公文礼仪

公文礼仪
公文，是公务文书的简称。

狭义的公文指各级领导干部在公务活动中所使用的书面文字材料；广义的公文则包括文字、图表、录音、录像、物证等内容。

公文是传达、贯彻党和国家方针政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指示和商议工作，以及报告情况、交流经验的重要工具。

因此，公文具有鲜明的政治性、严肃性、规范性和权威性。

根据2000年8月24日由国务院办公厅下发的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行公文可分为以下12类13种，每一类每一种公文的具体撰写要求、适用范围、适用对象均有所不同。

命令适用于依照有关法规发布重要行政命令与规章，采取重大强制性行政措施，奖惩有关人员，撤消下级机关不适应的决定等。

决定适用于对重大活动和事项做出安排。

指示适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

公告和通告公告适用于向国内外宣告法定事项或其他重要事项；通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

通知适用于发布行政法规和规章，转批下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属的机关的公文，传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。

议案适用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

批复适用于答复下级机关的请示事项。

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

函适用于互不隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

会议纪要适用于传达会议情况和会议精神。

中共中央办公厅1996年5月3日印发《中国共产党机关公文处理案例》，规定党的机关公文文种为14种。

分别是决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

其中：
决议用于经会议讨论通过的行政权决策事项。

指示适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

公报用于公开发布重要决定或者重大事件。

条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

规定用于对特定范围内的工作和公务制定具有约束力的行为规范。

以上公文在各级党政机关的公务活动中发挥着极其重要的作用，遵循公文礼仪成为领导干部的一项基本职责。

所谓公文礼仪，即领导干部在撰写和办理公文时应当严格遵守的规范和条例。

我国公文礼仪的主要来源即上文提及的《国家行政机关公文处理办法》。

一、公文的撰写
公文是党政机关的喉舌，是联系各级行政机关的重要纽带。

因此，领导干部在撰写公文时必须严格遵守有关规定和要求，避免任何有可能耽误公务的疏漏。

公文的撰写可从以下三个方面予以把握。

(一)内容要求
任何类型的公文，不论其发文机关和发文目的是什么，都应当在内容上遵守如下两条基本指导原则。

(1)遵守法规。

作为党政机关的公务性文件，公文的观点与内容必须与我国现行的法律法规和方针政策相符合，不可出现自相矛盾之处。

如果出现了类似问题，应当及时向领导反映，并予以纠正和弥补。

如果要通过公文提出新的政策规定，则应对此做出具体解释和说明。

(2)真实准确。

公文的观点和内容应当建立在充分的事实基础之上，所反映的情况和需要解决的问题必须真实，用以证明观点的背景、数据等也要准确无误，切不可自作主张、胡乱猜测。

要做到这点，必须深入实际、密切联系群众、实事求是，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，更不可弄虚作假、敷衍了事。

(二)格式要求
公文的规范性和严肃性对公文的撰写提出了严格的格式要求。

公文的格式是公文管理标准化和现代化的必然要求，也是公文合法性的保障。

上述公文体现的是不同的发文机关权限范围和行文机关之间的不同关系，反映了不同的发文目的，因此每一种公文在格式上大致相当的同时也存在一定的不同之规。

在撰写公文时，务必根据所在机关的职权地位和发文目的选择恰当的文种，运用具体的格式。

一般而言，公文的格式都包括文头、正文、文尾和标记这四项基本内容。

(1)文头。

公文的文头包括文件名称和发文字号。

文件名称大多由发文机关名称加“文件”两字组成，如“中共中央文件”。

文件名称往往用套红大字印刷。

发文字号由发文机关代字、年号、文件顺序号三者组成。

年号用“〔〕”括注，而不能使用“()”。

若由几个机关联合发文，一般只注明主发机关的发文字号。

(2)正文。

正文是公文的主体，一般应当包括以下七个部分的内容。

①公文标题。

公文标题一般由发文机关的名称、事由和文种三部分组成，应简要准确地概括公文的主要内容，体现公文的主旨。

如果公文版头或者文尾已经注明了发文机关，公文标题中可省略发文机关的名称；如果公文内容难以概括，可省略标题中的事由一项；公文标题除法规、规章需要加书名号外，一般不加其他标点符号，而以空格代之；标题较长而需要分行书写时，不可将固定用语拆开分写。

②主送机关。

主送机关即负责受理或答复该公文的机关。

上行文时只有一个主送机关，下行文时可有多个主送机关，书写于标题之下正文之上的左首顶格处，按级别高低顺序依次排列。

公文中的“主送机关”是指公文的主要受理机关，也称“上款、抬头”。

应当使用全称或者规范简称，顶格写在标题和正文之间的左侧，并加冒号。

“抄送机关”是指主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，标注时应当用全称或者规范化简称、统称。

“发文机关”一般是指拟发文件的机关，标注时应当使用发文机关全称或者规范化简称，行政机关联合行文，主办机关排列在前。

报送一般指需要报上一级主管或者相关部门。

发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。

同级政府、政府各部门、
上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。

几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。

主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。

除了直接面向社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。

抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。

抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。