会议组织
如何有效地组织会议
如何有效地组织会议一、会议前准备在召开会议前，需要进行充分的准备工作。
以下是一些关键要点：1.明确会议目的和议程为确保会议高效地开展，应先明确会议目的，确定议程。
合理安排议程，清晰界定每项议题的讨论重点和时间限制，从而确保会议进度顺畅。
2.选择合适的时间和场地为确保会议的参会者都能在规定的时间内到达会议现场，应提前协商选择合适的会议时间和场地。
会议场地要满足参会者的需求，包括宽敞明亮、设备完备、网络畅通等方面。
3.邀请参会者发出正式邀请函，明确时间、地点、议程、重点讨论内容等信息，并确保邀请函已经到达每位参会者手中。
二、会议中的规范方案会议的开展需要遵循一定的规范，以确保会议议程的顺利进行，包括以下步骤：1.开场白主持人将按照议程的安排简单介绍会议议程，进行正式开场白。
在开场白中，应该要求所有参会人员关注议程，并尽可能提前排除任何可能干扰会议顺利进行的因素。
2.议程的讨论和审议按照议程的安排，每个议题都会逐一进行讨论和审议。
对于每个议题，可以安排一个负责人或主持人来负责主持讨论，并监督参会人员的言行。
3.最后报告和总结在会议结束时，主持人应该对会议的讨论和结果进行总结，并对下一步行动提出具体的建议和方案。
三、会议后的跟踪工作会议结束后，会议组织者需要进行有效的跟踪工作，以确保议题的讨论能及时转化为实际行动。
以下是需要注意的要点：1.按计划接受报告。
在下一次会议之前，需要认真记录上一次会议的讨论和决策。
这个文件需要保存并更新，以便在下一次会议前恢复工作的方向和步骤。
2.优先实行会议议程。
会议议程中的各项要素和设想应该得到妥善安排和预算，以确保其尽早实施。
3.跟踪和反馈结果。
在决策或实施决策后，应该对结果进行跟踪和反馈。
总结如何有效地组织会议，需要从会议前准备、会议中的规范方案以及会议后的跟踪工作，这些方面进行计划和落实为一体。
只有通过合理规划，明确目标，并付诸实践，才能确保会议能达到预期效果。
高效会议组织
高效会议组织在当今快节奏的工作环境下，高效会议组织是保证团队协作和决策效率的重要环节。
本文将介绍五个关键步骤，帮助您高效组织会议并实现最佳结果。
一、明确会议目的和议程每次召开会议前，确保明确会议的目的和议程，以避免无效讨论和浪费时间。
在会议召开前，向参会人员发送议程，包括会议主题、时间、地点、参会人员名单和相关资料。
此外，明确会议的期望结果和行动计划，确保每个人都清楚会议的目标。
二、筛选参会人员酌情邀请参会人员，确保只有必要的人员参与会议。
参会人员的数量应适中，以便保持议题的专注性和高效性。
参会人员的选择应根据他们对会议议题的专业知识和技能的贡献，以及他们对决策的影响力。
三、设定时间和地点限制确立会议时间和地点的限制，以确保会议的紧凑性和高效性。
设立明确的开始和结束时间，遵守时间约定，并鼓励参会人员准时到达。
选择适当的会议场所，确保会议室设施完备，以提供舒适和专业的工作环境。
四、促进参与和互动鼓励参会人员积极参与会议，并确保均等发言机会。
采用适当的讨论和问题解决技巧，引导讨论，促进参与和互动。
设立规则，如限制每个人的发言时间，以确保每个议题都能得到充分的讨论。
充分利用现代技术，如视频会议和在线共享工具，以促进远程参与和协作。
五、记录和跟进行动会议记录是会议进行和决策过程的重要组成部分。
任命一名记录员来记录会议纪要，并确保在会议结束后及时分发给参会人员。
纪要应包括会议主要讨论点、决策结果和行动计划。
跟进会议行动计划，追踪任务的进度，并在下次会议前与参会人员分享进展情况。
结论高效会议组织是实现团队协作和决策效率的关键。
通过明确会议目的和议程、筛选参会人员、设定时间和地点限制、促进参与和互动，以及记录和跟进行动，您可以组织高效的会议，节省时间，提升工作效率。
努力实践这些步骤，您将能够使会议成为一个高效且有成果的工作平台。
如何组织一场成功的会议
如何组织一场成功的会议会议是一种重要的沟通工具，通过会议，可以促进团队成员之间的交流和合作，提高工作效率。
但是，如何组织一场成功的会议却是一项挑战。
下面将为大家介绍如何组织一场成功的会议。
一、明确会议目的和议程在组织会议之前，首先要明确会议的目的和议程。
会议的目的应该明确、具体、可行，同时要考虑会议的实际效果和需求。
议程应该简洁明了，突出重点，尽可能包含所有与会人员关注的议题。
这样可以避免会议内容冗长，也能确保会议按计划顺利进行。
二、合理安排会议时间和地点选择一个适合会议议题和与会人员的场地和时间，能够提高会议效率和质量。
在选择场地时，要考虑场地的舒适度、安全性和隐私性，确保与会人员能够放松心情，积极参与讨论。
同时，要合理安排会议时间，避免时间过长或过短，确保与会人员能够充分讨论和交流。
三、提前邀请与会人员并做好准备工作邀请与会人员前，要充分了解他们的背景、经验和关注点，以便更好地安排议程和讨论内容。
同时，要提前告知与会人员会议的时间、地点、议程等相关信息，以便他们做好准备。
在会议前，要做好相关的准备工作，如准备必要的资料、设备等。
四、鼓励与会人员积极参与讨论会议的目的是促进交流和合作，因此要鼓励与会人员积极参与讨论。
在讨论过程中，要营造一个开放、包容的氛围，让每个人都有机会表达自己的观点和意见。
同时，要引导与会人员关注议题，避免偏离主题。
在讨论结束后，要及时总结讨论结果，并将结果反馈给所有与会人员。
五、做好会议记录和总结会议结束后，要做好会议记录和总结工作。
会议记录应该包括会议时间、地点、参加人员、讨论内容等详细信息。
总结应该包括会议达成的一致意见、下一步计划等重要信息。
总结应该清晰明了，便于理解和应用。
同时，要将总结结果及时反馈给所有与会人员，以便他们了解会议成果和应用效果。
六、跟踪执行情况并反馈结果最后一步是跟踪执行情况并反馈结果。
在会议结束后的一段时间内，要关注会议成果的应用情况，了解存在的问题和困难，并及时反馈给相关人员或团队。
有效组织会议的技巧
有效组织会议的技巧会议是组织各方参与者互相交流、协调工作的重要场合。
然而，很多人对会议感到厌烦和浪费时间。
为了确保会议的高效性和有益性，以下是一些有效组织会议的技巧。
1. 明确目的和议程确保每次会议都有明确的目的和议程是非常重要的。
在会议开始前，明确确定会议的目标，并为每个议程项目设定时间。
这样可以帮助参会人员知道每个议题的重要性和讨论的优先级，避免浪费时间在次要问题上。
2. 精确的时间安排充分利用每个会议的时间非常重要。
确保会议按照预定的时间开始和结束，并给每个议题分配合理的时间。
如果发现某个议题在讨论过程中耗费了太多时间，可以将其放到下一次会议或进行进一步研究和讨论。
3. 清晰的会议结构一个良好的会议结构可以帮助参会者更好地理解和参与讨论。
确保会议的各个议题之间有逻辑和连贯性，并根据需要安排适当的小组讨论或团队活动。
提前告知参会人员会议结构，以便他们准备相应的材料和想法。
4. 充分准备和提前传递材料准备充分并提前将相关材料传递给与会人员非常重要。
这样可以确保参会者对会议议题有所了解，并准备发言或提供意见。
通过提前传递材料，参会人员可以更好地做好准备，讨论更加有针对性。
5. 促进积极参与会议的成功在很大程度上依赖于参与者的积极参与。
为了鼓励参会人员的参与，可以在会议中开展小组讨论或使用互动工具，如投票系统或在线问答平台。
此外，鼓励参会人员分享自己的经验和见解，让每个人都感到受到重视。
6. 有效管理会议时间时间管理是组织会议的关键要素之一。
主持人应该在会议进行中充当一个时间守护者的角色，确保每个议题都按照预定时间进行讨论。
同时，主持人应该学会合理分配时间，避免某些议题占据过大的时间，损害其他议题的讨论空间。
7. 激发创新和解决问题的讨论会议是一个促进创新和解决问题的良好平台。
主持人可以引导参会人员分享和讨论新的想法、建议和问题。
为了更好地推动这种讨论，可以设定一个安全和非批判性的环境，鼓励大胆提出自己的想法，并推动各种可能的解决方案的探讨。
会议组织流程及注意事项
会议组织流程及注意事项一、会议组织流程1.确定会议目标：明确会议的目的和预期成果，并将其提前告知与会人员。
2.制定会议议程：根据会议目标，确定会议的议程，并按照时间顺序列出会议的各项议题。
3.邀请参会人员：根据会议的性质和议程确定邀请的参会人员名单，并提前向他们发出邀请函及会议通知。
4.安排会议场地和设备：根据会议规模确定会议场地，并确保场地和设备的充分准备。
包括会议室、投影仪、音响设备、白板等。
5.准备会务资料：准备与会议相关的资料包括会议议程、与会人员名单、会议材料等。
6.会议前准备：提前到达会场，确认设备状态和场地布置，检查会议资料的齐全性。
7.会议开场：主持人宣布会议开始，并根据会议议程逐一进行议题讨论。
8.记录会议要点：安排专人负责会议记录，将会议要点记录下来，包括与会人员发言要点和决议结果。
9.会议总结和总结报告：会议结束后，主持人进行会议总结，并整理成总结报告，向参会人员发布。
10.会后跟踪：会议结束后，根据会议的决议，做好跟踪工作，确保各项任务的实施。
二、会议组织注意事项1.确定会议目标：明确会议的目标是召开会议的首要任务，只有明确目标才能为会议的组织和议程确定提供准确的方向。
2.合理安排时间：根据与会人员的可用时间、议题的重要性和复杂度等因素，合理安排会议的时间，避免会议时间过长或过短。
3.制定会议议程：会议议程应尽量详细，包括议题的顺序、预计讨论时间和发言人等信息，以便参会人员提前准备。
4.邀请参会人员：核实参会人员的身份和职务，并确保邀请函及会议通知发送及时，以便他们有足够的时间作好准备。
5.准备会务资料：会议资料要提前准备齐备，确保参会人员在会议开始前获取，以便对会议议题进行深入研究和准备。
6.会议主持人的选择：会议主持人应具备较好的语言沟通能力和组织能力，能够控制现场的氛围和议程的推进。
7.会议记录：指定专人负责会议记录，及时记录发言要点、决议结果等。
会议记录是会议成果的重要一环，要准确、详细。
会议 组织方式 讨论 议题
会议组织方式讨论议题会议是一种常见的组织方式，用于讨论特定的议题。
在会议中，参与者可以集中讨论问题，相互交流意见，并最终达成共识。
为了高效地组织会议，确定一个明确的议题是必要的。
议题可以是任何需要讨论和决策的问题，例如公司业务计划、团队项目进展或者社区活动安排。
确保议题明确，可以帮助参与者有针对性地准备并提出相关观点。
在会议中，组织方式是关键因素之一。
有多种方式可以组织会议，以适应不同的讨论需求和参与者数量。
以下是几种常见的会议组织方式：1. 全体讨论会：所有参与者坐在一起，讨论、辩论议题。
这种组织方式适用于小规模会议或者需要大家共同参与决策的议题。
主持人通常会掌控讨论的进行，确保每个人都有机会发表意见。
2. 小组讨论会：将参与者分成几个小组，每个小组讨论特定议题，并最后向全体报告讨论成果。
这种组织方式适用于较大规模的会议，可以提高参与者的参与度和主动性。
小组讨论会可以充分利用不同人的专业知识和经验，促进全面的思考和多元化的解决方案。
3. 圆桌会议：与全体讨论会类似，但只有少数人被邀请参与。
圆桌会议通常用于高层和关键决策层之间的讨论，以便更集中地探讨议题。
参与者可以自由表达自己的观点，推动决策的制定。
4. 视频会议：利用通信技术，将远程参与者连接在一起，进行讨论。
视频会议成为全球化时代的常用方式，可使参与者无论身在何处，都能方便地参与讨论。
这种组织方式节省了时间和成本，提高了合作效率。
无论采用何种组织方式，会议的目标都是为了让参与者能够充分交流，共同解决问题或制定决策。
通过明确的议题和有效的组织方式，会议可以成为一个促进合作和创新的平台。
《会议的组织》课件
会议方法与技巧
会议的方法
圆桌讨论、小组讨论、头脑风暴等。
会议的技巧
倾听技巧、提问技巧、引导技巧等。
结束语
会议组织者的职责和责任
确保会议顺利进行，促进讨论和决策。
未来会议的展望
希望通过今天的学习，大家能更好地组织和 参与会议，推动团队和组织的发展。
会议的准备工作
1
会议时间、地点、参会人员
ห้องสมุดไป่ตู้
2
确定
确定会议的时间和地点，并邀请相
关人员参加会议。
3
会议通知发出
4
及时向参会人员发出会议通知，提 醒他们出席会议并了解会议议程。
会议主题确定
明确会议的主题和目标，确保会议 有明确的议题。
会议议程制定
制定会议的详细议程，包括每个议 题的时间安排和讨论内容。
会议的主持与议程
主持人的职责与 技巧
• 确保会议秩序井然 • 促进讨论和决策过程 • 平衡各方意见和权
衡决策
会议议程的确定 与修改
• 根据会议目标调整议程 • 在会前和会中灵活
调整议程 • 确保议程内容充实有序
发言顺序安排
• 根据议程安排发言 • 平衡主题和话题的权重 • 鼓励多样性和相互尊重
会议的组织管理
会议记录与报告
记录会议讨论的要点和决策结果，并及时向参 会人员发送会议纪要。
参会人员离席与旁听
允许参会人员因特殊情况离席，以及邀请旁听 人员参与会议。
参会人员的发言
给予每个参会人员充分的发言机会，促进信息 和意见的交流。
会议效果评估
评估会议的效果和目标达成情况，为下一次会 议的改进提供参考。
会后工作与总结
1 会议纪要的撰写
会议组织流程表
会议组织流程表一、会议前准备阶段1.明确会议目的和主题在组织任何会议之前，首先需要明确会议的目的和主题。
确保明确会议的目标，以便能够更好地组织和安排相关内容。
2.确定会议时间和地点根据参会人员的日程安排，确定会议时间，并选择适合的地点。
确保会议地点的设施和舒适度能够满足会议需要。
3.编制参会名单根据会议的主题和目的，确定需要参加会议的人员名单。
确保所选人员与会议议题相关，并具备对议题有所贡献或决策权的能力。
4.发送会议通知在会议前合理的时间内，通过邮件或其他适当的方式发送会议通知。
通知中应包含会议的时间、地点、议题和参会人员等信息，以便参会人员做好准备。
5.准备会议议程根据会议的目的和主题，编制会议议程。
确保议程清晰明确，包含议题、讨论时间、讨论方式等细节，以便会议能够有条不紊地进行。
6.筹备会议所需材料根据会议议程和讨论内容，准备与会议相关的材料和文档。
确保这些材料能够支持会议的讨论和决策过程。
7.安排会议设备和技术支持根据会议的需要，提前安排好会议所需的设备和技术支持。
例如，投影仪、音响设备、会议记录设备等，以确保会议顺利进行。
二、会议进行阶段1.主持人开场在会议开始前，主持人应开场介绍并欢迎与会人员。
简要说明会议的目的和议程，以及会议的规则和形式。
2.按议程顺序进行按照事先准备好的议程顺序，逐一进行会议议题的讨论和决策。
确保议题之间的逻辑关系和讨论的先后次序合理。
3.留足时间进行讨论和提问在每个议题之后，给予与会人员足够的时间进行讨论和提问。
积极鼓励参会人员提出观点和意见，并确保讨论的公平和有序进行。
4.记录会议要点和决策在会议过程中，及时记录会议要点和决策结果。
确保这些记录准确完整，并能够为会议后的跟进工作提供参考。
5.促进有效沟通和合作主持人应积极引导和促进与会人员之间的有效沟通和合作。
鼓励参会人员提出建设性的意见和解决方案，以便达成共识和决策。
6.控制会议时间确保会议的进度和时间控制在议程规定的范围内。
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大中型会议一般安排在会议厅。 会议厅的前方安排主席台和讲台。主席台 应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他 颜色桌布。台上方或后方悬挂会标。台前 可放置鲜花。面对主席台的是与会者席位， 应有桌有席。
2、主席台席位 重大会议的主席台应讲究排列。主席台席 位视人数设一排或数排，第一排席位为单 数。席位的次序以主席团成员的职务高低， 对会议的重要程度而定。 第一排正中是首席，其次是左位，其次是 右位，先左后右。前排为主，后排为次。 在席前放置姓名牌，便于按位入座。
会后工作
一、会后事务 会后事物主要有会场清理、人员离会、会 议决算三个方面。 1、会场清理 会场的临时布置要撤除，一应用具、用品 要清点、归好。搬动过的桌椅要恢复原样。 会场要打扫干净。会议学习的文件应收回 粉碎。
2、人员离会 跨地区的会议要及时安排与会人员返回。 提前准备返程车、船、机票等交通工具。 3、会议决算 决算应与预算大体相当。如果决算大于预 算，应在决算表中注明情况，然后提交领 导审核，再到财务部门结账。
2、工作报告 工作报告是会议的主要文件，其中的主要 内容往往是会议讨论的中心议题。工作报 告必须有实质性的内容，既可以是对前阶 段工作成果、经验、缺点的回顾与总结， 也可以是对后阶段工作提出计划、预算、 部署或展望。
3、发言稿 即工作报告之外的其他与会者的发言稿。 发言稿的内容要有所侧重，或是背景介绍， 或是财政开支或是人事管理等。发言稿有 的由发言人亲自撰写，有的由秘书代为起 草，发言人再修订定稿。
5、时间 会议时间有三种含义： （1）一是指会议召开的时间； （2） 二是指整个会议所需要的时间、天数； （3）三是指每次会议的时间限度。
每次会议时间最好不超过一小时。如果需 要更长时间，应该安排中间休息。
6、地点 会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地 区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使 会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考 虑多种因素。 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化 等大因素；专业性会议，应选择富有专业特征的 城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经 常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址， 还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候 与环境条件等因素。
注意事项
秘书在筹备例行会议的时候，最容易出现 这么两种情况： 一是掉以轻心。 另一种是将就凑合。
会间工作
会间工作指从会议开始到结束期间秘书人 员应做的工作，包括会场的组织与服务、 会议信息的收集与编发、会议形成文件的 起草等工作。
一、会场的组织与服务 1、报到与签到 2、材料发放。准备会议资料时，不能是 有多少代表就打印多少份，一定要有富余 。 3、会场服务：引导与会者入席、退席、 茶水供应，指导与会者使用会场的生活设 施等； 4、会场临时调度
3、会场设施 会场设施都必须在会前准备齐全，如扩音、 录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、 风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。 仪器、设备应事先反复检查。
4、其他准备 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、 住宿；会场外应有医护人员值班。重要会 议还应有安保人员和保密措施。 如计划安排参观、考察、游览等活动，也 应在会前做好准备。
会议概述
一、会议的分类 会议按照不同的标准划分为不同的类别： 按内容、性质分，分为代表大会、工作会议、学术会议 等； 按会议的形式，分为小组会、座谈会、报告会等； 按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待 会等； 按人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议； 按会议召开的规律或日期，分为定期例会、临时性会议；
Байду номын сангаас
4、名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称。这个名 称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加 对象、主办单位或组织、时间、届次、地点、范 围、规模等。 具体的一次会议不可能也不必显示上述全部项目。 如“中国共产党第十四届中央委员会第一次全体 会议”只显示了会议召开的组织、届次、范围， “上海各界人士纪念反法西斯战争和抗日战争胜 利五十周年大会”则显示地区、参加对象、性质、 内容、时间、规模等。 会议名称必须用确切、规范的文字表达。 会标必须用全称。
三、会议文件的起草 这里的会议文件指的是会议开始之后到结束之前 所形成的文件，主要有闭幕词、会议决定、会议 纪要、会议总结等。 1、闭幕词 比开幕词长，对会议成果作概要的总结，对会议 决定、执行提要求，对来宾表示感谢，对与会人 员表示祝愿等。 2、决定 3、会议纪要：适用于全体会议、代表性会议等 4、会议总结：内部文书，总结会议的经验、教 训等。
案例 1
一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘 负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和 录音机磁带安排好以后，还事先调试了一 番，觉得效果不错，小刘放心地做其他的 事情去了。会议结束后，主任要小刘把录 音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟 听起来还不错，但越听越不清晰了，到后 来竟然完全是一片噪声。报告自然是没有 整理出来，小刘应怎样总结教训呢？
秘书做会议准备时要向上司确认以下几点： 1、上司是作为主持人还是作为成员参加 会议。 2、是常规会议还是临时会议。 3、会议召开的时间和地点。 4、参加会议的人数和预算。 5、向与会人员发开会通知的期限。
6、相关会场的布置。 7、需要准备的物品和资料。 8、有关用餐等招待工作。 9、是否需要做会议记录。 需要注意的是，对于那些内容机密的会议， 如果上司不交代，秘书就不要过问会议的 内容、目的和开会方式等。
会议通知 兹定于1996年8月15日上午9时在上海大学文学院召开 第四次全国秘书学学术研讨会，会期三天，内容如下： 1、交流秘书学教学研究中的新经验、新信息； 2、讨论当前秘书工作的新形势、新问题； 3、研究涉外秘书人才的培养问题 请接到本通知的专家、学者作好准备，准时参加。 高等院校秘书学学会秘书处 一九九六年七月十日 附：报到日期：8月13、14两日 机场、火车站、码头均有人接站 回执：请于开会前7天寄回 地址 电话（略）
二、会议文书立卷 会议所形成的正式文件以及会议记录应该 列入立卷范围。 三、会议传达 大多数会议内容都要进行传达。会议传达 必须确定内容、程度、范围、层次、时间、 方式等。
四、会议催办 会议催办是指会议决议、决定等贯彻执行 的催办，是管理过程中非常重要的一环。 催办的形式有以下三种 1、发文催办 2、电话催办 3、派员催办
2、会议成本预算 有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会 期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。 会议成本包括两部分，一部分是“显性成本”， 如会场租借费，文件材料费，与会者的交通费、 食宿费等。 一部分是“隐性成本”，即与会者因参会而损失 的劳动价值。这部分劳动价值以每小时工资的3 倍再乘以2计算。
在做会议记录时，应注意以下几点： 1、会议记录的重点应放在记录讨论的观 点、决议、决定。 2、即使要求详细记录，也不是有言必录， 对于一些与会议主题无关的发言可以不记。 3、如果当时漏记了内容，可事先做出记 号，然后对照录音磁带修改。
2、会议信息的主要形式是会议简报。 会议简报的字数在二三千左右，但内容广， 有会议的综合报道，又有发言摘要，也有 花絮新闻，内容都经过核实，具有高度的 真实性和新闻性。
四、会议议程、程序的拟定 1、议程。将议题排列次序。 2、程序。将议程具体化的内容与项目。 3、日程表和作息时间表。会议超过一天 的会议，应制定出日程表和作息时间表。
五、会议通知的发送 会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。 1、本单位的小型会议，可采用口头、电话、书 面签知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须 寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请 信。 2、会议通知要写明会议召开的时间、需用时间、 地点、会议名称、主要议题、参加对象、须作什 么准备、接站方法等，最后应有召集单位的署名、 联系地址和电话，通知发出日期和公章。 3、邀请性会议的通知应提前两周以上并附加回 执，是否出席会议的答复期限。
二、会议的要素 会议包括六个要素，与会者、主持人、议 题、名称、时间、地点。 1、与会者 与会者就是参加会议的正式成员，包括主 持人，也包括秘书，但不包括在会场的其 他服务人员。 原则上，参加会议的人员应做到：该参加 的一个不少，不该参加的一个不多。
2、主持人 主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往 是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和 取得预期效果起着领导和保证作用。 会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人， 或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情 况：一种是当然主持人，是由组织的章程或法规 决定的。如单位的工作例会由单位领导人主持， 党组会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。 主持人因故不能主持会议时，也可以委托副职或 其他相应的负责人主持。
会前准备
一、会议计划和成本预算 秘书一旦接受筹备会议的任务，就要着手 准备做会议计划。 1、会议计划 会议计划首先明确会议的目的、任务、名 称、出席对象、主持人、规模、召开时间、 需用时间、地点、议程等。
其次，会议应做哪些准备工作，如需用哪 些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、 车辆，是否安排参观、文化娱乐活动等。 再次，决定会议的工作人员和服务人员， 必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委 员会。
另一种是临时的主持人，比如各种代表会 议，或几个单位，几个地区的联席会议， 则由代表们选举或协商产生。
3、议题 议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题， 或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重 要性，又必须具有明确性和可行性。 议题的产生通常由两种情况：一种是领导根据需 要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后 提出，再经领导审定的。 有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”， 由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的 “提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会 议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法 性。