供应商档案管理制度
供应商档案管理制度
供应商档案管理制度供应商是企业经营活动中不可或缺的重要环节，供应商档案管理制度是企业对供应商进行管理和监督的基本依据。
为了规范供应商档案管理工作，提高供应商管理的科学化和规范化水平，制定供应商档案管理制度十分必要。
一、档案建立与采集1.供应商档案种类按照供应商的性质和功能划分，将供应商档案分为核心供应商档案、一般供应商档案和备用供应商档案三个级别。
核心供应商档案主要是指企业与常年合作、能够提供最重要物资和服务的供应商档案。
一般供应商档案是指企业与零散性合作的供应商档案。
备用供应商档案主要来自对市场探索、产能扩充的备选供应商。
2.档案建立与采集流程（1）企业要求供应商提供相关资料，包括注册信息、质量管理体系认证、生产能力、产品质量等。
（2）企业对供应商资料进行归类整理，保存供应商提供的有关资料和文件。
（3）进行档案录入和编号，建立供应商档案。
（4）定期更新供应商档案，确保信息的完整性和准确性。
二、档案的保管和归档1.档案保管责任企业要指定专人负责供应商档案的保管工作，明确责任范围和权限。
2.档案保管要求（1）档案要存放在封闭、干燥、通风良好的地方，避免阳光直射和高温潮湿。
（2）采用合适的存储设备和媒介，如电子存储、硬盘、文件柜等。
（3）档案要按照一定的分类和编码规则进行归档，便于查找和管理。
3.档案归档责任企业要制定档案归档的时间和规则，明确归档的权限和标准。
定期进行档案整理，清理过期或无效的档案。
三、档案的使用和借阅1.档案的使用管理（1）档案使用需经过授权，并明确使用的范围。
（2）禁止私自更改、篡改、删改档案信息。
2.档案借阅管理（1）借阅者需填写借阅申请表，并提供明确的借阅原因和目的。
（2）档案借阅需得到授权和审批。
四、档案的审计和评估1.定期进行档案审计（1）查看档案的完整性、准确性和合规性。
（2）评估与供应商合作是否符合公司政策和要求。
2.档案评估（1）评估供应商的综合能力、信用状况和合作表现。
供应商档案管理制度
供应商档案管理制度第1章总则第1条目的为了规范供应商资料和档案管理工作，确保各种资料、文件、记录的完整性，特制定本制度。
第2条适用范围本制度适用于采购部的供应商档案管理相关工作。
第3条管理职责1．采购部供应商管理人员负责各种工作资料的收集、整理、分类、移交等工作。
2．采购部档案管理人员负责各种供应商资料和档案的保管和使用管理等事项。
第2章供应商档案的建立第4条建立权限为了便于管理，所有供应商资料必须归档，由档案管理人员专职管理供应商的档案资料。
第5条供应商档案资料的范围供应商的档案资料主要包括但不限于下列8项内容。
1．供应商调查表。
2．供应商产品价格登记表。
3．供应商采购合同原件及复印件。
4．供应商洽谈登记表原件及复印件。
1．采购谈判与合同签订现场的影像资料。
6．供应商销售业绩分析表。
7．供应商考核评价表。
8．供应商考核结果处理表。
第6条收集供应商资料1．公司调查、选择和评价供应商后，应在1个月之内由供应商管理专员将该供应商的材料进行收集整理，并送交档案管理人员。
2．公司采购合同签订后，一般应在1个月内或采购事项结束之后1周内，由采购专员将该次采购的材料进行收集整理，并送交档案管理人员。
2．因故不能按期整理的，应由责任人做出书面说明，采购负责主管需要定期催办。
3．整理的档案应包括涉及该供应商的全部文件材料和记录。
采购现场监控系统录制的音像资料，也应作为辅助档案资料保存。
4．公司采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实和有效。
第7条其他入档资料供应商具有如下情形之一的，由供应商管理人员直接将其记入档案。
1．提供虚假材料参加采购活动谋求成交的。
2．开标后擅自撤销投标影响招标活动继续进行的。
3．采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。
4．与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。
1．成交后无正当理由拒绝签订采购合同的，或无正当理由拒绝履行合同的。
6．故意提供假冒伪劣产品或走私物品的。
采购供应商档案管理制度
一、目的为规范采购供应商档案管理，确保档案资料的完整、准确、安全，提高采购工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有采购供应商档案的管理。
三、档案管理职责1. 采购部负责采购供应商档案的收集、整理、归档、保管和利用。
2. 采购部档案管理员负责采购供应商档案的日常管理工作。
3. 各部门应积极配合采购部做好采购供应商档案的收集和提供。
四、档案收集与整理1. 采购供应商档案包括：供应商基本信息、资质证明、合作协议、验收报告、绩效评估报告、沟通记录等。
2. 供应商基本信息包括：供应商名称、法定代表人、注册地址、联系方式、经营范围、主要产品或服务等。
3. 资质证明包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、食品卫生许可证、质量管理体系认证等。
4. 合作协议包括：采购合同、供应协议、保密协议等。
5. 验收报告包括：产品质量检验报告、服务验收报告等。
6. 绩效评估报告包括：供应商绩效评估表、供应商质量评估报告等。
7. 沟通记录包括：会议纪要、邮件往来、电话录音等。
五、档案归档与保管1. 采购供应商档案应按照档案管理要求进行分类、编目、装订。
2. 档案归档时，应确保档案资料的完整、准确、真实。
3. 档案保管应遵循以下原则：（1）安全：确保档案资料在存放、使用过程中不受损害。
（2）保密：对涉及商业秘密的档案资料，应采取保密措施。
（3）便于查找：档案资料应分类清晰，便于查找。
六、档案利用与查阅1. 采购供应商档案的查阅，需经采购部档案管理员批准。
2. 查阅档案时，应遵守以下规定：（1）不得随意翻阅、涂改、损坏档案资料。
（2）查阅档案后，应及时归还原位。
（3）未经允许，不得复制、摘抄档案资料。
七、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家档案管理法规执行。
2. 档案销毁前，需经采购部档案管理员审核，并报相关部门批准。
3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。
八、附则1. 本制度由采购部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
供应商档案管理制度正规范本(通用版)
供应商档案管理制度1. 引言供应商是企业日常运营中不可或缺的一部分。
供应商档案管理是确保企业能够建立合理有效的供应商信息记录和管理体系的重要方面。
本文档旨在制定一套供应商档案管理制度，以确保对供应商数据的准确、完整、可靠和安全管理。
2. 目的本供应商档案管理制度的目的是：•建立供应商档案管理的基本原则和规范；•保证供应商档案的准确性、完整性和安全性；•提高供应商档案管理的效率和透明度。
3. 适用范围本制度适用于企业所有相关部门和人员，包括但不限于采购部门、财务部门和信息技术部门等。
4. 主要内容4.1 供应商档案建立与更新4.1.1 供应商档案包括但不限于供应商基本信息、合作协议、业务记录等。
供应商档案应在首次建立合作关系时创建，并随时更新。
4.1.2 建立供应商档案时，应收集供应商的基本信息：•供应商名称；•公司注册信息；•联系人信息；•质量认证情况；•信用等级。
4.1.3 对于已建立档案的供应商，应定期进行信息更新，确保档案信息的准确性和完整性。
4.2 供应商档案存储与保密4.2.1 供应商档案应存储在公司指定的档案管理系统中，禁止以纸质档案形式存储。
4.2.2 档案管理系统应有完善的权限控制机制，只有经过授权的人员才能访问和处理供应商档案。
4.2.3 供应商档案应根据保密级别进行分类，对于涉及商业秘密的信息，应加密处理并做好安全防护。
4.3 供应商档案备份与恢复4.3.1 供应商档案应定期进行备份，并存储在安全可靠的数据存储设备或系统中。
4.3.2 定期对供应商档案备份进行恢复测试，确保备份数据的可用性和完整性。
4.3.3 在发生意外情况或数据丢失时，应及时进行供应商档案的恢复，以确保相关信息的完整性和可靠性。
4.4 供应商档案查询与使用4.4.1 档案管理系统应具备方便快捷的查询功能，供相关人员随时查询和使用供应商档案。
4.4.2 使用供应商档案的人员应遵守数据安全和保密规定，不得将档案信息用于其他非授权用途。
设备供应商档案管理制度
第一章总则第一条为加强设备供应商管理，规范供应商档案的收集、整理、归档和使用，确保设备供应商信息的完整、准确和及时更新，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有设备供应商的档案管理。
第二章供应商档案的收集与整理第三条供应商档案收集范围：1. 供应商基本信息：包括供应商名称、法定代表人、注册资本、成立时间、经营范围、注册地址、联系方式等。
2. 供应商资质证明：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证等。
3. 供应商业绩证明：包括项目案例、产品检测报告、客户评价等。
4. 供应商合同信息：包括供应合同、售后服务协议等。
5. 供应商变更信息：包括企业变更、产品变更、服务变更等。
第四条供应商档案整理要求：1. 档案按照供应商名称进行分类，建立目录索引。
2. 档案资料按照时间顺序排列，便于查阅。
3. 档案资料应完整、清晰、准确，避免涂改、撕毁等现象。
4. 档案资料应使用标准化的文件袋或文件夹，便于保管。
第三章供应商档案的归档与保管第五条供应商档案归档：1. 供应商档案应在收集整理后及时归档。
2. 归档档案应送交档案室进行统一保管。
第六条供应商档案保管要求：1. 档案室应配备必要的档案保管设施，如防火、防盗、防潮、防虫等。
2. 档案室应定期对档案进行检查、整理，确保档案的完整性和安全性。
3. 档案室应建立档案借阅制度，明确借阅流程和审批权限。
第四章供应商档案的使用第七条供应商档案使用范围：1. 设备采购决策：了解供应商的资质、业绩、信誉等信息，为采购决策提供依据。
2. 设备售后服务：了解供应商的售后服务政策、流程等信息，确保设备售后服务的质量。
3. 供应商评估：根据供应商的履约情况、服务质量等进行评估，优化供应商队伍。
第八条供应商档案使用要求：1. 使用档案时，应遵循保密原则，不得泄露供应商商业秘密。
2. 使用档案时，应确保档案的完整性和准确性。
3. 使用档案时，应遵循档案借阅制度，办理借阅手续。
供应商档案管理制度套装
一、总则第一条为规范公司供应商档案管理，确保供应商信息的准确性和完整性，提高采购工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有供应商档案的管理，包括供应商基本信息、交易记录、质量评估、服务评价等。
第三条供应商档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保供应商档案内容的全面、完整；2. 及时性原则：及时更新供应商档案信息；3. 安全性原则：保障供应商档案信息安全，防止泄露；4. 可追溯性原则：确保供应商档案信息的可追溯性。
二、档案管理机构与职责第四条公司设立供应商档案管理办公室，负责供应商档案的收集、整理、归档、查询、销毁等工作。
第五条供应商档案管理办公室的主要职责：1. 制定供应商档案管理制度；2. 组织实施供应商档案的收集、整理、归档工作；3. 监督、检查各部门供应商档案管理工作；4. 对供应商档案信息进行定期更新、维护；5. 保障供应商档案信息安全。
三、供应商档案内容与格式第六条供应商档案应包括以下内容：1. 供应商基本信息：公司名称、法定代表人、注册地址、联系方式等；2. 交易记录：订单、合同、发票、付款凭证等；3. 质量评估：产品检验报告、质量认证证书等；4. 服务评价：客户反馈、售后服务记录等；5. 其他相关资料：资质证明、荣誉证书等。
第七条供应商档案格式要求：1. 文字材料：使用A4纸打印，文字规范、清晰；2. 图表：采用黑白或彩色打印，清晰可辨；3. 图片：采用彩色打印，清晰度高。
四、档案收集与归档第八条供应商档案的收集：1. 新供应商的档案在签订合同前收集；2. 现有供应商的档案在合同到期前收集；3. 供应商档案收集应全面、真实、准确。
第九条供应商档案的归档：1. 供应商档案收集齐全后，由供应商档案管理办公室进行归档；2. 归档时应按供应商名称、档案类型、时间顺序进行排列；3. 归档后的档案应进行编号、登记。
五、档案查询与利用第十条供应商档案查询：1. 查询者应向供应商档案管理办公室提出查询申请；2. 供应商档案管理办公室在确认查询者身份后，提供查询服务；3. 查询结果应记录在案。
供应商档案管理规范
供应商档案管理规范标题：供应商档案管理规范引言概述：供应商档案管理是企业采购管理中至关重要的一环，规范的供应商档案管理可以有效提高采购效率，降低采购风险，保障企业利益。
本文将从供应商资质审核、档案建立、信息更新、档案保密和档案利用等五个方面详细介绍供应商档案管理的规范要求。
一、供应商资质审核1.1 确保供应商资质符合法律法规要求，具备合法经营资质。
1.2 定期对供应商进行资质审核，确保其生产能力和产品质量符合企业要求。
1.3 建立供应商资质档案，记录审核结果和相关证明文件，及时更新。
二、档案建立2.1 在与供应商签订合作协议前，建立完整的供应商档案，包括企业基本信息、产品质量、生产能力等内容。
2.2 档案建立应包括供应商的组织结构、人员构成、质量管理体系等信息，以便企业全面了解供应商情况。
2.3 档案建立应遵循规范的管理程序，确保信息准确完整，便于后续管理和查询。
三、信息更新3.1 定期对供应商档案进行更新，及时记录供应商变更的信息，如企业名称、地址、联系方式等。
3.2 对供应商的资质证明和相关文件进行定期复核，确保信息真实有效。
3.3 对供应商产品质量、价格等信息进行跟踪监控，及时更新档案内容。
四、档案保密4.1 供应商档案属于企业重要资料，应建立完善的保密制度，限制档案查阅权限。
4.2 禁止将供应商档案外传或泄露给未经授权的人员，确保信息安全。
4.3 定期对档案进行备份和存储，防止信息丢失或损坏。
五、档案利用5.1 供应商档案不仅是供应商管理的重要依据，也是企业决策的重要参考。
5.2 档案信息可以用于评估供应商绩效、制定采购计划和开展供应商谈判。
5.3 合理利用供应商档案，可以帮助企业优化采购流程，提高采购效率和降低成本。
结语：供应商档案管理规范是企业采购管理中不可或缺的一环，只有建立规范的档案管理制度，才能有效管理供应商关系，降低采购风险，提高企业竞争力。
企业应严格执行供应商档案管理规范，不断完善管理制度，确保供应商档案的准确性、完整性和保密性，为企业可持续发展提供有力支持。
供应商档案管理制度
供应商档案管理制度
1. 引言
本制度旨在建立和规范公司的供应商档案管理流程，确保供应商信息的准确性、完整性和一致性，提高供应链管理的效率和可靠性，保障公司业务的正常运行。
2. 适用范围
本制度适用于公司的所有供应商档案管理工作，包括供应商信息的收集、录入、存储、更新和使用等。
3. 档案管理流程
3.1 供应商信息收集
采购部门负责收集供应商的基本信息，包括但不限于：公司名称、营业执照、等。
3.2 供应商信息录入
采购部门将收集到的供应商信息录入到公司的供应商管理系统中，确保信息的准确性和完整性。
3.3 供应商信息存储
公司的供应商管理系统将供应商信息存储在数据库中，确保信息的安全性和可靠性。
3.4 供应商信息更新
采购部门定期对已有的供应商信息进行更新，包括但不限于：联系人变更、地质变更等。
3.5 供应商信息使用
相关部门可根据需要，查询和使用供应商信息，如供应商评估、合作洽谈等。
4. 相关责任部门和人员
采购部门负责供应商信息的收集、录入、更新等工作。
IT部门负责供应商管理系统的建设和维护工作。
5. 相关安全措施
公司应建立供应商信息的备份和恢复机制，确保信息的安全性和可靠性。
供应商管理系统应设置访问权限，只允许授权人员访问和操作供应商信息。
6. 监督与检查
公司内部应设立相应的监督机构，定期对供应商档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。
7. 附则
本制度自发布之日起生效，待巡查确认后执行。
以上为供应商档案管理制度，请各部门依照执行，如有问题请随时与采购部门联系。
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供应商档案管理制度
供应商档案管理制度
供应商档案管理是公司采购管理的重要内容，而不能把它仅仅理解为是供应商资料的
收集、整理、
存档。
建立完善的供应商档案管理系统和供应商管理制度，有利于更好的了解供应商
之制程能力、品管
功能，更清楚地确认其是否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力，是建立长期
供需合作关系决策
的重要依据。
第一条供应商档案管理对象：
1、从时间序列来划分：老供应商、新供应商、未来供应商。
新供应商和未来供应商
为重点管理对象。
2、从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和
即将进行交易的供应商。
对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;
对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管理内容;对于第三类供应商，档案管理
的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。
员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计
分析提供资料。
公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变
动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。
公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管
理奠定扎实的基础。
3. 从供应商性质来划分：特殊公司(与本公司有特殊业务等)、普通公司等。
这类供
应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同，对其实施的档案管理的特点也不
尽相同。
(1)设立阅览室以供利用查阅。
阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，
以便调卷和管理。
这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和
丢失等。
这是人事档案利用的主要方式。
以邓小平理论“三个代表”重要思想和党的十八大及十八届四中全会精神为指导，遵
照《档案法》及《内蒙古自治区档案条例》要求，进一步加强档案管理工作，使我局档案
管理工作进一步做到标准化、科学化、规范化。
4. 从供应数量和市场地位来划分：包括主力供应商(供货时间长、供应量大等)，一
般供应商。
不言而喻，供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。
第二条供应商管理内容
1. 供应商基础资料，即公司所掌握的供应商最基本的原始资料，是档案管理应最先
获取的第一手资料。
这些资料，是供应商档案管理的起点和基础。
供应商基础资料主要包
括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人;公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。
2. 供应商特征：供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。
3. 业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与
其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。
4、交易活动现状：主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的
对策;企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。
第三条供应商档案管理方法
1、建立供应商档案卡。
作为供应商档案管理的基础工作，是建立供应商档案卡(又称
供应商管理卡、供应商资料卡等)。
采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。
供应商档案卡主要记载各供应商的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式：
① 提供供应商资料卡，由供应商填写。
② 由采购员通过平常的业务活动或其他各种渠道了解、收集供应商的相关资料。
③ 通过本公司和供应商已发生的采购情况(包括产品性能、产品质量、售后服务等实
际情况)。
然后根据这三种渠道反馈的信息，对供应商的相关资料进行整理、核实汇总，填入供
应商档案卡。
2、通过采购员与供应商沟通建立供应商档案卡的主要做法是：编制供应商信息周报，由
强化服务要求会计人员具有强烈的服务意识、文明的服务态度和优良的服务质量。
会
计人员必须端正服务态度，做到讲文明、讲礼貌、讲信誉、讲诚实，坚持准则，真实、客
观地核算单位的经济业务，努力维护和提升会计职业的良好社会形象。
汇总整理，周会时上报总经理，据此建立综合的供应商档案。
第四条供应商档案管理应注意问题
1. 供应商档案管理应保持动态性。
供应商档案管理不同于一般的档案管理。
如果一
经建立，即置之不顾，就失去了其意义。
需要根据供应商情况的变化，不断地加以调整，
消除过旧资料;及时补充新资料，不断地供应商的变化，进行跟踪记录。
2. 供应商档案管理的重点不仅应放在现有供应商上，而且还应更多地关注意向供应商，为公司选择新
应商，开拓新市场提供资料。
3. 供应商档案管理应“用重于管”，提高档案的质量和效率。
不能将供应商档案束
之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。
同时，应利用供应商档案，作更多的分析，使死档案变成活资料。
4、借阅供应商档案时，必须办理借阅手续。
请借阅人员注明借阅期限。
能够坚持四项基本原则，思想上与党中央保持高度一致。
能够认真学习我国三代领导
人特别是******总书记关于理想信念、宗旨观念、“三个代表”等重要论述，树立起了正
确的人生观和价值观，做到了遵纪守法、勤奋敬业、团结同志。
能够时时处处以党员的标
准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案管理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干, 时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。
感谢您的阅读，祝您生活愉快。