技术文件和资料控制程序
公司技术文件及资料管理制度范例(5篇)
公司技术文件及资料管理制度范例1、目的对于质量体系要求相关的文件和资料进行控制，确保使用的文件和资料为有效版本。
2、范围适用于公司与质量体系有关的文件和资料的控制，包括外来文件和资料。
3、职责3.1办公室和技术部负责文件和资料的统一发放、更改、作废、回收和归档的管理与控制工作，是文件和资料的主管部门。
3.2各有关部门积极配合办公室做好文件和资料的编制、发放、修改、作废、回收和归档的管理控制工作。
3.3总经理负责批准质量手册，生产厂长负责批准程序文件。
4、程序概要4.1文件和资料的分类和编码____公司文件和资料分为三层a层：质量手册b层：程序文件c层：其它质量文件4.1.2办公室和技术部负责。
4.2对文件和资料的编写、审核、批准。
4.2.1a层b层文件由公司总经理办公室组织编写、质量手册由生产厂长审核，总经理批准；程序文件由生产厂长批准。
4.2.2c层文件和资料由相关部门编写，总经理审核，生产厂长批准。
4.2.3各类质量记录、表格由质检部审核，生产厂长批准。
4.3文件和资料的发放要求和控制4.3.1确保质量体系运行的各个场所都使用加盖红色“受控”印章的相关文件的有效版本。
4.3.2从使用场所及时撤出失效或作废的文件和资料，并作出标识，防止误用。
4.4文件的修改、换版和作废4.4.1文件经多次(____次以上)修改后，已影响使用，必须重新换版和发布。
4.4.2因工作所需保留的作废文件，责任部门应进行标识归档。
4.4.3a层和b层文件的修改由总经理办公室组织修改，c层文件由相关部门组织修改，审批按4.2.1、4.2.2执行。
若指定其他部门审批时该部门应取得原审批部门的背景资料。
4.4.4外来文件和资料也必须由技术部进行整理、编目和归档，使用和发放要经过登记和批准。
4.4.5文件和资料应保存在适宜的环境中。
公司技术文件及资料管理制度范例（2）一、目的公司技术文件及资料管理制度旨在规范和完善公司技术文件及资料的管理流程，确保相关信息的安全性、有效性和可靠性，提高公司技术工作的效率和管理水平。
文件与资料控制程序
文件与资料控制程序在当今的工作环境中，文件与资料的管理至关重要。
有效的文件与资料控制程序不仅能提高工作效率，还能确保信息的准确性、完整性和安全性。
下面我们将详细介绍文件与资料控制程序的各个方面。
一、文件与资料的分类首先，我们需要对文件与资料进行分类。
这可以根据其内容、用途、来源等因素进行划分。
常见的分类包括管理类文件、技术类文件、客户资料、内部报告等。
管理类文件通常涵盖公司的规章制度、流程规范、组织架构等方面的信息，这些文件为公司的日常运营提供了指导和约束。
技术类文件则主要涉及产品设计、工艺标准、质量控制等与业务技术相关的内容，是保证产品质量和技术创新的重要依据。
客户资料包括客户的基本信息、交易记录、需求反馈等，对于了解客户需求、提供优质服务具有关键作用。
内部报告如财务报表、绩效评估、项目进展报告等，有助于管理层进行决策和监控公司的运营状况。
二、文件与资料的编号为了便于管理和查找，对每一份文件与资料进行唯一的编号是必不可少的。
编号可以采用一定的规则和体系，例如按照部门、类型、年份、流水号等进行组合。
例如，管理类文件可以以“GL”开头，技术类文件以“JS”开头，后面跟上年份和流水号。
这样的编号方式清晰明了，能够快速定位文件的所属类别和生成时间。
三、文件与资料的编制文件与资料的编制应当遵循一定的规范和标准。
明确的格式要求、语言表达清晰准确、内容完整且具有可操作性是基本的原则。
在编制过程中，需要确保相关的法律法规、行业标准以及公司的政策得到充分考虑和遵守。
同时，编制人员应当具备相应的专业知识和经验，以保证文件与资料的质量。
对于重要的文件与资料，应当经过审核和审批流程。
审核人员要对文件的内容进行仔细审查，确保其准确性、合理性和合规性。
审批人员则根据公司的授权，对文件的发布做出最终决定。
四、文件与资料的存储选择合适的存储介质和存储方式对于文件与资料的安全和有效管理至关重要。
可以采用纸质档案、电子文档或者两者结合的方式进行存储。
文件与资料控制程序
1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。
2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。
3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。
3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。
3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。
3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。
4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。
4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。
4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。
4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。
4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。
分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
技术文件和资料控制程序4p
4·5·5进行计算机辅助产品设计时，应把相应文件应在服务器上备份，备份文件名应较易辨认。
4·5·6外部文件应填写收／发登记表，需归档的填写归档登记表。
4·5·7文件应妥善保管，防霉、防蛀。如发现破损应及时修补。资料员每年对保管的文件检查一次。
⒈目的:
对与质量体系有关的技术文件和资料进行控制，确保现场使用文件为现行有效。
⒉范围:
适用于质量体系运行中所有技术文件和资料的控制。
⒊职责:
3·1技术部负责技术文件和资料的编制、发放、更改和归口管理。
3·2各有关部工作程序:
4·1技术文件及资料（以下简称文件和资料）的分类及编号
4·3·2当文件严重破损影响使用时，应到技术部办理更换手续，交回破损文件，并填写文件收／发登记表，在备注栏注明"更换"字样，由技术部经理审批后，换发新文件。当使用部门将文件丢失时，由使用部门向技术部提出书面申请，并填写文件收／发登记表，在备注栏注明"重发"字样，经技术部经理审批后补发丢失的文件，在文件上注明"重发"字样，并在"重发"字样上加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章和"使用部门"印章。若原文件重新找到，应将原文件送回技术部，统一销毁，以防误用。
4·2·2产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等技术文件由技术部有相应技术资格的人员进行编制、校对、审查，技术部经理审核、总经理批准。审查内容为产品结构、尺寸、编号方法等。
4·3文件的发放与接收
4·3·1资料员在文件批准后3天内，按技术文件发放范围发放，不得多发或漏发，文件领用人在文件收／发登记表上签名，受控文件加盖红色"受控"及"归口部门代号"和"使用部门"印章。
管理文件及工程技术资料控制制度
管理文件及工程技术资料控制制度一、前言随着信息技术的发展和科学技术的进步，文件管理和工程技术资料的控制越来越重要。
对于一个企事业单位来说，建立健全的文件及工程技术资料控制制度对于提高公司的管理水平、加强利润管理、营造良好的企业文化等方面有着重要的作用，因此，制定并严格执行文件及工程技术资料控制制度，已经成为现代管理的必然要求。
二、文件管理控制制度1.文件保密制度公司制定保密政策，并明确保密责任人。
与之相应的文件、资料也应区分保密等级和范围，并采取不同的保密措施进行控制和管理。
重要的保密文件应分别制定保密备查表，交给经办人员保管，实现加密和签名防篡改、日志记录等技术手段。
2.文件存档制度公司的文件应按照文件分类，确定保管期限。
在实施文件存档前，应先制定文件分类和编号、呈报程序、审定程序等操作规程，同时测试存储系统，确保操作流程严格按规定操作。
3.文件传递制度文件传递分为内部传递和外部传递。
对于外部传递，应签署正式协议，确保内容的清晰明确，并约定保密制度。
内部传递应明确文件流动的轨迹，防止出现文件丢失、遗漏等问题。
三、工程技术资料控制制度1.资料原则设立资料管理机构，形成责任内容明确的职责体系；明确资料保管的日期和方式；确定科技资料存放、分类、称量、架组等管理手段。
2.资料收集收集必须能够处理、维护和更新的资料，对于不合适的资料，应予以销毁。
管理人员须对所需资料的方法、途径、方式等进行调查研究，从而使所收集到的资料更加科学。
3.资料整理在对资料进行归纳分类的过程中，要确定该资料的重要性、范围和用途，避免重复、遗漏等问题。
4.资料应用管理人员须根据实际情况提出科学、合理的方案；在使用时，应详细了解资料性质和用途，并根据实际情况进行合理的使用。
5.资料维护资料的保存期限不固定，应根据资料所涵盖的知识、内容、重要性等因素进行区分，并采取合适的保存方式，从而使资料不因长时间的埋藏而丧失了应有的价值。
四、总结文件及工程技术资料控制制度是企事业单位的基本管理制度之一。
技术文件控制程序
技术文件控制程序Document No.文件编号：Release Date 发布日期：Effective Date生效日期：Control Mode 受控模式：Compiled by 编辑：Reviewed by 评审：Examined by 审核：Approved by 批准：1.目的为使本公司技术文件资料制订、分发、保存等作业达到管理成效，各相关场所使用有效版本文件，制订本程序。
2.适用范围本公司对内、外所发技术资料和顾客提供的技术资料均适用。
3.职责3.1 技术部负责FMEA、作业标准书、作业手顺书等文件的编制修改工作。
3.2 质量部负责管理计划书、检验基准书、检查作业标准书等文件的编制修改工作。
3.3项目部负责产品图样、产品标准/规范/法规/企业标准等文件的管理和文控工作。
4.定义4.1 技术文件:A、产品图样、产品标准/规范/法规/企业标准；B、作业指导书、检验指导书；C、操作规程、试验程序；D、材料规范；E、各种质量计划（包括控制计划、FMEA等）；F、经质量部确认的外来文件。
5.流程图见附件一6.工作程序6.1 文件编制6.1.1 新产品开发期间，各职能部门执行《产品质量先期策划控制程序》并编制相关的技术文件。
6.1.2 产品限度样件由质量部负责送客户进行认可（或接收顾客提供的样品或色板），供应商提供的限度样品由质量部送客户认可或由本公司质量人员进行确认。
6.1.3 技术文件编号规则为：XXX—WH —XXX—XX-XX-001 (图纸文件使用产品编号进行管理)说明图示：XXX—WH— XXX—XX — XX — 001①—②—③—④—⑤—⑥例如：XXX-WH-L42L-WI-05-001① XXX：XXX集团；② XX ：公司XX代码；③ XXX：产品车型代码(数位不限)；④XX：文件编码（管理计划书为CP；作业标准书(包括条件表)为WI；检验基准书为QJ；FMEA为FA）；⑤XX：部门代码，生产部为02，质量部为07，技术部为05，物流部为03，设备部为04。
ISO45001文件控制程序
文件控制程序（ISO9001-2015/ISO14001-2015/ISO45001-2018）1.0目的通过对与质量、环境和职业健康安全管理体系有关文件的控制，确保文件的有效性和适用性，确保需要使用文件的场所都配备统一有效的文件，防止无效或作废文件的非预期使用。
2.0适用范围本程序适用于与质量、环境和职业健康安全管理体系有关文件的控制，包括外来文件和资料。
3.0职责3.1品质部负责组织和协调质量、环境和职业健康安全管理体系文件的编制、审核、批准、更改、修订、换版、解释和日常管理工作；负责质量检验类文件的编制、审批、更改、修订和日常管理工作。
3.2 工程部负责技术类文件的编制、审批、更改、修订和日常管理工作。
3.3 文控中心负责质量、环境和职业健康安全文件、技术类文件和相关外来文件的存档、分发和日常维护工作。
3.4 各部门负责各自部门文件的管理工作。
4.0支持性文件4.1《技术文件和资料控制规范》4.2《记录控制程序》5.0工作程序5.1 文件的分类5.1.1 质量、环境和职业健康安全管理体系文件：a）形成文件的质量、环境和职业健康安全方针和质量目标；b）质量、环境和职业健康安全手册；c）标准规定和公司需要的程序文件；d）为确保体系有效运行的作业指导书及各部门所需的规章/制度和办法等文件；e）记录。
5.1.2 技术文件：a）产品的设计图纸；b）产品的工艺文件；c）产品的技术标准；d）产品使用说明书；e）作业指导书、检验规程；f）其它（包括EHS方面的技术文件）。
5.1.3 外来文件：a）法律法规 (如：国家产品质量法、计量法、环境法和职业健康安全方面等法律法规，产品涉及的国际、国家和行业等标准)；b）来自顾客、供方等的工程标准、图样/规范。
5.2 文件的编号5.2.1质量、环境和职业健康安全手册及程序文件的编号。
5.2.1.1 质量、环境和职业健康安全手册及程序文件由品质部统一编号。
5.2.1.2 质量、环境和职业健康安全手册的编号方法为：企业代码文件类别（QM---质量手册，EHSM---环境和职业健康安全手册）5.2.1.3 程序文件编号方法为：XXX / DXC XX —XX发布年份文件序号（01-99）企业代码文件类别（QP---质量程序文件，EHSP---环境和职业健康安全程序）5.2.2 各部门规范、规章、制度和办法等的标识方法为：RG —XX —XX序列号部门类别（如QA、HR、ENG等）文件类别（规范/规章/办法）5.2.3 外来文件的标识方法为：WL—XX —XX —XX —XX序列号文件类别（M管理，T技术，S标准，D图纸，O其它）来源类别（如某一供方、顾客等）部门类别（如QA、HR、ENG等）文件类别（外来文件）5.2.4 文件和记录的代码缩写a）质量手册— QM b）环境和职业健康安全手册— EHSMc）质量程序文件— QP c）环境和职业健康安全程序— EHSPd）作业指导书— WI e）检验规范— CSf）制度/规章/办法— RG（Regulation）f）质量记录— QR g) 环境和职业健康安全记录— EHSR5.2.5 管理者和部门代码缩写No. Dept. Name (CN) Dept. Name (EN) Short1 总经理室General Manager GM2 技术副总经理室Operation Vice General Manager OVGM3 销售副总经理室Sales & Marketing Vice General Manager SMVGM4 财务部Finance Department FI5 采购部Purchase Department PUR6 外销部Export Sales Department EX7 内销部Domestic Sales Department DOM8 市场部Marketing Department MAR9 应用工程部Application Engineering Department AE10 人事部HR Department HR11 行政部Administration Department ADM12 质量部Quality Department QUA13 工厂经理Factory Manager FM14 生产部Production Department PRO15 设施部Facility Department FAC16 物料部Materials Department MAT17 工程部Engineering Department ENG18 售后服务部After Sales and Spareparts Department ASSD19 信息技术部IT Department IT5.2.6 作业指导书和检验指导书的格式详见《技术文件与资料控制规范》。
文件和资料控制程序范文
文件和资料控制程序范文1、目的本程序规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销毁等活动的要求和控制，通过对文件、资料进行控制，以确保各相关场所使用的文件为有效文件，防止使用失效和作废的文件。
2、范围本程序适用于公司质量管理体系文件、技术性文件、外来文件的控制，质量记录是一种特殊类型的文件，应依据《质量记录控制程序》加以控制。
3、职责3.1 办公室是文件控制的归口管理部门，负责质量管理体系文件、其他质量文件、及各种记录的接收、发放、更换和销毁等工作。
3.2 办公室负责编写、修订、换版质量管理体系文件。
3.3 总经理负责质量管理体系文件、质量方针、质量目标的批准。
3.4 质量保证负责人负责质量管理体系文件的审核。
3.5 各有关职能部门负责本部门应贯彻实施和发放、签收的文件、资料，部门负责人审核，质量保证负责人批准，各职能部门负责本部门文件的管理工作。
3.6 技术部负责技术文件的编制，外来文件的采用、发放、回收、销毁等管理工作。
3.7 技术部部长负责技术文件审批。
4、工作程序4.1 本公司文件控制范围a. 质量管理体系程序文件及各种质量记录；b. 技术文件：如产品标准、技术标准、检验规范、工艺文件、图纸、作业指c. 外来文件：如国家标准、行业标准、企业标准、法律、法规等。
d. 其他支持性文件：如各项管理制度、操作规程、工作标准等。
4.文件的编号4.. 1现行国家标准、行业标准和地方标准以原标准号为准422企业标准的编号方法422.1技术标准a企业技术文件Q / SSZ XX---XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示标准顺序号企业特征代号企业标准代号4.2.2 .2管理标准编号QG / SSZ XX---XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号管理标准代号4.243质量体系程序文件编号QP / SSZXXX---XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号程序文件代号4.2.. 2.4 质量记录编号422.5操作规程编号4.3文件的编写、审批和发布431为了确保文件的充分性，办公室组织编写质量管理体系文件，质量保证负责人审核，总经理批准。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
4·5文件的管理
4·5·1文件和资料由资料员统一保管，收发文件填写收／发登记表，归档文件填写归档登记表。
4·5·2技术文件和资料应进行分类编号、建立总目录（或台帐）及分目录清单，便于检索查询。
4·5·3文件原件一律不准外借，任何部门未经批准，不准擅自复制受控文件。若要查阅，经技术部经理同意后，查阅复制件。公司外需复制，经总经理批准后，填写文件收／发登记表，文件加盖红色"更改不通知"印章。
4·4·3技术文件更改时，涉及到在制品原有工装时，应提出相应的处理意见。
4·4·4技术文件更改时，与此相关的其他技术文件也应同时更改，以保证文件正确、统一。
4·4·5由于技改、生产试验验证或新产品试制而引起的临时性更改或一次性更改的项目，可先不更改技术文件，而以《工艺单》的形式作为临时更改或一次性更改依据，《工艺单》经技术部经理审核、总经理批准后生效实施。
4·2·2产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等技术文件由技术部有相应技术资格的人员进行编制、校对、审查，技术部经理审核、总经理批准。审查内容为产品结构、尺寸、编号方法等。
4·3文件的发放与接收
4·3·1资料员在文件批准后3天内，按技术文件发放范围发放，不得多发或漏发，文件领用人在文件收／发登记表上签名，受控文件加盖红色"受控"及"归口部门代号"和"使用部门"印章。
4·3·3技术部列出技术文件清单，接收部门收到文件后，在技术文件清单上做好记录。
4·4文件的更改
4·4·1文件需要更改时，由技术部有关人员填写文件更改通知单，经审批后，按文件收／发登记表到有关部门更改文件，更改完成后，由使用部门有关人员在更改通知单上签名。
4·4·2若技术文件更改内容较多，不便在原文件上更改时，可按更改要求重新编制新的技术文件，由资料管理员按原文件收／发登记表发放，并填写文件收／发登记表，原登记表备注栏中注明"更换收回"字样，同时收回旧文件。原文件及一份复印件加盖红色"保留"印章后存档备查，其余统一销毁。
4·3·2当文件严重破损影响使用时，应到技术部办理更换手续，交回破损文件，并填写文件收／发登记表，在备注栏注明"更换"字样，由技术部经理审批后，换发新文件。当使用部门将文件丢失时，由使用部门向技术部提出书面申请，并填写文件收／发登记表，在备注栏注明"重发"字样，经技术部经理审批后补发丢失的文件，在文件上注明"重发"字样，并在"重发"字样上加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章和"使用部门"印章。若原文件重新找到，应将原文件送回技术部，统一销毁，以防误用。
⒌相关文件:
无
⒍相关表单:
见清单。
4·5·8技术部每三年对公司技术文件及企业标准复审一次，对不适用的文件进行修订，对适用的在文件右上角加盖红色"＊＊＊＊年确认"印章。
4·5·9技术部应及时收集上级的文件资料及相关标准，确保公司使用最新的有效版本。每年根据上级年度《标准目录》，对公司所有标准进行复查，及时更换和作废过期标准。若新版标准与旧版标准内容相同，只是标准号有所变动的，可把旧版本标准号改为新版本标准号，同时加盖红色"＊＊＊＊年确认"印章。
4·1·1文件和资料的分类
4·1·1·1文件分为内部文件和外部文件:
①内部文件包括企业标准、产品图样、工装、工艺图样等；
②外部文件包括上级标准、客户来图、技术会议文件和资料等。
4·1·2文件和资料的编号:
文件和资料的编号由技术部统一规定，编号应层次分明，条理清楚，做到一物一号，既不重复又不漏编。外部文件编号可以按原文件。
4·1·3文件和资料分为受控和非受控两种，产品标准（包括国家标准、企业标准）、产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等为受控文件；其余文件和资料为非受控文件。受控文件加盖红色"受控"及"归口部门代号"和"使用部门"印章。
4·2文件的编号及审批
4·2·1为提高产品质量，增加竞争能力，企业标准可高于国家标准。企业产品标准由总经理批准。
4·4·6技术文件更改方法
4·4·6·1将需要更改的内容用细实线划掉，被划掉部分应仍能清楚地看出未更改前的情况，在适宜部分填写更改后的内容，在靠近更改部位写上更改标记，其标记符号用加圆圈的小写英文字母或阿拉伯数字表示，如a b c d……或①②③……
4·4·6·2在文件更改栏中填写本次更改的标记、更改处数、日期和更改人签名。
⒈目的:
对与质量体系有关的技术文件和资料进行控制，确保现场使用文件为现行有效。
⒉范围:
适用于质量体系运行中所有技术文件和资料的控制。
⒊职责:
3·1技术部负责技术文件和资料的编制、发放、更改和归口管理。
3·2各有关部门负责本部门专用技术文件及资料的实施与管理。
⒋工作程序:
4·1技术文件及资料（以下简称文件和资料）的分类及编号
4·5·4外协件技术文件由采购部发放并填写文件收／发登记表，文件加盖红色"外协"印章。
4·5·5进行计算机辅助产品设计时，应把相应文件应在服务器上备份，备份文件名应较易辨认。
4·5·6外部文件应填写收防蛀。如发现破损应及时修补。资料员每年对保管的文件检查一次。