文件管理依据
行政规范性文件管理规定模版
行政规范性文件管理规定模版一、总则1.1 目的和依据本规定旨在规范行政规范性文件的管理工作，提高行政管理的规范性和效率。
制定本规定依据《中华人民共和国行政法》等相关法律法规。
1.2 适用范围本规定适用于国家机关、地方政府及其工作机构、事业单位、社会团体等行政机关的行政规范性文件的管理工作。
二、行政规范性文件的定义和形式2.1 定义行政规范性文件是指行政机关依据法律法规，对特定的行政对象或社会公众的行为、权益等产生具有普遍约束力的规范性文件。
2.2 形式行政规范性文件可以采取法规、规章、决定、通知、规范性文件等形式，根据具体情况选择合适的形式。
三、行政规范性文件的制定程序3.1 立项和研究阶段3.1.1 立项制定行政规范性文件前，应进行立项，明确制定文件的目的、必要性和依据，并确定相关责任人。
3.1.2 研究依据立项要求，相关责任人应组织相关部门和专家进行研究和讨论，充分了解问题、收集素材、梳理思路。
3.2 起草阶段3.2.1 起草依照相关规定和标准，起草人员应明确文件目的、内容、条款等，确保语言准确、规范、明确。
3.2.2 审核起草完成后，应由相关部门和专家进行审核，确保文件内容合法、合规。
3.3 内外部征求意见和修改阶段3.3.1 内部征求意见起草部门应将文件送相关部门征求意见，征求意见的部门应提出合理化建议。
3.3.2 外部征求意见起草部门应将文件公开征求意见，广泛听取各方意见，并充分考虑不同利益相关方的意见。
3.3.3 修改根据内外部征求意见的结果，起草部门应对文件进行修改完善，并进行最终审核。
3.4 批准和发布阶段3.4.1 批准文件经过修改完善后，应提交批准机关进行审批。
批准机关应在规定的时间内作出审批决定。
3.4.2 发布经批准的文件应及时发布，并通过合适的渠道向社会公众公开，确保公众的知情权。
四、行政规范性文件的备案和归档4.1 备案工作行政机关在发布或者调整行政规范性文件后，应及时将文件备案并报送相关部门进行备案审核。
文件档案管理制度依据
一、前言为加强单位文件档案管理工作，确保文件档案的完整、准确、安全，提高文件档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位所有文件档案的管理工作，包括纸质文件档案、电子文件档案以及其他形式的文件档案。
三、管理原则1. 集中统一管理原则：文件档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责文件档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 完整准确原则：文件档案应当完整、准确、及时地反映单位的工作活动和历史面貌。
3. 安全保密原则：加强文件档案的安全保卫工作，确保文件档案的安全和保密。
4. 规范有序原则：文件档案的管理工作应当规范化、有序化，提高工作效率。
5. 便于利用原则：文件档案的管理工作应当便于查阅和利用，为各项工作提供有力保障。
四、管理职责1. 档案管理部门职责：（1）负责制定文件档案管理制度，并组织实施；（2）负责文件档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；（3）负责文件档案的鉴定、归档和检索工作；（4）负责文件档案的安全保卫工作；（5）负责文件档案的统计、分析和报告工作。
2. 各部门职责：（1）各部门应当积极配合档案管理部门做好文件档案的收集、整理、归档等工作；（2）各部门应当加强对文件档案的管理，确保文件档案的完整、准确和安全；（3）各部门应当定期对文件档案进行清理、整理和归档。
五、文件档案的收集与整理1. 收集范围：（1）各单位制发的文件、通知、报告、请示、批复等；（2）各单位收到的文件、通知、报告、请示、批复等；（3）各单位内部产生的文件、资料、报表等；（4）各单位与其他单位之间的往来文件、协议、合同等。
2. 整理要求：（1）文件档案应当分类、分卷、分年度整理；（2）文件档案应当按照文件名称、文号、日期、密级等进行排列；（3）文件档案应当编制目录、索引和检索工具；（4）文件档案应当进行鉴定，确定其保存期限。
公司文件管理制度字号
公司文件管理制度字号第一条总则为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率，保障公司文件的安全性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》等相关法律法规以及公司实际情况，制定本文件管理制度。
第二条文件管理的范围公司文件管理包括纸质文件管理和电子文件管理两部分。
纸质文件主要包括公司的各类合同、报告、会议记录、通知等文件；电子文件主要包括公司内部各类电子文档、邮件、视频等。
第三条文件管理的责任1. 公司领导层对文件管理负有最终责任，要树立文件管理的意识，推动文件管理工作的开展。
2. 各部门负责人要对本部门文件管理负责，建立健全文件管理制度，明确文件管理的责任与义务。
3. 公司文件管理员应当具备一定的文件管理经验和专业知识，全面负责公司文件的管理工作。
第四条文件归档与保管1. 公司文件应按照文件的重要程度和保密等级进行分类归档，每份文件应有唯一的文件编号。
2. 文件的存档时间应根据文件的保存期限确定，到期后应按规定销毁或转移到档案室进行长期保存。
3. 重要文件应设定访问权限，做好保密措施，确保文件不受损坏或泄漏。
第五条文件检索与利用1. 公司文件应设立专门的检索系统，方便员工查找需要的文件。
2. 员工在检索和利用文件时应遵守相关规定，不得随意更改、复制、外传文件。
3. 对于需要复制或外传的文件，要经领导同意，并严格控制文件的流转。
第六条电子文件管理1. 公司电子文件应设定定期备份制度，确保文件的安全性和完整性。
2. 电子文件的存储位置应具备防火、防水、防盗等安全设施，避免文件丢失或损坏。
3. 公司电子邮件、内部通讯等电子文件也应受到保护，避免泄露公司机密信息。
第七条文件管理的监督与考核1. 公司文件管理员应定期对文件管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 对文件管理工作进行定期考核，对管理不善或违规处理文件者进行追责。
3. 鼓励员工提出改进建议，促进文件管理工作的不断完善。
第八条文件管理的宣传与培训1. 公司应定期组织文件管理知识的培训，提高员工对文件管理的重视程度。
公司文件管理规定
公司文件管理规定在公司日常运营中，文件管理规范是非常重要的一项工作。
良好的文件管理规定能够确保公司内部信息的安全性、合规性，提高工作效率。
以下是公司文件管理规定的具体内容：1. 文件分类管理所有公司文件应根据内容和重要性进行分类管理，分为机密文件、内部文件和公开文件三个级别。
•机密文件：包括公司内部重要的商业机密、客户资料等，只限相关人员访问和使用，需加密存储，并进行定期备份。
•内部文件：公司内部部门之间共享的文件，需要限制部门内部人员的访问权限。
•公开文件：对外发布的文件，可以公开访问或共享。
2. 文件命名规范为了便于查找和管理，所有文件应按照一定规范命名，包括项目名称、文件内容、版本号和日期等要素，避免使用含有特殊符号的命名方式，确保文件名清晰明了。
3. 文件存储位置和备份公司文件应存储在指定的网络盘或服务器上，避免私自存储在个人电脑或移动设备中，以确保文件安全。
同时，要定期进行文件备份，避免文件丢失或损坏。
4. 文件查阅和审批流程对于机密文件和重要文件的查阅和使用，需进行审批流程，确保只有相关人员可以访问和使用，同时要记录文件的查阅情况，追踪文件的流转情况。
5. 文件销毁和归档对于已经过期或不再需要的文件，应按照规定的流程进行销毁或归档，避免文件堆积和占用资源。
对于机密文件的销毁需要进行特殊处理，确保信息安全。
6. 员工培训和监督公司应定期对员工进行文件管理规定的培训，指导他们正确使用公司文件管理系统，保障文件安全和合规性。
同时，要建立监督机制，对文件管理情况进行检查和审查。
以上是公司文件管理规定的具体内容，希望全体员工遵守并执行，共同维护公司的信息安全和效率。
生产车间文件资料管理制度
生产车间文件资料管理制度一、目的和依据为了规范生产车间文件资料的管理，保障文件资料的安全性、完整性和适时性，提高生产车间工作效率，特制定本制度。
本制度的制定依据是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《企业档案管理办法》等相关法律法规，以及公司文件资料管理规定和相关制度。
二、适用范围本制度适用于生产车间文件资料的管理工作，包括文件的起草、审批、分发、归档和销毁等全过程管理。
三、文件起草和审批1. 文件起草（1）所有文件均应当由专人起草，起草人应当具备相关岗位的资质和经验。
（2）文件起草应当严格按照公司的格式和规定进行，确保言简意赅，明确简洁。
（3）文件起草的内容应当真实、客观，不得夸大虚构。
2. 文件审批（1）文件应当按照规定的审批程序和权限进行审批，不得越级审批。
（2）审批人要对文中的内容、格式是否正确以及文件是否符合规定进行认真仔细地审查。
（3）审批人应当按照规定的时间和步骤进行审批，并在规定的时间内做出审批意见。
四、文件分发和归档1. 文件分发（1）文件分发应当根据文件内容和需要，在规定的范围内进行。
（2）分发人员应当确保文件的安全性和完整性，不得私自篡改、泄露文件内容。
（3）分发人员应当及时将文件送达到指定对象，并做好相应的登记记录。
2. 文件归档（1）文件归档应当按照公司规定的文件分类和归档标准进行，确保文件的检索和保存。
（2）文件归档应当由专人负责，归档人员应当定期对文件进行整理、清点和巡查，确保文件的完整性和安全性。
五、文件销毁1. 文件销毁申请（1）需要销毁的文件应当由相关部门负责人提出销毁申请，并进行审批。
（2）销毁申请应当注明文件的名称、数量、销毁原因、销毁时间等详细信息，并由申请人签字确认。
2. 文件销毁程序（1）文件销毁应当按照公司的文件管理规定进行，不得擅自进行销毁。
（2）文件销毁应当由专人负责，销毁人员应当进行仔细的检查和登记，并在销毁后做好相应的销毁证明和记录。
文件的管理制度
文件的管理制度第一章总则第一条为了加强文件管理工作，规范文件管理行为，保障文件的完整、准确和安全，树立科学、规范的文件管理理念，建立健全的文件管理制度，保障文件管理工作的正常开展。
第二条文件管理制度适用于全单位各部门的文件管理工作。
包括编制、传递、利用、保存、销毁等环节的管理和监督。
第三条文件管理应坚持以信息公开为原则，做到公开透明、信息共享，依法公开和主动公开文明办公行为。
第四条文件管理应遵循便民、高效、便捷的原则，遵循电子化、网络化、信息化的管理要求。
第五条文件管理应做到集约、高效，保护环境、节约资源。
第六条文件管理应遵循保密要求，确保文件安全和机密。
第二章文件的编制第七条编制文件应有明确的依据和合法合规的审批程序。
第八条编制文件应遵循标准化、规范化的要求，格式清晰、内容明确。
第九条文件的编写要求精炼、准确，语言通俗易懂、文风规范，篇幅适当。
第十条文件的编制要求真实可靠，数据准确，思路清晰。
第十一条文件的编制应遵循密级要求，保密文件需进行保密审批。
第三章文件的传递第十二条文件的传递应有明确的传递方式和流转流程。
第十三条文件的传递时需注明接收人和日期，严格按照流转单的要求办理。
第十四条文件的传递应注意根据紧急程度和重要性，进行及时传递。
第十五条文件的传递应遵守保密要求，保密文件需进行保密传递。
第四章文件的利用第十六条文件的利用应遵循便民的原则，充分发挥文件的价值，服务管理工作。
第十七条文件的利用应遵守保密要求，禁止泄露文件内容。
第十八条文件的利用应遵守法律法规的要求，不得用于违法违规的行为。
第十九条文件的利用应建立健全的利用制度和管理机制，对文件的利用进行规范化管理。
第五章文件的保存第二十条文件的保存应有明确的保存期限，根据文件类型和内容合理确定保存期限。
第二十一条文件的保存应按照文件的密级要求进行保存，保密文件需按照保密要求保存。
第二十二条文件的保存应采用适当的保存方式和存储设施，确保文件的完整性和安全性。
文件档案管理制度规定
文件档案管理制度规定为了员工的职责管理,对于文件档案的管理工作,需要设立制度来加强规范。
那么,我们该怎么拟定制度呢？下面是由我给大家带来的文件档案管理制度规定7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度规定（精选篇1）一、必需设有特地库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随便进入档案库房。
三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。
同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必需的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
五、依据档案库房情形需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。
温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必需每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必需由办公室专人负责保管，不得丢失。
文件档案管理制度规定（精选篇2）第一条归档的文件材料必需完整、系统、精准明确，各项签字手续完备。
第二归档的文件必需字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。
第三条归档文件应为原件。
第四条科技成果鉴定、基建工程验收必需保存档案的完整性。
文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。
第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交名目，双方履行签字手续文件档案管理制度规定（精选篇3）一、档案科全部工作人员都有珍惜档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。
二、各类档案的借（查）阅，必需填写《档案借（查）阅申请单》三、个人档案一律须托管人员本人或托付书指定的托付人，经过相关审批流程后方可借阅。
文件管理制度依据
文件管理制度依据第一章绪论第一条为了规范和加强文件管理工作，提高文件管理效率，保障文件的完整性和安全性，保证文件利用的合理性，制定本制度。
第二条文件管理制度适用于本单位所有部门、人员，包括编写、审批、签发、传阅等全部文件管理工作。
第三条文件管理应遵循便于查阅、利于保存、便于利用、重视安全等原则。
第四条文件分密级别管理，文件由领导审批制定，必须签字盖章方为生效。
第五条文件归档周期根据文件内容的特点和保管需求不同而不同，原则上为永久保存。
第六条文件管理应重视信息化建设，促进信息资源的共享和利用。
第七条文件管理应与其他制度相互衔接，相互支持。
第八条文件管理制度由信息化部门负责起草，并报领导批准实施。
第二章文件的编写第九条文件的编写应明确文件的标题、主题、目的、内容、依据、责任者等要素，避免模糊、不明确。
第十条文件应根据需要确定文件的密级，严格按照密级标准执行。
第十一条文件应规范使用文字，避免使用夸张、虚假、不当的措辞。
第十二条文件应注意排版规范，书写清晰，格式整齐。
第十三条文件应注意版面设计，合理安排文字和图表的位置，方便阅读理解。
第十四条文件应审慎选择附件，确保附件的真实性和合法性。
第十五条文件的编写应遵循文件编写规范，确保文件的权威性和可信度。
第十六条文件编写人员应具备专业知识和技能，责任心强，工作细致。
第十七条文件编写人员应审慎对待文件编写工作，严格按照规定程序进行。
第十八条文件编写人员应及时完成文件编写工作，确保文件的及时性和有效性。
第十九条文件编写人员应对文件的内容负责，确保文件的准确性和完整性。
第二十条文件编写人员应保守文件的机密性，不得泄露文件内容。
第三章文件的审批第二十一条文件的审批应根据文件的性质和重要性确定审批程序。
第二十二条文件的审批应由相关领导或授权人员完成，必须签字盖章。
第二十三条文件的审批应认真审核文件内容，确保符合规定标准。
第二十四条文件的审批人员应严格按照规定程序进行，不得擅自变更内容。
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第七章文件管理一、依据1.1 《药品生产质量管理规范》（1998年修订）中第八章文件共5条。
第六十一条药品生产企业应由生产管理、质量管理的各项制度和记录。
1、厂房、设施和设备的使用、维护、保养、检修等制度和记录；2、物料验收、生产操作、检验、发放、成品销售和用户投诉等制度和记录；3、不合格品管理、物料退库和报废、紧急情况处理等制度和记录；4、环境、厂房、设备、人员等卫生管理制度和记录；5、本规范和专业技术培训等制度和记录。
第六十二条产品生产管理文件主要有：1、生产工艺规程、岗位操作发或标准操作规程生产工艺规程的内容包括：品名，剂型，处方，生产工艺的操作要求，物料、中间产品、成品的质量标准和技术参数及储存注意事项，物料平衡的计算方法，成品容器、包装材料的要求等。
岗位操作法的内容包括：生产操作方法和要点，重点操作的复核、复查，中间产品质量标准及控制，安全和劳动保护，设维修、清洗，异常情况处理和报告，工艺卫生和环境卫生等。
标准操作规程的内容包括：题目、编号、制定人及制定日期、批准人及批准日期、颁发部门、生效日期、分发部门，标题及正文。
2、批生产记录批生产记录内容包括：产品名称、生产批号、生产日期、操作者、复核者的签名，有关操作与设备、相关生产阶段的产品数量、物料平衡的计算、生产过程的控制记录及特殊问题记录。
第六十三条产品质量管理文件主要有：1、药品的申请和审批文件；2、物料、中间产品和成品质量标准及其检验操作规程。
3、产品质量稳定性考察；4、批检验记录。
第六十四条药品生产企业应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印制及保管的管理制度。
分发、使用的文件应为批准的现行文本。
已撤销和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。
第六十五条制订生产管理文件和质量管理文件的要求：1、文件的标题应能清楚地说明文件的性质。
2、各类文件应有便于识别其文本、类别的系统编码和日期。
3、文件使用的语言应确切、易懂。
4、填写数据时应有足够的空格。
5、文件制定、审核和批准的责任应明确，并有负责人签名。
1.2 药品GMP认证检查评定标准（试行）中文件共3条。
6401 是否建立文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印制及保管的管理制度。
6402 发放、使用的文件是否为批准的现行文本。
已撤销和过时的文件除留档备查外，是否在工作现场出现。
6501 文件的制定是否符合规定。
二、本章实施要点2.1建立文件系统的目的和意义：2.1.1目的：①良好的文件管理系统是制药企业质量保证体系的重要组成部分，它涉及GMP管理的各个方面。
②规定所有的物料、成品、半成品的规格标准及生产测试程序，提供正确操作和监控的依据。
③书面的文件能防止由口头交流可能引起的差错。
④明确规定药品生产过程中的各种必须遵守的规程，使员工明确应该做什么，什么时候去做，在什么地方做以及如何去做，要求达到什么标准，从而有效地防止自行其事。
特别需要强调的是一个行动只有唯一的一个标准。
⑤提供产品放行审计的依据，确保授权人可以做出是否能够放行销售的正确判定⑥保证可以追溯每一批产品始末，提供对产品进行再次审查的依据，以便对可能有问题的产品从原料到生产、销售的全过程进行详细的调查、做出正确的处理判断。
⑦保证药品生产的全过程符合GMP的要求。
2.1.2意义：建立全面的、完整的文件系统是一种从"人治"到"法制"的变革，其核心是确保药品的生产过程中的"一切行为有法律，一切行为有记录，一切行为有监控，一切行为有符合"从而避免生产过程中产生混淆，污染和差错，保证生产出安全有效、质量稳定、复核预定规格标准的药品。
2.2文件格式：2.2.1 文件必须是经正式打印的正式文件，不得使用手抄。
2.2.2 文件应有统一的格式，并制定成制度文件。
今后新起草和修订文件时必须服从。
①表头、基本格式；②版面设计、页眉、页脚；③标题、正文的字体、字号、字行间距等全部要求。
④例如：目的：范围：责任：内容：2.3文件编码：2.3.1每个文件应有唯一的编码，便于文件的区分和管理。
2.3.2编码由一系列的字母和数字组成。
2.3.3文件编码的特点：①系统性：企业中的文件都按同一原则，统一编码。
②准确性：文件与编码一一对应，编码只使用一次，文件一旦终止使用，此文件的编码不得给别的文件使用，及此文件编码作废，不得再次使用。
③相对稳定性：文件编码一旦确定，不得随意更改。
④可追溯性：根据文件编码系统规定，可随时查询文件变更的历史。
⑤相关一致性：同部门的同类文件或同一内容不同版本的文件，之间的编码有一定的一致性也有一定相关性。
2.3.4文件编码系统：①文件编码由四个部分组成：文件类别------部门-------流水号-------版本号。
②每一部分由各自相应的字母或数字代替。
③字母、数字的位数根据企业自身情况而定。
④例如：文件类别代码表文件起草部门代码表质量标准中物料分类代码表2.4文件的起草、修订、审核、批准、印制发放、保存、回收、销毁管理2.4.1文件的起草①由使用部门负责起草文件，文件的起草人可为主管、工段长或工艺员。
起草时可与下属员工进行讨论，听取意见，总结后编写。
检验操作文件可由检验员起草。
②编写时应明确最终那个岗位使用此文件。
③文件的要求：·标题明确，能确切标明文件的性质。
·语言详尽，数据可靠，保证技术标准文件可以被正确理解和使用。
·内容应简洁、易于理解。
不得与药事管理的相关法规相抵触，与法定标准及产品批文有关的部分一致，不得修改和偏移。
·企业内控标准原则上要高于国家法定标准。
·原辅料、中药材、成品的名称应采用国家法定的通用名。
·文件中涉及到的单位应采用国际标准计量单位。
2.4.2文件的修订①修订的条件：·法定标准或其他依据的文件更新版本导致标准有所改变。
·新设备、新工艺、新工房的实施·物料供应商变更，认为有必要修订标准文件。
·产品用户意见或回顾性验证的结果说明应修订文件。
·技术标准文件根据经济和技术水平的发展需要，每隔2～3年修订一次。
②对修订人及修订的要求与起草相同。
③修订的程序：·修订部门填写文件修订申请，写明修订文件名称、编码、修订原因。
·经质量管理部门批准。
·文件由起草人修订，并文件修订说明。
及原文件的第几项修为………；增加………等等。
2.4.3文件的审核①起草的文件和经修订的文件都需进行审核。
②审核人可为科长或车间主任。
2.4.4文件的批准①文件只有经过批准方可生效。
②批准人：质量管理文件可由总经理批准，其他文件可由分管相应部门的副总经理批准。
③质量标准、工艺规程、批记录（空白）、验证文件等由质量管理部门经理批准。
2.4.5文件的印制发放①文件的印制应由专人（档案室人员）负责，其他人员不得随意复印。
②文件按分发部门复印相应的份数，并使用专用复印纸或在复印好的文件上做标记，以便能与私自复印的文件区分开。
③发放时按要求发放，并应履行签发手续有文件发放记录，发放人、接到人均需签字。
2.4.6文件的保存①不论是工作现场的文件还是存档的文件都应有专人妥善管理。
借阅时需登记。
②存档的文件应有档案室人员保存在符合档案保存要求的房间内。
③档案室内所有文件、资料、记录应分类存放。
并有记录。
④各部门每年将各自的新版文件、资料、记录等收集整理后，送档案室存档。
⑤有有效期的产品的检验记录、批记录、销售记录等保存至有效期后一年即可销毁，没有有效期的产品的检验记录、批记录、销售记录等应保存至少三年。
2.4.7文件的回收：①新版文件发放同时，旧版文件及过时失效，应立即回收。
不得在工作现场出现。
②回收文件时，应按文件发放记录回收，一份也不能少。
③回收文件时，应履行签发手续有文件回收记录，回收人、交接人均需签字。
2.4.8文件的销毁：①文件销毁由专人负责。
②除留一份备查外，旧版文件收集全后统一销毁。
③检验记录、批记录、销售记录等每年一次统一销毁。
④销毁文件、记录时应有监消人及销毁记录。
2.5记录凭证2.5.1记录必须及时填写，不能提前写当成备忘录，也不能过后写当成回忆录。
2.5.2填写要求：·字迹整洁，不得使用铅笔填写。
·按内容逐一填写，不得空格、漏填。
如无内容时，用"/"表示。
与前项相同的空格不得使用"同上、同前或、、"代替。
·不得撕毁。
·不得任意涂改。
不得使用刀片、橡皮及涂改液进行涂改，如确需更改时，在错误地方画横道，保持原字迹清晰可辨，并写上正确的内容及签名。
·品名应写全称，不得简写、或使用英文字头等代替。
·人员签名应写明全名，填写日期应注明年、月、日不得点点代替。
三、分类与目录。