秘书的基本职能

❖ 80年代以后，由于形势的需要，中央再次强调了秘书部 门要协助领导做好督查工作，赋予了秘书部门新的职能，使 督促检查成为秘书部门辅助领导的一项长期工作，它对于克 服官僚主义、分散主义、地方主义、本位主义等，以保持政 令的畅通，决策的贯彻，具有决定性的作用。是清除有令不 行、有禁不止、上有政策、下有对策等本位主义、小团体主 义的有效管理举措；对上情下达、下情上达、政令通畅、上 下一体协调运转有着积极的促进作用。 秘书对督促检查的辅助，主要是在领导者的主持下，按照 领导确定的督促检查内容和目的，操办具体的事务。
小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假! 您是怎样获得这些信息的呢?”卢主任说：“信息变化极快，我们 要善于从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金沙等待 我们去开掘，去淘洗，去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下 溜走”。
★卢主任作为办公室负责人，在会前做了充分的信息搜寻工作， 获取了大量信息，给领导决策提供了参考。
❖ 不同领域、不同层次、机构内不同分工条件 下秘书的职能，实际上各有侧重。
❖ 秘书的基本职能是服务，“参与政务，掌管事 务”，为领导提供综合辅助服务。
❖ 传统的三项职能：办文、办事、办会。
❖ 1985年国务院召开的全国秘书长和办公厅 主任会议上提出了“四个转变”：
❖ 由传统的低层次、事务性服务向高层次、 智能型服务转变；
小王与督促检查组成员经深入调查研究后发现，各部门反映了 一部分真实情况，也有一部分情况未能真实反映。如质检人员凭个 人感情放宽检验标准问题、生产装配人员为了追求产量对设备上的 小毛病不愿停机检修问题等。小王对有关情况进行梳理后，及时用 电话向外出商务洽谈的总经理作了汇报，并建议按职能分工各负其 责，督促各部门各岗位按规程和标准办事，对违规操作者按公司的 制度进行严肃查处。总经理在电话中同意了小王的建议，并指示有 关负责人加强设备维修部门的力量，将维修人员的固定工资改为工 资与设备完好率挂钩，体现多劳多得的原则。
（一）信息管理职能
（一）信息管理职能
❖ 信息作为社会经济发展的重要资源之一，其作用 已越来越被人们所重视。社会各级各类组织领导的决策， 知识财富的创新都愈来愈依靠信息的收集与整合。秘书 部门处于信息联络的集散地，通过沟通信息、整合信息， 为领导决策提供可靠依据。信息工作已成为现代秘书工 作的重要内容之一。 信息工作水平高低直接体现秘书参谋辅助水平。
❖ 由偏重办文办事，向既办文办事又出谋献 策转变；
❖ 由收发传递信息向综合处理信息转变；
❖ 由一般性事务管理向辅助管理、辅助决策 转变。
秘书的基本职能可以概括为六项：
❖ （一）信息管理职能 ❖ （二）综合协调职能 ❖ （三）督促检查职能 ❖ （四）参谋辅助职能 ❖ （五）后勤保障职能 ❖ （六）“不管部”职能
❖ 请思考：
❖ 秘书宗诚处理老人哭闹事件，有哪些值得称赞之处？
（三）பைடு நூலகம்促检查职能
❖ 过去督促检查是一种领导行为，科学的领导离不开督促 检查，历史上虽然秘书机构有时也承担有“奉旨督查”， “刷卷督查”(即定期检查各衙门文卷实行督查)和“催报督 查”等形式，但在多数时代和情况下，秘书部门不是监督部 门，也没有很重的督查任务，更多是限于文书的催办而已。
❖ 人际上包括协调领导和领导之间，协调领导和同事之间。单位上包括本单位 各部门之间，包括本单位与外单位之间。
【案例】
某集团公司办公大楼里的工作人员刚刚上班，总经理办公室门 前就有一阵喧闹声。一位质朴的老人逢人就说：“我找一把手，我 是厂里的老职工，厂里不能不管我。儿女不能不管我，领导不能不 管我。”老人声泪俱下，声音嘶哑，忽高忽低，开始还有人围观， 到点上班后，老人只有自诉自泣了。本来可让保安将他强制送出 去，但看他手中拿着本集团公司前身“文化大革命”前的国营企业
过了一会儿，厂长发话了：“老卢提出了一个值得我们沉思 的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们 面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价 的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。 请大家对这两个方案议一议。”
经过反复比较、分析，厂领导最后采纳了卢主任的意见。后 来的事实证明，卢主任的预测是正确的，他的方案使企业获得了 巨大的利润。
的 工作证，人们又不忍心将他赶走。
原来，老人是集团前身国营企业的工人。企业资产重组时见工 厂工人闹来闹去，没干活，就回乡下老家去了。工厂恢复生产后， 他回来过，可厂里领导已换，没人接纳他。这位老实人心想总是凭 力气吃饭，也就没有强求回厂，回去种地去了。斗转星移，岁月流 逝，他已年过古稀，体弱多病。儿女不愿承担养老义务，就让他进 城找原单位，要按退休工人待遇，发放退休金……老人拿着别人帮 他写的申诉书和那个老工作证，找总经理，但总经理外出开会去 了；找党委书记，书记正在党校学习；找劳资部门，负责人说此事
第二节 秘书的基本职能
一、秘书职能的含义
❖ 秘书职能：是在秘书机构、秘书职位框架内， 领导根据组织目标与管理工作的需要而明确 赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。
二、秘书的基本职能
❖ 是对秘书机构、秘书职位基本职责与权限的 粗线条勾勒，为我们描绘出秘书职能作用的 大体轮廓，对秘书工作具有宏观的指导价值。
秘书宗诚把老人带到接待室，倒了一杯水，让他平静下来，把 前后的经过说清楚。宗诚还作了记录。谈至中午，宗诚安排老人 吃饭、休息，在接待室等结果。
宗诚首先根据老人的工作证和谈话记录，到档案室找到当时老人 的档案资料。老人当时是正式工人，四级技工，还当过劳模，没 有任何违纪违法的记录，也未受过任何处分，档案中有自动离厂 的说明。宗诚拿着这些档案资料的复印件，找劳资部门。劳资部 门说对这种情况的处理无政策依据。宗诚从劳资政策汇编中找依 据，到工会了解有关政策，最后还找到当时是刚进厂现已快退休 的老工人座谈。……晚上，宗诚安排老人住下后，又赶到市委党 校向正在党校学习的党委书记作了详细的汇报。
书记沉思了很久，说：“你说该怎么办妥当？”“我建议协调 有关部门，比照相关规定，适当给予照顾。老人的情况特殊，就 算是社会特困人员，我们也应献一份爱心，何况老人曾是原来老 厂的职工、我们的前辈，他的不幸也有当时时代的因素。”宗诚 说。
“好，你去负责协调处理。有困难打电话找我。”书记说， “你注意两件事，协调各部门解决问题要有依据，这是其一；其 二是通过组织与老人家乡党组织联系；教育老人的子女，应承担 照顾老人之责。我马上与总经理通气，商量一下如何从经济上照 顾一下老人。”
会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把 刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副 厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他有点不同看法。领导 们的目光一起转向了他。 “我先说几条信息请领导思考：一是我国粮食进入市场，粮价上调趋势十分明 显；二是国际上几个主要粮食进口国和粮食进口量大的国家今年均遭自然灾 害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料的送粮区今年都 遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业 不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原 料。根据以上情况，我预计，近期粮价必向上增长，而且向上增长幅度较大， 可能每千克上涨0.2～0.5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克 原料用粮上涨0.3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是 3000万!
总不能让老人这撕肝裂肺的哭诉久久回荡在这现代企业的办公 大厦里呀！ 总得有人管，可谁来管呢？ 总经理办公室秘书宗诚 已对此事看出了点眉目，他想老人绝不是坏人，一定是通情达理 的。只要符合规定，给他点补贴也是应当的。他把前因后果和有 关政策仔细思考了一遍后，觉得自己可以做点协调工作，一则帮 老人，二则维护公司正常秩序，不让此事影响企业形象。
❖ 秘书检查督办的要领 深入实际、全面了解 态度客观、公正评价 依靠群众、谦虚和谐
【案例】
某公司总经理对最近产品质量经常出问题十分重视。他对质 量检测部门、装配部门负责人强调了多次，仍未得到彻底的解决。 秘书小王从信息综合中发现，产品质量问题涉及几个相关部门， 有必要进行一次督促检查，协调解决问题。于是，他向总经理提 出了关于解决产品质量问题的督促检查的建议。总经理采纳了小 王的建议，决定成立由总经理主持、有秘书小王及相关工作人员 参加的督促检查组。总经理召集有关部门负责人和督促检查组成 员开会，宣布了这次督促检查的目的和内容，确定了程序和要求， 明确秘书小王为副组长，负责具体事务，各相关方面务必通力配 合。会后，总经理向小王交代了几条具体原则后，就到外地参加 业务洽谈会去了。
宗诚在笔记本上记下了书记的两点指示。经多方协商，事情总 算有了圆满的解决。各职能部门根据宗诚提供的档案材料和相关 政策依据，根据总经理和书记的意见，比照２０ 世纪９０ 年代 工人发放安家费的办法，在经济上给予了一定的照顾。老人的子 女也在当地党组织的教育下，将其父接回家去了。
人们称赞宗诚有爱心，办了件难办的事。宗诚说：“这事凭我 个人之力是办不好的，是组织协调的结果。我只是起到了秘书应 该起到的穿针引线的协调作用。”
（二）综合协调职能
❖ 1.综合是秘书部门的特点，有人称秘书部门是唯一具有“综合 权”的部门。秘书部门位居领导近身，地位比较超脱，又具有这 种综合权，使秘书部门能够发挥综合的职能作用。领导人要使所 属范围内外矛盾尽量缩小，工作步骤尽量一致，改善组织之间、 工作之间、个人之间的关系使之和谐一致，就必须掌握运用综合 协调的艺术。使秘书部门成为协助领导开展协调工作的最佳部门。 2.综合协调工作。贯穿于秘书工作的许多方面，而不可能设 立一个专门科室来做，这是和其他许多职能工作不同的特点。比 如信息、保密、档案、文书等都可设立等门科室专司其事；而协 调却存在于全部秘书工作之中动。办文有办文中的协调，办会有 会前、会中、会后的大量协调，就是处理一件具体内部矛盾事务， 比如各个科室之间分配电扇、安排人打扫卫生，也得做好协调才 能减少阻力，顺利完成任务。