会议组织与服务资料

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1---主人 2---主宾 3---第二主宾 4---客方人员（或 主客插排）5---主方人员 6---摄影师
开、关门的礼仪
开、关门的礼仪
开、关门的礼仪
6、机关常见会议类型： 办公例会与专题会议、*届*次**代表大会、**第*次（扩大）会议、年会、纪 念活动、表彰会。 客商座谈会、签约仪式、开工仪式等
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
确定会议名称
确定会议规模与规 格
明确会议组织机构
明确会议所需设备和工具 确定会议时间与会期
确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知
行。 e.会议过程中，接待人员要精神集 中，注意观察与会者每个人的 喝水情况：哪些喝的少的或者不喝 茶水，根据情况给喝的少的与会者也要礼
貌性的添加一点，对于不喝的，在允许 的情况下可询问其是否需要其他饮料。
3．会议结束
（1）宾客全部离开会场后，接待人员要检查会场有
无宾客遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品要及
会议的种类
1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。
2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。
3、按时间分： 定期和非定期。
4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。
时与会务负责人联系，尽快转交失主。 （2）清理会场要不留死角，特别留意有无未熄灭
的烟头，避免留下事故隐患。 （3）清扫卫生，桌椅归位，撤下会议所用之物，
分类码放整齐。关闭电源、关好门窗，再巡视一 遍，确认无误后撤出锁门。
关于会议主席台座次的安 排
茶话会、座谈会座位安排
长条桌
注：A为上级领导，B为主方席
③记录尾部
散会。主持人、记录人签字。
会见与会谈的基本程序
迎接
致辞、赠礼、合影
记录
会见或会谈
结束
会议服务程序
会议开始前30分钟，接待 人员要各就其位准备迎接会议 宾客。
⑴宾客到来时，接待人员要 精神饱满、热情礼貌地站 在会议室的入口处迎接宾 客。配合会务组人员的工 作，发放资料、引领宾客 就坐。然后送上茶水。
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
⑵会议进行中间适时续水。
a.续水：即在宾客饮用的茶杯中添加开水或茶水。 b.操作要领：
会间服务续水要领：
拿——左手拿热水瓶。
站——站立的位置，右脚插入椅档，在两个 椅脚的中间。
取——右手无名指和小指夹起杯盖，其余三
指握住杯柄。
礼貌用语：
倒——瓶口不要碰杯口 c.礼貌用语：请用茶。 d.服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进
茶话会、座谈会座位安排
关于宴席座次的安排
中餐桌
关于宴席座次的安排
西餐桌
会见与会谈的座次安排
会见的座次安排
会见时应遵循“主左客右”的原则，即 客人坐在主人的右边。涉外会见还应有 译员。如下图所示：
记录
译员
译员
客 方 人 员
主客
主人
主 方 人 员
客 主客 方 人 员
主人
主 方
人
员
合影图
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催办与反馈工 作
会议总 结
确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型”构成, 应根据会议的议题或主题来确定。
制作会议证件
会议正式证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议证件 旁听证
工作证
会议工作证件
记者证
出入证
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职
务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印
a.奉茶的方法：上茶应在 主客还未正式交谈前。
b.正确的步骤是：双手端 茶从宾客的左后侧奉上。 然后右手拿着茶杯的中 部，左手托着杯底，杯 子的耳应朝向宾客，双 手将茶递给宾客同时要 说“您请用茶”。
c.奉茶的顺序：上茶应讲究先后顺序，一般应为： 先宾后主；先女后男；先长后幼。
d.奉茶的禁忌：尽量不要用一只手上茶，不能用 左手。切勿让手指碰到杯口。为宾客倒的第一 杯茶，通常不宜斟得过满，以杯深的三分之二 处为宜,继而把握好续水的时机，以不妨碍宾客 交谈为佳，不能等到茶叶见底后再续水。
章。
③会场内外的布置：
会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调 、灯光、气味、旗帜、花卉。
做好会议记录
（1）会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部
①记录头:
会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人）； 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、会议主要议题。
②记录主体
与会者的发言。议定事项。