卫生行政处罚案卷制作归档及注意事项
卫生行政执法档案移交及归档制度
卫生行政处罚立案登记及档案移交及归档制度为提高工作效率使处罚案卷及时归档、及时结案。
制定档案移交及归档制度。
一、对当场作出的行政处罚及收缴的罚款，应及时上缴财务，由财务开具罚款收据，５日内将案卷交至法制科。
二、一般程序的行政处罚由监督科室自作出立案决定起３个工作日内，持《立案报告》到法制科进行立案登记。
三、法制科负责登记立案案卷的类别、案由、立案时间、登记时间及承办人，并由承办人核实后签字确认。
四、监督科室应当自立案之日起１０日内做出行政处罚决定。
因特殊原因，需要延长调查时间的由相关科室报请所领导批准，并将有关结果告知法制科登记备案。
五、监督科室在收缴罚款并收到罚款收据后，将该处罚档案结案。
每月末将本月结案的处罚档案交至法制科进行审查。
六、法制科在收到移交档案后于５日内审核完毕，对审核中发现问题的案卷，填写书面审核记录，并返回有关科室。
七、监督科室在审核后的处罚案卷后，对存在问题的部分及时改正或补充。
５日内将档案制作完成交至法制科。
八、法制科接到移交档案后，进行最后审核，并填写处罚档案封面，于３日内装订后存档。
行政处罚案卷制作注意事项
行政处罚案卷制作注意事项行政处罚案卷制作实用提醒案卷是烟草专卖行政执法的有效载体，是执法水平的直接体现。
但在制作的过程中，经常会出现一些不规范问题，一些细节方面的错误，笔者结合工作实践总结了烟草专卖行政处罚案卷制作需注意的“11注意”，以此提高案卷质量，规范行政执法行为。
一、注意“涉嫌”两字要写明从案件发生到案件调查终结之前，也就是案件未定性前，所有的案卷文书中的案由都要加注“涉嫌”两个字。
如果案件已定性，在《案件处理审批表》、《行政处罚决定书》、《结案报告表》等文书中案由就不再写“涉嫌”两字，切记关键点就是案件是否已定性。
二、注意“陈述权”的中“述”字要正确书写目前在审查案卷时发现有案件承办人在告知当事人享有陈述权时，将“述”写为“诉”，一字之差意义大不相同。
“述”与“诉”都是指说话，但“述”指讲话和陈述，偏向于叙述，是一个中性词，而“诉”侧重诉求、控告，感情色彩比较强烈。
陈述权是指当事人对行政机关给予行政处罚所认定的事实及适用法律是否准确、适当，陈述自己对事实的认定以及主观的看法、意见，同时也可以提出自己的主张、要求。
在这里更多的是强调当事人的叙述案件的权利，为自己及时申辩的权利。
而只有在告知当事人享有的诉讼与复议的权利时，这里才用“诉”。
三、注意“案由”要写清在案卷中几乎每项文书中都涉及“案由”一项，但发现在《责令整改通知书》、《先行登记保存通知书》等文书中，出现未写案由的问题，如只写“X年X月X日在X街X店的行为违反了XXX条款”，只写清楚了案发的时间、地点未写案由，也就是未写出当事人的违法行为。
在此一定要注意，没有案由就没有将案情表述清楚，也是一种不规范行为。
四、注意“日期”要一致案件中的日期是整个案件发生、案件调查、案件结束的一个详细记录与体现。
一定要在书写时注意写对，注意前后文书中的日期是否一致、是否符合逻辑。
如案发时间是5月22日，《询问笔录》里案发时间写成5月21日。
同时要注意案件各阶段的法定办理时限。
浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则
舟山市卫生监督所
俞惠飞
一.目的 为规范制作、妥善保管
和科学整理卫生行政处罚案件档案， 进一步提高全市卫生行政处罚案件 档案的质量，更好地服务于卫生监 督行政执法工作.
二 .卫生行政处罚案件档案
是指按照法定程序，在办理卫生行政处 罚案件过程中直接形成的、反映执法活 动全过程、具有保存价值的文字、图表、 声像等各种形式的历史记录，具有历史 凭证和日常查考作用。
十五.档号按DT／T1 3--1994 规定编制
由全宗号、年度、类别号、案卷 号、保管限组成。档号可采用以下结 构：全宗号一年度一类别号一案卷 号—保管期限示例：“J036—2005”食
品 卫生—021—长期’’
全宗号：档案馆(室)给定每一个全宗 的代码。全宗号用四位代码标识。其中第 一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三 位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序 号。
(五)案件涉及有关图像、影像、声 音等各种载体的材料和书写材料应符合 耐久性要求。
(六)案件办结后，将有关文件材料 按档案整理要求装订后，于3个月内交综 合档案室统一保管。
第四条 卫生行政处罚案件档案的 分类
卫生行政处罚案件档案分为简易行 政处罚案件档案、一般程序(包括听证程 序)行政处罚案件档案两大类。
(二)硬封面的规格：封面采用300mm ×200mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种 厚度，封面和封底翻口处要另有2 5Illnl 的折叠保护纸舌，卷脊左右两侧各留2 0ram宽的装订纸舌。
(三)软封面的规格：软封面的规格为 封底封面尺寸相同，封面内页可打印或印 制案卷备考表。
六. 卫生行政处罚案件档案 的归档范围和保管期限
卫生行政许可案卷制作及归档的规范化管理
可、 供水单位 卫生许可 、 医疗 机构执业许 可 、 执业 医师注 册 、 护士 无补证通知 。 ③文书制作不规范 。 如 申请 资料 中申请表项 目填写 执业注册等 ｌ ２项许可事项 ， 涉及 到《 中华人 民共和 国传染病 防治 不全 ． 提供 的资料 不能逐 页加盖公章 ； 现场审查不 够规范 ， 缺 少资
和技 术评 价资料 ” 。第 五 十二条规 定 “ 卫 生行政 部 门对被许 可 未对许可文书 的类别和使用进行规范 ． 在 对镇 江市许可案卷 的评
人提供 的有关技术资料 和商业秘密负有保 密责 任， ， ｌ ， 这 四条 规定 查工作 中 ， 也 发现许可案卷 中普遍存在 没有落款 ， 或者 是 自行设 明确 而直接地 对卫生行政 许可案卷制作 及档 案管理提 出了严 格 计模仿 卫生名
管理的建议对策 ， 逐步完善卫生行政许 可案卷 的制作及归档 的规 范化管理 ， 不 断规范卫生许 可工作行 为 ， 提升卫生行政 许 可工作质量。
【 关键词】 案卷制作 ； 归档 ； 规 范化 ； 管理 【 中图分类号】 Ｒ １ ９ 【 文献标 识码】 Ａ 【 文章编号】 １ ６ ７ ２ — ５ ６ ５ ４ （ ２ Ｏ １ ４ ） ０ ｇ （ ａ ） 一 ０ ０ ２ ６ — ０ ２
过程 ， 还 客 观 反 映 了卫 生 行 政 许 可 工 作 的 质 量 和水 平 ， 是卫生行
２ ０ ０ ４年 ７月正 式实施 的《 中华 人 民共 和国行政许可法 》 第 五 政许可活动的法律凭证 ， 也是卫生行政许 可工作接受社会监督 ， 进
条规 定 “ 设定 和实 施行 政许 可 ， 应 当遵 循公 开 、 公平 、 公正 的原 行行政复议 、 行政诉讼 的重要法律依据【 ｌ 】 。 卫生行政许可档案还是
卫生行政处罚档案管理规范
前言本标准附录 A、B、C 为规范性附录。
本标准由吉林省卫生厅提出并归口。
本标准起草单位：吉林省卫生厅卫生监督所。
本标准主要起草人：闫闯、赵静萍、张旭宏、冯志民、林丰全、霍烽、陈光伟。
本标准由吉林省卫生厅负责解释。
卫生行政处罚档案管理规范1 范围本标准规定了卫生行政处罚档案管理的术语和定义、归档案卷的整理方法和归档要求。
本标准合用于我省行政区域内各级卫生监督机构卫生行政处罚档案的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单 (不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。
《卫生行政执法文书规范》 (中华人民共和国卫生部令第 34 号 2003 年 5 月 1 日实施)《机关档案工作业务建设规范》 (国档发[1987]27 号)3 术语和定义本标准采用下列术语和定义。
3.1 归档案卷立档单位在其卫生行政处罚活动中形成的卫生行政处罚文书(以下简称文书)档案保存的各种纸质文书、材料。
3.2 归档案卷整理将归档案卷以卷为单位进行装订、分类、罗列、编号、编目、装盒的过程。
3.3 卷归档案卷的整理单位。
4 归档案卷范围4.1 依据材料：a)卫生监督执法工作中发现的应作为立案的文件、材料。
b)检举揭发申诉材料。
c)上级批件、会议决定等。
4.2 立案材料：卫生行政处罚案件受理记录、立案报告、案件移送书等。
4.3 证据材料：现场检查笔录、问询笔录、卫生监督意见书、产品样品采样记录、非产品样品采样记录、产品样品确认通知书、产品样品确认书、检验结果告知书、技术鉴定委托书、职业禁忌人员调离通知书、卫生行政控制决定书、解除卫生行政控制决定书、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、案件调查终结报告等。
4.4 案件裁量材料：合议记录、行政处罚事先告知书、陈述申辩笔录等。
制作行政执法案卷的注意事项
执法文书是执法行为的有效载体，执法案卷又是执法水平的直接体现。
我们在执法实践中，往往因为文书制作不规范，程序不合法，导致行政复议被撤销或变更，甚至在行政诉讼中败诉。
为此，认真制作执法案卷显得尤为重要。
笔者就执法检查中发现的一些问题，谈一点粗浅的认识。
装订整齐、条理清楚案卷应由封面、封底、罚款票及各种实用文书组成。
案卷装订应用装订机和线绳；卷内文书应按事情的发生、发展、时间顺序排列；在每页文书右上角用阿拉伯数字标明页码，逐项登记在“目录”内，尤其注意罚没款统一收据应贴在一张白纸上标明页码装订入卷，以免丢失；案卷封面按要求逐项填写，案由要求写得简单明了，处理结果按处罚决定书内容填写，办案日期写清起止日期，保存年限及文书的件数、页码、归档号及结案日期，做到条理清楚，便于查阅。
必用文书不能省略新修订的执法文书共有43种，但在执法案卷中必须使用的文书有9种，即现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、通知、送达回证、行政案件审理记录、行政处罚告知书、行政处罚决定书、行政案件结案报告。
这是一般立案案件必用文书，缺少任何一种，执法案卷不完善，执法实践中往往是办、审不分离，不履行告知程序，这样做既不符合《技术监督办案程序》的规定，也不符合《行政处罚法》原则；既影响了执法文书的严肃性，也直接影响到行政执法的有效性。
填写执法文书应仔细认真文书制作必须使用水笔或签字笔，不能用铅笔或圆珠笔，涂改处应有当事人签字或压印认可，空白处应当填写空白符号或用文字说明，记录违法事实字迹工整，条理清楚，认真填写文书每项，不能忽视任何细节。
如被检查单位(人)全称，法定代表人的姓名、职务、地址、企业代码、行政相对签字人与法人的关系等应交待清楚。
在任何环节上出现问题，哪怕是一个字的误差，都有可能导致行政处罚无效，案件无法执行，在执法实践中，其教训也是很深刻的。
两种笔录使用应准确、规范现场检查笔录是把执法人员在检查中发现的情况作如实记录，调查笔录则是把行政相对人和其他有关人员提供的情况如实记录。
行政处罚案卷的制作和保管
行政处罚案卷的制作和保管《行政处罚程序规定》第七十七条、第七十八条和第七十九条明确规定了行政处罚案卷的制作与保管。
一、立卷的基本要求《行政处罚程序规定》第七十七条规定：“行政处罚决定执行完毕，工商行政管理机关应当按照下列要求及时将案件材料立卷归档：（一）案卷应当一案一卷，案卷可以分正卷、副卷；（二）各类文书齐全，手续完备；（三）书写文书用毛笔、钢笔或者打印；（四）案卷装订应当规范有序，符合文档要求。
”《行政处罚程序规定》第七十七条是对工商行政管理机关行政处罚案卷立卷归档工作的原则性规定，包括5个方面的内容。
1.一卷一案。
一卷一案即把在查办案件过程中形成的档案材料单独放在一起，针对每件案件制作一份档案。
一案多卷或者多案一卷，内容杂乱无章，无法有效发挥案件材料的存档备案作用。
2.可分正卷、副卷。
行政处罚案卷可以根据具体情况，如可以公开的程序、材料的多少等，分为正卷和副卷两个部分。
一般来说，如果案情复杂、涉及材料多，特别是包含反映内部程序或决策过程方面的内容，这种案卷在制作时就需要分为正卷、副卷两个部分。
如果案情相对简单，材料不十分复杂，又没有不适合公开的内容，这种案件只需要制作一套案卷，不必分为正卷、副卷。
一般在实践中，正卷部分的材料是可以对外公开的材料，用以反映案件事实清楚、证据充分、适用法律正确和程序合法，便于司法审查。
副卷部分的材料是不宜对外公开的材料，主要包括涉及举报者情况的材料、反映办案机关内部决定情况的材料等。
副卷部分的材料虽不能单独说明案情或案件实质，但可以辅助正卷说明案件的形成和处理过程，为实施行政处罚内部监督提供重要依据，对于反映案件全貌必不可少。
3.书式齐备、手续齐全。
书式齐备、手续齐全是对档案材料完整性的要求。
为规范行政处罚行为，国家工商总局制定了一系列行政处罚文书，一些地方省级工商行政管理机关还根据实际执法需要作了必要的补充和完善。
在行政处罚案件中，认真、准确地使用相关文书是办好案件的重要保障。
卫生行政执法文书的制作及注意事项
三、制作文书的注意事项 1、制作文书只能使用蓝色或黑色水笔或
签字笔，禁止使用园珠笔制作文书。 2、制作文书应按照文书规定的格式及内
容认真填写完整、准确，不得有缺项、漏项。 3、文书中卫生行政机关的名称应填写机
关全称，并加盖卫生行政机关公章，不能只盖 章而不填写机关全称。
4、正确书写文书中的编号或文号。 5、文书不得随意修改或涂改。确因书写错误 需要对文书进行修改的，应用双杠线划去修改 处，在其上方或接下处写上正确内容，并对改动 处或添加处的内容由对方当事人签名或按手印。
三、卫生行政执法文书的分类 1、卫生许可类：卫生许可申请书、卫生许 可证等。 2、产品样品采样、鉴定类：产品样品采样 记录、产品样品确认告知书、技术鉴定委托书、 检验结果告知书。 3、卫生监督检查处理类：卫生监督意见书、 职业禁忌人员调离通知书等。
4、卫生行政处罚类：立案报告、现场检查 笔录、询问笔录、证据先行登记保存决定书、 行政处罚决定书等。
处 罚程序》第二十二条规定： “卫生行政机关
在 收集证据时，在证据可能灭失或者以后难以取
得的情况下，经卫生行政机关负责人批准，可以 先行登记保存。执法人员应当向当事人出具由行 政机关负责人签发的保存证据通知书”。
卫生行政控制决定书是卫生行政机关发现当 事人生产经营的产品或场所已经或可能对人体健 康产生危害，需要对物品或场所采取强制措施时 发出的文书。属于一种强制措施。
证据先行登记保全决定书是卫生行政机关 对当事人需要保全的证据登记造册后进行保管 的文书。属证据类文书。
《行政处罚法》第二十七条第二款规定：“在 证据可能丢失或以后难以取得的情况下，经行 政机关负责人批准，可以先行登记保存，并在 7日内作出处理决定。在此期间，当事人或有 关人员不得销毁或转移证据”。 《卫生行政
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12、询问笔录 13、合议记录 14、案件调查终结报告 15、卫生行政处罚审批表 16、行政处罚事先告知书 17、行政处罚听证告知书
（送达回执） 18、陈述和申辨笔录 19、行政处罚决定书
（送达回执） 20、解除卫生行政控制通知书
（存根）
4、编制页码
在文件材料正面的右下角、 背面的左下角盖页号章。
6、诉讼材料
行政答辩状 行政上诉状 行政申诉状 强制执行申请书
7、其他材料
• 罚没收入专用缴款书回执 • 移送资料清单 • 移送物品清单 • 委托书、授权书等 • 人体医学检查结果 • 卫生许可证原件或复印件 • 生产许可证复印件 • 营业执照复印件 • 产品外包装、使用说明书
• 产品销售情况登记 • 医疗机构执业许可证原件
页号位置正确，空页不编页号。
5、编印卷内目录
按排列顺序编写卷内目录，写上“序号、责 任者、文号、文件材料题名、日期、页号 、备注”7个项目。
要求：
一份文件为一个顺序号；责任者为文件形 成单位或个人；题名要能真实反映文件内 容；日期格式如20100528；
打印内容字体为宋体五号。
6、编印案卷封面
或复印件 • 医疗机构诊疗科目核定表 • 医师执业证原件或复印件 • 护士执业证原件或复印件 • 毕业证书复印件 • 身份证复印件 • 其他
处罚文书排列顺序（稽查科）：
1、案件受理记录 2、现场检查笔录 3、产品样品采样记录 4、产品样品确认通知书 5、产品样品确认书 6、技术鉴定委托书 7、检验结果告知书 8、证据先行登记保存决定书 9、证据先行登记保存处理决
在软卷皮封面打印“处罚文号、案由、案件来源、 被处罚对象（被调查对象）、处理结果、受理日 期、完成日期、承办人、总件数与总页数”。
在右下角填上档号章内容：全宗号、类别号、年 度、期限、案卷号。 要求：
填写或打印的内容须正确、清晰、端正； 未有全宗号时可不填全宗号，其余项目必填；案
卷号不重号。 如一卷材料超过20mm或超过200页的则分2卷，
符号说明 文字说明(六要素)
事由 时间 Leabharlann 点 人物 背景 摄影者 文字说明的编写要求
概括揭示照片反映的全部信息 文字简洁，语言通顺，一般不超过200字 用阿拉伯数字表示时间，年、月、日用“ . ”来表示 ，即2010.05.28。
二、划分年度
将同一年度的文件材料按“一案一卷 ”整理
以结案年度为归档年度
三、排序
案件档案卷内排列顺序表（省所） • 结案材料 • 立案材料 • 调查取证材料 • 处罚听证材料 • 复议材料 • 诉讼材料 • 其他材料
1、结案材料
结案报告
2、立案材料
信访受理处理笺 案件受理记录 立案报告 案件移送书
仍为同一案卷号，填写格式如：1-1，1-2。
7、装订案卷
先将文件材料上的金属物拆除，对超过A4 规格、残缺破损的材料须折叠修补；
将软卷皮、卷内文件材料、卷内备考表按 左则装订成册。 要求：
薄卷用不锈钢钉、超过10mm的厚卷用线 装；
装订牢固、美观，不松散、不漏页。
8、著录
电脑著录卷皮封面各项内容 主题词、互见号为选录项；著录的卷
3、调查取证材料
• 现场检查笔录 • 询问笔录 • 证据先行登记保存决定书 • 证据先行登记保存处理决
定书 • 保存证据通知书 • 产品样品采样记录 • 非产品样品采样记录 • 产品样品确认书通知书 • 产品样品确认书
• 技术鉴定委托书 • 检验结果告知书 • 产品检验报告 • 卫生监督意见书 • 职业禁忌人员调离通知书 • 卫生行政控制决定书 • 解除卫生行政控制决定书 • 合议记录 • 案件调查终结报告
录像带、光盘等）
书面材料的整理
书面材料的整理流程表
收集→ 划分年度 → 排序 → 编制页码 → 编印卷内目录 → 编印案卷封面 → 装订案卷→ 电脑著录 → 装盒→ 排架 → 打印案卷目录
一、收集
案件承办人在案件处理结束后，即进行收 集整理
范围包括案件查处过程中形成的所有文件 材料
要求：应归档材料齐全、完整
在盒面右下端盖档号章并填写与盒脊相同 的内容。
要求：
盒面档号章和盒脊内容填写正确、清晰、齐 全，包括：全宗名称、全宗号、类别号、 年度、期限、起止案卷号。
10、排架
将同一保管期限同一年度的档案，按案 卷号排列上架
排架正确，方便查找
10、排架
将同一保管期限同一年度的档案，按案 卷号排列上架。
排架正确，方便查找。
11、打印案卷目录
将每年或多年的案卷目录打印装订成档案 目录。
案卷目录内的案卷号按顺序排列，打印字 迹清晰。
照片档案的整理归档
1、照片档案目前存在的问题：
收集不全
整理凌乱 装具混乱
a、材料不全 b、底片不全 c、照片说明不全
2、归档时间 随时归档
阶段性工作结束归 档
年底归档
照片说明
皮封面内容准确、齐全、便于检索。
根据东莞市卫生监督所办公室文件东
卫监办[2010]1号文《东莞市卫生监督 所文书档案保管期限表》的要求，重大 案件调查处理文件材料保存期限为永久 ，一般案件调查处理文件材料保存期限 为30年。
请问：使用什么档案纸进行保存期限为30年的档案 目录打印
9、装盒
将装订好的案卷按案卷号排列装入档案盒 ；
4、处罚听证材料
• 行政处罚事先告知书 • 陈述和申辩笔录 • 行政处罚听证告知书 • 行政处罚听证通知书 • 听证笔录 • 听证意见书
• 当场行政处罚决定书 • 行政处罚决定书 • 送达回执 • 责令改正通知书 • 强制执行申请书
5、复议材料
行政复议申请书 行政复议案件受理通知书 不予受理决定书 行政复议答辩书 停止执行具体行政行为通知书 准许撤回行政复议申请决定书 中止审查具体行政行为通知书 行政复议决定书
卫生行政处罚案卷制作 归档及注意事项
2020年4月20日星期一
卫生行政处罚案卷制作参考依据
➢《中华人民共和国档案法》 ➢《全国卫生监督机构工作规范》 ➢《卫生行政执法文书指导手册》 ➢《广东省卫生监督所卫生监督档案管
理规范（试行）》
行政处罚案卷的档案资料
书面材料（执法文书等） 照片档案（正片和底片） 声像档案（数码照片、录音带、