文件编写要求及编号原则
文件编写要求及编号原则
目的：
规范质量体系文件的编写格式，明确各类文件的编号原则。
范围：
所有可口可乐质量系统内部文件、外来文件、记录及配方。
定义：
内部文件：由津美公司建立产生的TCCQS文件及记录；
外来文件：外部获得、公司必须遵守的可口可乐总部要求、国家法律法规、ISO标准、配方、设备资料说明书等；
职责：
1.文件管理员：
确认所有质量体系文件的格式符合要求及所提供文件编号的唯一性；
2.文件编写人：
按照本文件的要求编写相关文件；
3.文件审核人：
按照本文件的要求审核相关文件；
4.文件批准人：
确认所批准文件的编写内容及格式符合本文件的要求。
程序：
1.文件格式要求：
1.1纲要和程序的编写要求：
所有纲要和程序的文件必须包含下述所有的项目内容并按照统
一的书写格式要求编辑。
1.1.1封页：
页上端第一行标明公司名称、文件类型；页上端第二行
标明文件名称；以上两行内容用双实线做外框，第一、
二行之间用单实线隔离，行间距为单行间距；第三行为
“可口可乐质量系统”字样的标题，使用36号、宋体、
居中，与第二行的间距为108磅；第四行有TCCQS
的图标，图标高2.24"、宽3.18"，左右居中；第五、
六行分别为文件的审核和批准，外框格式及行间距同
第一、二行，文字左对齐；
1.1.2页脚：
两行带边框线的文字说明，边框线格式及行间距同封页
的第一和第二行；第一行最左边包含“发布日期”的字
样，冒号（：）后为相应的日期，日期格式使用‘年/月
/日’的格式，年份使用四位数字、月份和日期使用
两位数字，例如：2005/01/05；第一行中间为“生
效日期”格式同“发布日期”；第一行最右端为“信
息分级”标明该文件的密级；第二行最左边为“文
件名称”，中间为：页码和总页数，使用页脚中的自动格
式，格式表示为“共X页第X页”最右边为文件编号；
1.1.3打印文件有效性提示：
每页的页眉必须标注；要求参见本文中1.3.10的内容；
1.1.4文件标题：
在第二页第一行输入文件名称，使用16号、黑体左右
居中；
1.1.5目的：
第二页第二行，解释为什么要编写该文件；
1.1.6范围：
在目的之后，说明本文件覆盖的主要运作区域或运作
范围，格式同‘目的’；
1.1.7定义：
在范围之后，对在运作过程中不普遍使用的或者需要
特别说明其含义的名词进行阐明；
1.1.8职责：
在定义之后，简要说明谁负责做什么，编辑格式与‘目
的’的要求相同；
1.1.9程序：
在职责/纲要概述之后，清楚地描述有关责任人必须进行
的操作，要指明相关责任人在何时、利用什么资源、如
何进行操作；
1.1.10培训：
在程序之后，说明哪些环节或人员需要培训，以
保证纲要的运作有效。程序文件如果无特别的培训需求
可按所支持纲要的培训说明执行。
1.1.11纠正措施：
在培训之后，具体描述如果出现不符合项如何采取
纠正措施予以改正。程序文件如果无特别的纠正措施
说明可按所支持纲要的纠正措施要求执行。
1.1.12记录保持：
在纠正措施之后，列明支持本纲要/程序的有关记录以证
明本文件的有效。所列记录使用项目符号用以统计数量，
罗列的所有记录保持其编号在前、名称在后，记录名称
不使用书名号；
1.1.13参考文件：
在记录保持之后。纲要文件需列明其所支持总部手册中
的要求、ISO9000、ISO14000、OHSMS18000和CNAB-SI52
的有关要素；SOP需列明所支持的纲要文件。参考：
DM-011-FM 《Documents Cover Requirements》和
DM-014-FM《文件体系对照表》；
1.1.14相关文件：
在参考文件之后。纲要文件需列明支持本纲要的SOP
明细，此外还包括与本纲要有关的其它纲要/标准操
作程序等文件明细；程序文件需列明与本程序文件相关
的文件目录；
1.1.15修订情况；
说明文件的建立/修改情况，包含：修订次数、修订页、
说明和日期，以表格的形式列明；
1.2规程/附录文件：
规程/附录文件可以没有目的、范围、定义等项目。但是必须包
含以下基本信息：文件名称、文件编号、发布日期、生效日期、信息分级、页码、审核、批准；
1.2文件编写基本信息说明：
1.2.1文件名称：文件内容概述
1.2.2文件编号：按照本程序中的编号原则确定
1.2.3审核：文件审核人员确认及签字位置
1.2.4批准：文件批准人员确认及签字位置
1.2.5生效日期：文件的实施日期
1.2.6建立日期：文件初始建立时间
1.2.7信息分级：参见DM-001-PM《文件和记录管理纲要》
1.1的要求；
1.2.8页码：文件当前页码及总页数；
1.2.9有效性提示：每页的页眉必须包含打印文件有效性的
提示，使用“本打印文件自XXXX-XX-XX起三日内有效”；
其中，XXXX-XX-XX表示顺序为年-月-日的日期格式，
日期使用页眉的自动日期设置；
1.2.10字体：所有项目的标题文字使用14号、黑体、左对齐；
所有纲要、SOP的正文字体如不做特别说明均
使用12号、宋体；
1.2.11间距：所有的纲要、SOP文件中各个项目间段前距离为
12磅，正文部分的行间距为1.5倍；
1.2.12项目符号：使用数字多级项目编号；例如：第一级项
目符号为‘1.’、第二级为‘1.1’、第三级为
‘1.1.1’；
1.2.13引用文件格式：正文中引用的所有文件、记录必须使
用统一的格式：编号在前、名称在后、名称区域使用
双书名号。
1.2.14突出修改：申请文件修改时要同时提交草稿文件，使
用修订功能显示修改痕迹。
2.文件编号原则：
2.1质量体系内部文件编号原则：
2.1.1三-四段式文件编号方式：
编号形式：AA-BBB-CC-XX，每段之间用分隔符连接。
AA：第一段，质量体系运作过程的英文代码。用两位
大写文字母表示，参见本文中“过程名称及代码
对照表”；
BB：第二段，文件建立顺序号。用三位数字表示，从
001开始；
CC：第三段，文件类型代码。用两位大写字母表示，
参见本文中“文件类型代码对照表”。
XX：第四段，可选段，可根据需要设置，用数字表示
2.1.2文件编号举例：
DM-001-PM 文件和记录管理纲要
DM-004-PR 记录保持程序
DM-005-WA 文件管理流程图
TR-007-WI 员工手册
IA-003-FM 内审不合格一览表
2.1.3过程名称及代码对照表：
过程名称及代码对照表
文件类型代码对照表
2.2外来文件编号原则：详见DM-003-PR外来文件管理程序。
3.记录编号原则：
3.1记录编号形式：
XX-YYY-FM 每段之间用分隔符连接。
XX：记录所支持的纲要/过程代码，参照本文2.1.3条；
YYY：顺序号，用三位数字表示，从001开始；
FM：表示记录。
参考文件：
本文件支持：
1DM-001-PM文件和记录管理纲要
公司文件编号规则
重庆富士电梯有限责任公司管理文件 1.目的 为了使公司文件易于识别和检索，特制定此编号方法 2.适用范围 适用于富士电梯公司各部门制定的与质量、环境、职业健康安全管理体系相关的文件及记录。 3.职责分配 3.1质安中心负责编号方法的解释工作。 3.2质安中心负责公司管理手册和程序文件的编号，其它文件及记录由各制定部门根据此编号方法进行编号。 4.内容和要求 文件编号写在公司标准模板相应的位置，受控文件的分发号写在右上侧，分发号按部门代号来编。 记录编号应写在记录的上左侧，记录的序号写在右上侧。 4.1质量手册编号为： FJ/QCTEOMS/M口口 -口口口口 FJ是本公司的代号 QCTEOMS 代表质量环境职业健康安全（五标）管理体系 M是管理手册的代号 口口是顺序号 口口口口为编制时的年号 4.2程序文件编号为：FJ/QCTEOMS/P口口-口口口口 FJ是本公司的代号 QCTEOMS 代表质量环境职业健康安全（五标）管理体系 P是程序文件代号 口口是程序文件顺序号 口口口口为编制时的年号 4.3其他文件编号为： FJ/QCTEOMS/口/口口口口口-口口口口 FJ本公司的代号 QCTEOMS 代表质量环境职业健康安全（五标）管理体系 口是文件种类代号，管理制度为 C;作业文件为 S; 口口是部门代号，具体如下：人力行政中心为RX；信息中心为XX；质安中心为ZA；技研中心为JY；财会中心为CK；营销中心为YX；营运中心为YY；维保中心为WB。 口口口是文件编制顺序号(2位阿拉伯数字) 口口口口为编制时的年号 4.4记录编号为：FJ/QR/口口口/口口口口 FJ本公司的代号 QR为质量记录代号
产品图样和技术文件编号管理办法
产品图样和技术文件编号管理办法 1. 目的 1.1 为规范本公司产品设计管理，便于技术文件资料的标识、使用、表明技术文件和图样的不同类型和不同性质； 1.2 编号管理方法被有效地运用。 2. 范围 本公司所有的技术文件及图样，包括自行设计的产品图纸、零部件图纸、自行编写的技术条件、安装使用说明书、试制鉴定大纲、工艺文件，作业指导书等的编号。 3. 参考资料 JB/DQZ0133.9-1985 电工产品图样及技术文件编制导则产品图样及技术文件十进位分类编号法 4. 编号方法 4.1 图样和文件组成的形式 图样和文件的组成方式有两种：基本代号系统和补充代号系统。 4.1.1 基本代号系统：它由以下三部分组成，它适用于单一类型的产品或组成部分的图样或文件编号 a.企业代号 b.特征代号 c.序号 基本代号系统排列顺序如下： 序号 组 类特征代号 部 级特征代号 企业代号 4.1.2 补充代号系统：它由基本代号系统加上类型序号组成，它适用于具有多个类型的产品或组成部分的图样或文件编号 补充代号系统排列顺序如下
型序号 特征代号 特征代号 4.2 编号组成形式的确定原则 4.2.1 企业代号 本公司的企业代号为“YCD”。 4.2.2 特征代号 特征代号由四个阿拉伯数字组成，自左至右顺次表示级、部、类、组。为了能更明显地区分对象的级别，规定将级的代号与企业代号写在一起（产品及其组成部分以及技术文件的分级详见表1）。部、类、组的代号写在企业代号之右。 4.2.3 序号 序号采用四位阿拉伯数字，用以确定在该特征代号范围内的具体编号顺序，称登记序号。4.2.4 类型序号 对于某一产品或组成部分（组件、部件、零件）在确定其特征代号后，因又不是单一的类型（品种、规格），而是多个类型，在对图样或文件进行编号时，应采用补充代号系统形式，类型序号应按类型数量的多少而定，从阿拉伯数字“1”开始，按数字的连续、递增顺序编定。 4.2.5 编号时，应在企业代号、特征代号、序号、类型序号间用小圆点“．”隔开（小圆点点在右下角）。 4.2.6 每一产品及其组成部分都应以一物一号为原则绘成标准幅面的单份图样并编写代号。对不同对象的图样不得使用相同的代号，反之，相同的图样又不得使用不同的代号。也就是说每份图样或文件必须有其专用的代号。 4.2.7 两种编号形式的选择方法 4.2.7.1 单一类型的产品、组件、部件、零件的图样应单独绘制，这种图样的代号应按基本代号系统来编定。 4.2.7.2 对于一种产品，因具有多个类型的整件、组件、部件、零件，其外形完全相同，而尺寸却不一样，它们在绘制成单独的图样时常常绘制成表格图，这种图样应按补充代号系统来进行编号。 4.2.8 两种编号组成形式示例
公司文件编号规则84050
中电新源文件编号规则 1. 目的 加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。 2. 适用范围 适用于公司文件的编号管理和控制。 a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。 b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3. 编号办法 3.1 公司名称约定 公司全称：中电新源智能电网科技有限公司 简称：CPHV 3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd yyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。 mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。例如：2012-10-12表示（2012年10月12日） 3.3 文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2
等。 3.4 技术文件命名格式：CPHV-TT-NN-YYYY-MM CPHV：公司名称缩写 TT文件类型： SC：质量手册 CX：程序文件 JS：作业指导书、说明书等 GL:操作规程，计算书等 ZD：制度 JL：记录 NN：版本号，参见3.3节 YYYY-MM：年月 3.5 其他文件的编号 3.5.1 公司规章制度和管理文件 公司规章制度和管理文件的编号格式为：CPHV(-DN)-TT-nnn-dd-YY DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略； 如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下： 质量部QM 综管部：ZG 生产部：SC 工程部：GC 研发部：YF 市场部：XS 财务部：CW
信息技术部各类文档命名规范.doc
文档索引：NIAT-GF-MM-1213-04 宁波东大智能 文档命名规范 宁波柴天佑院士工作室 宁波东大自动化智能技术有限公司 信息技术部 2010年12月13日
文档修订 抄送人：项目经理、客户经理、客户代表、项目组成员、SCCB（在项目实际应用时最好写明抄送人的姓名）
目录 一、部门规范 (4) 1.1数据库设计规范文档命名 (4) 1.2代码编写规范文档命名 (4) 1.3界面风格规范文档命名 (4) 1.4文档编写规范命名 (4) 1.4.1需求分析文档命名 (4) 1.4.2编码设计文档命名 (5) 1.4.3数据库设计文档命名 (5) 1.4.4操作需求文档命名 (5) 1.4.5功能设计文档命名 (5) 1.4.6软件详细设计文档命名 (6) 1.4.7软件测试文档命名 (6) 1.5软件视频命名规范 (6) 1.6用户手册文档命名 (6) 二、部门管理规范 (7) 2.1下厂任务单命名 (7) 2.2下厂总结报告命名 (7) 2.3软件功能验收文档命名 (7)
一、部门规范 1.1数据库设计规范文档命名 软件功能开发过程中，要遵循公司的数据库设计规范文档。数据库设计规范规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编号+数据库代号+编写日期+ 举例：NIAT-GF-SJK-121301 1.2代码编写规范文档命名 软件功能开发过程中，要遵循公司的代码编写规范文档。代码编写规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编号+代码代号+编写日期+序列号，中 举例：NIAT-GF-DM-121301 1.3界面风格规范文档命名 软件功能开发过程中，开发的软件要进行界面风格的统一，要遵循公司的界面风格规范文档。界面风格规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编 举例：NIAT-GF-JM-121301 1.4文档编写规范命名 1.4.1需求分析文档命名 软件功能开发之前，要对用户的要求进行需求分析，编写需求分析文档。需求分析文档的命名，遵循以下格式：模块编号+需求代号+编写日期+序列号，中 举例：M2-XQ-1208-01
公文编号规则
公文编号规则 公文编号至少应包括年度代码、发文单位简称、发文顺序代码。 （1）红头文件以公司简称+年度代码+发文序号进行编号，以2009年下发的第10份文件为例： 发文单位全称或规范化简称文件编号 明宇实业集团有限公司明实发【2009】10号 明宇实业〃明宇旅业集团明旅发【2009】10号 明宇实业〃明宇置业集团明置发【2009】10号 宇豪酒店股份有限公司宇股发【2009】10号 莱茵威尔农业开发有限公司莱威农发【2009】10号 南充宇豪酒店有限公司南宇酒发【2009】10号 南充宇豪〃东方花园酒店有限公司南宇东发【2009】10号 成都宇豪〃罗曼大酒店有限公司成宇罗发【2009】10号 成都宇豪〃金荷花酒店有限公司成宇荷发【2009】10号 成都宇豪〃金港湾酒店有限公司成宇港发【2009】10号 成都明宇尚雅饭店有限公司成明尚发【2009】10号 四川明宇房地产开发有限公司川明房发【2009】10号 丰泰（四川〃南充）房地产开发有限公司南丰房发【2009】10号 四川华科建设工程有限公司川华建发【2009】10号 南充宇豪物业管理有限公司南宇物发【2009】10号 南充市恒盛商贸有限公司南恒商发【2009】10号 （2）内部公函编号应包括单位简称的大写字母（2—4位数）、日期（6位数）、当月发函的顺序（2位数）。以2009年4月3日发的第4份内部公函为例，各单位内部公函编号为：
单位名称内部公函编号明宇实业集团有限公司MY09040304 明宇实业〃明宇旅业集团MYLY09040304 明宇实业〃明宇置业集团MYZY09040304 宇豪酒店股份有限公司YHGF09040304 莱茵威尔农业开发有限公司LYWE09040304 南充宇豪酒店有限公司YH09040304 南充宇豪〃东方花园酒店有限公司YHDF09040304 成都宇豪〃罗曼大酒店有限公司YHLM09040304 成都宇豪〃金荷花酒店有限公司YHJHH09040304 成都宇豪〃金港湾酒店有限公司YHJGW09040304 成都明宇尚雅饭店有限公司MYSY09040304 四川明宇房地产开发有限公司MYFC09040304 丰泰（四川〃南充）房地产开发有限公司FTFC09040304 四川华科建设工程有限公司HKJS09040304 南充宇豪物业管理有限公司YHWG09040304 南充市恒盛商贸有限公司HSSM09040304
技术资料管理办法
1.总则 1.1为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各部门服务，特制订本管理制度。 1.2加强技术文件和资料的控制，防止失效或作废的技术文件和资料被误用。 1.3 定型技术文件原件及其他重要文件（如合同、协议、公司对外发放红头文件等）由综合部统一归档；技术部留存复印件，未定型技术文件由技术部统一管理。 1.4建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。 2.技术文件资料的归档 2.1 每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，由技术部经理审查后及时向公司综合部移交归档。 2.2各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理移交手续，签字归档备查。 2.3 归档文件和资料的种类
2.3.1产品文件和资料 开发协议/技术协议、设计任务书、产品图（包括二维、三维图）、清单（材料、采购、图纸）、包装图、技术标准、设计更改通知单、设备文件（说明书、操作规程）、试验大纲、实验报告等。 2.3.2外来技术文件和资料 外来技术文件和资料包括： a、外来标准（采用的企业、行业、国家、国际标准等）； b、顾客或供应商提供的资料（图纸、技术要求、顾客工程规范、清单等）； c、顾客提供的样件。 2.3.3工艺文件和资料 控制计划、过程流程图、包装规范、特殊特性清单、PFMEA/DFMEA、作业指导书（打标、装配、检验、包装）等。 2.3.4办公文件及资料 规章制度、通知、会议记录、培训资料等。 3.技术档案的保管 3.1 综合/技术档案室应对技术档案进行分类、编目、登记、统计，编制目录，注明移交文件/资料名称、份数、时间、交接人，并备注用途。做到定位存放，妥善保管，方便利用。 3.2认真执行技术档案的保管检查制度，综合/技术部应在每年年底对档案联合全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以
体系文件编号规则
体系文件编号规则SUP-GM-R01 文件分发一览 销售部SD 客服部 CS 市场部 MK 研究所 R&D 综合管理部 GM 证券投资部 SI 生产部 PD 采购部 PU 财务部 FD 审计部 AD 计划部 PM 技术部 TD 品质部 QM √√√√√√√√√√√√√ 部门会签 部门签名部门签名 文件审批 编制审核批准 修改历史
版本修改描述日期编制人 A/00 首次发布2014.3.13 蔡媛媛
1. 目的： 对公司体系文件和记录的编号作出明确规定，规范统一体系文件的编号，便于文件及记录的识别和检 索。 2. 适用范围 ： 适用于公司与质量管理体系有关的所有文件及实施记录的编号。 3. 参考文件或标准 ： 无 4. 术语和定义： 无 5. 责任部门及职责： 综合管理部：负责制定统一的文件编号规则并监督执行。 其他相关部门：按照规则执行 6. 流程图 无 7. 控制要求 ： 7.1 质量管理体系文件的编号 7.1.1质量手册（一级文件）编号； SUP/QM 7.1.2 程序文件（二级文件）； SUP ×.×× - ×× 例如：SUP1.1-GM 《文件和记录控制程序》 7.1.3 支持性文件（包括操作指导书、检验规范、操作规程、内部标准、规章制度等，三级文 责任部门代码 1-2位流水号 分类号码： 1． 质量管理体系 2． 管理职责部分 3． 资源管理部分 4． 产品实现和运行控制部分 5． 检查、测量、分析和改进部分 公司名称代号
件）； SUP - ××- ×-××× 例如：SUP-GM-R01 表示综合管理部负责实施和控制的有关制度规定类文件。 7.2文件记录的编号和流水号 7.2.1 文件记录的编号 F ××/SUP ×××× 例如： 编号ESPBB1.1-QM 的文件产生的第一个记录为“F01/ ESPBB1.1-QM ”。 7.2.2文件记录的流水号 一般文件记录的流水号，按年份加3位阿拉伯数字流水号的形式编制。如：No.2014001, 表示2014年第一份记录。如记录表格较多，各部门可按年、月、日及字母缩写等形式编制流水号。 7.3 外来文件的编号 7.3.1 外来文件（国际标准、国家标准、行业标准、法律法规、客户要求等） 外来文件一律使用原文件编号 备注：部门代号采用英文名称的缩写字母表示，具体如下： 综合管理部:GM 采购部:PU 销售部:SD 客服部: CS 市场部:MK 研究所:R&D 技术部:TD 生产部:PD 品质部:QM 计划部:PM 两位流水号 部门内部分类代码（数字）如:不同班组（可选） 文件分类号： S ：企业技术标准、规范等（评判的准则） O ：作业指导书、实施的细则、指引等 R ：单项规定、制度等 责任部门代号 公司名称代号 产生该记录的文件的编号 两位流水号（01开始） 记录（表格英文Form 的第1个字母）
体系文件编号规则
体系文件编号规则SUP-GM-R01
版本修改描述日期编制人A/00首次发布2014.3.13蔡媛媛
1.目的： 对公司体系文件和记录的编号作出明确规定，规范统一体系文件的编号，便于文件及记录的识别和检索。 2.适用范围： 适用于公司与质量管理体系有关的所有文件及实施记录的编号。 3.参考文件或标准： 无 4.术语和定义： 无 5.责任部门及职责： 综合管理部：负责制定统一的文件编号规则并监督执行。其他相关部门：按照规则执行 6.流程图 无 7.控制要求： 7.1质量管理体系文件的编号 7.1.1质量手册（一级文件）编号； SUP/QM 7.1.2程序文件（二级文件）； SUP ×.××-×× 例如：SUP1.1-GM 《文件和记录控制程序》 7.1.3支持性文件（包括操作指导书、检验规范、操作规程、内部标准、规章制度等，三级文 责任部门代码 1-2位流水号 分类号码： 1．质量管理体系2．管理职责部分3．资源管理部分 4．产品实现和运行控制部分5．检查、测量、分析和改进部分 公司名称代号
件）； SUP -××-×-××× 例如：SUP-GM-R01表示综合管理部负责实施和控制的有关制度规定类文件。 7.2文件记录的编号和流水号7.2.1文件记录的编号 F ××/SUP ×××× 例如：编号ESPBB1.1-QM 的文件产生的第一个记录为“F01/ESPBB1.1-QM ”。7.2.2文件记录的流水号 一般文件记录的流水号，按年份加3位阿拉伯数字流水号的形式编制。如：No.2014001,表示2014年第一份记录。如记录表格较多，各部门可按年、月、日及字母缩写等形式编制流水号。 7.3外来文件的编号 7.3.1外来文件（国际标准、国家标准、行业标准、法律法规、客户要求等） 外来文件一律使用原文件编号 备注：部门代号采用英文名称的缩写字母表示，具体如下： 综合管理部:GM 采购部:PU 销售部:SD 客服部:CS 市场部:MK 研究所:R&D 技术部:TD 生产部:PD 品质部:QM 计划部:PM 两位流水号 部门内部分类代码（数字）如:不同班组（可选） 文件分类号： S ：企业技术标准、规范等（评判的准则） O ：作业指导书、实施的细则、指引等 R ：单项规定、制度等 责任部门代号 公司名称代号 产生该记录的文件的编号 两位流水号（01开始） 记录（表格英文Form 的第1个字母）
文件编号及格式编制规定
文件编号： 文件编号及格式编制规定 版次： 受控状态：
1.0目的 对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。 2.0适用范围 适用于本公司所有部门 3.0职责 3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、 记录编号及格式规定。 4.0工作程序 4.1质量手册的编号规定 HC / QM 质量手册 XX 4.2程序文件的编号规定 HC / QP —×× 程序文件 XX 4.3管理及操作性文件编号规定 HCYL—×××—××—××× 文件流水号 职能代号（见4.3.1） 文件分类（见4.3.3） 医疗 4.3.1 职能代号 “JZ”——技术质量 “SC”——生产采购
“SB”——设备 “RL”——人力资源 “BG”——办公室 “YC”——营销 “JL”——计量（监视和测量设备） 4.3.2文件分类 “SOP”——标准操作规程 “SMP”——标准管理规程 “STP”——技术、质量标准 “SOR”——记录 “CE”——CE技术文件 “QR”——确认 “YZ”——验证 4.4产品确认资料编号 HCYL –YZ/QR /×××—××× 确认或确认流水号 产品名称首位字母（大写三位） 验证/确认资料 医疗 4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示 如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示 4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。 如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。 4.4.3验证/确认版次、修订按管理及操作性文件执行。 4.5外来文件的编号 如果原文件有编号，引用原文件编号，如无编号按下列编号格式执行。 ×××—××××—××× 流水号
XX公司文件编号管理规定
广西桂平市中润地产顾问有限公司 中润行通字第（2017）001号 关于发布【锦洲·时代广场】营销中心 《文件编号管理规定》的通知 公司各部门： 为有效管理公司、部门层级起草的文件，确保各职责单位所使用的文件为有效版本，现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况，特制订广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》，具体如下。 该规定自2017年3月1日份起生效，请各部门遵照执行。 特此通知 广西桂平市中润地产顾问有限公司 2017年3月3日
报：总经理 抄：行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部 广西桂平市中润地产顾问有限公司 《文件编号管理规定》 一、目的 对公司、部门层级起草的文件进行有效管理，确保各职责单位所使用的文件为有效版本。 二、适用范围 广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。 三、文件编号细则 1、文件编号格式 2、文件分类
公司文件分为以下几类： 合同类：包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、 协议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订，不在本规定范畴。 制度、规定类：包括公司的各项管理制度、规定、决定等。 通知类：以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。 纪要类：以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。 公函类：以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。 申请、请示类：以公司名义向各合作单位、企业、上级机构、行政单位发出的各类申 请、请示。 报告、总结类：以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。 文件类别简称： 发文时对照文件类别使用上述简称。 3、发文单位及简称
某企业文件编号规范
保密级别： 公司内部 传阅范围： 公司内部 文件编号规范 20130101发布20130101实施
修改历史记录
目录 1 目的 (4) 2 使用范围 (4) 3 编号办法 (4) 3.1 公司名称及项目名称约定: (4) 3.2 日期表示 (4) 3.3 文件版本编号 (4) 3.4 技术文件命名 (5) 3.5 其他文件的编号 (6) 3.5.1 公司规章制度和管理文件 (6) 3.5.2 合同协议 (6) 3.5.3 传真 (6) 3.5.4 电子邮件的命名规则 (7) 3.5.5 外来文件 (7) 3.5.6 对外发文 (7) 3.5.7 会议纪要 (7) 3.5.8 其它文件 (8) 3.5.9 文件附件 (8) 4 编号管理 (9)
1 目的 确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2 使用范围 适用于公司文件的编号管理和控制： a)技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术 有关的各类文件和资料。 b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3 编号办法 3.1公司名称及项目名称约定: 公司全称为：南非中国制衣集团(北京) 本组织简称：CGMBJ 项目全称：CGM 企业信息管理系统 1.0版 项目简称：CGM v1 3.2日期表示 格式：yyyy-mm-dd 或yyyymmdd yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。 mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。 dd:用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。 例如： 2003-10-27 或20031027 表示（2003年10月27日） 3.3文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。 版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。 版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。 项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
部门技术文件的编号规定
部门技术文件的编号规定 1、目的： 使我公司各部门技术文件的编号统一、规范并处于受控状态。 2、适用范围： 适用于我公司各部门技术文件等。 3、编号原则： 本编号方法是借鉴国家有关标准，结合我公司实际情况，力求简明扼要，通俗易懂，使用方便。 4、编号方法： 4.1各部门技术文件的编号 a、各部门技术文件的编号由汉语拼音字母和数字编号方法。共有五部分组成：即公司简称、部门名称简称、部门技术文件简称、技术文件顺序号、编制年号。如图1所示。 编制年号 技术文件顺序号 部门技术文件简称 部门名称简称 公司简称（TYXNY） 图1各部门工艺装备编号 b、部门名称简称见表1。 表1 部门名称汉语拼音字母代号
c、部门技术文件汉语拼音字母代号见表2。 表2 部门技术文件汉语拼音字母代号 4.2 技术文件编号方法： a、技术文件的编号由汉语拼音字母和数字编号方法。共有三部份组成：即用产品型号作分子，以尾注号加设计顺序号加细实线，与编写年号隔开作分母。必要时可在序号后边加两位数字，以区别零件。形式如图2。技术文件部分代号见表2。 编制年号 零件在总成中的序号 文件的设计序号 文件的简称 产品型号 图2 技术文件的编号 表2 技术文件部分代号表
b、通用技术文件编号办法： 通用技术文件编号由汉语拼音字母和数字编号方法。共有三部份组成：即用通用技术文件汉语拼音字母＋年代号＋序号。通用技术文件部分代号见表3。 如技术便函：JB14-01；产品更改通知单：GT14-01；工艺更改通知单GY14－01；试制计划：SJ14－01；通用技术文件：TY／技术文件代号＋类别（汉语拼音简写）＋年代号。
文件编号原则1
文件编号原则 一般公司这样编号： 一层文件：质量手册公司英文缩写+QM+序列号/版本号 二层文件：程序文件公司英文缩写+QP+序列号/版本号 三层文件：作业指导书公司英文缩写+WI+部门编号+序列号/版本号 四层文件：记录表单公司英文缩写+QR+部门编号+序列号/版本号 一般开头是以公司名称拼音第一个字母组成：例三星SX－QM-001 QM质量手册文件 QP程序文件 WI三级文件WI-SOP产品作业指导书 WI-SIP检验类作业指导书 QF四级文件记录表单类 写文件要根据贵公司的流程来编写，下面有些例子？ 如何编写质量体系文件 一. 质量体系文件的作用 1. 质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序，是企业内部的“法规”。 2. 质量体系文件是质量体系审核的依据。 3. 质量体系文件是企业开展内部培训的依据。 4. 质量体系文件使质量体系改进有一个基础。 二. 质量体系文件的层次 第一层:质量手册 第二层:程序文件 第三层:作业指导文件，通常又可分为: 第四层:质量记录表格 三. 编写质量体系文件的基本要求 a）系统性 b）符合性 c）协调性
四. 编写质量体系文件的文字要求 a）职责分明，语气肯定 b）结构清晰、文字简明、文风一致。； c）遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件； 五. 文件的通用内容 a）文件名称、编号； b）受控状态、版本号、分发号 c）编制、审核、批准； d）生效日期； 六. 质量手册的编制 a) 质量手册的常见结构: l 封面 —公司的名称； —手册标题； —文件编号、手册版本、受控章及分发号； —起草人、批准人签名、生效日期； l 颁布令 —以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕，并予以批准发布和实施。颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述，并予亲笔手签姓名、日期。 l 手册说明（适用范围） —适用的产品； —生产该产品的组织领域或区域； —手册依据的标准； l 手册目录 —列出手册所含各章节入题目。 l 修订页 —用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况。 l 定义部分（如需要）
公司文件编号管理制度
xx公司文件编号管理制度 1.目的 确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2.适用范围 本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。 3.总则 1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求 接受管理；本规定不适用于党务文件。 2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员 执行。 3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。 4. 文件类别 4.1 文件 1.管理制度 2.技术文件
3.合同 4.表格 4.2记录 1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结(周报、月报) 4.工作计划 5.文件编号规则 5.1编码元素使用规则 5.1.1公司名称 公司全称：上海xx有限公司 简称：SHYG 5.1.2部门代号 FD--财务部 MD--市场部 OD--运营部 HR--人力资源部 IT--技术部5.1.3日期代号 统一采用“yyxx”的格式，例如“2016”代表该文件是2016年制定的。
5.1.4流水号 统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。 5.1.5文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 A0-A……，B0-B……，C0-C……，字母是根据内容升级而变化。 5.2文件编码结构 SHYG—XX—XX—YYXX—nnn/版本 (000-999) 日期代号(年) 部门代号 文件类型 企业代号 5.3文件分类编码规则 5.3.1规章制度和管理文件 格式：SHYG-ZD-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-制度缩写-部门缩写-年-流水号/版本号
文件编号管理规定
文件编号管理规定 一、目的 为了规范各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。 二、适用范围 适用于君霖纺织所有文件&制度的编号。 三、术语 根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。 1、体系文件指质量手册、程序文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。 2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。 3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进入合同的其他文件。 4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件。 四、职责 1、办公室负责体系文件、技术文件的编号和归口管理。 2、人力资源部负责文书文件的编号和归口管理。 3、财务部负责合同文件的编号和归口管理。 五、正文 1、文件编号规则 1.1外来文件执行原编号。 1.2体系文件根据体系文件编号规则进行编号，例：JLFZ-QM-1701。 1.3技术文件根据技术文件编号规则进行编号，例：JLFZ-JS-1701。 1.4合同文件根据合同文件编号规则进行编号，例：JLFZ-RZ-1701。 1.5文书文件根据文书文件编号规则进行编号，例：JLFZ-CW-1701。 2、文件编写规范
2.1文件分为标题→编号→目的→适用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→附则等十部分（严格执行以上编写顺序），可依据文件性质进行适当删减。 2.2体系文件编写规范（见附件一） 2.3技术文件根据技术文件编写规范进行编写。 2.4合同文件根据合同文件编写规范进行编写。 2.5文书文件编写规范 2.5.1红头文件编写规范（见附件二） 2.5.2报告/请示编写规范（见附件三） 2.5.3会议纪要编写规范（见附件四） 2.5.4一般性通知编写规范（见附件五） 2.5.5通报编写规范（见附件六） 六、附则 6.1本办法从2017年4月10日开始执行。 6.2本办法的解释权归办公室。
XXXX公司文件编号规则
文件编号规则 1. 目的 加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。 2. 适用范围 适用于公司文件的编号管理和控制。 a)技术类文件：是指在公司的研发、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料； b)管理类文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议等； c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3. 编号办法 3.1 公司名称约定 公司全称：北京XX科技有限公司 简称：**KJ 3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmdd yyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2020表示公元2020年。 mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。例如：2020-10-12或20201012 表示（2020年10月12日） 3.3 文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2
等。 3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMM FIRST：公司名称缩写 AA：项目名称 NN：版本号，参见3.3节 YYYYMM：年月 3.5 管理类文件的编号 3.5.1 公司规章制度和管理文件 公司规章制度等管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YY DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略； 如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下： 总裁办：ZCB 市场咨询部：SCZX 项目管理部：XMGL 研发管理部：YFGL 销售管理部：XSGL TT文件类型：①规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度； ②质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。 nnn：文件流水号 dd：文件版本号 YY：年份 例如：员工手册的文件编号为：JJKJ-RR-001-1.0-20，表示2020年发布的1.0版员工手册，适用于公司全体人员的规章制度。 3.5.2 合同协议 合同协议的编号格式为：FIRST -yyyymmdd-T-nnn yyyymmdd：签订合同的年月日 T：合同类型
企业文件编号规范
企业标准文件编号规范 1目的 为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范。请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。 2范围 本标准规定了XXXXXXXXX公司标准文件和流程的编码规范，本企业内控标准的编号代号缩写、分类及分项代号和发布顺序号、年代号的编排方法。 本标准适用于本企业内控标准、流程的代号编制。 3文件编号格式 文件序号 发文部门 文件分类 公司代码 集团代码XXXXXXXXX公司标准体系编号由集团代码、公司代码、文件分类代号、起草部门、文件序号组成。各部分编号间用“-”间隔。 3.1各部分表示方法 1)第一部分：集团代码，XXXXXXXXX，缩写： 2)第二部分：公司代码，XXXXXXXXX，缩写： 3)第三部分：?文件分类代号 流程文件-A； 标准规范类文件-B； 指导书说明书类文件-C； 公共制度文件-D。 4)第四部分：发文部门
5)第五部分：文件序号采用三位流水码，记录文件顺序号，以发布先后确定，即001、002…..099…… 999等。 3.2举例：文件编号：含义 4文件编号格式 4.1文件表头 4.2页眉页脚 5要求 5.1 文件的编号由XXX负责，各部门使用时到XXX申请，不得自行编号及发行。 5.2 以XXX公司名义发布的文件必须由XXX登记编号。 5.3 已发布的标准如需修订并重新发布，其编号不变，只需要更改表头内的版本号。标准修订及编号 的改变应在修改履历中说明。 附件 《标准文件模板》 特别说明：文件编码编制前，请先对公司文件进行分类规划，根据分类规划情况，进行分级，及选择有代表意义的编码。选择编码时，可以用分类名称的拼音字母首位表达，可以用其英文单词首位编码表达等。
技术文件格式要求
技术文件格式要求 1 目的 保证技术文件的规范化和标准化，体现公司的管理水平和专业技术人员的技术素质，便于技术文件的正确理解和实施。 2 范围 适用于公司范围内的所有项目部，当海外工程另有特殊要求时，可按具体规定执行。 3 一般要求 技术文件应贯彻国家、行业、企业的有关法令、规范、规程和标准，充分体现设计意图，针对作业项目，起到正确指导作用。 技术文件应表述简明、逻辑严谨、层次分明，优先选用图表方式描述。 技术文件应针对具体作业项目提出明确的要求，避免照抄各种规范标准。 文件中的称谓及名词，尽量使用中文，避免使用未经统一的英文字母代号。 行文语序必须符合汉语语言规范，不得英文直译。 正确使用数字、公式、符号、法定计量单位、代号、技术词汇、专业术语。 4 页面要求 纸张大小：A4，常规为纵向布置，特殊条件下横向布置。除附图附表外，不宜选用A3纸张。附图必须选用大于A4幅面的纸张时，应按国标折叠成A4幅面，以便于装订和存档 纵向页边距：上25mm，下20mm，左20mm，右20mm。 横向页边距：上20mm，下20mm，左20mm，右25mm。或在插入分节符后，设置页面横置，由WORD自动设置页边距。 页眉、页脚根据行文需要，当有页眉页脚需要时，页眉顶端距离，页脚底端距离厘米； 页眉页脚均不加隔离或标识性的横线及方框。 有装订需要时，纵向布置页面左侧装订，横行布置页面上部装订。装订线位置5mm。 根据文本内容需要，同一文本中页面变换时，应在本页面换页处设置分节符。 若无特殊要求，不宜设置水印、页面颜色及页面边框。 封面不设页眉、页脚以及公司标识等内容。 正文页眉可使用公司标识，标识尺寸要求见图（公司安全监督处文件《施工现场规范标识图册》）。 图页眉中公司标识示例 正文页脚可设置文件标识，如“XX装置XX施工技术方案”。 封面不设页码。目次多于一页时，以“i”、“ii”形式进行编页码。正文页码以“第 1 页
项目文件编号规则2
项目文件编号规则 1、A 表、B 表、E 表中的原材料试验用表、工程决算表、安全报表、计划统计报表、竣交工用表及工程交接表编号规则 ★注意： A 、 目前讨论的A 表中施工放样报验单A-01、工程分部（项）开工申请表A-06、检验申请批复令A-13、中间交工证书A-14建议调整到C 表中，使用第二种编号规则。 B 、 流水号从1开始，不编虚号。 C 、 时间采用国标八位日期表示法。 D 、 表格编号为建设单位提供的标准表格中右上角的唯一指定编号。 2、C 表、D 表及E 表中的工序检验试验用表编号规则 试验资料的编号说明 中心试验室的试验编号：(第一份土工含水率报告 ) AA BB ·CCCC ·YYYYDDMM -XXXX 流水号 时间（20080101） 表格编号 签约合同号 项目代号 AA BB ·CCCC ·DD -XXXX 流水号 子分项工程代号 分项工程代号 子分部工程代号 分部工程代号 EE F F G G H H 单位工程代号 表格编号 签约合同号 项目代号
(E为表TG为土工)理单位试验编号：(第一份土工含水率) (E为表TG为土工) 施工单位的试验编号：(第一份土工含水率) 如：AT1(ETG-01)-- 08—10--001
流水号 月份 年份 表格号(E为表TG为土工) 合同段号 试验资料填写说明 试验资料的填写中：
施工单位为：投标的法人单位的全称 监理单位为：投标的法人单位的全称 合同号为：中标的合同段号 试验单位为中标合同段项目部试验室 用途为分项工程(比如：桥台、桩基、立柱，当用在配合比时，应填写为配合比设计) 工程部位为分部工程 检测依据为：所属表单号为成果报告单的(如EJL-01粗集料试验成果报告，应执行国家标准填写为GB/T14685-2001。如EJL-02粗集料筛分报告一般应填写为：JTG E42-2005行业标准) 签字说明： 试验签字应为有试验检测员证或经过岗前培训的的人员签字 复核签字为一般取有试验检测工程师签字 主管签字为技术负责人和试验室主任签字
项目文件编码规则
CNPCI
目录 1. 目的.................................................................... 错误！未定义书签。 2.项目组控制文件范围 ....................................... 错误！未定义书签。 3.文件编码规则 ................................................... 错误！未定义书签。 3.1.联络文件编码规则 .................................. 错误！未定义书签。 联络文件代码 .................................... 错误！未定义书签。 会议纪要编码规则 ............................ 错误！未定义书签。 联络文件编码规则 ............................ 错误！未定义书签。 3.2.项目管理文件编码规则 .......................... 错误！未定义书签。 部门代码 ............................................ 错误！未定义书签。 月/周报代码 ....................................... 错误！未定义书签。 项目管理文件编码规则 .................... 错误！未定义书签。 3.3.合同文件编码规则 .................................. 错误！未定义书签。