管理例会制度

管理例会制度

一、会议目的

例会又可称固定会议，公司通过本例会以求达到：

1、实现有效管理，促进公司上下级相互之间的信息沟通、思想交流与协调矛盾。

2、实施持续改进，提高公司各部门执行目标的效率，追踪各部门的工作和业务进度。

3、集思广益、激发创意，对所提出的改进性事项进行论证和工作方案的决策。

4、协调各部门的工作方法、工作进度、人员、设备及其他资源的调配。

5、通报公司近期经营管理情况，布置下一阶段的日常工作和安排其他事项。

6、通过本平台，延伸公司的企业管理、体现公司的企业文化和彰显公司战略发展、战略定位的内涵。

二、会议时间

每月第二周的周六09：00始。

三、会议地点

公司三楼培训室。

四、会议主持

本会议由公司总经理主持，总经理可指定或委托他人主持。

五、参加人员

1、公司全体高层和中层人员。

2、因会议需要所指定或邀请的其他列席人员。

3、如需表决，则仅本款第一条人员有效。

六、会议内容

1、听取各部门对上次会议工作决议完成情况的汇报；

2、听取各部门对所属业务工作完成情况的汇报、分析与趋势预测；

3、听取各部门对所属管理、技术、设备、人员等情况的汇报与分析；

4、听取各部门对重点工作所出现的问题进行原因分析和问题解决的情况汇报；

5、听取各部门对完成目标所陈述的困难和寻求解决或协作的情况汇报；

6、听取各部门对本部门和其他部门工作以及公司工作或发展的提议或建议；

7、听取各部门对相关信息交流或反馈的情况；

8、高层对相关事项进行教练和对相关信息进行调研、建议或指示；

9、通报公司近期经营和管理情况，部署下一阶段公司策略和主要工作任务；

10、其他需要汇报、提交或讨论的事项。

七、汇报方式

1、所有汇报均应借助PPT的演示进行（见附件2）。

2、总体业务方面的汇报要求应进行三比，即与当期目标比、与过去走势比、和与年度目标比。

3、主要顾客方面的汇报应进行二比，即与当期目标比和与过去走势比。

4、所有汇报应侧重以数据说话，做到四有：即有数据、有分析、有计划和有措施。

5、所有汇报均以部门领导为主体，第一领导承担汇报的责任。

6、汇报的内容、顺序和比重分配见下表：

八、会议要求

1、会场的准备工作由行政部负责，主要包括会场安排、音响设备、多媒体设施、车辆、茶水、用餐等。

2、会议时间或地点调整的通知由行政部负责提前二天发出。

3、经认可的列席人员由行政部负责通知并进行会场座位安排。

4、各部门应事先做好书面汇报提纲，发言时应力求主题突出，逻辑合理，语言准确、简练；汇报中的数据采集正确、相互比较有力，图表引人入胜。如果属集体汇报，事先应做好安排。

5、应在会前3天将会议所用的PPT电子版发给行政部经理。

6、会议期间非指名性的询问，应由部门第一领导人首先接口，同部门人员坐在一起。

7、会议期间的沟通应畅所欲言，对事不对人。

8、会议汇报及其他议程均应体现效率，按规定控制时间（每个部门汇报总时间控制在15分钟以内）。

九、会议纪律

1、所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。

2、主持人须在会议前与相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。

3、所有与会人员均应将手机设置在无声或振动状态下，不得在会场接听手机。

4、其他人发言时应仔细听取，做好必要的记录。

5、本例会内容属公司机密等级，应遵守相关的保密规定和实施保密措施。

十、会议记录

1、本例会的会议记录由行政部专人负责，每年必须归档并列入移交。

2、每一次例会须用专用的会议记录本记录会议内容，记录本由记录员负责保管，属公司机密等级。

3、采用摘要式的记录，即只记录发言要点，将发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、数据、结论等予以记录。当出现应该记录，但内容含糊的地方可以进行追问。

4、忠实记录会议上的发言和有关动态，会议发言的内容是记录的重点；其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，必要的也应予以记录。

5、会议中的讨论、争论的焦点及其各方的主要论点、论据应予以记录。

6、必须记录下会议的结果，如会中所布置的工作，会议的决定、决议或表决等情况。

十一、会议纪要

1、会议纪要由行政部会议记录者负责实施，并在会后二个工作日内完成，经部门经理初审、报总经理批准后下发。

2、会议纪要应简单明了，同样所记载的事项也是公司开展工作的重要依据。

3、会议纪要具有综合性的特点，即：会议纪要是根据公司战略和目标，在对会议中各种材料、与会人员的发言等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提炼的基本特点。

4、会议纪要具有指导性的特点，即：纪要一经下发，将对有关部门和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。

5、会议纪要下发的对象是：公司全体高层和各部门。

十二、会议跟进

1、个人方面

⑴拿到会议纪要后要仔细阅读，尤其是公司与其他部门的重要信息，并应进行思考。

⑵与自己工作相关的信息要做出标记，并考虑、拟订如何完成的计划。

2、组织方面

⑴例会的所有工作性决议均应该予以登记，并按紧急、较急和一般三种类型来区分轻重缓急。

⑵就某一部门而言，会议工作决议也许有多项，应结合部门工作量的情况作出下达安排，剩余的应分期安排实施。

⑶纪要中需要下达的工作性决议，应按规定填写《宏海物流公司管理例会决议执行表》（见附件4）。

⑷行政部应将每次例会所形成并下达的工作性决议按《宏海物流公司管理例会决议执行目录》的要求进行登记，便于汇总、总结和系统改善（见附件5）。

十三、会议评估

1、高层会议应对每次例会情况作出评估意见，并通过行政部对相关部门或人员提出改善的建议。

2、行政部应设专人，每次对参加例会的中层人员进行观察、评估，作为晋升、任用和干部考察的依据之一，也作为帮助干部素质提高、进行培训的参考。

十四、其他事项

1、会议总结应由总经理或总经理指定或委托的人进行。

2、行政部门可根据本制度的精神，制定相应的模块性实施细则。

3、本制度经总经理批准后实施。

4、本制度的解释属公司行政部。