档案管理基础知识
档案管理基础知识概述(PPT 43张)
销毁档案必须有严格的审批手续和监销制度。 销毁档案程序: 1、编制销毁清册。鉴定小组（在机关分管负责人的 领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同 组成）经过鉴定，对无保存价值的档案编制销毁 清册，它是日后查找档案销毁情况的凭据。销毁 清册的封面需设置全宗号、销毁档案的数量、鉴 定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时 间、两个监销人的签字及销毁时间等项目。清册 中档案销毁登记表要设置序号、文件题名、所属 年度、档号、应保管期限、已保管期限、文件页 数、备注等栏目，准确揭示每一份销毁文件的内 容和成分，供领导人审查。
（四）鉴定
档案鉴定工作有广义和狭义两种理解。前者包 括鉴定档案的价值和真伪。后者单指鉴定档案的 价值。今天主要讲述的是后者，工作内容有三项： 一是文书部门和业务部门在归档时将不必要归 档保存的文件剔除； 二是确定文件的保管期限； 三是档案室对保管期满的档案进行复查审核， 认定无需保存的，即可销毁。
⑤防潮 档案库房的相对湿度应控制在45%-60%之间，日变 化幅度不超±5% ，保存底片的胶片库的相对湿度 应控制在35%-45%； 库房内外要安设温湿度记录仪表，定时测记库房 内温湿度，并随时予以调控； 库房内应配备除湿机和空调设备； 空调、除湿机定期检修保养，温湿度表定期校验； 新库房竣工应经6-12个月的干燥后档案方可入库。
六环节之说档案业务工作内容可分为： 收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用。 随着档案工作的不断发展，检索和编研逐 渐成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环 节就变成八个环节。
（一）收集
档案室作为集中管理本单位档案的内部机构， 收集工作是基础，是关键，收集时一定要按照 《归档制度》的要求，做到收集文件材料的齐全 完整。 收集的齐全完整是整个档案工作的前提和基 础，做不到这一点，以下几个环节的工作做得再 好，都是徒劳无功的，档案工作都是不合格的。
档案管理基础知识
档案管理基础知识档案管理工作是一项服务型的业务性工作，做好档案管理工作是保证档案服务质量的决定因素。
以下是由店铺整理关于档案管理基础知识的内容，提供给大家参考和了解，希望大家喜欢!档案管理基础知识一：一、档案归档范围(一)材料种类1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等;2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料;3.行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等;4.业务职能工作形成的文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等;5.本单位对下级单位管理中形成的材料;6.内容重要的各类来信，来访材料，领导的指示,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;7.会计工作形成的文件材料;8.本单位经营管理、职工管理形成的文件材料;9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议，及债权债务文件;10.领导参加相关会议的讲话稿;参加会议带回的有关材料等;11.其他有保存利用价值的文件材料。
(二)保管期限1.保管期限种类分为永久、30年、10年;2.会计档案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;3.凡对公司有长远保存价值的档案列为永久;4.对在一定时间内有利用价值的档案列为10年;5.凡介于永久或10年期限之间的档案其保管期限一律30年。
二、立档单位形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。
构成立档单位的主要条件有：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文;2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划;3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
三、国家档案全宗的含义国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。
国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。
国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。
档案管理知识
第一节档案管理基本知识一、什么是档案档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
企业文件要转化成档案，一般需要三个条件：1、必须是办理完毕的文件。
正在承办中的文件不是档案，这些文件具有它的现行效用，但要等它办理完毕后，才能作为档案保存起来。
一般情况下，文件的处理程序和办理的事情是同时完成的。
但有时候文件处理程序结束了，而文件办理的事情还没有结束，也就是说这些文件还有它的现行效用，这样的文件也可以转化为档案。
文件办理完毕是相对的，主要是针对文件处理程序而言。
2、必须是具有一定保存价值的文件。
由于工作需要的而形成的文件数量是相当庞大的，有些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用，对今后的工作也无参考作用，没有保存的价值，这部分的文件便被淘汰了。
而那些对今后工作仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来的。
3、必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。
文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。
新的档案整理规则，通过计算机随时进行整理、归档。
也就是说，一般意义上的档案，都是由文件经过归档程序转为档案保存起来的。
档案与文件既有密切联系又有重要区别，表现在：（1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。
档案与文件是同一事物两个不同的发展阶段，有什么样的文件，就有什么样的档案。
档案的质量，最初取决于文件的质量。
（2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化。
所以，文件是档案的基础，档案是文件的精华，归档时，既不能“有文必档”，也不能遗漏有价值的文件。
（3）文件是经过整理成为档案的。
文件转化成档案必须有一个过程，即归档过程。
这是文件和档案的分界线，是文件转化成档案的标志。
了解档案与文件的联系与区别，有助于我们在工作中注意文件材料的形成和积累，提高文件质量，做好文件的舍取、挑选工作。
档案管理基础知识
档案管理基础知识邵东县档案局吴金林编写一、档案与档案工作㈠档案1、档案的词源档案不是近代或现代才有的，它的历史大约已有五千年，我国发现最早的档案是殷商时期的甲骨档案。
中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”，西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“薄书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”、等等。
至于“档案”一词，最初可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。
“档案”作为一个词语而出现，始见于《清太宗皇帝实录》崇德三年（1638年）正月甲午日记载中。
清康熙十九年（1680年）《起居注册》记载：该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部仪不准。
’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以档案为根据的。
对于“档案”一词的最早解释，其文字记载是约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的《柳边记略》。
该书说：“外边文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案、曰档子，以累计多贯皮条挂壁若档故也。
然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。
”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。
从语义学意义上来看，“档案”一词具有形象的和内在的意义。
“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”，即木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌一类的东西。
由此引申，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。
“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。
这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。
2、档案的定义。
根据1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》第2条，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、宗教等社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案管理基础知识
档案管理基础知识一、什么是档案管理？档案管理是指对机构或个人的重要文件，如信件、合同、报告等进行有效组织、保存、查找和处理的一系列活动。
通过档案管理，可以确保文件的安全性、适时性和可追溯性。
二、为什么需要档案管理？1.保护重要信息：档案管理可以确保重要文件的安全性，防止丢失或被盗用。
2.提高工作效率：合理的档案管理可以减少查找文件的时间，提高工作效率。
3.合规性要求：许多组织需要遵守相关法规来管理档案，以确保数据的合规性。
4.历史传承：良好的档案管理可以记录机构的历史，促进知识传承和整体发展。
三、档案管理的基本原则1.透明性：所有文件的存储和管理过程都应该透明，任何人都可以了解到档案的状态和流向。
2.完整性：档案应该完整无缺，不得有遗漏或篡改的情况。
3.保密性：对于涉及隐私或机密的文件，档案管理应该确保其保密性。
4.可追溯性：档案管理需要确保文件的流向可以被追溯，记录文件的查阅和处理情况。
5.可用性：档案应该能够方便地被查找和使用，确保信息的及时性和可用性。
四、档案管理的基本步骤1.文件分类：根据文件的性质和用途进行分类，便于后续管理和查找。
2.文件归档：将文件归档到适当的文件夹或标签中，标明文件的重要信息和存放位置。
3.文件索引：建立文件索引，记录文件的关键信息和存放位置，方便查找和追踪文件。
4.文件保管：选择合适的存储设备和环境，确保文件的安全和完整。
5.文件处理：定期审查和清理文件，处理过期或无用文件，保持档案的整洁和有效性。
五、档案管理的工具与技术1.电子档案管理系统：通过电子化管理文件，实现文件的数字化存储、检索和共享。
2.云存储服务：将文件存储在云端，实现随时随地访问和备份文件。
3.数据加密技术：保护文件的安全性和隐私性，防止数据泄露和未授权访问。
4.自动化管理软件：利用自动化工具提高档案管理的效率和精度，减少人为错误和重复工作。
六、结语档案管理是组织和个人必不可少的一部分，良好的档案管理可以提高工作效率，保护重要信息，确保合规性要求。
档案管理办法基础知识讲解
三、管理活动的内容与方法
档案的归档、保管和借阅归档：
科技档案，基建项目档案应在项目竣工后1－3个月内移交完所有项目 档案； 生产技术档案应在每年4月整理归档上一年度的档案； 实物档案，次年4 月份由各职能部门、项目将实物档案整理移交综合 管理部（党群工作部） 其他档案，除上述档案外，项目形成的其他档案，由各自的档案管理 人员在每年的3 月份整理归档上一年度的档案，4 月底将电子扫描件 档案备份1 份移交至公司档案室存档。
四、科技档案归档与整理规范
科技文件（档案）的整理： 基本要求 1 应遵循由文件形成部门或现场收集整的原则。 2 需要闭环的文件，应将所有的过程资料收集、整理，应编制相对应的闭环文件。 3 对具体业务活动形成的科技文件应归入“专属”类目。对于同一类目下文件内 容具有共性且涉及多个类目的，或内容来源有交叉的，宜归入“综合”类目。 4 案卷使用的卷皮、卷内表格规格和制成材料应符合GB/T11822 要求分类 分类原则 1 国投新疆新能源有限公司科技档案应依据企业管理职能，结合归档文件内容及 期形成特点，对电力生产、科研活动、项目建设、设备仪器管理等活动中形成的 科技进行分类； 2 分类应有概括性和包容性，且有相对的稳定性和可扩充性。 类目设置 1 类目设置应遵循文件形成的逻辑规则，各级类目之间为上、下位类的隶属关系。 2 国投新疆新能源有限公司科技档案分类表一级类目按电力生产、科学技术研究、 项目建设、设备仪器四大类目设置。
档案保密管理 1 档案保密范围：标有内部事项、秘密、机密、绝密四个级别的档案 属保密范畴。 2 档案管理人员必须在规定范围内提供档案，超过规定范围，必须经 档案管理部门负责人及分管领导批准。 3 不准私自携带档案离开档案室。不许将保密档案、统计数字、概况 等公开张贴。 4 非档案人员不许进入档案库房。特殊情况需要进入档案室工作的， 需做好人员出入档案库房登记。 5 节假日期间档案管理员必须关好门窗，做好保卫工作，杜绝一切失 密现象发生。 6 档案管理人员调离岗位时，应将所管档案交接清楚，并办理交接手 续后，方可离岗，离岗后对所了解的涉密情况不得泄露。 7 对网络化、电子化的档案信息，要严格执行档案信息保密和信息网 络安全的有关规定，保证档案信息传输的保密和网络信息的安全。
档案管理基础知识培训教材
档案管理基础知识培训教材第一章：档案管理概述档案管理是指对机构或个人所产生的各类文件、资料进行系统化收集、整理、保存、利用和销毁的活动。
档案管理的重要性越来越受到人们的重视，它对于机构的正常运转、决策制定、知识管理都起着至关重要的作用。
本章将介绍档案管理的基本概念、意义和原则。
1.1 档案管理的定义档案管理是指对于文件资料的全生命周期管理过程，包括文件的生成、利用、保存、处置等各个环节。
通过档案管理，可以保障文件的完整性、可靠性和可检索性，为机构的管理和运作提供支持。
1.2 档案管理的重要性档案管理的重要性体现在多个方面，包括但不限于：•保障信息的完整性和真实性，防止文件丢失或被篡改•为组织的运作提供依据和支持，提高工作效率•为决策提供可靠的依据和参考•实现知识共享和传承1.3 档案管理的原则档案管理的基本原则包括：•真实性原则：档案应当真实、准确地反映事实•整理性原则：档案应当按照一定的组织结构进行分类、整理和保存•便捷性原则：档案应当方便查找、使用和管理•保密性原则：对于涉密信息的档案应当严格保密第二章：档案管理的基本分类档案管理根据不同的分类标准可以分为多种类型，主要包括：按文件形态分类、按档案载体分类、按档案目的分类等。
本章将介绍这些基本的档案管理分类方法，并对其特点和应用进行讨论。
2.1 按文件形态分类按照文件形态的不同，档案可以分为纸质档案和电子档案两大类。
纸质档案是指以纸张或其他类似形式载体的档案，电子档案是指以电子数据形式存储的档案。
纸质档案主要存在于传统的办公环境中，而电子档案随着信息技术的普及使用越来越广泛。
2.2 按档案载体分类档案的载体有很多种，包括纸张、胶片、光盘、磁盘等。
不同的载体具有不同的特点和适用范围，档案管理人员需要根据具体情况选择合适的载体进行档案保存和传输。
2.3 按档案目的分类根据档案的使用目的，可以将档案分为管理档案、业务档案和历史档案等类型。
管理档案是为了支持机构的日常管理和运作而产生的档案，业务档案是指与具体业务活动相关的档案，历史档案是指对历史事件具有独特价值的档案。
档案管理基础知识
档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。
（三）档案的属性1、本质属性：原始记录性（本源性）2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类1、按形成者可分为：个人档案、单位档案2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。
4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。
（五）档案的价值1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。
2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值3、档案价值发挥的规律（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率（六）档案的作用档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。
主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务二、档案工作的内容（一）档案工作的定义1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。
（二）档案工作的性质1、管理性；2、服务性；3、政治性（三）档案工作的原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用（四）档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；5、监督指导所属机构的档案工作。
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档案管理基础知识
档案管理基础知识
随着现代社会信息化的快速发展，档案管理的重要性日益突显。
档案管理是为了保证社会公共利益和个人权益而对档案资料进行的有计划、有组织、有系统、有法律依据的管理工作。
下面，本文将从档案管理的定义、档案管理的法律基础、档案管理的组织结构、档案管理的文化意义等方面对档案管理基础知识进行阐述。
一、档案管理的定义
档案管理是对产生的初、正、副本档案及所有者贡献的档案信息进行活动、计划、组织、分类、保管、归档、提供咨询、销毁等过程的管理工作。
档案管理的目的是确保档案信息的安全性、完整性和可访问性，使之成为保护社会公共利益、维护国家安全、服务人民群众和发挥历史、文化、科学、技术作用的重要资源。
二、档案管理的法律基础
档案管理的法律基础主要包括档案法和相关法律法规。
其中，档案法是指《中华人民共和国档案法》，它是档案管理的基本法律，对档案的收集、分类、保管、利用、转移、销毁等方面进行了规定。
此外，还有一些相关法律法规，如《中华人民共和国保密法》，规定了涉及国家秘密的档案在管理时需要做到绝对保密。
三、档案管理的组织结构
档案管理的组织结构主要包括档案馆、档案室和档案保管室。
档案馆是负责管理和利用档案的主要机构，由国家或部门建立。
档案室是地方档案馆的业务单位，负责本地区的档案管理工作。
档案保管室是各单位自己设置的，负责该单位档案的收集、保管和利用。
四、档案管理的文化意义
档案管理的文化意义主要体现在以下几个方面：
1、信息保护
档案管理是对历史、文化和科技信息的管理，实现了这些信息的长期保存和标准化处理，形成了珍贵的文化遗产，对维护人类文化及其多样化具有不可替代的重要意义。
2、文化传承
档案管理是历史、文化和科技信息的传承者，得以长期保存和传承，形成了珍贵的文化遗产，展示了我们民族的历史、文化和科技成就，对维护文化多样性及其合理协调具有不可替代的重要意义。
3、文化交流
档案管理是历史、文化和科技信息的传播者，通过档案信息的共享，实现了跨时间、空间、民族以及世代的文化交流，促进了民族间的文化融合和多元发展。
总之，档案管理是一个极其重要的工作，它涵盖了政治、经济、文化、科技等多个领域，为人类文明的发展做出了重要贡献。
在档案管理的过程中需要考虑到信息保护、文化传承和文化交流等方面的问题，这样才能更好地服务人民群众、促进社会长期稳定发展。