.2软件系统的组成 (8)

第三章清华紫光电子档案管理系统功能介绍 (9)

3.1、系统维护 (10)

3.2、文件管理 (18)

3.3、收集整编 (20)

3.4、档案管理 (23)

3.5、开发利用 (30)

3.6、信息服务子系统 (34)

第四章OA接口程序描述 (37)

4.1功能作用 (37)

4.2工作流程 (37)

4.3档案管理系统与OA系统的关系 (38)

4.4.OA接口维护程序 (39)

第五章清华紫光电子档案管理系统主要特点 (40)

5.1软件特点 (40)

5.2清华紫光档案管理系统的技术基础 (42)

第一章档案资料的有效管理

1.1 问题的提出

据统计，目前我国各种单位在运作中所产生的各类档案资料中只有不到10％被以档案的形式保存起来，其余90％的资料则被作为无用的信息而予以废弃，这种状况无疑是对信息的巨大浪费。而且，就是那些以档案形式保存的各种档案资料，目前也基本上仍以纸张等传统物理形式存在，其总数量达24亿卷，排级长度约7000多公里。如此巨大的档案资料，在给各种单位带来沉重保管负担的同时，却没有为其管理与决策提供充分的帮助。由于传统存储形式的限制，目前我国各类档案资料的利用率不足10％。这种状况根本无法满足各种单位参与市场竞争的需要，事实上，目前我国90％左右的单位都有档案资料电子化管理的迫切需求。随着计算机技术与网络技术的普及，以及人们对信息管理与利用意识的加强，这种档案信息资料的高管理成本、低利用效率的不合理状况必将成为历史；档案信息资料的电子化管理需求也将成为社会各界关注的焦点。

1.2 电子档案资料管理系统解决的问题

一、电子档案资料管理系统的定义：使用户在网络上有效控制其文件、档案和资料的创建、存储、

流转和分发的应用软件。它不仅能够通过扫描、数码摄像等方式对传统物理形式存在的各种信息进行电子转化，而且对新产生的电子档案资料的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对档案资料的实际管理和利用进行实时监控。

二、电子档案资料管理系统的应用对象

（一）解决的问题

电子档案资料管理系统所针对的核心用户需求是人们对各种类型的档案信息资料进行电子化、网络化集中管理并对其流转过程进行实时的监控，具体包括：

1、对大量的档案信息资料进行电子化、网络化集中、有序的管理，提高对档案信息资料的管理

水平。（包括对原始资料的数字化）

2、对这些档案信息资料在局域网和互联网络上按照一定的授权机制进行有序的发布，提高对档

案信息资料的利用水平。

3、对各种类型电子化档案资料的流转过程进行实时的监控，提高以档案为基础的办公活动的工

作效率和效果。

（二）适用的用户类型

根据电子档案资料管理系统所针对的用户需求，其适用的用户类型包括：

1、有大量文件、档案、资料需要进行集中管理和在网络上进行发布的客户。例如，企业、工厂、

工程设计院（所）以及企业内部的工程设计部门等。

2、以文书档案为中心的对办公自动化处理有迫切需求的单位。如企业、政府等。

1.3 电子档案管理系统在发达国家的广泛应用

电子档案管理。这—概念来自于西方。其在西方发达国家的推广历史与应用现状，是衡量我国电子档案管理系统市场前景的重要参照标准，也是在我国推广电子档案管理系统的良好借鉴．根据国际电子档案委员会1996年前后提交给国际档案理事会的有关报告，电子档案管理在以美国为代表的西方发达国家已经得到了极为广泛的应用。在美国，90％以上的单位已经实现了传统档案信息资料的电子化转化，基本完成了信息化建设的第一步基础工作——信息管理的基础建设，并正在考虑如何在这些丰富的电子化档案资料的基础上做更深层次的信息挖掘，为决策提供可靠的依据，更有些单位已经开始考虑在利用好这些成文的信息资料的同时，进一步挖掘和利用存在于员工头脑中知识，逐步向人类信息管理的理想状态——知识管理迈进。以往，公司的经理人员一般要用80％时间来收集信息，20％时间用于决策；现在，有了这些丰富的电子化信息资料做基础，其收集资料的时间被缩短为20%，其余80%的时间则用于决策。凭借这一良好的信息建设基础。美国许多单位的员工可以随时、随地获得完成其工作所需要的信息资料，其个人潜力的发挥再也不需要受到信息资料缺乏的限制，无纸化办公、移动办公、客户关系管理、知识管理等先进的模式有了其坚实的基础；员工的工作地点也不再局限于办公室，在家上班成为越来越普遍的现象：据资料介绍，美国1995年已有1200万人全天在家中上班，5400万人部分在家里工作。

1.4 清华紫光电子档案管理解决方案

1.4.1档案手工管理流程和电子化管理流程

在使用“清华紫光电子档案管理系统”之前，单位档案管理流程，如[图1.1]。

手工管理档案的主要缺点是：

1、检索工具少，无法提供高效、快速的利用；

2、比较繁锁，无法对各种信息进行综合利用；

3、重复性工作比较多，工作效率较低，无法满足单位对信息化建设的需求；

4、手写目录不规范；

5、查档受空间限制，必须到档案室才可查阅；

6、查档受时间限制，比许在工作时间才可查阅；

7、查档过程复杂，查找时间长，查准率、查全率不高；

8、档案在查阅过程中，丢失、损坏现象严重；

9、无法多人同时利用档案，重复利用率低。

在使用“清华紫光电子档案管理系统”后，档案室和各处室人员有了良好的接口，使数据在在各个处室直接流入档案系统，由档案系统加工整理的数据再次呈现给各部门，实现数据充分利用，如[图2]。

用清华紫光电子档案系统管理档案的主要特点是：

1、检索工具多，检索方式齐全，检索速度快；

2、机编目录更加规范化、标准化，广度与深度都比手工大有提高；

3、可以是档案数据做到一次输入多次使用，提高了工作效率；

4、自动统计速度快、提供信息及时准确；

5、检索不受时间、空间的限制，可以在权限范围内随时随地查询；

6、网络化、电子化管理有效地保护了实体档案，减少了档案的丢失、损坏现象的发生。

1.4.2高效、完整的电子档案管理解决方案

清华电子档案管理系统高效、完整的解决人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理并对其流转过程进行实时的监控的用户需求，具体包括：

(一)、加强管理，使各项工作简单化、规范化、实用化

面对大量的文书文件、科技文件及其他原始资料文件存在的管理成本高，纸介质易损坏，无法实现充分共享，利用效率低等问题。通过扫描、摄相、导入等多种方式进行电子化，并集中、有序的将其存储于

服务器中，提高对档案信息资料的管理水平。

公文和档案的数据规范化，符合相关国家标准，并且可以重复输出和利用。

计算机管理速度快、项目全，提供信息及时、准确，输出的报表灵活多样，可以满足各种不同的需求。

(二)、提供安全、及时、准确、全面的信息服务

对电子档案信息资料在局域网和互联网络上按照一定的授权机制进行有序的发布，简单、方便的运用浏览器进行查询，实现内部信息共享，提高对档案信息资料的利用水平。

(三)、合理授权

对不同的权属人员采取不同的授权。比如内部办公人员、地方隶属机构、社会公众，需要各自不同的授权。由于采用了严密的授权机制，使各种授权到位而不越位。

(四)、内嵌一套紧密集成的信息安全机制，为整个系统的安全运作提供有效保证。

第二章 清华紫光电子档案管理软硬件系统组成

本系统硬件及软件系统组成如下图所示：

文件管理工作组

Web 管理组

数据库 管理组

File Server Web Server Database Server

海量存储设备 电子数据仓库

HTTP 、TCP 协议 ODBC 32源驱动

(TCP 数据流响 (UDP 数据报请求

应PB 、VC 底层 以太网络环境 ---PB 底层网络功能)

网络功能实现) (100M)

2.1 硬件系统的组成

(一) 系统数据维护部门

T HAMS 查询端办公自动化组

打印机或绘图仪

光盘

主要负责档案信息的录入、档案原件的扫描输入，日常的档案管理和档案查询、打印。网络的日常维护，以及数据库的维护及备份。（一般由档案室和计算中心完成）

需配置的硬件：

1、输入设备

1） 根据档案情况，需配置一台A0幅面工程扫描仪，用于大幅面图纸的扫描输入。

2） 可选A4扫描仪一台，用于档案、文件的扫描录入。

2、输出设备

1） 需配A0喷墨绘图仪一台，用于大幅面图纸的打印输出。

2） 配置A4打印机一台，用于档案或文件等档案及目录的打印输出。

3、存储设备

1） 配置光盘刻录机一台，用于将永久性档案刻录到只读光盘上。

2） 光盘库或磁盘阵列是大容量、安全性高的存储设备，可以解决大数据量的存储问题。

4、需配置网络服务器和计算机

1）服务器一台，用于提供整个网络服务及管理，与存储设备相连， CPU 应为P Ⅳ或更高，内存为512M

或更高，硬盘为36G或更高，并须配备高速网卡。若查询节点很多或数据量很大则应视单位情况配置高档服务器。为确保更高层次的数据安全性，可选择双机备份、磁盘阵列或磁盘镜像等存储设备。运行环境为中文Windows2000 Server 或Windows2003 Server或以上，后台网络数据库为Microsoft SQL Server 2000或Oracle9i等。

2）档案管理用机一台或若干台，用于完成日常的档案管理工作，如档案数据库的建立和录入、用户管理和日常的档案管理工作，所操作的数据（例如：扫描的图纸和录入的档案条目）全部存于服务器或与其所连的存储设备上。并可直接连接扫描仪，用于图档、文档的扫描录入，上述机器基本配置要求为：PIII档次或更高，内存128M或更高。运行环境为Microsoft Windows 98或以上。

（二）利用部门

可以是领导、办公室、总工办、机关各处室及需要查阅档案的其它业务部门。只要在网络上，均可通过网络对档案部门的档案数据库进行有权限的基于WEB的检索和查询（通过通用浏览器，如IE，无需安装客户端程序）。并可通过本机查阅扫描原件及打印输出。

上述查询用机基本配置要求为：PIII档次或更高。内存128M或更高。运行环境为中文Windows 98或以上。

2.2 软件系统的组成

（一）管理端软件

软件系统的用户管理和权限设置，电子文件的存储和管理，查借阅的登记管理，赋权设置等管理工作。（二）客户端软件

主要负责档案信息的录入、档案原件的扫描输入，日常的档案管理和档案查询、打印，及数据库的维护及备份。（一般由档案室完成）

（三）查询端

通过WEB查询系统，进行各种档案资料的网上查询及利用。

第三章清华紫光电子档案管理系统功能介绍

清华紫光电子档案管理系统TH-AMS2006功能模块图

如上图所示，系统功能根据使用者的不同分为以下三个部分：

1.针对普通用户的部份：

针对普通用户的部份主要包括上述模块中的：网站，主要提供档案的信息服务，例如：检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能，并且可以嵌入用户的应用系统之中（如OA、MIS或DPM）提供用户网上查询浏览和下载的功能。为方便用户使用和管理员维护，本部份以B/S的方式实现。

2.针对档案管理员的部份：

针对档案管理员的部份主要包括上述模块中的：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和日常工作五个模块，主要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发利用。本部分以C/S方式实现，功能方便实用、简单快捷。

3.针对系统维护人员的部份：

针对系统维护人员的部份主要指系统维护，是提供系统维护人员（可以是信息人员、也可以是档案人员）对整个系统进行定制和维护的工具包。系统维护主要提供了以下工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。本部份只能提供对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系

统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。本部分以C/S方式实现，功能强大，并可扩充。

总之，清华电子档案管理系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用。也可以与本单位的OA办公自动化或PDM设计过程管理或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络。

下面将详细描述电子档案管理系统的各功能。

3.1、系统维护

该功能模块为各行各业的不同档案用户提供了一个功能丰富的自我设计平台，用户可以根据本单位档案管理的规范和需求，对综合档案管理系统进行自由的定义（其中包括各种档案类型，数据库的结构，用户录入的界面，分类方法等），使综合档案管理系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制的档案管理系统。

所以，当用户刚开始使用本软件时，首先应进入该功能模块，进行档案管理系统的定制。然后，才能进入其他模块，按照定制好的方式进行档案管理工作。

(1)建立符合用户要求的档案管理结构

用户在使用本软件之前，一般需建立以下档案管理的结构：

为了更加形象和直观地展现出档案数据的结构，系统提供了目录树和分类表两种展现数据的方式，即类似WINDOWS资源管理器的方式，这样可以展现出用户档案的目录树或分类表，数据区可以显示出相应节点下的数据条目。目录树和分类表可以是不同的，也可以相同，可以完全根据用户的喜好和需求来进行定义，只要能够形象直观地展现出数据的结构就可以了。

根据手工管理档案业务流程我们知道，从文件到档案存在一个归档的流程：即从文件库－》整编库－》档案库的过程，因为整编库与档案库的结构相同，因此我们在定制的时候只需要定制好档案库的结构，系

统会自动形成一与档案库结构完全一致的整编库，而文件库就需要使用文件库设置功能重新进行定制了。

上述过程完成之后，针对这个全宗的档案系统就算定制完成了，用户可以进行基本的操作和使用了。其它全宗的定制方式与此相同。

如上图所示，纵横两个箭头之间的部份，就是档案系统所需要建立的管理结构，而报表维护和数据字典维护功能，则为档案系统的定制提供服务。比如报表维护可以定义各类档案所需打印的目录和报表，用于系统使用过程中的打印；数据字典则将常用数据分类存储，可以在系统中随时选用。

我们可以看到上图从左到右的箭头，表明了文件的归档流程，不同单位对归档文件的整理都有不同的规范和制度，比如：档号的组成、文件的排序、归档文件所需要著录的字段等规定，可以通过参数设置功能进行定制，这样就可以控制使用系统的单位和部门按照定制好的规范和制度去进行整理和管理了。

上述工作可以通过全宗管理、档案库管理、文件库管理、分类表管理、报表维护、数据字典维护等功能模块实现。

全宗管理

本软件可以支持多全宗管理，针对档案馆或大型集团企业，可以用全宗区分馆藏不同单位的档案或下属不同单位的档案。全宗一般由全宗号和全宗名称组成，系统可以用一个数据库管理多个全宗的档案数据，并且全宗之间拥有良好的安全性和权限控制，为档案馆和大型集团用户进行档案的集中管理提供了技术手段。

第一次使用系统，必须先定义全宗，在“系统维护”－“档案设置”－点击【全宗管理】按钮，出现如下界面

●【增加】：可增加新的全宗号及全宗名称。

●【删除】：可删除任一全宗号及全宗名称，具体操作是：用鼠标选中某一全宗，单击“删除”按

钮即可。

●【修改】：可修改已经存在全宗的全宗名称,具体操作是：用鼠标选中需要修改的全宗,单击“修

改”按钮，在弹出的修改窗口中修改全宗名称，单击“确定”按钮即可，全宗号不能修改。

分类表设置

分类表就是指企业档案管理中所遵循的分类规范表。建立分类表是为了对案卷的分类信息即目录信息进行管理及树状检索。用户可以自己定义分类表的层次和内容，具有很高的灵活性。分类表管理就是按照层次结构建立一个分类表。

●增加节点

在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击“增加节点”按钮即可。

●增加子节点

在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击“增加子节点”按钮即可。

●删除节点

在分类表信息文本框内选择要删除的分类，然后点击“删除节点”按钮即可。

●修改节点

在分类表信息文本框内选择要修改的分类，在分类字维护页面就会显示当前分类信息，在分类字页面上修改需要修改的内容，然后点击“修改节点”按钮即可。

●连接符维护

即制定各级分类之间的连接符。例如：1－1－1、1.1.1等。

档案库设置

档案库的设置功能可以提供用户针对本单位各全宗的档案管理情况，建立符合本单位档案管理需求的管理架构，例如：档案类型、各类型的管理层次（项目、卷、盒）、各层次的库结构（著录信息）、录入界面和录入方式等。

通过档案库设置，可以根据本单位档案管理实际情况，结合档案管理的制度和规范，形成符合本单位档案管理系统结构。

●添加档案类型

第一次使用系统，必须选档案库管理，在“系统维护”下选择“档案库管理”项。如下图：

可以增加档案类型，维护档案类型的字段和录入界面。添加档案类型时，可以根据要求选择是否包含项目、案卷、分类表，如下图

用户也可以根据自己的需要添加字段，方法下图

●删除档案类型

选择要删除的档案类型，然后在档案库信息下面空白处单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【删除档案类型】即可。

●修改档案类型

选择要修改的档案类型，然后在档案库信息下面空白处单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【修改档案类型】即可，其中只能修改名称和备注信息

●字段维护

对已经存在的档案类型的项目库、卷库、件（文件）库结构进行修改。

●添加字段

选择要修改的档案类型和要修改的库，在工具栏上选择【添加字段】按钮，则在库结构定义窗口中出现空白行，然后输入中文名称，类型，长度即可。

●修改字段

在库结构定义窗口中直接单击字段即可在其上直接修改。

●插入字段

操作同添加字段。

●删除字段

单击选中要删除的字段，再选择工具栏上的“删除字段”按钮即可。

●创建库

创建库是把添加字段、修改字段、插入字段、删除字段的工作保存到数据库中，所以每次修改了字段信息就要进行创建库操作。

●界面定义

在库结构定义完后，应该重新定义录入界面，虽然在创建库结构时已经自动创建了一个界面。用户可定义具有个人风格的录入界面。该界面主要用于数据的录入以及查询时查看信息内容或通过卡片式查询时使用。注意，在定义录入界面之前，应首先创建相应的数据库。用户可以根据需要在录入界面中定义需要的各种事件，使录入工作更简单、容易，提高录入的速度及准确率。

文件库设置

与上述档案库设置相同，系统可以通过“文件管理子系统”提供针对归档文件（收文、发文和其它归档文件）管理的功能，也可以用于其它各类文件的管理和整理，可以实现部门文件的随办随归。

由于文件库的库结构（文件的著录信息）和档案库的不同，因此可以通过文件库设置功能实现对文件库的定义和设置，使得“文件管理子系统”符合不同单位对文件管理的要求。

文件库设置所涉及操作与档案库相同，在此不再赘述。

立卷设置

针对归档文件的整理，国家和各单位都有相关归档文件整理规则，规则可以规范归档文件的整理，规范档案信息的组织和管理工作。归档文件整理编目，最终形成档案的过程我们可以简称为“立卷”的过程，主要是针对归档文件按照一定的规则进行组织和整理，形成一件/盒或文件/卷为单位的档案，立卷设置就是针对归档文件整理规则，通过系统对归档文件的整理工作进行约束的。用户可以通过立卷设置，将本单位（行业）的归档文件整理规则通过立卷设置定制到软件系统中，以确保档案人员和兼职档案员在进行归档文件整理工作中严格按照规范进行整理和编目，形成规范的档案数据。

系统提供的文件管理中的文件立卷功能和收集整编中的组卷功能都会按照立卷设置确定的规则去实现归档文件的自动和辅助整理。

因此在立卷之前，应先定义好立卷的一些规则、立卷的对应关系、档案库的对应关系，

●选择档案库，设定卷内页数，选择案卷号的生成规则。

●定义分组字段，设定排序方式

档号设置

档号是案卷和文件重要标识，不同单位也有不同的规则，档号设置功能就是提供管理员一个定义不同档案类型档号形成规则的工具。

选择要设置档号规则的档案类型库，在字段列表里选择需要的字段后双击即可，在连接符编辑框中输入连接符点击【添加】按钮，设置完成后点击【保存】设置完成。如下图

对应字段设置

系统大量的归档文件在文件库和整编库中，其中将整编库中整理好的归档文件归入正式档案库这一过程并不需要对应字段设置，因为我们上文已经介绍过，整编库的数据字段结构与档案库是完全相同的。但由文件库归入到整编库的过程中，由于文件库的著录信息与档案库的著录信息之间的差异，因此需要先定义好两个库之间的字段对应关系。

字段对应是定义在软件中立卷、借阅、销毁等操作时数据的对应关系。

系统排序设置

系统可以将各个库中的文件按照一定规则自动进行排序，这样可以方便整理。

设置各个库的排序规则（升序或降序）；每个库按什么方式来排序，不同的用户有不同的排序方式，系统排序可完全由用户自己设置，如下图，在档案业务列表选择要设置的库，所选库的字段就列在字段列表中，选中要设置的字段拖到排序字段列表中，选择排序状态即可。

权限管理

●角色管理

每一个用户在档案系统中都会有一个相应的角色，管理原有管理员的角色，用户有用户的角色，在综合档案管理系统中，用角色来控制每一个用户的权限。

●用户和组管理

管理员可根据单位的部门来建立组；在每个组下建立属于组的用户，并赋予每个用户相应得角色。

●权限管理

选择权限控制的是归档前还是归档后选择要给项目、案卷、文件还是电子文件赋权限，将相应得权限赋予用户。可以赋予电子文件浏览、电子文件下载、原文借阅权限，而且可以按照时间段或者登陆次数赋予用户临时权限。

数据维护

●日志管理

a)登录日志：这部分可以记载某个用户在什么时间，在哪台机器上登录过档案系统，依据这日志可

以对档案人软进行管理。

b)系统日志：这部分可以记载某个用户在登录到系统后，对档案数据进行了哪些操作，如果系统出

现一些数据丢失或者操作失误的事情，管理员可通过这个日志来查找出问题出现的时间及操作人员

●回收站管理

这个模块是对已经删除的文件进行管理，所有删除的文件都存储在这个模块中，在这里可以对这些数据进行还原、删除等操作，在这里删除数据后，数据便无法恢复。

数据转换

通过此功能将用户原有的Excel表格、Dbf数据等历史数据转入档案系统。

数据字典维护

代码库管理就是系统中公用的表，如密级、专业、部门等，这些表的内容在系统中多次使用，而内容的范围有限，特别是在进行数据录入时，需要多次重复性输入。为此把它们设置为代码表，使其内容变为可选项而不必手工录入。

口令修改

如下图，可以通过此功能进行用户口令修改。

网页字段设置

用户可以根据单位的需要，选择网页输出字段,这样在通过IE浏览时,在网页显示的就是刚才所设的字段。

3.2、文件管理

文件管理是文档一体化的开端，本功能模块为办公室文书提供了一个简洁规范的收发文件管理界面，将文件的收发管理纳入档案管理的轨道，使文书在收发登记的同时，为日后的查询统计工作提供数据源，实现了“一次输入，反复利用”，在不增加办公室文书工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度减少档案管理员的工作。