关于做好博物馆展览档案管理工作的思考

关于做好博物馆展览档案管理工作的思考
发表时间：2018-08-07T14:44:53.820Z 来源：《文化研究》2018年第7月作者：李燕芬
[导读] 如何做好博物馆展览档案管理工作已成为博物馆档案工作者需要积极探索的问题。

佛山市三水区博物馆广东佛山 528000
摘要：近年来，为了提高博物馆的社会服务水平，我国博物馆开展了许多陈列展览活动，希望更好地满足广大人民群众日益增长的精神文化需求。

博物馆各类展览活动的次数增加，展览档案的数量也日积月累，如何做好博物馆展览档案管理工作已成为博物馆档案工作者需要积极探索的问题。

本文结合自身的实际工作经验，以长期陈列展览档案和临时陈列展览档案为例，探讨如何做好博物馆展览档案管理工作，以供参考。

关键词：博物馆；陈列展览；档案；管理
博物馆陈列展览是发挥其社会教育功能的重要活动，是衡量博物馆工作质量和学术水平的主要标志，能向公众传播科学知识和优秀传统文化。

而展览档案工作是陈列展览活动不可缺失的一环,更是规范完善提升博物馆管理的基础性工程，然而却一直被人们所忽视，没有引起足够的重视。

做好博物馆展览档案工作，应该作为博物馆基础管理工作来抓，应给予足够的重视。

1.长期陈列展览档案
博物馆的长期陈列展览主要包括该馆的基本陈列和专题展览，从某种意义上来说是一个馆的门面，是该馆藏品水准和专业技术人员业务水平的客观体现，代表着这个博物馆的形象。

博物馆对此类长期陈列的制作要求较高，投入资金较大，策展过程较长，在整个项目实施过程中形成的展览档案资料也较为丰富。

1.1内容设计阶段的展览档案
在展览策划前期，主要档案资料包括展览内容大纲、展览方案、相关讨论记录、审批文件、合作协议等。

其中，牵涉到内容大纲的资料最多，也最为复杂。

在内容设计阶段，展览大纲的完善是一个不断充实和修订的过程，一个陈列展览的内容大纲从起草到最后定稿，往往要经历十几稿甚至二十几稿之多的修改，每一版的内容大纲都应标注修改时间并及时存档，这对回溯策展过程，厘清展览内容线索有着相当重要的意义。

以文物展览为例，在内容设计阶段，要进行文物展品的甄选，展品清单也会随着展览内容大纲的修改而不断调整，相应产生的文物展品清单同样应标明日期并作为该版内容大纲的附件随之存档。

展品清单应包含以下要素：序号、藏品编号、文物名称、件（套）数、级别、时代、现状、来源（出土地点）、图片。

其中，清单中的文物图片可用缩略图，主要起辨识作用，但每件文物展品必须另外以电子文件夹的形式单独建立图片档案，文件夹内包含这件文物的正式高清图片和各角度的现状照片，其中像素较高、观赏性较强的高清图片可用于展板的设计制作和展览图册的印刷，而多角度、局部特写的现状照片可以全面反映该文物的完残程度，这将为布展前的文物点交提供极大的便利。

1.2形式设计阶段的展览档案
长期陈列展览由于其常年展出的性质，对施工设计的要求普遍较高，在经费较充裕的条件下，往往会延请专业的公司负责这一项工作。

根据相关法律法规的规定[1]，展览工程单位的确定必须经过严格的招标程序，在这个不短的时间段内产生的文件种类繁多，数量巨大，包括涉及金额大需要公开招标的，要有公开招标的文件、参加竞标的各专业公司提供的展厅设计施工经费预算方案及效果图、招标会专家论证纪要、相关财务文件等；涉及金额少无需公开招标的，要有三家以上定点资格供应商提供的展厅设计施工经费预算方案及效果图、相关的会议记录、相关财务文件等。

这些都是中大型展览项目中不可或缺的重要档案。

在设计阶段，展览工程单位与博物馆展览团队将围绕展览内容大纲不断充实、完善形式设计方案。

展览工程单位提交的各种设计图涵盖了展览项目实施的方方面面，包括平面设计图、立面设计图、照明设计及施工线路图、展示设备设计图（包括展柜、展台、展具等），上述种种分门别类的设计随着展览团队的讨论进程不断修改、细化，这些文件也应以电子文件的形式按时段分类存档。

1.3施工验收阶段的档案
博物馆展览工程不同于普通的房屋装修施工，涉及范围广，技术要求高。

在施工验收阶段，博物馆展览团队应安排专人与施工方、监理方和财政部门、主管部门进行对接，妥善保存相关文件或副本、照片，还应及时留存各类施工图、施工进度表、各种进场材料的合格证或质保书、施工监理报告、安防及消防系统验收报告、展览项目预算审核报告书等档案文件。

1.4布展阶段的档案
在工程进行到一定程度的时候，展览团队要确定最终的布展方案。

布展方案需条理明晰，详细具体，有较强的可操作性和指导意义，内容包括计划日程表、布展人员各自的具体职责、现场安保等。

进入布展阶段后，所有参与人员各司其职，严格按照布展方案执行自己的工作，在文物出库、现场点交、展品进柜、灯光调试等一系列进程中，应安排专人全程拍摄现场工作照及视频资料，以影像的形式真实记录布展过程。

布展工作照和布展方案同样是布展阶段档案中不可或缺的重要部分。

在布展全部结束后，应尽快拍摄展厅现场效果照片，此时展厅尚未对观众开放，可以获取比较整洁的画面和全面的角度，拍摄的同时兼顾艺术性和纪实性。

1.5展览开放初期的档案
1.5.1影像资料
展览制作完成后通常会举行开幕式，邀请领导、行业代表等出席开幕式、参观展览，这个场景需保存照片资料，存入展览档案中。

在展览正式对外开放后，还需要再进行几次展厅照片的拍摄，不再是布展刚结束时空无一人的展厅场景，而是特意选取观众参观的镜头，兼顾各种观众类型，如普通零散观众参观、未成年人集体参观、团队跟随导览人员参观等。

这几类观众参观展厅的现场即时记录也是博物馆展览档案中影像资料的重要组成部分。

1.5.2讲解词及导览内容资料
宣传教育是博物馆的重要社会功能，为帮助观众更好地理解展览内容，提高参观质量，博物馆会针对不同受众人群提供各种导览讲解服务。

导览服务一般分为人工讲解和语音导览器两种，现在随着智能手机应用的普及，一些博物馆还增加了微信语音导览服务，观众们可以根据自身的需求选择不同的导览方式。

讲解员一般使用根据展览内容编写的讲解词，独立成文，讲解内容可根据现场观众的类型、参观
时间和参观意向灵活增减；语音导览系统则更偏重对重点文物的介绍，观众可以用智能手机在博物馆的微信平台上输入展品的语音编号收听讲解。

1.5.3对外宣传资料
要扩大展览的影响，吸引更多的观众，获得更大的社会反响，对外宣传必不可少。

除了电视、报纸等传统媒体，博物馆还与时俱进地利用网络媒体广泛传播展览的资讯。

现在，崭新的自媒体时代已经来临，很多博物馆已不再完全依赖传统媒体的宣传方式，而是通过自己的官方网站、官方微博和微信平台大力自我宣传。

从策展、布展、到展览正式开幕，分时段、高频次地进行宣传造势，以活泼多变的形式吸引广大观众，特别是年轻观众对博物馆展览的关注[2]。

在此类展览档案的管理上，不仅要注意收集相关纸媒对展览的报道文字，也不能忽略网络媒体的相关内容，比如各大网站的展览报道、微博、微信的展览宣传文字、图片，以及观众有价值的反馈意见都是值得留存的档案资料。

2.临时陈列展览的展览档案
与长期陈列展览相比，博物馆临时陈列展览因持续时间较短、规模较小，所产生的档案资料也较为简单。

在临时陈列展览的范畴中，包括建立在馆藏基础上的本馆自办展览、从其他博物馆引进的交流展、输出到其他博物馆的外出巡展等[3]。

其中，自办展览的展览档案主要包括内容大纲、展品清单、展品照片、展品标签、展览海报、展览宣传册（页）、导览资料、布展方案、展厅照片、讲解词、媒体宣传报道、开幕式照片、参观人数统计、观众调查等。

如果有与展览配套的讲座、社教活动等，还应在展览档案中补充相关图片及文字资料。

3.博物馆展览档案管理存在的问题
在以往很长一段时间里，博物馆档案管理意识淡薄，各类展览档案的收集归档得不到足够的重视，资料散失情况较为严重。

上世纪90年代举办过的一些展览距今时间并不久远，但除了少量照片得以留存，更多的有价值的展览资料已无迹可寻。

随着办公自动化系统的普及和计算机技术的进步，近年来，部分博物馆对展览档案的重视程度在逐渐提高，一些博物馆还对展览资料进行了系统的梳理和总结，结集出版，成为供行业内学习探讨的教材。

比如上海博物馆的《宁静的辉煌——上海博物馆新馆陈列设计解析》（文物出版社2005年8月版）、南京博物院近十年来陆续推出的数辑《陈列艺术》，都成为博物馆展览同仁们业务学习的重要参考书。

笔者所在博物馆也在不断地总结创新，在展览档案资料的管理和利用上，逐步趋向规范化。

比如，每年年初制定本馆展览档案资料收集计划，年中注重展览档案资料的收集，年底将当年举办的展览档案资料整理立卷。

长期陈列展每个展览独立立卷，全年临展归入同一卷。

除展览相关资料外，还可将展览人员的策展心得、总结等归入展览档案，既活化了展览档案资料，也有助于提高展览人员的专业技术水平。

4.结束语
综上所述，博物馆客观详实的展览档案是陈列展览工作的真实写照，是博物馆发展的历史佐证，应当给予足够的重视。

做好博物馆展览档案管理工作，需要档案部门建立健全的标准和规范，做好展览资料的收集整理立卷等工作，实施档案信息化建设及开发利用工作，才能使博物馆展览档案管理工作更加制度化、规范化，有利于博物馆展览更好地开展。

参考文献
[1]杨京丽. 浅析博物馆展览档案的应用性价值[J]. 卷宗, 2016(9).
[2]陈馨虹. 展览的记忆——浅谈博物馆展览档案管理[J]. 办公室业务, 2015(17):31-32.
[3]徐微明. 建立博物馆陈列展览档案的几点认识[J]. 档案学研究, 2015(3):64-66.。