打单文员岗位说明书

打单文员岗位说明书

岗位职责：1、负责打印快递单，发票，收据，交给仓库处理2、负责追踪快递，并处理发货售后3、负责快递对账，4、领导交代的其他工作

在本公司的工作流程点;

客服岗接单》打单岗打印处理订单》交仓库发货处理

需要使用的工具：

1、淘打（电脑已默认账号和密码）

2、百度云盘（电脑已默认账号和密码）

3、岗位专用QQ，旺旺（螃蟹王国2号和豆蟹电脑已默认账号和密码）

4、熟练使用打印机

5、国税开票：（电脑已默认账号和密码）

需要技能和基本素质：

1、细心，强责任心；

2、熟练打字和基本的聊天技巧；

3、熟悉excel，word等基本处理。

岗位操作流程：

一、打印快递单（使用淘打软件，或者淘宝后台*分销平台打印）

岗位原则及要求：保证每日订单按时发货，按照顾客要求发货。

（店铺承诺：非异常情况，每日5点半之前的订单，当日发出，5点半之后的订单，隔日发出。顺风快递订单（尽快发出）10点之前的，上午发出；下午5点半-6点订单，下午发出)

1、使用淘打软件（5个店铺）

A 螃蟹王国旗舰店（深圳）----默认深圳仓发货

B苹果超级粉丝（深圳）---默认深圳仓发货

C拍拍（深圳）----默认深圳仓发货

D 吉之专卖店（杭州）---默认杭州仓发货

E何正伟he（杭州一店）--默认杭州仓发货

F Finanliy快乐（杭州二店）----默认杭州仓发货

说明：

1、六个店铺，如果默认深圳仓发货的，备注需要杭州仓发货，则由杭州仓发货；如果订单备注需要深圳仓发货，则深圳仓需要发货。

2、原则：

A：就近选择仓库发货，如果收件人地址是珠三角，则可询问深圳仓同事，是否可以深圳仓发货，如果收件人是长三角，则可询问杭州仓同事，是否可以杭州仓发货；

B：缺货调货;如果深圳仓发现某货物库存不足，可以询问杭州仓是否可以代发，反义亦然。

3、淘打操作流程和要点：

流程：下载订单》选择订单》选择订单》打印快递单，并输入对应快递单号》打印发货单》

发货单和快递单对应》交仓库发货

下载订单：选择近1周的订单，下载；

选择订单：选择全部已付款订单》对应订单前面方框打钩，表示处理该订单

注意事项：1、如果该订单被涂蓝色，表明该订单是被顾客申请退款的订单，请勿处理2、订单未涂蓝色，但是订单备注是要求不发货，或者订单由指定某人安排，则该笔订单不处理或者由某人另外处理3、按照顾客的需求，合并选择订单处理（比如都是发同一个快递的，或者同一个顾客的订单，合并订单）。现在合作的快递，申通快递，天天快递，顺风快递。如果顾客有要求，则按照顾客要求选择快递，如果顾客未要求，则按照默认发货原则选择快递。

快递选择：

申通：1、广东省内默认发申通2、偏远地区默认发申通（西北地区，镇及镇以下地区）

天天快递：全国大部分地区默认发天天快递（顾客要求除外)

顺风快递：（顾客要求，这个售前客服会备注是顺风还是顺风（到付），如果是顺风先付，省外默认22首重+续重，省内13首重+续重，以顺风收件为准，如果顾客未付足邮费，需要和顾客联系，补足邮费再安排发货）

其他快递:韵达，圆通，中通等（顾客要求，如果顾客要求发这些指定快递，需要和顾客沟通先，需要顾客在默认邮费设置基础上补足5元价差。价差补足后，再安排发货）

打印快递单，并输入对应的快递单号：对选定的订单，打印快递单，选中对应的机器型号打印即可；打印好的快递单，用扫描枪输入对应的快递单号，选择联想输入后，检查确认即可；

打印发货单：对选定的订单，打印发货单即可。

发货单和快递单打印完毕，单号输入完毕，点击确认发货，即可发货；

对应：快递单和发货单打印确认完毕，一一对应好，交仓库发货即可。板材定制类，交曾玮处理。

开具收据和发票的处理方法

1、顾客要求开具收据或者发票，则开具，如果未要求，则默认不开具；

2、顾客要求开收据：直接用双联收据复印纸，填上基本资料，如果顾客未指明需要写明细，则直接写：品名：模型材料数量：一批金额：顾客实付金额；盖螃蟹王国淘宝专用章

3、顾客要求开发票：打开国税开票软件》进入开发票流程》开票软件上的发票号和纸质发票号对应（千万不能有错）》按照顾客要求，填入公司名称，品名，数量，单价，金额；如果顾客无要求，品名数量可以参考收据的写法》所有项目确认完毕，打印发票》第二联，盖螃蟹王国发票专用章。

*发票珍贵，发票开具，每个环节都要确认无误再开具，保证100%开票正确。

*如果已开具发票有错误需要作废，进入发票作废，作废即可。

4、顾客要求开具收据或者发票，需要也在发货单上盖同样的印章，收据或者发票和发货单用打印机订一起，与快递单对应交仓库处理。

*特殊事项*：淘打遗漏订单的处理：有些订单，由于顾客未全部付款，或者其他原因，后台有顾客已付款，等待卖家发货的订单，淘打未搜索到的处理办法。

用旺旺》卖出》进入店铺后台》点击等待发货》复制顾客淘宝id或者订单编号》进入淘打》高级搜索》选中对应订单》完成发货即可。

这个工作，需要每天处理完毕淘打订单后，进行筛选，确保每天的订单，按时发货。如果是顾客重复下单，可以直接发货，如果是顾客有需要一部分已经付款，一部分未付款，需要咨询顾客是否付款后合并发货。如果未得到回应，第二天可以直接就已付款部分发货。

淘宝后台*分销平台打印

分销平台，只有苹果超级粉丝店铺有。

进入：苹果超级粉丝:豆蟹》进入已卖出宝贝》进入分销管理》选择待发货订单

复制收货人名称：符春红》点击去淘宝物流平台批量打印发货单和运单点击这里》

粘贴收件人名称：搜索》

选中对应订单打钩，批量打印发货单，批量打印运单》点击发货，输入对应的快递单号，即

可确认发货。

*注意*分销的发货单，无法打印出顾客和店铺自己的订单备注，需要手动在对应发货单上写上收件人名字，和快递单一一对应。如果有订单备注，需要手动处理。如下图，可以看到最新留言。

二：追踪快递，并处理发货售后

原则及要求：急人所急，保证顾客的售后能得到合理的解释和完善的跟踪服务。

流程：收到顾客咨询物流进度》检查订单，分析情况》追踪相关部门》给顾客合理的解释和服务》记录售后问题

收到售后，一般是物流进度问题：一般来自同事QQ或者旺旺留言，顾客电话咨询，或者顾客旺旺咨询等其他来源。

根据顾客提供的淘宝id或者订单编号或者收件人名字，在淘到后台或者淘宝卖家后台搜到对应订单；分析问题原因，一般有

1、已发货，快递未上传物流信息，导致没有物流信息，一般当天的订单，要10点之后才有物流信息，可以直接告诉顾客这个情况

2、已处理发货，但是没有物流信息，可以去仓库咨询，是否有缺货项目，导致未发货，可以咨询售后客服或者直接去仓库查看，然后告知顾客解决方法或者询问顾客是否直接发出缺货的可以退款或者等货到再发

3、有物流信息，但是物流信息异常（太慢，或者中转到别的地方），QQ联系对应快递客服，寻求解决办法，然后告知顾客。如果对应快递客服态度不好或者无法解决，可以QQ联系对应快递客服经理，寻求快递售后，并在360云盘记录对应的快递售后。快递解决问题无法满足顾客要求，比如异常慢，包裹整体损坏，可以让快递退回并给顾客重新发一份出去。

4、顾客收到货物，但是有少货，漏货，错货，店铺支持补发或者退款。咨询顾客需求，按照顾客要求补发或者退款。如果是补发，在对应订单备注补发单号，方便其他客服追踪和查看，并与顾客留言确认补发产品的品名和数量，以及快递单号。需要与顾客确认发货单上仓库发货号，我们每个发货单上都会盖对应的仓库号，并在360云盘记录对应的发货售后。

5、顾客收到别人的产品：如果是顾客收到别人的产品，属于贴错快递面单，串单行为。严重的发货售后，需要在360云盘记录对应的发货售后。

对顾客处理方法：A收到B的产品，可以要求A退回或者A直接把B的产品寄给B，衡量快递损失，选择损失小的方法，这中间发生的快递费，由我们承担，联系主号支付顾客快递费。第二步：联系B，如果B未收到产品，可以要求快递退回B对应订单号的产品，如果B 也收到A的产品，可以让B退回或者直接把A的产品给A寄过去。（原则是:在尽量减少损失的情况下，满足A和B收到正确货物的要求）

三、快递对账工作

原则及要求：每个月15号之前与月结快递供应商对好快递账，并把对账结果交财务负责人。现在的合作快递;天天快递，申通快递，顺风快递

天天快递：全国3公斤以内5元，除去偏远地区（甘肃，宁夏，内蒙古，新疆，西藏，港澳台），超过3公斤，按照首重+续重金额计算。

对账方法：1、保证所有快递计价正确：收到快递对账单，预处理，筛选3公斤以内，非偏远地区，金额不等于5元的订单，计价错误的与快递财务沟通。超过3公斤的，按照首重+续重的计算方法计算，如果有错，与快递财务沟通。

2、保证所有快递总量正确：按照快递对账单，统计本月一共发了多少份快递，把当月对应快递称重记数，偏差不超过10份，可以认可快递记数正确。

3、保证所有快递记数正确：抽查法，随机抽取10%的快递底单，与快递账对应，检查对应重量，金额是否正确。

4、在360云盘里的快递售后，找到对应的快递售后。要求快递按照承诺进行赔偿扣款。

5、全部统计结束，把对账结果交财务负责人。并预处理分析结果，总价，总份数，每份平均金额，异常订单金额。

申通快递：按照首重+续重金额计算。

对账方法：1、保证所有快递计价正确：按照首重+续重的计算方法计算，如果有错，与快递财务沟通。

2、保证所有快递总量正确：按照快递对账单，统计本月一共发了多少份快递，把当月对应快递称重记数，偏差不超过10份，可以认可快递记数正确。

3、保证所有快递记数正确：抽查法，随机抽取10%的快递底单，与快递账对应，检查对应重量，金额是否正确。

4、在360云盘里的快递售后，找到对应的快递售后。要求快递按照承诺进行赔偿扣款。

5、全部统计结束，把对账结果交财务负责人。并预处理分析结果，总价，总份数，每份平均金额，异常订单金额。

6、货到付款单的处理：将所有货到付款订单挑选出来，统计金额，交快递人员，他们会现金付我们。

顺风快递：抓大放小

对账方法：1、将对账单上金额>50元的订单，在淘宝后台找到对应的订单。检查顾客是否有补足价差，如果未补足价差，汇总告知财务负责人，并记录客服售后。

四：领导交代的其他工作

1、每个月的月底快递底单分类汇总整理入库

2、每个月的月底发票分记账联，存根联分类汇总，整理。记账联交财务负责人，存根联入发票存根专用箱保存。

3、利用快递间隙打印发货单的售后背面。

4、整理整顿自己的工作区域，使之干净整洁。

5、领导交代的其他工作。