商务秘书工作实务
商务秘书实务第一章
电话去问一问是否顺利。（积极主动）
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案例分析
一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼 的信，信是一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘 书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这 样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往 来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间的 一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于 众！信的内容大致是这样，经理命令秘书立即将 信打印寄走。 假设你就是这位秘书，对于经理的命令，你会怎 么做？
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案例分析
于雪一家私营煤矿老总的秘书。该矿的规模虽然 很大，但在安全生产方面存在许多隐患；对于这些隐 患，老总总是抱着侥幸的心理。这天，老总得到消息， 说有关部门要组织安全生产大检查，于是，老总让于 雪赶紧准备一套材料应付检查理？现在于雪有这么 几种选择： a、好，我马上就办。 b、老板，这种技术性很强的资料我不会做，你还是 找别人吧！ c、老总，这事关重大，最好实是求地汇报；对于安 全隐患，我们尽快整改。否则，一旦出事，后果不 堪设想。 d、当面什么也不说，背后写匿名信给有关安监部门。 e、表面上答应，但就是拖着不办！
思考：此案例中穆兰违背了哪些职业道德？
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分析
一、她在交给汪经理机票的时候，应该提醒他马
上把机票放进公文包。(忠于职守）
事实上，很多时候秘书需要负责整理上司出差的公文包， 包括把所需文件清点好放进去，以及检查各种证件是否带 齐。
二、答应别人的事应该办到。即使是休息的日子，
作为秘书，也要让上司随时能找到自己。更何况 她知道那天是汪经理出发的日子。（守信）
思考：这案例说明了商务秘书工作具有什么特点？
商务秘书实务-第六章
10：25 抵达上海虹桥机场（××接机）。
（一）旅行计划 一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑： 1.时间 一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到 两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间；二是指旅 行过程中各项活动的时间；三是指旅行期间就餐、休息 时间。 2.地点 一是指旅行抵达的目的地（包括中转地）。目的地名称 既可详写（即哪个地区、哪个公司），也可略写（即直 接写到达的公司名称）；二是指旅行过程中开展各项活 动的地点；三是指食宿地点。
案例：
一天，总经理告诉秘书小于，他要到x市去开会，让 她陪同一起去。她问总经理坐啥车，秘书长说坐火车， 赶上开会就行，不用早了。
小于看了看列车时间表，算了一下，坐明天9点车就 正好，既不用起早又不用贪黑，欣赏一路风光，晚上 又不耽误休息。她下午买了预售票，就告诉领导明天 在家等着就行了。文件、路费都准备齐了，车也安排 了。她就安心回家了。
总算到站了，而且接站车也一直在等他们。这总算给小于一 点欣慰。
由于他们是坐慢车来的，会议的晚饭开过了，又现给他们热 饭。虽然饭菜很好，但小于吃了两口就饱了。
分析：
秘书安排好领导的差旅，是秘书工作的一 个重要部分。安排过程中，一定要细心谨慎。
上述案例，秘书只是看错一次车，但却给 领导增加了不少麻烦，若领导身体不好就更麻 烦了。服务中出事，往往都在小事上，又多在 高兴和轻易之中。所以，时时要小心，小事也 不可马虎。 Nhomakorabea 18：00
与 ××总经理在公司共进晚餐。
5月12日 星期三 上午 9：30 赴××公司与×××董事长洽谈（需用的4、5号 文件在公文包中）。
11：30 与×××董事长共进午餐（在该公司）。 下午 15：00 拜访×××先生（由××先生陪同，礼品在手提 箱内）。 18：00 在宾馆用餐。
商务秘书实务试题及答案1
⼀、名词解释（每题5分，共20分）1、商务谈判2、反馈3、护照4、损益表（每题空5⾏）⼆、简答题（每题10分，共20分）1、出国商务旅⾏之前除了要做⼀些与国内商务旅⾏同样的准备⼯作之外，还需要做哪些准备⼯作？2、简述横向沟通的优点及缺点。
（每题空10⾏）三，论述题（每题15分，共30分）1、试述商务秘书在商务谈判的准备阶段应该做哪些⼯作？2、请谈谈你对第四阶段时间管理理论的理解。
（每题空20⾏）四，案例分析（每题15分，共30分）仔细阅读下列两个案例并完成⽂后提出的问题。
（⼀）、总经理帕森下午2：00要和业务部共同讨论如何开展某商品在郊区的销售⼯作，这项销售⼯作的成败和公司是否能达到今年度的销售预算有很⼤关联；接着，下午4：00⼜要和⼀位客户商洽⼀笔重要的交易，他希望花⼀个⼩时的时间和这个客户商讨，5：00，结束。
但是恰巧当天上午，办公室⼜收到某⼀政府单位临时开会的通知书，上⾯写着会议的时间是下午3：00，必须由帕森亲⾃参加，⽽且通知书上没有写清会议结束的具体时间。
问题：如果你是帕森先⽣的秘书，你该怎么办呢? 并简要说明理由（空15⾏）（⼆）、某公司总经理告诉秘书⼩王，今天上午要集中精⼒写⼀份重要的报告，不希望被任何事情所打扰。
但不久，来了⼀位陌⽣⼈，说要向总经理推荐他们的⼀种新产品。
⼩王告诉他，今天总经理不在公司。
谁知恰巧这时总经理打开房门，要⼩王进总经理办公室给他找⼀份⽂件。
此情形令⼩王⾮常尴尬，只好解释今天总经理⼯作特别忙，不接待任何来访。
客⼈⾮常不⾼兴地离开了。
问题：请问，这件事⼩王怎样处置会更妥当⼀些? 并简要说明理由。
商务秘书实务考试练习题附答案
商务秘书实务考试练习题附答案一、单选题1.以下哪个选项不是现代秘书工作的业务内容？（）A.文书拟写B.组织活动C.沟通协调D.商务谈判2.以下哪个选项不是秘书职业形象塑造的要点？（）A.规范严谨的专业形象B.不拘小节C.让礼仪成为习惯D.展现独特的人格魅力3.以下哪个选项是女性秘书的服饰仪态？（）A.正装以领带为核心的搭配B.穿西服应注意的细节C.适当保守，严谨专业D.以内敛和朴素为基本原则4.以下哪个选项是沟通的传播模式?（）A.传播线性模式B.媒体传播模式C.数字传播模式D.电子传播模式5.（）是中国古代经典之一，其中有一些记载涉及秘书的职责和准则A.《论语》B.《礼记》C.《史记》D.《中庸》6.以下哪个选项是有效倾听的准备？（）A.心理准备B.语言准备C.人员准备D.问题准备7.以下哪个选项不是手势语的类型？（）A.指示性手势语B.情绪性手势语C.象征性手势语D.抽象性手势语8.以下哪个选项是待客座次礼仪中引导就座的正确顺序？（）A.单人沙发优于长沙发B.沙发椅优于普通椅子C.较低的座椅优于较高的座椅D.距离门近的为最佳的座位9.宴会是指？（）A.正规、庄重的宴请活动，有国宴、正式宴会、便宴和家宴四种B.自助餐，是一种由客人自行挑选、自取自食的就餐形式C.以酒水为主招待客人的一种宴请形式D.以茶会友的一种简便的招待形式10.以下哪个选项不属于会议时间的三层含义？（）A.会议召开的时间B.整个会议所需要的总时间，总天数C.重要的议案或事项必须列在整个议程的前项D.每次会议的时间限度11.以下哪个选项不是会议记录作用的体现？（）A.依据作用B.素材作用C.备忘作用D.归纳作用12.以下哪个选项不是优化办公环境的原则？（）A.舒适B.和谐C.安全D.华丽13.以下哪个选项不属于接听电话的准备工作？（）A.电话机应该摆放在办公桌的左边，方便来电时左手拿起话筒，右手拿笔做记录B.备好专用电话记录本C.端一杯温水放在桌子旁，以备口渴时使用D.时常检查电话机设备，保持正常畅通状态14.以下哪个选项不属于辅助决策的特点？（）A.单向性B.时效性C.同层次性D.全过程性15.以下哪个选项不属于时间管理的基本原则？（）A.目标和计划先于行动B.要事第一，黄金时间面对黄金般价值的事情C.遇见事情能缓则缓D.微笑着说“不”，排除一切无关的干扰16.以下哪项属于新媒体的构成要素？（）A.封闭性B.数字技术和网络技术C.媒介融合趋势减弱D.商业模式不变17.（）是秘书工作中极其重要的一环A.新媒体运营B.打理办公室C.整理文件D.记录会议二、判断题1.技术操作层的秘书人员，一般称为企业文员，他们的工作较为单纯，具有明显的专业性和技术性。
新编商务秘书实务(第3版)][向阳][电子课件]项目一2
![新编商务秘书实务(第3版)][向阳][电子课件]项目一2](https://img.taocdn.com/s3/m/2571e7981eb91a37f0115c2d.png)
国家十三五规划教材 · 现代秘书系列
项目1
商务秘书的角色认知
子项目1，定位现代秘书 子项目2，认知秘书工作 子项目3，做一个好秘书
项目任务
前往联系单位走访（观察）一位 资深秘书，整理出一份秘书日常 工作内容表。
事件回放
毕业于某名牌大学的林英踌躇满志地踏上了秘书的工作岗位，经过一系 列的面试竞争，她终于获得了天骏公司的秘书一职。今天是她上班的第一天， 一路上林英想象着她的工作：在办公桌前熟练地进行计算机操作；用流利的 英文为总经理书写函件；聚光灯下，从容地主持对外活动……
林英兴冲冲地赶到办公室报到，经理淡淡地看了她一眼，然后给她派了 一连串的任务……
一整天就这样匆匆过去了。第一天的工作经历让林英很失落，心里也充 满了困惑。
任务分析
该事件说明了秘书工作具有 专业性、服务性、繁杂性的特点。 作为秘书，在领导工作需要时必 须尽职尽责，不能对职责范围内 的工作视而不见，一味地认为自 己是专业人才，服务性工作不是 自己应该做的。如果你是林英， 你该怎样做好这些事情？通过整 理秘书工作内容表，你认识到秘 书工作的特性了吗？
2、文书工作
包括办公室环境管理、用品管理、常用设备管理、办公室 日常事务处理、对外接待与沟通以及对领导临时交办事务 和突发事务的处理等。
3、会务操办
秘书工作中的会务操办指的是会议前的筹备工作、会议期间 的事务服务以及会议后的落实、整理和信息反馈工作等。
4、信息工作
指围绕领导活动和组织管理需要开展的对各种相关 信息的收集、处理、传递、储存提供利用、反馈等 一系列目的明确、真实可靠、及时全面的信息服务
三、秘书的常规工作
9:45 邮件到达后进行分拣，将紧急的信件和包裹分发给收件人。 10:30 接待客人，给客人沏茶等。 11:40 上司外出，将上司交代的文件处理完。 12:00 午休（秘书科有办公室“午休轮流值班”的制度，但当天她 轮休，所以与同事外出）。 13:00 回到办公桌前，整理简报，接听电话等。 13:10 上司回到公司，给上司沏茶，报告电话留言，领回上司上 次出差的单据，核算出差费用。 14:00 根据秘书科科长的指示，打印并复印文件。
商务秘书工作实务
2.高级加工
①综合分析 ②预测分析 ③对策研究 三、信息的传递、存贮与检索
(一)
1 2. 3 4 5 6
(二)
1 2. 3.要设专人负责信息材料的管理。
(三）信息的检索
信息的检索就是从存贮的大量信息材料中，查找所需 要的信息的过程。检索过程的实质，主要是对检索 工具的利用，因而，要做好存贮信息的编目与索引 工作。
①报纸、期刊中与本企业经营活动相关的国内外信息
②供工作用的参考图书、专著、百科全书和专 门词典。
③
⑨内部文献：业务信息资料、本企业或本行业的现实情况，一是静态资料， 即各类基础材料、统计数据；二是动态信息，即时常发生的新情况、新
(2)声像形态的信息 (3)记忆形态的信息 2．信息分类的多种方法 (1)按对象分类 (2)按主题分类
三、会议文书工作 (一)会议文书的分类 1．会议的指导文书 2.会议主题文书 3．会议程序文书 4．会议简报和会议记录文书 5．会议参考文书
6 7．会议管理文书。
(二) 1．会议文件的印制要求规范，尤其是文件格式的设
2．会议文件的分发需要注意要适时适量分发，遵守
3．印制文件前的审定工作，文件样式的设计工作，
1. 2. 3.
1.
印章管理要制度化、规范化。秘书部门必须建立用 印登记簿，登记内容包括用印时间、用印单位及经 手人姓名、盖印份数、批准人、经办人等，以备查 考。
2.
落款章、更正章、证见章 、骑缝章 、骑边章 、密封 章 、封存章
四、值班工作
1. (1) (2)综合性 (3)过渡性
2. 值班工作的职责，主要是管理在正常上班时间之
1 2 3．查出信息要合乎目的要求，尽量避免不相关信息。
第二节 商务秘书与会务工作
《商务秘书实务》企业文书综合处理
任务分析
发文工作有极强的程序性，必须进行 规范化、科学化管理，否则将会导致公司 文件管理混乱，直接影响到公司管理工作 的运行。根据相关理论知识，你能为小吴 分析一下她的做法有何错误吗？
一、文书管理概述
企业发文管理
所谓秘书文书工作，主要是指秘书工作中围绕文书、文件、文字材料开展 的工作。这些工作又可以概括为三项工作内容：
办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
二、收文处理工作程序
企业发文管理
６.催办
催办是对文件承办工作的检查和督促的过程，其目的是防止文件处理的漏办和延误。一
旦催办有了结果，秘书要针对该份文件注明办理结果，并向交办的领导或有关部门回复办理情
况，即“办复”。 为了有效避免交办的工作未办，秘书应采取如下三项措施。
任务分析
孙芳的收文处理程序正确吗？根据《党政机 关公文处理工作条例》第六章“收文办理”的规 定，孙芳在收到重要通知时做的处理存在明显失 误：她未写拟办意见，不经过老总同意，直接做 出决定。
一、收文的处理
企业收文管理
凡是由外机关或外部门送给本机关的文件， 统称为收文。中共中央办公厅、国务院办公厅 2012年4月发布的《党政机关公文处理工作条例》 规定：“收文办理主要程序是：签收、登记、初 审、承办、传阅、催办、答复。”
一、文书管理概述
2．企事业单位的文书处理工作
（1）文书工作在企业中的重要地位和作用。
文书工作是企业 实施有效管理的 重要手段之一
文书工作直接 影响到企业档 案管理的质量
企业发文管理
文书工作是联结、协 调企业内外、上下左 右关系的桥梁和纽带
一、文书管理概述
2．企事业单位的文书处理工作
（2）企业文书工作的特点
秘书实务试题及答案
秘书实务试题及答案一、单项选择题1. 在商务会议中，秘书应如何处理突发情况？A. 忽略并继续会议B. 立即通知上级C. 根据情况采取适当措施D. 仅记录不采取行动答案：C2. 秘书在准备会议资料时，以下哪项内容不需要包含？A. 会议议程B. 参会人员名单C. 会议场地布置方案D. 会议预算答案：D3. 以下哪种沟通方式不属于书面沟通？A. 电子邮件B. 报告书C. 电话会议D. 内部备忘录答案：C4. 秘书在处理日常事务时，应优先考虑的原则是：A. 效率优先B. 保密性C. 客户满意度D. 创新性答案：B5. 以下哪项不属于秘书的职责范围？A. 管理办公室用品B. 组织公司活动C. 制定公司战略D. 维护公司形象答案：C二、多项选择题1. 秘书在接待外宾时需要准备的事项包括：A. 了解外宾的背景B. 准备会议资料C. 安排交通工具D. 翻译会议记录答案：A, B, C, D2. 秘书在处理文件时应注意的事项有：A. 文件的保密等级B. 文件的归档方式C. 文件的传递途径D. 文件的销毁时间答案：A, B, C, D三、判断题1. 秘书只需负责接待工作，不需要参与会议的策划和组织。
(错误)2. 秘书应具备良好的时间管理能力，以确保所有工作都能按时完成。
(正确)3. 秘书在处理电子邮件时，可以随意转发给无关人员。
(错误)4. 秘书应熟悉公司的业务范围和运营流程，以便更好地完成工作。
(正确)5. 秘书不需要具备基本的财务知识，因为这与他们的职责无关。
(错误)四、简答题1. 简述秘书在组织会议时应注意的事项。
答：秘书在组织会议时应注意以下事项：首先，明确会议的目的和议程，确保所有相关议题都得到充分讨论。
其次，提前准备会议资料，并确保参会人员能够及时收到。
再次，合理安排会议时间和地点，考虑参会人员的日程和交通情况。
最后，做好会议记录，确保会议决策和讨论结果得到妥善保存和传达。
2. 描述秘书如何处理突发事件。
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信息检索要符合以下三个方面要求: 1 2．查找需要的信息要全面, 3．查出信息要合乎目的要求，尽量避免不相关信息。
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第二节 商务秘书与会务工作
一、企业会议的类型
1. (1) (2)法定性会议 (3)专业性会议 (4)单项性会议
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2. (1) (2)党务会议 (3)群工性会议
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(二)
信息加工就是遵循信息处理的有关原则,通过科学的 程序和方法，对收集到的信息进行分类、审查、选 择; 信息加工可分为初级加工和高级加工。
1 (1)分类排序 (2)选择
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2.高级加工
信息的高级加工大体有如下三个步骤: ①综合分析 ②预测分析 ③对策研究 三、信息的传递、存贮与检索
第二章 商务秘书工作实务
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第二章 商务秘书工作实务
第一节 第二节 第三节 第四节
商务秘书与信息工作 商务秘书与会务工作 商务秘书与公文处理 商务秘书事务工作
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第一节 商务秘书与信息工作
(一)利用适当方法收集信息 1.观察法 2.询访法 3.问卷法 4.量表法 5.购买法
即各类基础材料、统计数据;二是动态信息，即时常发生的新情况、新问
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(2)声像形态的信息 (3)记忆形态的信息 2．信息分类的多种方法 (1)按对象分类 (2)按主题分类
(3) (4)按来源分类
(5) (6)按“图书资料分类法”或“档案分类法”进
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(一)
为保证收集到的信息能有效地发挥作用,信息处 理必须及时、准确、系统、适用、经济。
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(一) 指导会务工作的原则主要包括: 1 2 3 4 5 6．要注意端正会风。
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(二)
会务工作内容繁多,且因会议议题不同，性质和规模 不同而有差别。现结合会议的一般程序，概括如下:
会议程序，是指为实现会议目的而确定的、按一定 顺序组成的、互相联系的会议活动的组织工作环节 系列，是会议的纵向活动系统。会议程序亦即对会 议进程做出的具体安排，体现着进程各阶段、各环 节的活动内容，会议的一般进程可分三个阶段，八
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与上述会议的一般程序相应,会务工作包括如下具体内容: 1．会议预案制定
(1)会名。会议预案中首先要确定能够体现会议内容、性质和规
(2) (3)会场。会议预案中应结合参加会议的人数和预期效果选定开
会的地点和设置会场。会场过大或过小都不可取。代表需集
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(4)会场布置。会场通常为方形、长方形,也有马蹄形、圆 形、八角形、山字形、而字形的，可视会议需要而定。 会场布置，要讲究“气氛”。会场“气氛”要与会议中 心内容相一致。如庆祝会要有热烈欢腾的气氛，履行法 定程序的会议要有庄严的气氛。会场布置还包括场地的 划分和进场退场的路线。还要考虑音响效果、照明设备、 通风设备、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安措 施和茶水杯盘事宜。
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(9)会议议程。会议预案中必须明确会议所要解决、处理问题的 大体安排,即会议议程。会议议程必须体现在妥善安排的具体 日程中，而日程则表明会议内容的先后序。会务人员在会议 期间应根据会议议程或日程安排，事先做好有关准备工作。
上述各项是一般会议预案的主要内容。有些会议还有选举、发 奖、摄影等活动以及其它特殊活动，也应列入预案之中，事 先做好恰当安排和准备。
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(1)签到 (2)候会人员安排 (3)安排发言 (4)会议特殊情况应急处理 (5)会议记录、会议简报 (6)大型会议的现场指挥 (7)选举 (8)统计人数
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(8)会议筹备班子的职责分工。会议筹备班子中的有关方面或有关人员的职 责，一定要在会议预案中划分清楚，以便预案中规定的各部门、各单位 依据其职责要求，去完成会议筹备和会议其它工作任务。在预案中特别 要明确临时组织起来的大会指挥部、秘书处、会场工作人员各方的任务 和协作要求，以便他们密切配合，协调一致地组织会议，开展会议活动。 有些较大的会议的预案中，还应分别写明会议筹备处、宣传组、组织组、 资料组、后勤服务组、保卫组的职责，促其分工协作开展工作。
6. 7.交换法
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(二)
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(1)文字形态的信息。文字形态的信息即以书面文字为 载体的信息资料,一般分为10种类型:
①报纸、期刊中与本企业经营活动相关的国内外信息
②供工作用的参考图书、专著、百科全书和专 门词典。
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③
⑧档案:本企业、本行业历史资料, ⑨内部文献：业务信息资料、本企业或本行业的现实情况，一是静态资料，
( 5)主席台。主席台是会场最显眼的处所、会议参加者注 目的地方，应布置得当。是否需悬挂会标、国徽、纪念 人画像，是否需排列主席台座次名单等，都要认真考虑。
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(6)出席范围;会议出席、列席人员人数,事先应有精确的计算。会议的级别、
(7)会议票证。要根据会议规模大小、性质、重要程度，并按照需要，确定 和制发各种不同的会议票证。会议票证的制发应兼顾会场安全和工作方 便两方面。
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(一) 信息传递的主要方法有: 1 2. 3 4 5 6
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(二)
无论怎样存贮信息。均应符合以下要求: 1 2. 3.要设专人负责信息材料的管理。
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பைடு நூலகம்
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(三）信息的检索
信息的检索就是从存贮的大量信息材料中,查找所需要 的信息的过程。检索过程的实质，主要是对检索工 具的利用，因而，要做好存贮信息的编目与索引工 作。
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这一阶段有三个环节:①同期各项管理活动、各项 工作与会议的综合分析、统筹安排;②与会议议题相 关的材料的准备；③会议通知和事务准备。
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这一阶段也有三个环节:①主持人说明会议意图、议 题相关情况要点、开会方法及注意事项;②掌握议题；
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这一阶段有两个环节:①会议形成意见的完善处理(如 形成相关公文等);②会议形成意见的传达与催办。