卫生行政处罚案卷制作归档和注意事项
卫生行政执法档案移交及归档制度
卫生行政处罚立案登记及档案移交及归档制度为提高工作效率使处罚案卷及时归档、及时结案。
制定档案移交及归档制度。
一、对当场作出的行政处罚及收缴的罚款，应及时上缴财务，由财务开具罚款收据，５日内将案卷交至法制科。
二、一般程序的行政处罚由监督科室自作出立案决定起３个工作日内，持《立案报告》到法制科进行立案登记。
三、法制科负责登记立案案卷的类别、案由、立案时间、登记时间及承办人，并由承办人核实后签字确认。
四、监督科室应当自立案之日起１０日内做出行政处罚决定。
因特殊原因，需要延长调查时间的由相关科室报请所领导批准，并将有关结果告知法制科登记备案。
五、监督科室在收缴罚款并收到罚款收据后，将该处罚档案结案。
每月末将本月结案的处罚档案交至法制科进行审查。
六、法制科在收到移交档案后于５日内审核完毕，对审核中发现问题的案卷，填写书面审核记录，并返回有关科室。
七、监督科室在审核后的处罚案卷后，对存在问题的部分及时改正或补充。
５日内将档案制作完成交至法制科。
八、法制科接到移交档案后，进行最后审核，并填写处罚档案封面，于３日内装订后存档。
行政处罚案卷制作注意事项
行政处罚案卷制作注意事项行政处罚案卷制作实用提醒案卷是烟草专卖行政执法的有效载体，是执法水平的直接体现。
但在制作的过程中，经常会出现一些不规范问题，一些细节方面的错误，笔者结合工作实践总结了烟草专卖行政处罚案卷制作需注意的“11注意”，以此提高案卷质量，规范行政执法行为。
一、注意“涉嫌”两字要写明从案件发生到案件调查终结之前，也就是案件未定性前，所有的案卷文书中的案由都要加注“涉嫌”两个字。
如果案件已定性，在《案件处理审批表》、《行政处罚决定书》、《结案报告表》等文书中案由就不再写“涉嫌”两字，切记关键点就是案件是否已定性。
二、注意“陈述权”的中“述”字要正确书写目前在审查案卷时发现有案件承办人在告知当事人享有陈述权时，将“述”写为“诉”，一字之差意义大不相同。
“述”与“诉”都是指说话，但“述”指讲话和陈述，偏向于叙述，是一个中性词，而“诉”侧重诉求、控告，感情色彩比较强烈。
陈述权是指当事人对行政机关给予行政处罚所认定的事实及适用法律是否准确、适当，陈述自己对事实的认定以及主观的看法、意见，同时也可以提出自己的主张、要求。
在这里更多的是强调当事人的叙述案件的权利，为自己及时申辩的权利。
而只有在告知当事人享有的诉讼与复议的权利时，这里才用“诉”。
三、注意“案由”要写清在案卷中几乎每项文书中都涉及“案由”一项，但发现在《责令整改通知书》、《先行登记保存通知书》等文书中，出现未写案由的问题，如只写“X年X月X日在X街X店的行为违反了XXX条款”，只写清楚了案发的时间、地点未写案由，也就是未写出当事人的违法行为。
在此一定要注意，没有案由就没有将案情表述清楚，也是一种不规范行为。
四、注意“日期”要一致案件中的日期是整个案件发生、案件调查、案件结束的一个详细记录与体现。
一定要在书写时注意写对，注意前后文书中的日期是否一致、是否符合逻辑。
如案发时间是5月22日，《询问笔录》里案发时间写成5月21日。
同时要注意案件各阶段的法定办理时限。
浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则
舟山市卫生监督所
俞惠飞
一.目的 为规范制作、妥善保管
和科学整理卫生行政处罚案件档案， 进一步提高全市卫生行政处罚案件 档案的质量，更好地服务于卫生监 督行政执法工作.
二 .卫生行政处罚案件档案
是指按照法定程序，在办理卫生行政处 罚案件过程中直接形成的、反映执法活 动全过程、具有保存价值的文字、图表、 声像等各种形式的历史记录，具有历史 凭证和日常查考作用。
十五.档号按DT／T1 3--1994 规定编制
由全宗号、年度、类别号、案卷 号、保管限组成。档号可采用以下结 构：全宗号一年度一类别号一案卷 号—保管期限示例：“J036—2005”食
品 卫生—021—长期’’
全宗号：档案馆(室)给定每一个全宗 的代码。全宗号用四位代码标识。其中第 一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三 位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序 号。
(五)案件涉及有关图像、影像、声 音等各种载体的材料和书写材料应符合 耐久性要求。
(六)案件办结后，将有关文件材料 按档案整理要求装订后，于3个月内交综 合档案室统一保管。
第四条 卫生行政处罚案件档案的 分类
卫生行政处罚案件档案分为简易行 政处罚案件档案、一般程序(包括听证程 序)行政处罚案件档案两大类。
(二)硬封面的规格：封面采用300mm ×200mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种 厚度，封面和封底翻口处要另有2 5Illnl 的折叠保护纸舌，卷脊左右两侧各留2 0ram宽的装订纸舌。
(三)软封面的规格：软封面的规格为 封底封面尺寸相同，封面内页可打印或印 制案卷备考表。
六. 卫生行政处罚案件档案 的归档范围和保管期限
行政处罚案卷的制作及归档管理、证据种类与取证技术
行政处罚案卷的制作及归档管理随着社会的发展和进步，行政管理日益复杂，行政处罚案件的数量和复杂程度也在不断增加。
行政处罚案卷的制作及归档管理成为了行政执法工作中至关重要的环节。
合理规范的制作和归档管理，不仅是保障执法工作的正当性和公正性，也是维护行政执法机关的形象和权威的重要保障。
一、行政处罚案卷的制作1. 依法确定行政处罚事实和证据行政处罚案卷的制作首先要依法确定行政处罚事实和证据。
行政执法人员在开展执法工作时，必须严格依法行使权力，依法取证，依法确定行政处罚事实和证据。
行政处罚事实和证据的确定要实事求是，客观公正，不能有任何武断和片面性。
2. 合理、规范的程序操作在确定行政处罚事实和证据的基础上，行政处罚案卷的制作需要进行合理、规范的程序操作。
程序操作包括对案卷的整理、组织和归档等工作，需要根据执法程序和规定进行，确保案卷的内容真实、完整、准确。
3. 完善的书写和记录行政处罚案卷的制作需要注意书写和记录的完善性。
书写要规范清晰，记录要真实客观，不能有任何涂改和篡改。
尤其是对于相关当事人的陈述和证明材料，要尽可能做到逐字逐句记录，确保案卷的真实性和完整性。
二、行政处罚案卷的归档管理1. 根据分类规定进行归档行政处罚案卷的归档管理需要根据相关的分类规定进行。
不同的行政处罚案件根据性质和类型进行分类，需要制定相应的归档管理规定，确保案卷的归档能够有条不紊地进行。
2. 建立健全的档案管理制度行政处罚案卷的归档需要建立健全的档案管理制度。
这包括档案管理的组织结构、工作职责、岗位设置、人员配备等方面的规定，以及对档案管理工作的监督和考核机制等方面的制度规定。
3. 加强档案保管和档案利用除了对行政处罚案卷进行归档管理外，还需要加强档案的保管和档案的利用。
档案的保管要做到安全、完整，避免遗失、损毁等现象的发生；档案的利用要充分发挥其价值，在法律、行政等方面的工作中发挥重要作用。
证据种类与取证技术随着科技的发展和进步，证据种类与取证技术也在不断地更新和完善。
[转载]行政处罚案卷装订顺序规范
![[转载]行政处罚案卷装订顺序规范](https://img.taocdn.com/s3/m/118775310166f5335a8102d276a20029bd64632c.png)
[转载]行政处罚案卷装订顺序规范原文地址：行政处罚案卷装订顺序规范作者：桐城随缘一、案卷封面1、案件名称：当事人全称+违法行为表述+案2、行政处罚决定书文号3、办案单位：填写办案机构名称全称4、归档时间：装订完毕时间5、归档号：不需办案单位填写，由市局档案室统一编写。
二、案卷材料目录(正卷、副卷)（正卷隔页：A4纸竖式居中“正卷”二字）三、立案审批表（页码起始页）四、行政处罚决定书五、行政处罚告知书（听证告知书）六、对当事人制发的其他法律文书（根据案情需要发给当事人的法律文书，以制发的日期为序）1、询问通知书；2、查封（扣押、扣留、封存）财物通知书及清单；3、先行登记保存通知书；4、解除强制措施通知书；5、责令改正通知书；6、提供证据材料通知书；7、听证通知书等。
七、送达回证1、行政处罚决定书送达回证；2、行政处罚告知书（听证告知书）送达回证；3、其他法律文书的送达回证（与其他法律文书对应）；4、邮寄送达的邮寄送达回执；5、公告送达的刊登公告的报纸或张贴的公告。
八、听证笔录九、证据材料1、立案前初步调查获取的证据；2、现场检查笔录；3、调查询问笔录一（当事人、法定代表人或其代理人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料（包括被询问人的身份证复印件、授权委托书、委托人的身份证复印件）；4、调查询问笔录二（其他被调查询问人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料；5、调查询问笔录三（其他被调查询问人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料；6、当事人陈述；7、证人证言；8、营业执照复印件等主体证明材料；9、鉴定结论（包括鉴定委托书、鉴定机构的资质证明、鉴定报告、抽样取证记录等）；10、有关书证（包括帐册复印件、原始凭证及图片、合同、协议、票据复印件等）；11、有关物证（包括实物、现场照片、实物照片等）；12、视听资料、计算机数据（包括制作人、证明对象、证明内容等说明）；13、勘验笔录；14、其他证据材料（与案件定性有关联，具有证明力的其他证据材料）。
卫生处罚档案管理制度
卫生处罚档案管理制度一、总则为规范卫生处罚档案管理工作，促进卫生行政执法工作的科学化、规范化、公正、透明，提高行政执法效率，保障公民合法权益，根据《中华人民共和国卫生行政处罚法》及有关法律法规的规定，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于全市卫生行政执法机关对卫生行政违法行为进行处罚的工作。
三、档案管理基本原则（一）全面性原则卫生处罚档案管理应全面了解涉案违法行为的具体情况，不遗漏任何可能影响案件处罚结果的相关信息。
（二）真实性原则卫生处罚档案管理应当真实、客观、公正，不得篡改、隐瞒、捏造卫生行政违法行为的事实，不得为应对监督检查而隐匿不良行为。
（三）合法性原则卫生处罚档案管理应当遵循相关法律法规和制度规定，不得擅自变更、解释有关处罚案件的法律、法规、规章和规范性文件。
（四）保密性原则卫生处罚档案管理应当保护相关当事人的隐私权，不得泄露有关当事人的个人隐私信息。
（五）时间性原则卫生处罚档案管理应当及时归档、存储、保管相关资料，便于查阅、审计、监督。
四、档案管理程序（一）立案登记1. 卫生行政执法机关应当在接到行政处罚案件后立即建立处罚档案。
2. 立案登记内容包括案件基本信息、当事人基本信息、违法事实及证据、处罚依据、处罚决定等。
3. 立案登记由执法人员完成，并由主管领导审查签字确认。
（二）档案存储1. 所有卫生处罚档案应当按照相关规定进行存储，并设置专人负责档案管理工作。
2. 档案存储应当安全、整齐，便于查阅、维护及续存。
3. 重大或复杂的卫生处罚案件应当制作卷宗并由主管领导审批。
（三）档案归档1. 卫生处罚档案归档应当按照相关规定进行，归档人员应当按时归档，并编制电子或纸质归档目录。
2. 各级卫生行政执法机关应当自上年度结算完毕之日起，对该年度的行政处罚档案进行归档。
3. 已经归档的卫生处罚档案，不得随意调换位置，保持原始位置。
（四）档案保管1. 卫生处罚档案应当按照相关规定进行保管。
2. 纸质档案应当设有专人负责保管，重要档案应当设置密码箱存放。
卫生监督所卫生行政执法文书档案管理制度
卫生监督所卫生行政执法文书档案管理制度
1、执法文书档案应按照资料齐全、排列有序、装订整齐、便于查阅、保证安全的原则进行立卷、归档、保管；
2、制作文书时，必须使用统一的文书，做到准确、规范、符合要求，书写必须使用蓝色或碳素墨水，字迹清楚，文字精炼、语言通顺，叙述逻辑严密，“处罚告知书”、“听证告知书”、“处罚决定书”必须要进行打印；
3、行政处罚案件执行完毕后，由承办人将全部资料整理、分类、编号、组卷、装订、移交、归档；
4、有关单位因工作需要查阅档案材料时，报所长批准后，方可查阅并作好查阅登记；
5、行政处罚案件的档案材料，有关单位查阅时经批准只能提供部分材料；
6、移交司法机关（公安局、检察院、法院）、纪委或其他行政机关的案件，必须要进行备份，并按程序归档。
卫生行政处罚档案管理规范
前言本标准附录 A、B、C 为规范性附录。
本标准由吉林省卫生厅提出并归口。
本标准起草单位：吉林省卫生厅卫生监督所。
本标准主要起草人：闫闯、赵静萍、张旭宏、冯志民、林丰全、霍烽、陈光伟。
本标准由吉林省卫生厅负责解释。
卫生行政处罚档案管理规范1 范围本标准规定了卫生行政处罚档案管理的术语和定义、归档案卷的整理方法和归档要求。
本标准合用于我省行政区域内各级卫生监督机构卫生行政处罚档案的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单 (不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。
《卫生行政执法文书规范》 (中华人民共和国卫生部令第 34 号 2003 年 5 月 1 日实施)《机关档案工作业务建设规范》 (国档发[1987]27 号)3 术语和定义本标准采用下列术语和定义。
3.1 归档案卷立档单位在其卫生行政处罚活动中形成的卫生行政处罚文书(以下简称文书)档案保存的各种纸质文书、材料。
3.2 归档案卷整理将归档案卷以卷为单位进行装订、分类、罗列、编号、编目、装盒的过程。
3.3 卷归档案卷的整理单位。
4 归档案卷范围4.1 依据材料：a)卫生监督执法工作中发现的应作为立案的文件、材料。
b)检举揭发申诉材料。
c)上级批件、会议决定等。
4.2 立案材料：卫生行政处罚案件受理记录、立案报告、案件移送书等。
4.3 证据材料：现场检查笔录、问询笔录、卫生监督意见书、产品样品采样记录、非产品样品采样记录、产品样品确认通知书、产品样品确认书、检验结果告知书、技术鉴定委托书、职业禁忌人员调离通知书、卫生行政控制决定书、解除卫生行政控制决定书、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、案件调查终结报告等。
4.4 案件裁量材料：合议记录、行政处罚事先告知书、陈述申辩笔录等。
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6、编印案卷封面
在软卷皮封面打印“处罚文号、案由、案件来源、 被处罚对象（被调查对象）、处理结果、受理日 期、完成日期、承办人、总件数与总页数”。 在右下角填上档号章内容：全宗号、类别号、年 度、期限、案卷号。 要求： 填写或打印的内容须正确、清晰、端正； 未有全宗号时可不填全宗号，其余项目必填；案 卷号不重号。 如一卷材料超过20mm或超过200页的则分2卷， 仍为同一案卷号，填写格式如：1-1，1-2。
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8、著录
电脑著录卷皮封面各项内容 主题词、互见号为选录项；著录的卷 皮封面内容准确、齐全、便于检索。
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结案报告
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2、立案材料
信访受理处理笺 案件受理记录 立案报告 案件移送书
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3、调查取证材料
现场检查笔录 询问笔录 证据先行登记保存决定书 证据先行登记保存处理决 定书 保存证据通知书 产品样品采样记录 非产品样品采样记录 产品样品确认书通知书 产品样品确认书
6、诉讼材料
行政答辩状 行政上诉状 行政申诉状 强制执行申请书
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7、其他料
罚没收入专用缴款书回执 移送资料清单 移送物品清单 委托书、授权书等 人体医学检查结果 卫生许可证原件或复印件 生产许可证复印件 营业执照复印件 产品外包装、使用说明书
产品销售情况登记 医疗机构执业许可证原件 或复印件 医疗机构诊疗科目核定表 医师执业证原件或复印件 护士执业证原件或复印件 毕业证书复印件 身份证复印件 其他
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7、装订案卷
先将文件材料上的金属物拆除，对超过A4 规格、残缺破损的材料须折叠修补； 将软卷皮、卷内文件材料、卷内备考表按 左则装订成册。 要求： 薄卷用不锈钢钉、超过10mm的厚卷用线 装； 装订牢固、美观，不松散、不漏页。
在文件材料正面的右下角、 背面的左下角盖页号章。 页号位置正确，空页不编页号。
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5、编印卷内目录
按排列顺序编写卷内目录，写上“序号、 责任者、文号、文件材料题名、日期、页 号、备注”7个项目。 要求： 一份文件为一个顺序号；责任者为文件形 成单位或个人；题名要能真实反映文件内 容；日期格式如20100528； 打印内容字体为宋体五号。
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卫生行政处罚案卷制作参考依据
➢《中华人民共和国档案法》 ➢《全国卫生监督机构工作规范》 ➢《卫生行政执法文书指导手册》 ➢《广东省卫生监督所卫生监督档案管
理规范（试行）》
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行政处罚案卷的档案资料
书面材料（执法文书等） 照片档案（正片和底片） 声像档案（数码照片、录音带、 录像带、光盘等）
当场行政处罚决定书 行政处罚决定书 送达回执 责令改正通知书 强制执行申请书
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5、复议材料
行政复议申请书 行政复议案件受理通知书 不予受理决定书 行政复议答辩书 停止执行具体行政行为通知书 准许撤回行政复议申请决定书 中止审查具体行政行为通知书 行政复议决定书
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处罚文书排列顺序（稽查科）：
1、案件受理记录 2、现场检查笔录 3、产品样品采样记录 4、产品样品确认通知书 5、产品样品确认书 6、技术鉴定委托书 7、检验结果告知书 8、证据先行登记保存决定书 9、证据先行登记保存处理决
定书 10、卫生行政控制决定书 11、立案报告
12、询问笔录 13、合议记录 14、案件调查终结报告 15、卫生行政处罚审批表 16、行政处罚事先告知书 17、行政处罚听证告知书
（送达回执） 18、陈述和申辨笔录 19、行政处罚决定书
（送达回执） 20、解除卫生行政控制通知书
（存根） 21、结案报告
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4、编制页码
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书面材料的整理
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书面材料的整理流程表
收集→ 划分年度 → 排序 → 编制页码 → 编印卷内目录 → 编印案卷封面 → 装订案卷→ 电脑著录 → 装盒→ 排架 → 打印案卷目录
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一、收集
案件承办人在案件处理结束后，即进行收 集整理 范围包括案件查处过程中形成的所有文件 材料 要求：应归档材料齐全、完整
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二、划分年度
将同一年度的文件材料按“一案一 卷”整理 以结案年度为归档年度
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三、排序
案件档案卷内排列顺序表（省所） • 结案材料 • 立案材料 • 调查取证材料 • 处罚听证材料 • 复议材料 • 诉讼材料 • 其他材料
1、结案材料
技术鉴定委托书 检验结果告知书 产品检验报告 卫生监督意见书 职业禁忌人员调离通知书 卫生行政控制决定书 解除卫生行政控制决定书 合议记录 案件调查终结报告
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4、处罚听证材料
行政处罚事先告知书 陈述和申辩笔录 行政处罚听证告知书 行政处罚听证通知书 听证笔录 听证意见书