档案管理学作业答案

档案管理学作业答案-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII《档案管理学》名词解释汇集1、档案：档案是国家机构、社会组织和个人在一定社会实践活动中直接形成的、有一定保存价值的各种形式的记录。

2 、立卷：就是把办理完毕，具有保存价值的文件，按照一定的原则和方法，组成一组有联系的案卷。

包括：组卷、拟写案卷标题、卷内文件排列与编号、填写卷内目录与备考表、封面的装订等。

3、档案收集工作：档案收集就是把分散在各机关、各单位和个人手中的档案，以及散失在外国的历史档案，按照国家规定，有计划地分别集中到务有关档案室和档案馆的过程，叫档案收集工作。

4、档号：档案编号的简称。

是以档案的类别及其相互关系编写的代号，包括全宗号、目录号、案卷号和张号，档案的编号是整理工作的一项重要内容，要求遵循科学性和稳定性的原则。

5、联合全宗：在档案整理过程中区分全宗时的补充形式。

一些档案特别少的全宗，不便于单独按全宗管理和统计，就可以把它们中性质相近的划为“全宗汇集”。

具有不稳定性。

6、档案鉴定：是档案工作的重要环节之一。

就是判定的档案的真为和价值，在机关工作中主要指判定档案的价值，确定不同的保管期限；找出不需保存和已过期限的档案材料加以销毁7、档案保管期限表：用表册的形式标明档案的来源、内容、形式和保管期限的一种指导文件。

它是鉴定档案价值和确定保管期限的标准，是保证和提高鉴定工作的质量、加快鉴定工作速度的依据。

8、档案工作现代化：是指用现代的技术设备、服务手段的先进的科学管理方法，来加强档案工作的科学管理，提高档案工作的管理水平，、服务质量和服务效果的工作。

主要包括：档案库房设施现代化、档案工作管理科学化、标准化、档案存贮缩微化、档案复制和利用手段现代化、档案工作人员专业化等9、档案鉴定：是档案工作的重要环节之一。

就是判定的档案的真为和价值，在机关工作中主要指判定档案的价值，确定不同的保管期限；找出不需保存和已过期限的档案材料加以销毁。

10、档案工作的标准化：是档案工作现代化的前提条件。

的指由档案事业管理机关会同国家标准化管理机关经及各有关部门共同协商，对档案事业各个方面和工作各个环节，制订出科学的、统一的规则和技术规范11、档案整理：是档案工作的重要内容之一，是将零散的和需要进一上年步系统化的档案，进行基本的分类、组合和编目，使之系统起来，具体内容有：区分全宗，全宗内的分类、立卷、卷内文件的排列与编号、案卷目录的编制。

12、档案保管期限表：用表册的形式标明档案的来源、内容、形式和保管期限的一种指导文件。

它是鉴定档案价值和确定保管期限的标准，是保证和提高鉴定工作的质量、加快鉴定工作速度的依据。

13、档案鉴定委员会：.是鉴定档案馆档案成立的专门机构,一般由档案馆长、档案局人员和被鉴定档案机关人员组成，负责档案鉴定的有关事宜。

14、全宗汇集：是档案整理工作中全宗的补充形式之一。

适用于两个机关名义上是合署办公，实际上是一个机构，两块牌子其档案又混在一起无法区分的，可以成立“联合全宗”，是档案整理工作中的应急措施。

15、立卷类目：要机关内实际文件尚未形成之前，根据以往机关活动和文件形成的一般规律，按照立卷的原则和方法，拟制比较详细的立卷方案，用以指导文书立着卷工作。

16、国家档案全宗：凡归国家所的由国家统一管理的一切档案财富的总和。

我国国家档案全宗包括国华人民共和国时期的档案和建国前的历史档案两部分。

它解决了档案的所有制和国家档案集中管理的原则问题。

17、档案整理：将零散需要进一步系统化的档案进行基本的分类、组合、编目，使之系统化的过程。

18、档案案著录：主是对档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

是编制档案检索工具的第一阶段。

19、档案存放地点索引：是管理档案的工具之一，按作用可分为两种：以全宗和各类档案为单位，指明档案存放地点；以档案库房和档案架为单位，指明各档案库房存放档案的情况。

简答题：1、档案与资料的联系、区别有哪些？答：档案和资料都是知识的载体，都是社会生产实践活动不可缺少的资源条件，在一定条件下两者可以相互转化。

两者的区别在于：1、同本单位实践活动关系不同。

凡是直接记述和反映本单位活动并应归档保存的属档案；资料则是为了工作参考的目的而收集购买来的材料。

2、对本单位所发挥的作用不同。

档案是本单位活动的直接记录，因此它具有历史的查考作用和凭证作用。

而资料则是收集或利用各种手段索取来的材料，对本单位的活动不具有凭证作用。

2、平时归卷主要包括哪些内容?答： A各部门要建立健全平时归卷制度。

对处理完毕或批存的文件材料，由有专（兼）职文书统一保存。

B各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷条目”。

“案卷条目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

C公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

D专（兼）职文书人员应及时将已归卷的我文件材料，按照“案卷条目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

3、为什么必须按照全宗整理档案?答(1)按全宗整理档案能够揭示档案内容的实质，为正确评价档案的价值和档案的提供利用奠定科学的基础。

按全宗整理档案能比较完整地反映机关和个人活动的面貌，使人们有可能全面地、系统地去研究历史上各个机关或个人在活动中所积累下来的丰富历史经验和教训。

(2)全宗是档案管理的基本单位，对档案整理有重要的组织作用。

在档案管理过程中，以全宗为基本单位进行分类、编目、签定和统计等管理工作，避免造成某种不必要的混乱。

区分全宗是档案管理中的第一步。

(3)按全宗整理档案不仅是个方法问题，也是一个理论问题。

同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。

应该按照档案形成的来源，把全宗内己被分散的各部分档案集中起来，从而维护全宗的完整性及挖掘全宗内档案作用的潜力。

4、拟制案卷标题的基本要求是什么？答：案卷标题是案卷封面上最主要的内容项目，处于案卷封面的中间，它是整个案卷的集体名称，因此它必须揭示案卷的内容和成分，包涵尽可能多的信息。

案卷标题的作用很大，它既是指引和帮助使用者查找档案的向导，又是档案分类、编目、登记及编制档案检索工具的依据。

案卷标题拟制质量的高低直接影响到档案信息资源的开发和利用，决定着档案检索的检全率和检准率的高低。

然而，案卷的封面大小有限，还要题写别的管理项目内容，故而不能太长，也即是要用尽可能短的语言去涵盖尽可能丰富的内容，即做到言简意赅。

因此，案卷标题的拟制要求是用简练的文字，全面、准确、具体地概括出案卷内文件的内容、成分和名称。

5、全宗内的档案分类方法有哪些？答：（一）按文件产生时间分类。

具体形式有两种：年度分类法、时期分类法（阶段分类法）。

（二）按文件的来源分类。

具体形式有三种：组织机构分类法；作者分类法；通讯者分类法，即按与立档单位有来往通讯关系的单位或个人分类。

（三）按文件内容分类。

具体形式有三种：问题分类法；实物分类法，即按文件内容涉及的实物分类；地理分类法，即按文件内容涉及的地区分类。

（四）按文件的形式分类。

具体形式有三种：按文件种类(名称)分类；按文件制成材料分类；按文件的形状分类。

组织全宗内档案最常用的分类方法是年度分类法、组织机构分类法与问题分类法。

6、保管工作的内容是什么？答：⑴档案的库房管理，包括档案分库储存、合理安排、库位管理和库房日常管理。

⑵档案流动中的保护，即档案在搬动和提供利用等流动状态中的安全防护。

⑶档案的保护技术，包括控制技术、防治技术、修复技术。

7、检索工具的基本质量指标有哪些？我们可以从以下3个方面去衡量检索工具是否合适，即检索工具的3项基本质量指标：（1）信息存贮丰富。

信息存贮丰富是指档案材料收录要齐全，范围要广，项目著录详细，标引有深度。

（2）检索迅速准确。

检索迅速准确．就是通常说的“快”和“准”。

（3）实用有效。

项目设置实用、文字简明、结构合理、易于掌握，切忌盲目追求检索工具的数量和形式多样化。

8、怎样分析档案的价值？37答：档案的价值是客观存在的，而档案价值鉴定工作是人们对档案价值的认识和评价，带有很强的主观性。

为了使这种主观认识活动最大限度地符合实际，保证鉴定工作的质量，必须建立明确的档案价值鉴定标准。

档案价值鉴定标准不是档案工作人员主观随意的产物，它以客观存在的档案价值构成为依据，具有明显的客观性。

坚持按照客观的价值鉴定标准来认识和评价档案价值，可提高档案鉴定结论的客观性，可靠性和准确性。

9、简述整理档案的原则。

答：整理档案的原则是：（1）充分利用原有的整理基础；（2）保持文件之间的历史联系;(3)便于保管和利用.10、档案检索工具的作用是什么？答：档案检索工具在档案管理中的作用具体表现在以下几方面：（一）桥梁作用。

档案检索工具在档案信息和利用者的特定需求之间架起一座桥梁，沟通了二者的特定需求关系。

（二）交流作用。

档案检索工具中储存了大量的档案信息，可以向外宣传馆藏，提供查找档案的线索，引导利用者来馆查阅档案，成为档案馆与利用者之间的交流工具。

（三）管理作用。

档案馆日常的收集，鉴定，保管，统计，检索，利用，编研等工作，都必须使用档案检索工具。

10、构成立档单位的条件有哪些？答：一是能独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。

二是一个预算会计单位或经济核算单位，可以编制预算或财务计划。

三是设立管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

11什么样的文件可以转化成档案呢？答：答：文件转化为档案需要具备以下条件：;（1）文件必须完毕（或叫处理完毕），即完成了文书处理程序；（2）文件需对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值；（3）文件需按照一定的规律保存起来，即把文件按照一定的程序和条理集中保管起来。

12档案的销毁制度包括哪些内容？66-67答：档案销毁就是把经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。

为了便于机关领导人审查批准应销毁的档案，必须编制档案销毁清册。

档案销毁清册的封面的项目有全宗号，全宗名称和立档单位名称，编制档案销毁清册的单位名称和编制日期等。

档案销毁的登记项目有顺序号，案卷或文件的题名，起止日期，号码，数量，原保管期限，销毁原因，备注等。

档案销毁清册一式两份，一份送有关领导审查批准，一份留档案馆（室）保存。

在报送档案销毁清册的同时，应附上销毁档案的简要说明。

以档案馆（室）的名义向有审批权力的部门领导写出简明的局面报告，提出申请批准销毁档案的请求，报告的附件是销毁清册和销毁档案的简要说明。

准备销毁的档案在未批准前应单独保管。

13、档案保管期限有几种如何具体划分答：档案保管期限分永久好，定期两种：（一）永久保管的文书档案。