档案管理学--第一章 档案实体管理概论
档案管理学笔记
绪论一、档案管理学现状1．档案管理学：是研究档案系统的运行规律阐述档案管理的一般原理的技术和方法的学科2．档案管路学历史：从无到有的过程国外苏联我国：20世纪20、30、40年代1935年周连宽《县政府档案处理法》1936年程长源《县政府档案管理法》1938年何鲁成《档案管理与整理》1940年龙兆佛《档案管理法》特点：照搬照抄3.档案管理学现状二、学科类型、定位与特点（一）学科类型1.文书档案或普通档案管理学2.科技档案管理学3.专门档案管理学4.综合性档案管理学（二）学科定位档案学是以档案及档案管理活动为研究对象的各门系统性专业知识体系的总称，是社会科学领域中一门实践性很强的应用学科。
（三）科特点1.理论性和应用性的统一2.综合性与专业性的统一3.社会性与服务性的统一三、在学习档案管理学时应掌握如下具体方法。
1.历史研究法2.调查研究法3.比较研究法4.案例研究法5.理论研究法第一章档案实体管理概论一、档案实体管理的概念1.实体：（1）所有触之有形的实际物（2）客观存在并可以相互区别的实物（3）表示数据库中描述现实世界中的对象或概念（4）真实具体的东西，第一性的东西（5）能够独立存在，作为一切属性的基础和万物本源的东西虚拟：（1）不一定符合事实虚拟的情况（2）编造的（3）由高科技技术实现的仿实物或伪实物的技术虚拟管理：（1）网络时代公司成员分布于不同地点的管理，跨时空组织边界的实时沟通和合作，以达到资源合理配置，效益最大的目的。
（宏观）（2）对虚拟团队进行协调，提高团队效益。
（微观）2.档案实体管理的内容：包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计收集：分散到集中整理：无序到有序、零乱到系统鉴定：判断档案是否保存或销毁统计：反映数量的关系保管：目的是延长档案的寿命2.实体管理与内容信息开发利用的关系档案实体管理是手段，档案内容信息的开发利用是目的二、档案实体管理原则原则：（1）说话或行事所依据的法则或标准（2）长期检验所整理出来的合理化现象1.来源原则：把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则2.全宗原则（1）全宗：一个国家机构、组织或个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类，统计单位。
档案管理学教材_
档案管理第一章绪论第一节档案管理概述●一、档案管理工作的性质和特点●二、档案管理的内容●三、档案管理的范围●四、档案管理的基本要求一、档案管理工作的性质和特点●档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。
●（一）工作性质●是国家科学文化事业的组成部分；●是部门各项管理工作的组成部分；●是文献信息管理系统的组成部分。
●（二）档案管理工作的特点●（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护●档案是随着人们的实践活动而逐渐积累起来的，不像图书资料大量印刷并广泛流通；●大多数档案是“孤本”，不能随意复制；●档案比一般图书更显珍贵。
唐代开元年间的档案由辽宁省档案馆收藏的形成于公元714年的《唐代开元年间档案》（5件）是中国档案部门现存最古老的纸质公文档案（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点档案的流转程序，可分为档案室阶段和档案馆两个阶段。
处于不同阶段的档案所起的作用不同，价值不同，服务对象不同，档案管理方式也存在差异。
档案在不同阶段的特点：（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流档案是在形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史，以及其观点、经验和成果，包含了与形成者利益密切相关的事实和数据。
来源原则是这一特点的充分体现。
（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾档案直接关系到形成者的切身利益，关系到国家机密，因此，许多国家都实行封闭期制度。
封闭期是指从档案形成到开放之间的期限。
●二、档案管理的内容●包括两个方面：（一）档案资源管理，也称档案实体管理。
包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。
（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。
是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。
●三、档案管理的范围不同种类的档案构成了档案管理的不同方面。
1档案管理学第一章档案概论
基础教育部 齐家福 教授
1
导入
你了解档案吗?说一说你所知道的档案
学生档案、人事档案、文书档案、历史档案、 罪犯档案、明星档案、宝宝档案、健康档案、蓝色 档案……
第一章 文书与档案概论（一）
教学目的： 1、了解档案起源与演变的历史过程。
2、初步理解档案的定义、含义。掌握档案发
第一章 文书与档案概论
（2）不同方面 A、档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书 是作者为了某种目的，有意识地撰写的。 B、数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保 存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图 书往往印刷成千上万册。 C、作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是 真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时 在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般 没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重 要，图书的作用是传播知识。
第一章 文书与档案概论
第一章 文书与档案概论
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代
码形式存储于特定介质上的档案。 目前电子档案所用的特定介质主要有磁盘 （硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。 电子档案在电子文件管理这一门课程中详 细讲授。
第一章 文书与档案概论
第二节 档案的定义
一、我国古代关于档案及其含义的描述 （一）名称的沿革
第一章 文书与档案概论
4、郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认 为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即 开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的 原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王 永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期） 档，《康熙字典》：横木框档。 案，《说文解字》：几属。 由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。 5、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案， 相当于中文“档案”一词。 复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、 公文。
档案管理学基础(人大版)讲义：第一章 档案概论.doc
第一章档案概论第一节档案的起源与沿革一、档案的起源关于档案的起源，主要有以下四种观点：第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。
第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。
第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。
国家形成后，形成了比较有条理的档案。
第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。
第一、二种观点又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。
第三、四种观点又称为原始社会产物说。
二、档案的沿革档案的沿革可以从以下分析：1．载体沿革档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。
2．名称的沿革（1）“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍”；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”。
（2）“档案”一词，一般认为初见于清代。
顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。
康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。
”杨宾《柳边纪略》(成书于1707年，康熙四十六年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。
然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。
”郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。
（见王金玉、王永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期。
）档，在《康熙字典》中解释为：横木框档。
案，在《说文解字》中解释为：几属。
由此引申，把处理一个事件的有关文书作为一案。
第一章 档案实体管理概论
1.1何谓档案实体管理 1.2档案实体管理的原则
1.3档案实体管理的方法
1.1.1档案实体管理的概念
★档案实体管理是指针对处于实体状态的档 案（广义上来说，包括档案及其复制品） 所进行的一系列管理工作。根据事物现实 存在的状态及情况对其实施管理。
★档案的虚拟管理主要是根据事物抽象的属 性、特征（一些存在于人们头脑之中的观 念性的东西，并不是客观事物本身）所实 施的管理。
1.1.5实体管理到知识管理
• 实体管理阶段突出了由档案本质属性决定的传统 价值的开发，管理活动是围绕档案实体展开的。 • 信息管理阶段以档案信息与载体的剥离为前提， 突破了实态档案的物理局限，物的概念弱化，直 接对信息进行相对独立的管理、加工和利用。 • 知识管理阶段是档案管理的高级阶段，是对前两 种管理形式的延伸与拓展。知识管理的过程就是 以社会信息需求分析为前提对档案信息进行深度 加工的过程，这一过程体现为档案信息资源、人 力资源、技术资源、环境资源的有机组合。
1.2.2全宗原则
★全宗是一个国家机构、社会组织或个人形 成的具有有机联系的档案整体。 ★我国的全宗理论：第一，明确提出了全宗 的定义和基本涵义。第二，明确提出全宗 （实质为形成全宗的“立档单位”）的构 成条件。第三，明确提出了划分全宗类型 的主要标准。第四，明确提出了“全宗群” 概念
全宗原则的理论和实践意义
1.2档案实体管理的原则
• • • • 1.2.1来源原则 1.2.2全宗原则 1.2.3有机联系原则 1.2.4保管和利用方便原则
1.2.1来源原则
★来源原则就是把同一机构、组织或者个人形成的档案作为 一个整体加以管理的原则。【2000年《档案工作基本术 语》】 ★来源原则的基本内容：尊重来源（档案馆首先应该按照来 源标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源关系）、 尊重全宗的完整性（一个全宗是一个有机整体，整理档案 必须维护全宗的完整性，做到同一全宗的档案不可分散、 不同全宗的档案不得混淆——独立保存）、尊重全宗内的 原始整理体系（全宗内的档案整理必须充分利用原有的整 理基础，尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法， 不宜轻易打乱重整）。【人大版概论】
档案管理学------知识点总结
第一章档案概论第一节档案的历史沿革一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。
二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。
三、档案的定义及其含义。
档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
”四、档案含义的四个方面（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；（2）档案是保存查备的文件；（3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的；（4）档案是原始的历史记录。
五、档案种类划分按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。
音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。
六、国家全部档案的概念归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。
七、档案的作用1、行政管理的查考凭据2、生产建设的参考依据3、政治斗争的必要工具4、科学研究的可靠资料5、宣传教育的生动素材6、维护国家、集体和个人权益的法律书证八、档案的基本价值1、档案的凭证作用2、档案的参考作用3、对档案真实性的辩证理解第二章档案工作概论一、我国档案工作的基本原则统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
第三章档案的收集一、档案收集工作的内容1、对本单位需要归档文件的接受工作。
2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。
3、对历史档案的接收和征集工作。
二、单位内文件的归档（见老师复印资料）第四章档案的整理一、档案整理工作的定义和内容定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。
内容：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。
(档案管理类)档案管理类1到11章课堂笔记
第一章档案概论档案的定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。
档案的基本含义：1.档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。
2.档案是保存备查的历史文件3.档案信息的记录方式和载体是多种多样的4.档案是原始的历史记录档案的形成者的类型：官方性质的种种机关单位，半官方的或非官方性质的社团组织；某些个人。
档案来源于一定的基本单位，形成于特定的历史活动。
复杂的社会实践，决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定的来源与内容的档案材料之间具有内在的联系性。
文件转化为档案一般需要具备的条件：1.办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。
（所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序）2.对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存3.按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案档案的信息和载体是构成档案的两上基本因素。
档案是原始的历史记录。
这是档案的主要特点和本质属性1.档案不同于一般的历史遣物，它是以具体内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记录物，具有很强的记录性。
2.档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件转化物，因而具有原始性的特点。
档案则以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别于其他资料档案的一般属性：知识属性和信息属性1.档案是贮存和传播知识的一种形式2.档案是一种重要的信息资料档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论档案不仅有贮存的功能，当它被人们利用时又可以发挥传播知识的功能。
档案信息又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性信息可分为原始信息和加工信息。
对原始信息进行不同的加工处理即成为加工信息。
档案的种类：1.按来源标准：分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等2.按内容标准：一直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案、会计档案等多种门类。
档案管理概论第一章
概论第一章档案与档案工作第一节档案一、档案的起源与发展（一）档案的起源1. 档案起源学说主要有原始社会产物论、阶级社会产物论2. 档案的产生是以处理复杂事务为目的，以一定的物质基础为载体条件的3. 远古时期采用标记、符号、结绳、刻契、图画等记事方式，称为“助记忆时代”，可以看作档案的萌芽，档案起源的初始形态（二）档案的产生与发展1. 文字的产生和载体材料的使用是档案产生的客观条件（文字）2. 人类交流和社会管理的需要是档案产生的社会条件（社会）3. 国家的产生使得档案的产生与发展有了充分保证（国家）（三）我国档案形态的演变1. 甲骨档案：又称“卜辞”，殷商时期，我国最早的文字记录，河南安阳小屯村2. 金石档案：铭文+石刻档案，殷商、周、春秋时期，西周金文档案鼎盛，东周石鼓文最早石刻3. 简牍档案：周、春秋时期，“册”“典”是我国最早对文件和档案的称呼4. 缣帛档案：春秋战国，又称“帛书”“卷”“卷轴”5. 纸质档案：最早的纸质档案—西汉初期甘肃“放马滩纸”6. 电子档案：电子档案就是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件（四）档案的词源档案作为一个词语，始见于清朝二、档案的内涵（一）档案的定义档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息（二）档案的内涵1. 档案的形成主体具有多元性2. 档案是有保存价值的文件3. 档案的实存形式是多种多样的4. 档案本质属性是原始记录性，档案的原始记录性是档案的根本价值所在（三）档案的属性1. 档案的本质属性：原始记录性2. 档案的一般属性：信息性（主要表现为原始性、回溯性）、知识性、文化性、社会性知信文社（四）档案与相关事务的联系与区别1. 档案与文件a. 文件是档案的主要来源，档案是查考价值文件的归宿，二者都来源于原始记录b. 文件不是档案的唯一来源c. 阶段不同。
文件是现行使用阶段，档案室使用完毕或告一段落的文件d. 价值不同。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
二、全宗原则
全宗原则是来源原则的具体化。在中 华人民共和国档案行业标准《档案工作基 本术语》中对全宗的描述为:“一个国家机构、 社会组织或个人形成的具有有机联系的档 案整体。”
（一）全宗原则的理论意义
1.全宗原则是对客观存在的真实反映 2.全宗原则深刻揭示并维护历史活动的有机 联系 3.全宗原则对实践具有普遍的指导作用 4.全宗原则在方法上简便求实
三、历史的方法在档案实体管理中的应用
档案实体管理较少采用逻辑的方法， 较多采用历史的方法。而逻辑的方法比较 多地适用于档案内容信息的开发利用领域。
思考与复习题：
1.何谓档案的实体管理? 2.档案实体管理的原则是什么? 3.简述档案实体管理的方法。
（二）全宗原则的实践价值
1.全宗原则维护了历史的本来面貌 2.全宗原则可以使分类方法简便易行 3.全宗原则不是万能的
三、有机联系原则
档案是由文件转化来的，是处理事务 有意识形成的副产品，文件形成时的联系， 也会很自然地成为档案之间的有机联系。
四、保管和利用方便原则
一般情况下，按照来源与全宗原则， 在保持档案有机联系的前提下，采用简便、 有效的方法去管理实体档案，就可以基本 上达到便于保管、方便利用的目的。
第二节 档案实体管理的方法
一、历史方法与逻辑方法的不同
面对数量众多，内容、形式、来源复杂 多样的档案，要实施有序化管理，大体上可 以归纳为历史的和逻辑的两种方法。
二、历史的方法是由档案本质特性决定的
不同的被管理对象对其管理方法都有 一定的要求。这种要求决定了管理不同的 对象需要采取特定的方法。而档案实体管 理主要采用历史的方法，也是由档案的本 质与特性对其管理方法的要求所决定的。
第一章 档案实体管理概论
第一节 何谓档案实体管理 第二节 档案实体管理的原则 第三节 档案实体管理的方法
第一节 何谓档案实体管理
一、档案实体管理的概念
档案实体管理是指针对处于实体状态的 档案所进行的一系列管理工作。二、档案实 Nhomakorabea管理的内容
档案实体管理的内容主要包括档案的 收集、整理、鉴定、保管和统计。
三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系
档案实体管理与内容信息开发利用之间的 关系是密不可分的，但在具体管理上应有所侧 重。
第二节 档案实体管理的原则
一、来源原则
所谓来源原则就是:“把同一机构、组织或 个人形成的档案作为一个整体加以管理的原 则。”（《档案工作基本术语》，国家档案 局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施。）