文件和记录控制培训(最新)
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序一、概述文件与记录控制程序是指为了确保组织内部文件和记录的有效管理、使用和保护而制定的一套规范和流程。
该程序旨在确保文件和记录的完整性、可追溯性和安全性，以便支持组织的运营、决策和监督。
二、目的文件与记录控制程序的目的是：1. 确保文件和记录的准确性和可靠性，以支持组织的运营和决策。
2. 确保文件和记录的完整性和可追溯性，以满足法律法规和相关标准的要求。
3. 确保文件和记录的安全性，以防止未经授权的访问、修改或丢失。
4. 提供文件和记录的有效管理和使用的指导和流程。
三、适用范围文件与记录控制程序适用于组织内所有的文件和记录，包括但不限于：1. 内部文件：包括组织的政策、流程、规范、工作指南等。
2. 外部文件：包括组织与外部实体的合同、协议、报告等。
3. 内部记录：包括组织的会议纪要、工作报告、项目进展等。
4. 外部记录：包括组织的客户数据、供应商数据、财务数据等。
四、文件与记录控制流程文件与记录控制程序的流程如下：1. 文件和记录的创建：a. 根据需要，确定文件和记录的类型、格式和内容。
b. 由相关部门或人员负责创建文件和记录，并确保其准确性和完整性。
c. 文件和记录的创建应遵循相关的规范和流程。
2. 文件和记录的标识和分类：a. 对于每个文件和记录，应进行标识和分类，以便于管理和检索。
b. 标识和分类应基于文件和记录的内容、类型、重要性等因素。
3. 文件和记录的存储和保护：a. 文件和记录应存储在安全、可靠的介质中，如服务器、云存储等。
b. 对于重要和敏感的文件和记录，应设置访问权限，限制未经授权的访问。
c. 定期进行文件和记录的备份，以防止数据丢失。
4. 文件和记录的访问和使用：a. 对于需要访问和使用文件和记录的人员，应进行授权和培训。
b. 访问和使用文件和记录的操作应记录，以便追溯和审计。
5. 文件和记录的修改和变更：a. 对于需要修改和变更的文件和记录，应进行审批和记录。
文件和记录编写培训
3.3 文件和记录的管理
3.3.1 现场文件和记录的保管本卷须知：
文件应存放/张贴在公众〔员工〕可获取 或看到的地方，保存整洁，不可乱涂乱画， 且班长应给班组成员培训；记录的填写、 修改、保存〔〕。
3.3.2 发放到各车间/部门办公室的文件的保 管的本卷须知：
收文部门/车间应按档案管理要求把文 件保管好，如至少有标签、目录，便于检 索。
e) 体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定、技术标准、 标准相协调，并认真处理好各种过程的接口，防止不协调 或职责不清；
f〕文件和文件之间应相互协调，防止产生不一致的地方，从 整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的 目的和范围，尽量不要表达不在该文件范围内的活动。
3.2.2 文件或记录更新的本卷须知：
四、7月份以来质量管理体系运 行检查的总结
以下步骤都由文件编写人员完成：
索取最新版本的文件或记录〔在此根底上进行更新， 从文控员处理索取.〕
在原文件上用不同颜色字体标出修改后的内容。如? 高压配电操作规程?、?氯氢处理工序作业指导 书?，并交所在部门主管审核。
文件经文件编写人员审核，校对无误后，填写“文 件更改审批单〞，例1、例2。
把修改后的文件与审批单一同交给文控员校对、打 印、会签后，发放。
用于追溯、证明以及为采取纠正或预防措施提供依 据。
三、文件和记录控制程序
3.1 文件和记录的编号规定 QM\QP\QW\QT(Q表示质量管理体系，M手
册、P程序、W支持性、T表格) EM\EP\EW\ET(E表示环境管理体系) QEM\QEP\QEW\QET(质量与环境合并的体
系文件)
3.2 文件和记录编写要求 3.2.1 新文件编写的本卷须知： 文件应说明文件编写的目的、范围、相应职责，及具体 工作程序等；
ISO9001-2阶文件-文件及记录控制程序
一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。
二：范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三：定义3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。
3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。
四：职责4.1文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3文件的编制/审批权限五：文件管理流程六. 记录管理流程：七：组织知识管理流程八：相关记录：8.1《管制文件清单》8.2《文件变更申请表》8.3《文件分发/回收记录》8.4《外来文件一览表》8.5《质量记录一览表》8.6《借阅登记表》8.7《请购单》九：附件一文件编码规则◆质量手册（一级文件）的编号：QM-YY流水号（01、02…）质量管理手册◆管理程序文件（二级文件）的编号:流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)文件类别代号（SOP:表示作业指导书）部门代码◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)表格流水号(001、002…)部门代码品质记录◆部门代码：十：附件二知识分类表。
充装质量手册——文件和记录控制
充装质量手册——文件和记录控制公司建立并且有效实施包括充装要素控制程序、管理制度、安全操作规程、充装工作记录和见证资料等的充装质量保证体系。
充装要素控制程序：编制并且实施文件和记录控制、设备(包括充装设备及充装工艺装备)控制、充装介质检测控制、人员管理、充装工作质量控制、信息追踪和质量服务、执行特种设备许可制度等程序。
1.文件控制对与安全质量有关的文件和资料进行控制，包括编制、审核、批准、标识、发放、修改、回收，保管(方式、设施等)、查新及其销毁各环节进行管理，确保有关部门使用最新版本的受控文件。
1.1受控文件的类别文件分“受控”与“非受控”二种，分别应在封面上作出标识。
受控文件包括“质量保证手册、管理制度、安全操作规程、充装工作记录和见证资料及外来文件，以及其他需要控制的文件。
外来文件包括法律、法规、安全技术规范、标准，分供方产品质量证明文件等。
1.2文件的编写与审核1.2.1质量手册、管理制度文件由安全、生产等相关人员负责组织编写，安全总监审核，上报总经理批准发布。
综合部负责登记，编制发放范围报安全总监审核，总经理批准，并在批准范围内发放；1.2.2各操作规程和质量记录由各相应人员组织编写、汇总，由部门负责人审核，技术负责人批准，综合部负责登记，技术负责人批准，并在批准范围内发放；1.3文件标识和状态管理公司文件（包括内部文件和外部文件）应有唯一性标识。
为确保使用最新有效版本的文件，应：1）在文件的封面上加盖“受控”标识；2）发放新版本文件时应同时回收作废文件。
确因工作需要留用作废文件时，应在文件封面上加盖“作废”标识。
1.4文件的受控与发放1.4.1文件分为“受控”和“非受控”两大类皆有综合部统一归口管理。
质量管理体系文件皆为受控文件，所有受控文件必须在该文件封面上加盖表明其受控的“受控”印章后发放。
1.4.2文件领用人应填写《文件发放回收记录》，经综合部批准后领用。
1.4.3安环部应确保使用文件的各场所及时得到相关文件的有效版本。
文件记录控制培训(PPT28张)
4.2.1 文件总要求（一）
质量方针/质量目标 质量手册 标准要求的文件（6项） 组织运作和监控要求的文件（二/三阶） 标准要求的记录（19项）
4
4.2.1 文件结构
方针 目标 品质手册
Quality Manual
宗旨，方向与目标 描述QMS结构---纲要 阐述部门间运作程序 阐述某项具体操作 QMS运作----证 据
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案例
文件管理控制程序
1 目的
为确保文件与资料处于受控状态，特制定本程序。
2 范围
2.1 本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审核、批准、标识、 发放、更改、作废以及外来技术的管理。 2.2 本程序适用于本公司质量体系文件、技术文件和外来技术文件的管 理。
3 术语 4 职责
本程序引用ISO/TS16949:2002标准中的有关定义。
C 识别文件版本 D 现场文件适用 E 文件清晰易辨 F 控制外来文件 G 控制作废文件
按4.2.4“质量记录控制”的要求进行控制
文控六字真言：编，审，批，发，修，废。
6
文件的分类
外部文件
QMS 文 件
非受控
2006/01/28
客户资料
国家标准
受控
2006/01/28
国际标准 行业标准
文件
文件
内部文件
2
4.1 总要求
建立、实施、保持和持续改进“文件化”的质 量管理体系 总体思路：
A B C D E F 识别过程及应用 确定过程 确定准则和方法 获得资源与信息 监视，测量与分析过程 采取措施，以实现并改进过程
按本标准 管理过程
外包过程：识别，控制
注：过程包括与管理活动、资源提供、产品实现及测量有关的过程
ISO文件控制和管理培训课件
6.外來文件管理：
若外來文件需要資料中心列管，申請者填寫“文件发行变更申请表 (FQ3-001-03)” 移交至資料中心；
外來文件編號延用原文件編號。 外來文件若有版次則使用原版次，若無版次，則按照《文件撰寫與編碼管理辦法》編
訂。
➢ 18
F 1 ORCECON IS NO. 五.文件管理常見問題： 1.發行前之撰寫及簽核： 文件未經過會簽就申請發行； 文件簽核級別不正確； 文件的格式、架構及流程圖不正確。 表單的編碼放置位置不正確，通常會放在右上角； 使用之表單已更新，但是未經過發行； 修訂內容及修訂章節不明確，通常都會寫“第XX葉修訂內容”，不具體。
原檔文件封面及內頁蓋作廢章，以示區別。
4.文件保存：
失效文件正本一律加盖”文件作废”章后与有效文件分开存放；一般性正本文件至少 保存三年。
➢ 17
F 1 ORCECON IS NO.
5.文件借閱：
文件若需携出ISO资料中心查阅，应以借阅之名义，填写“文件申请、借阅 单”，经主管签核，至ISO资料中心办理借阅申请(借出以3天内归还为原则)
文件类别 一阶文件
制定 管理代表
审查 副总级主管
会签 相关部门主管
核准 总经理
二阶文件 三阶文件
主办单位课 长
主办单位工 程师组长
部级主管 主办单位课长
相关部门主管 相关部门主管
管理代表 部级经理
二阶文件会签相关单位后, 呈请管理代表审核； 一阶文件,会签相关单位后, 呈请总经理审核 。
4）文件發行：
1.範圍：各體系二、三階文件；
记录和记录管理控制程序(三篇)
记录和记录管理控制程序1目的本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录，为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。
2范围适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。
3职责3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门，负责记录的管理和监督检查。
3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。
4工作流程4.1记录表格的设计与要求4.1.1记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致，接口清楚。
4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。
必要时，在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。
4.13记录表格由记录产生部门负责人审批，多部门使用的由业务归口负责人审批。
4.1.4记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》执行。
4.2记录的填写、收集、整理4.2.1记录必须用钢笔填写，做到内容真实、准确、完整、清晰，填写及时。
表格中的所有项目必须按规定填写。
4.2.2职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录，由记录产生部门指定人员收集、整理。
4.2.3记录一般为文字记录形式，也可以采用磁盘、电子媒体或其他媒介等。
4.3记录的贮存和保管4.3.1记录由产生部门保存，填写人记录完毕定期交付保存者。
4.3.2记录保存者确保收集记录的连续性，不得缺损和丢失。
4.4记录的查阅外来人员查阅记录，须经管理者审批后方可进行。
4.5记录差错的修正和空格的要求4.5.1当记录存在笔误和计算差错时，只允许划改（在差错处划一道横线），并在修正处加盖修改人员印章或签名。
4.5.2当有空格时，应在空白处划一道斜线/表示此处无内容。
4.6表格的修改，4.6.1当表格不能满足要求时，记录产生部门应重新设计表格，并执行4.1条款。
4.6.2新表格到位后，表格发放部门应将作废的表格收回处理。
4.6.3每月5日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。
4.7记录的处理记录超过保存期，由保管部门列出清单，填写《记录处理申请单》，由企管科批准后，处理如下：4.7.1需留着参考的，在记录的首页上加盖作废印章，分开保存。
文件控制程序培训-2024鲜版
如何进行变更管理
识别变更需求
关注文件的实施情况，及时识别变更 需求。
评估变更影响
对变更需求进行评估，了解变更对文 件内容和实施的影响。
2024/3/28
实施变更
根据评估结果，对文件进行必要的修 改和完善，确保变更符合公司标准和 实际需求。
记录变情况
在文件控制系统中记录变更情况，包 括变更时间、变更内容、变更人等， 以便后续追踪和管理。
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相关术语解析
文件
指组织内部用于指导、规范或记录 工作的各类文档，包括纸质文档和 电子文档等。
文件控制
指对文件的创建、修改、审核、批 准、发布、分发、使用和保管等过 程进行管理和控制的活动。
文件版本
指文件在修改或更新过程中所产生 的不同版本，每个版本应具有唯一 的标识和版本号。
2024/3/28
文件审批
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CATALOGUE
文件控制程序中的常见问题及解决方案
2024/3/28
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常见问题类型
文件版本混乱
同一文件存在多个版本，导致使用者在执行 过程中产生混淆。
文件更新不及时
文件内容已过时或不再适用，但未及时进行 更新或废止。
文件审批流程不规范
文件的起草、审核、批准等流程不清晰，导 致文件质量参差不齐。
总结与展望
25
本次培训内容回顾
1 2
文件控制程序基本概念和原理
介绍了文件控制程序的定义、作用、基本原理和 常见类型，使学员对文件控制程序有了全面的认 识。
文件控制程序操作实践
通过实例演示和学员亲手操作，深入学习了文件 控制程序的各项功能，包括文件的创建、打开、 读写、关闭等操作。
文件控制程序应用场景分析