秘书实务之会务工作PPT课件

４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设
施。
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1.3 会议的作用及缺陷
1．会议作用
（１）．交流信息，互通情报 （２）．发扬民主，科学决策 （３）．组织领导，推动工作 （４）．带动消费，促进经济 （５）．联络感情，塑造形象
2. 会议缺陷
（１）．造成时间、精力的浪费 （２）．造成经济的浪费 （３）．造成信息的重复、浪费 （４）．滋长不正之风
4．安全保卫工作
(1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。
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12.2 会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
确定会议名称
确定会议规模与规 格
明确会议组织机构
明确会议所需设备和工具 确定会议时间与会期
确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知
2、教学难点
会议方案的制作； 会场的布置； 案例分析； 技能训练。
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案例分析：请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了 请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地 点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一 看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知 道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点 了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了 为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗 心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情 愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的 前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只 好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及 一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造 成的不良影响也难以消除。
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6、公司常见会议类型
经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、 股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、 订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联 谊会、表彰会。
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大家谈
你参加过一些什么样的会议？ 你喜欢参加哪种会议？为什么？
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1.4 会议的申报与审批
1、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。
1 会议概述 2 会务工作流程 3 会务工作具体内容 4 常用会议的组织程序 5 会见与会谈 6 技能训练
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教学目的
通过本模块的学习，了解会务工 作的基本内容及工作程序，学会拟定 会议方案，掌握会议组织工作的环节 和会务工作中的文书工作。
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教学重点与难点
1、教学重点
会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
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12.3 会务工作的具体内容
12.3.1 指导会务工作的原则
1、准备充分； ２、组织严密； ３、服务周到； ４、确保安全。
12.3.2 会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
确定主题的主要方法：一是要有切实 的依据；二是必须要结合本单位的实 际；三是要有明确的目的。议题是议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
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6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据 会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
2、会议申批的原则 精简从严原则、“一枝笔”原则。
1.5 会议成本意识
会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）;
B —参加会议的人数; T —会议的时间（以小时为单位）。
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1.6 会议秘书工作的基本任务
1、组织的工作
(1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报
道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的 联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。
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2．文书工作
(1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。
3．生活管理工作
(1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？
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1 会议概述
1.1 会议的涵义
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通 信息、表达意愿的行为过程。
1.2 会议的要素
１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会 议方式。
２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作 用。
３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、 会议结束、会议决定的贯彻落实。
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2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据
会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格
确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。 同时 本着精简效能的原则。
会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确 定会期的长短应与会议内容紧密联系。
安排食住行
准备会议文件材料
制定会议经费预算方案
布置会场
制作会议证件 会场检查
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12.2 会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
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12.2 会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
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1.4 会议的种类
1.按规模分：
特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。
2.按性质分：
法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。
3、按时间分：
定期和非定期。
4、按出席对象分：
联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分：
电话会、电视会、广播会、网络会。