电子公文传输管理系统方案
市政务系统电子公文传输管理暂行办法(WORD5页)
市政务系统电子公文传输管理暂行办法第一章总则第一条为加强电子公文传输管理，确保电子公文传输安全有效，根据国务院办公厅《电子公文传输管理办法》和《哈尔滨市〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》的有关规定，制定本办法。
第二条本办法适用于本市市、区、县（市）级政府、市政府各部门之间电子公文传输的管理。
第三条本办法所称电子公文，是指通过由市政府办公厅统一配置的“哈尔滨市公文无纸化传输系统”处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
本办法所称电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。
第四条市政府办公厅负责对电子公文传输工作进行指导和检查。
各区、县（市）政府，市政府各委、办、局办公室主管本单位的电子公文传输工作。
技术服务部门是电子公文传输的技术保障机构，负责本单位电子公文传输系统的技术保障工作。
第五条电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。
电子公文的处理应当符合《哈尔滨市〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》的有关规定。
第二章电子公文的传输第六条电子公文传输应当在“哈尔滨市电子政务网”各级中心平台上进行。
各区、县（市）政府，市政府各部门按照系统命名规范，建立各自的公文发送、接收专门用户，并向市政府办公厅备案。
第七条单位使用的下列传输电子公文设备，应当符合市信息化工作办公室统一的要求：（一）电子公文传输系统（包括公文发送、接收管理系统软件，加密卡）；（二）路由器、防火墙及拨号设备；（三）彩色打印机。
第八条公文完成审核、签批手续后，应当由负责录入、传输工作的部门将其通过“哈尔滨市公文无纸化传输系统”处理生成电子公文，经电子公文传输部门负责人核准后，通过“哈尔滨市电子政务网”发送至接收单位。
第九条电子公文发送后，发送单位应当在24小时内对所发电子公文的接收情况进行查询；对接收单位退回的电子公文应当及时签收，发现问题应当及时与接收单位联系。
第十条接收电子公文的单位应当对公文的发送单位、公文的完整性和体例格式等进行核对，确认无误后方可接收。
电子行业电子公文传输管理系统
电子行业电子公文传输管理系统简介电子公文传输管理系统是在电子行业中使用的一种文档传输和管理系统。
该系统旨在提供一个有效、安全和方便的方式，使电子行业中的组织和个人能够传输和管理各种类型的电子公文。
功能1. 公文传输•提供多种传输方式，包括邮件、即时通讯和文件共享等；•支持传输各种文件格式，如文本、图片、音频和视频等；•提供加密和解密功能，确保传输的安全性和保密性；•可以设置传输权限，仅授权的用户可以访问和下载公文。
2. 公文管理•提供公文的分类和归档功能，方便用户进行查找和管理；•支持公文的编辑、修改和删除操作；•可以进行公文的批准和审核，保证公文处理的规范和合规性；•提供公文流转的功能，支持公文的发起、传阅和回复等。
3. 可视化统计•提供图表和报表等可视化工具，用于展示公文传输和处理的统计信息；•可以按照不同的维度进行统计，如时间、部门和文档类型等；•可以自定义统计报表，满足不同用户的需求。
4. 通知和提醒•提供公文传输和处理的通知和提醒功能，确保用户及时获得相关信息；•可以发送邮件、短信或推送通知，多通道保证信息的传递；•可以设置提醒规则，根据用户的需求进行个性化配置。
技术架构电子行业电子公文传输管理系统采用以下技术组件和架构：•前端技术：HTML、CSS、JavaScript、Vue.js和Element UI等；•后端技术：Java、Spring Boot、Spring MVC和MyBatis等；•数据库：MySQL、Oracle或其他关系型数据库；•消息队列：RabbitMQ或Kafka等用于异步消息传递；•安全性：使用SSL和加密算法保证传输的安全性；•高可用性：采用集群部署和负载均衡技术，确保系统的高可用性。
使用场景电子行业电子公文传输管理系统适用于各种电子行业的组织和个人，包括电子商务、电子政务、电子金融和电子教育等。
在这些行业中，组织和个人通常需要传输大量的电子公文，如合同、报告、审批流程和业务文件等。
河北省政府系统电子公文传输管理暂行办法
河北省政府系统电子公文传输管理暂行办法
【法规类别】公文处理
【发文字号】办字[2002]87号
【发布部门】河北省政府
【发布日期】2002.10.17
【实施日期】2002.10.17
【时效性】现行有效
【效力级别】地方规范性文件
河北省政府系统电子公文传输管理暂行办法
（办字[2002]87号）
各设区市人民政府，各县(市、区)人民政府，省政府各部门：
现将《河北省政府系统电子公文传输管理暂行办法》印发给你们，请认真贯彻执行。
二00二年十月十七日
第一章总则
第一条根据《河北省人民政府办公厅关于试行部分非密级公文网上传输的通知》(办字(2002)62号)第九项规定，制定《河北省政府系统电子公文传输管理暂行办法》(以下简称《办法》)。
第二条电子公文是指省政府和省政府办公厅制发的非密级正式公文形成的电子数据，各设区市政府和省政府各部门向省政府报送的非密级信息类情况报告、简报等形成的电子数据，通过由省政府办公厅统一配置的非密级公文网上传输系统处理后形成的其他具有规范格式的公文的电子数据。
第三条电子公文传输是指电子公文的生成、发送、接收过程。
第四条各设区市政府和省政府各部门，要将电子公文的传输处理、整理归档、保管利用等工作纳入机关人员的岗位职责，从制。
安信天元安全电子公文传输系统解决方案
安信天元安全电子公文传输系统解决方案总体介绍：安全电子公文传输系统是政府机关以及企事业单位进行安全的公文发送、公文传输、公文接收的综合处理系统，主体架构如下：系统以基于PKI 的密码安全服务为基础，保证系统的整体安全；业务处理部分主要分为电子公文发送、电子公文接、传输系统管理三大部分。
公文传输系统运行在政府专网( 广域网) 上，需要建立公文交换服务器，能够完成从政府各机关单位或下属政府机构的公文发送和公文接收，收发过程通过数字签名保证传输安全，公文以密文形式存储和传输。
公文发送单位能够完成电子公文的发送、发送记录的条件查询、发送记录信息列表、查看已发送公文的接收情况等功能。
公文接收单位能够完成电子公文的接收、接收记录的条件查询、接收记录信息列表、申请以及重新取得已经接收的公文等功能。
系统管理人员可以维护使用此系统的组织列表，以及组织之间进行收发文的对应关系；有权限的人员可以进行公文的条件查询、系统审计、对重新取得公文的请求进行审核。
系统特点：1.安全性：系统基于PKI 业务应用密码安全服务平台，能够有效保证公文的机密性、完整性、不可抵赖性，同时基于PKI 体系能够完成系统的身份认证、用户授权和访问控制、安全审计。
2.开放性：系统支持WPS 、Word 、PDF 、PS2 等各种文档格式，可以使用多种格式的公文文档进行传输。
系统提供Web Services 接口，通过SOAP 可以方便的与客户的现有系统进行集成；交换的公文信息采用规范的XML 格式，便于与其它系统进行信息交换。
3.稳定性：系统采用J2EE 进行开发，充分利用平台的事务处理、消息处理等企业级功能，能够保证系统的长期稳定运行。
系统的开发遵循CMM 体系，并且经过充分测试，保证产品的质量。
4.易用性：系统使用充分考虑政府工作人员的使用习惯，易于使用。
同时系统易于安装部署，便于系统管理员进行管理。
功能介绍：如果所示，公文传输系统中有一台公文交换服务器，收发单位无论是通过本单位应用服务器进行收发，还是通过人工登录公文交换服务器进行收发，都是与公文交换服务器进行通讯，由公文交换服务器进行集中式的管理，将发送单位的公文发送给接收单位。
公文传输管理办法
公文传输管理办法一、总则为加强和规范公文传输管理工作，提高办公效率和信息安全性，制定本办法。
二、适用范围本办法适用于本单位所有公文的传输过程和管理工作。
三、公文传输方式1. 电子邮件传输：公文可通过单位内部邮件系统或公共邮箱进行传输，传输前应进行文件加密，并确保传输链路安全。
2. 网络共享传输：公文可通过单位内部网络共享平台进行传输，需设置权限控制，确保只有有关人员可访问。
3. 传真传输：对于需要传输纸质公文的情况，可使用传真进行传输，传输前应确认传真接收方的正确性。
四、公文传输管理要求1. 保密性要求：对于涉及机密性的公文，传输过程中必须采取相应的加密措施，确保信息不被非法获取。
2. 完整性要求：传输过程中不得对公文进行任何篡改或更改，接收方需确保收到的公文与发送方一致。
3. 及时性要求：公文应尽快传输到指定接收方，接收方应及时查阅和处理，确保公文的及时性。
4. 验收要求：接收方收到公文后，应及时进行确认验收，并向发送方提供回执，确保公文的传输与接收得到记录。
五、公文传输管理流程1. 发送方准备公文：发送方完成公文起草、审核、签署等工作，并确保公文内容的准确性和完整性。
2. 选择传输方式：发送方根据公文的性质和机密程度选择合适的传输方式，根据需要进行加密处理。
3. 传输公文：发送方将公文传输到指定的接收方，并确保传输过程中的安全性和及时性。
4. 接收方验收：接收方收到公文后，进行确认验收，并向发送方提供回执，记录公文的传输和接收情况。
六、公文传输管理责任1. 发送方责任：发送方负责公文起草、审核、签署等工作，确保公文的准确性和完整性，并选择合适的传输方式进行传输。
2. 接收方责任：接收方负责确认验收公文，及时查阅和处理，并向发送方提供传输回执。
3. 管理部门责任：管理部门应对公文传输工作进行监督和管理，并建立相应的传输管理机制和流程。
七、附则本办法自发布之日起施行，如有需要进行修改或补充，应经管理部门批准后执行。
电子公文交换系统解决方案
电子公文交换系统解决方案篇一：方正电子公文交换系统解决方案公文传输一直是保证政务正常运转，信息互传的法定方式。
传统的公文传输，以纸质文件的邮递来实现，传统的纸质文件传输时间长、成本高。
随着信息化建设的不断完善，“电子公文传输”以其传输速度快、易于存档、方便交流等技术特点成为当前电子政务建设的必然要求。
方正电子公文传输系统，用于远程电子公文传输。
整个系统采用B/S架构，支持灵活的"集中-分布式"配置模式。
采用国家相关资质单位的加密设备，文档经过加密后交换，可与办公自动化（OA）系统、其他交换平台无缝连接，使数据流安全畅通。
兼容多种公文格式，保证电子与纸质公文的一致性，打印份数可控。
采用安全的电子公章管理技术，与传统公章使用流程保持一致。
采用可视化盖章流程控制，达到"所见即所得"的效果。
系统主要功能图本系统实现远程的公文传输，主要功能包括：发文管理是指发文单位将一份要发给其他单位的电子公文，进行签发、盖章等操作，最后将CEB公文发送出去。
具体是：1、登记公文：将OA系统审批通过的公文转换为CEB格式并上载到系统中。
2、公文盖章/协办盖章：通过公章服务器，对公文加盖电子公章；多个部门联合发文时，系统提供协办盖章功能。
收文管理是指接收到此公文的单位，对收文进行处理。
具体包括：1、来文提醒：当有未签收公文时，系统提供手机短信提醒功能。
2、公文打印：控制该单位是否有打印权限，并且只能按发文单位设定的打印份数打印公文。
系统管理是指系统级的一系列管理功能，包括用户管理、打印机管理、日志管理、公文统计、用章监控等。
1、打印机管理：系统可与指定打印机绑定，做到精细打印控制，实现对打印机的开、关、缺纸、缺墨、卡纸等状况的判断识别，有效避免在空白纸上打出红章。
2、日志管理：详细的操作日志，记录公文、公章的操作使用情况,为系统的管理工作带来了极大的便利性，任何时候都可以对系统中发生的操纵进行回溯。
电子公文传输管理办法
电子公文传输管理办法（国务院办公厅国办函〔2003〕65号发布，2003年10月1日起施行）第一章总则第一条根据《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，为使国务院办公厅和各地区、各部门之间电子公文传输工作规范化，确保电子公文传输的安全有效，制定本办法。
第二条电子公文是指通过国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条电子公文传输指电子公文的生成、发送、接收过程。
第四条国务院办公厅秘书局负责对电子公文传输工作进行指导和检查。
各地区、各部门办公厅（室）主管本单位的电子公文传输工作。
第五条电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。
电子公文的处理应当符合《国家行政机关公文处理办法》的有关规定。
第二章电子公文的传输第六条电子公文的传输应当在“全国政府系统办公业务资源网”平台上进行。
各地区、各部门办公厅（室）按照系统命名规范，建立各自的公文发送、接收专门用户，并向国务院办公厅秘书局备案。
第七条传输电子公文应当使用国务院办公厅统一提供的以下设备和软件：（一）电子公文传输系统（包括：密码设备，公文发送、接收管理系统软件）；（二）彩色激光打印机。
第八条电子公文传输系统所用密钥、IC卡等密码设备应当按照中办机要局的要求管理：（一）电子公文传输系统配用的“公章密钥库盘”、“系统管理卡”、“公章卡”、“用户卡”，是系统重要的保密部件，必须指定专人管理，正确使用，确保安全。
（二）国务院办公厅使用中办机要局制发的“公章密钥库盘”，各地区、各部门使用中办机要局制发的“系统管理卡”。
（三）各地区、各部门使用的“公章卡”和“用户卡”，由国务院办公厅负责制发。
（四）电子公文传输系统密码的安装及密钥的定期更换：省（区、市）人民政府与省（区、市）委机要局联系办理；国务院部门与中办机要局技术服务中心联系办理。
各省（区、市）人民政府、国务院各部门办公厅（室）应将密钥更换情况报国务院办公厅秘书局备案。
公文传输系统解决方案
公文传输系统解决方案公文传输系统是指在企事业单位中对公文进行传输和管理的一种信息化解决方案。
通过公文传输系统，可以实现公文的电子化处理、传输、签发、归档等功能，提高公文办理的效率和便捷性，减少传输和存储成本，加强公文安全管理。
下面将从系统的需求分析、功能设计、技术选型、系统实施等方面分析公文传输系统的解决方案。
一、需求分析1.公文处理：实现公文起草、审核、审批、签发等流程的电子化处理，提高公文的办理效率和准确性。
2.公文传输：支持公文传输的快速、稳定、安全，确保公文传输过程中的保密性和完整性。
3.公文归档：实现公文的电子化归档，方便公文的检索和管理，提高信息资源的利用效率。
4.公文查询：提供公文查询功能，用户可以根据条件查询公文，提高办事效率。
5.公文统计：提供公文统计功能，可以对公文的数量、类型、处理时间等进行统计分析，为领导决策提供数据支持。
二、功能设计2.公文流转：通过流程管理功能，实现公文的审核、审批、签发等环节的流程控制和跟踪。
3.公文传输：采用安全的加密传输方式，确保公文传输过程中的数据安全性。
4.公文签发：提供电子签章功能，对公文进行电子签章，确保公文的真实性和完整性。
5.公文归档：对已处理的公文进行电子化归档，便于公文的存储、检索和管理。
6.公文查询：提供多种查询条件，支持对公文的标题、发送人、接收人、时间等进行查询，并且可以根据权限设置查询结果的可见范围。
7.公文统计：根据系统中的公文数据进行统计分析，生成报表或图表展示公文的数量、类型、处理时间等统计信息。
三、技术选型1. 系统开发：采用Web开发技术，如Java、NET等，以实现跨平台、跨终端的访问和使用。
2. 数据库：选择关系型数据库，如Oracle、MySQL等，用于存储公文数据和相关信息。
3.传输安全：采用SSL协议进行加密传输，保证数据的安全性。
4.电子签章：采用数字证书技术实现电子签章，保证公文的真实性和完整性。
5.数据归档：采用文档管理系统或者云存储服务，对公文进行电子化存储和归档。
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电子公文传输管理系统O f fi ci al D oc um ent T r an sm is si on C e n te r用户使用手册目录1 普通用户 (4)1.1登陆系统 (5)1.2公文签收 (5)1.2.1 操作界面介绍 (5)1.2.2 提示助手 (6)1.2.3 如何签收公文 (7)1.2.4 文件签收情况 (9)1.2.5 文件搜索 (10)1.3公文管理 (11)1.3.1 发布文件 (11)1.3.2 管理文件 (13)1.4文件资料 (15)1.4.1 操作界面介绍 (15)1.4.2 提示助手 (16)1.4.3 如何签收资料 (16)1.4.4 资料搜索 (19)1.5资料管理 (20)1.5.1 发布资料 (20)1.5.2 管理资料 (23)1.6会议通知 (25)1.6.1 如何签收会议通知 (25)1.6.2 如何签到和反馈 (27)1.6.3 查看签收和签到情况 (29)1.6.4 查看反馈情况 (30)1.7公告栏 (31)1.7.1 发布公告 (31)1.7.2 管理公告 (32)2 管理员用户 (34)2.1登陆系统 (35)2.2公文签收 (35)2.3会议通知 (36)2.4文件资料 (37)2.5文件管理 (38)2.5.1 文件类型管理 (39)2.6资料管理 (41)2.6.1 资料类型管理 (42)2.7用户管理 (45)2.7.1 群组管理 (47)2.7.2 添加用户 (49)2.7.4 用户维护 (53)2.8数据库管理 (58)2.8.1 系统基本数据 (58)2.8.2 公文文件管理 (59)2.8.3 资料文件管理 (60)2.8.4 会议文件管理 (60)1 普通用户下面操作以“县委办”用户做为例子，详细说明做为普通用户使用系统的各种操作步骤。
1.1 登陆系统打开Internet Explorer浏览器，在地址栏中输入电子公文传输系统地址，出现如下登陆界面，如图一所示。
在页面中输入用户名（xwb）和密码（123456），点击“进入”按钮，登陆系统。
图一系统登陆登陆系统以后，首先进入的是文件签收操作界面。
1.2 公文签收1.2.1 操作界面介绍1、文件类型列表，界面的左边导航栏中，包括文件类型列表，点击相应的文件类型，右边文件列表区域中就会出现相应的类型的文件；2、文件列表区，界面右边区域，称之为文件列表区。
包括已签收文件，未签收文件，本部门发布的文件的统计。
还可以根据不同状态“已签收”，“未签收”，“本部门”分类查看文件。
3、文件行，每个文件行中由“文件类型”，“文件字号”，“文件标题”，发文时间，发文单位，签收状态，文件容简介组成。
4、状态栏，操作界面右下方区域，称为状态栏，包括当前时间，用户，权限，修改密码，注销用户等。
图二操作界面1.2.2 提示助手每次进入系统后，在文件签收界面右下角“提示助手”中，如果有新文件、新资料需要签收，“提示助手”会及时弹出提示用户。
1.2.3 如何签收公文本节重点是介绍如何正确签收一份公文。
这是作为普通用户常用的一个操作，必须能熟练掌握。
方法一第一步，在文件列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收”字样提示，并在文件列表行中右边区域，有“点击签收”字样；第二步，点击“点击签收”，弹出输入签收人对话框，输入用户名后，点击确定，出现如下图示；图三签收文件第三步，文件不直接在网页中显示，需要下载文件后打印。
点击“点此下载”按钮，把文件下载到本地机器后，打开查看或打印；第四步，点击按钮栏中的“返回”按钮，返回到文件列表区界面，可看到该文件状态已变为“已签收”状态。
方法二第一步，在文件列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收”字样提示，可以点击文件标题，打开如图四所示界面；图四签收文件第二步，点击“点击签收”，弹出输入签收人对话框，输入用户名后，点击确定，出现如上图三所示；第三步，文件不直接在网页中显示，需要下载文件后打印。
点击“点此下载”按钮，把文件下载到本地机器后，打开查看或打印。
第四步，点击按钮栏中的“返回”按钮，返回到文件列表区界面，可看到该文件状态已变为“已签收”状态。
1.2.4 文件签收情况特别说明：各用户只能查看自己发布文件的签收情况。
第一步，在文件列表区域中，如果是当前用户发布的文件，在文件状态中，就会有青色文字所示“签收情况”；第二步，点击“签收情况”，出现文件签收情况报表界面，如下图五所示；图五签收情况第三步，在文件签收界面中，可以查看各接收用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接收单位可以列出收文单位名称，签收状态，签收时间，签收人，IP地址等信息；第四步，在签收情况页面中，有“签收情况”，“已签收”，“未签收”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的收文单位列表，例如：已签收文件列表和未签收文件列表。
1.2.5 文件搜索第一步，在文件列表区域中，点击按钮栏中的“搜索”按钮，出现如下图六所示界面；图六文件搜索第二步，在文件检索操作界面中，检索条件包括文件标题，发文字号，发文类型，发文单位，接收单位，发文时间，容简介，检索条件可以相互组合进行模糊查询。
检索条件输入完成以后，点击“提交”按钮，会在“文件检索”下出现检索结果的列表；文件检索条件是可以组合模糊查询。
例如图五所示，文件标题包含“行动”和发文类型“上级文件”和发文时间“2005-6-1”到“2006-6-30”间的文件。
第三步，在检索结果列表中，可以直接对文件进行处理，例如打开下载，文件签收等。
1.3 公文管理1.3.1 发布文件特别说明：系统中阅读者不允许发布文件，只有具有阅读者权限以上的用户才能发布文件。
第一步，进入系统后，点击文件列表区域上方的“发布文件”，出现如下图所示界面；图七发布文件第二步，选择接收单位和用户，在发布文件界面中，接收单位栏，点击“选择”，出现下图八所示界面。
如在发文文件界面中，勾选“群发所有用户”复选框，文件群发给系统中所有的用户。
图八选择用户第三步，填写发布文件表单的容，文件标题，发文字号，发文单位，文件类型，容简介，上传文件（文件大小不超过4M，如果是多个文件需要把文件打包压缩成rar和zip格式）等。
表单中打“*”号的代表必填项目。
第四步，点击按钮操作栏中的“提交”按钮，把文件发布给接收单位，系统会提示“发送成功”。
图九文件发布成功1.3.2 管理文件特别说明：当前用户和单位只能管理和查看自己发布的文件。
打开管理文件，进入系统后，点击“后台管理”，进入后台。
点击左边操作栏的“管理文件”，系统显示该用户以往所发布文件的列表，出现如下图所示界面；图十管理文件查看签收情况，在各文件行，点击“签收情况”列中的“查看”，出现该文件对应的签收情况报表，如文件签收情况章节所示。
删除文件，请勾选文件行中第一列的复选框，可多选，也可勾选“选中所有显示的记录”前的复选框，选择所有文档。
需要删除的文件选中后，点击“直接删除”按钮，把选中的文件删除。
修改文件，在各文件行，点击“操作”列中的“修改”，出现文件修改界面，在修改界面中，对已发布的文件进行修改，然后重新发布，如下图所示。
图十一修改文件1.4 文件资料文件资料是用于一些非正式公文文件的传输管理，例如工作汇报资料，政务信息资料，政务公开资料，领导讲话等。
1.4.1 操作界面介绍1、资料类型列表，界面的左边导航栏中，包括文件类型列表，点击相应的文件类型，右边文件列表区域中就会出现相应的类型的文件；2、文件列表区，界面右边区域，称之为文件列表区。
包括已签收文件，未签收文件，本部门发布的文件的统计。
还可以根据不同状态“已签收”，“未签收”，“本部门”分类查看文件。
3、文件行，每个文件行中由“文件类型”，“文件字号”，“文件标题”，发文时间，发文单位，签收状态，文件容简介组成。
1.4.2 提示助手每次进入系统后，在文件签收界面右下角“提示助手”中，如果有新文件、新资料需要签收，“提示助手”会及时弹出提示用户。
1.4.3 如何签收资料本节重点是介绍如何正确签收一份资料。
这是做为普通用户常用的一个操作，必须能熟练掌握。
第一步，登陆系统以后，点击“文件资料”模块，进入文件资料主界面，如下图所示；图十二资料管理第二步，在文件资料列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收”字样提示，并在文件列表行中右边区域，有“点击签收”字样；第三步，点击“点击签收”，弹出输入签收人对话框，输入用户名后，点击确定，出现如下图示；图十三资料签收第三步，文件不直接在网页中显示，需要下载文件后打印。
点击“点此下载”按钮，把文件下载到本地机器后，打开查看或打印。
第四步，点击按钮栏中的“返回”按钮，返回到资料列表区界面，可看到该文件状态已变为“已签收”状态。
资料签收情况特别说明：各用户只能查看自己发布文件资料的签收情况。
第一步，在文件资料列表区域中，如果是当前用户发布的文件资料，在文件状态中，就会有青色文字所示“签收情况”；第二步，点击“签收情况”，出现资料签收情况报表界面，如下图所示；图十四签收情况第三步，在资料签收界面中，可以查看各接收用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接收单位可以列出收文单位名称，签收状态，签收时间，签收人，IP地址等信息；第四步，在签收情况页面中，有“签收情况”，“已签收”，“未签收”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的收文单位列表，例如：已签收资料列表和未签收资料列表。
1.4.4 资料搜索第一步，在文件资料列表区域中，点击按钮栏中的“搜索”按钮，出现如下图所示界面；图十五资料搜索第二步，在检索操作界面中，检索条件包括文件标题，发文单位，发文类型，发文时间，容简介，检索条件可以相互组合进行模糊查询。
检索条件输入完成以后，点击“提交”按钮，会在“文件检索”界面下出现检索结果的列表；文件检索条件是可以组合模糊查询。
例如图五所示，文件标题包含“日本”和发文单位“县团委”和发文时间“2005-6-8”到“2006-6-30”间的文件。
第三步，在检索结果列表中，可以直接对文件资料进行处理，例如打开下载，文件签收等。
1.5 资料管理1.5.1 发布资料特别说明：系统中阅读者不允许发布文件，只有具有阅读者权限以上的用户才能发布资料。
第一步，进入系统后，点击文件资料列表区域上方的“资料管理”，然后在出现界面中点击左边操作栏的“发布资料”，出现如下图所示界面；图十六发布资料第二步，选择接收单位和用户，在发布资料界面中，接收单位栏，点击“选择”，出现下图八所示界面。
如在发文文件界面中，勾选“群发所有用户”复选框，群发给系统中所有的用户。
图十七选择用户第三步，填写发布资料表单的容，文件标题，发文单位，文件类型，容简介，上传文件（文件大小不超过4M，如果是多个文件需要把文件打包压缩成rar和zip格式）等。