秘书学考试重点

秘书学复习重点第二章秘书的基础知识与基本理论1、秘书的涵义:学术界较普遍的四种说法（1）宫中秘藏之书（2）辅臣（3）行政职位（4）社会职业2、秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。

3、秘书的职业特征（1）服务的直接性。

（2）服务的稳定性。

（3）知识化（4）年轻化（5）女性化4、秘书学，是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。

5、秘书学的学科特征（1）知识的综合性（2）理论的应用性。

秘书学是应用性学科，其表现是:1）秘书学的理论知识，直接来源于生动的秘书实践，以及由此而产生的秘书活动经验;2）秘书学的理论知识，直接受到秘书实践的检验，或证实，或修正，或补充;3）秘书学的理论知识，直接指导秘书实践，并具有普遍意义。

（3）学科的群体性。

以秘书学概论为主导的众多学科群。

6、秘书工作，是指秘书协助领导决策与管理时所进行的各项辅助性工作。

7、秘书工作的内容（1）办文:主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。

（2）办会:是以“会”为代表的一系列相近事务。

（3）办事:即日常行政事务工作、信息工作和调查研究、信访工作等秘书工作的内容（1）文书撰写（2）文书制作（3）文书处理（4）档案管理（5）会议组织（6）调查研究（7）信息资料工作（8）信访工作（9）接待工作（10）协调工作（11）督查工作（12）日程安排（13）日常工作（14）办公室管理（15）其他临时交办事项8、秘书工作的原则（1）准确原则(质量要求)（2）及时原则(效率要求)（3）严谨原则(作风要求)（4）求实原则(基本要求)（5）保密原则(纪律要求)9、秘书工作的特点（1）工作位置的政治性1）秘书工作是辅助领导管理与决策的工作，必然体现领导者的意志和愿望，带有政治性。

2）秘书工作不同于纯业务性的工作，常辅助领导制定和贯彻执行方针政策，事关大政方针和人民的利益，政策性强。

3）秘书部门是核心要害部门，工作有机密性（2）工作地位的从属性。

秘书从属于领导，秘书工作从属于领导工作。

在秘书工作中要注意两点:1）一是秘书在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是;2）二是不能随意插手、干扰和影响职能部门的工作。

（3）工作作用的辅助性1）辅助是相对于主导而言的。

辅助就是在上司的领导、指挥、控制之下，帮助上司完成规定的任务,实现其预定的目标。

2）不仅是领导体力的辅助，而且是其脑力的辅助。

辅助体现在决策和管理两方面。

（4）工作内容的综合性1）从秘书工作的职能范围来看，秘书部门并不承担某一职能部门的具体工作，而是承担着全面了解、联系、沟通各职能部门的任务，起着全局联络、整体协调的作用。

2）从秘书工作本身的内容来看，秘书工作既有政务，又有事务，具有明显的综合性;3）从秘书人员的素质要求来看，也具有明显的综合性特征。

（5）工作效果的潜隐性1）秘书工作的劳动成果和价值都融于领导行为和组织活动之中，不单独表现为秘书自己的劳动成果。

2）秘书工作具有幕后、台下的性质。

要求秘书必须具有默默无闻、无私奉献的品格（6）工作方式的被动性1）秘书工作要根据领导工作的需要来安排。

2）秘书工作并不意味着秘书工作是消极的、无所作为的。

3）关键是秘书人员要充分发挥主动精神，努力在被动中争取主动。

（7）工作范围的赋予性。

秘书工作既有固定的范围，又有不确定的一面，即由领导授权或委托办理的工作由于不同领导的需要，可授权办理超越固定范围以外的工作。

（8）此外,还有服务性和机密性1）服务性---“三服务”①为本机关领导和上级机关服务②为本机关其他平级的职能部门服务③为下级机关和人民群众服务2）保密性。

秘书的工作内容或多或少地涉及到机要和秘密，或者是个人的隐私，秘书要善于保守秘密10、秘书工作的作用（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用。

广结良缘、内求团结、外求发展。

11、秘书工作的基本方法（1）授意，是秘书接受和领会领导意图。

（2）请示，是秘书在工作中有疑难而无法处置时，向领导者请求指示;或无权处理时，向领导者请求批准。

（3）报告，是秘书向上级领导者反映情况，提出建议;或应领导者要求做汇报。

其目的是便于领导者了解情况，掌握进程。

12、秘书工作机构又称秘书部门，是现代秘书工作的组织形式，是秘书人员从事秘书工作的地方。

13、秘书部门的位置处于，承上启下、协调左右、沟通内外的中枢位置。

14、我国秘书部门的组织形式（1）分理制:办公厅或办公室下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作。

采用部门办公的形式。

（2）综理制:指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。

适合于秘书工作量不太大的机关或单位。

15、秘书工作机构的性质（1）机密性（2）辅助性。

秘书部门是辅助机构，而不是权力机关（3）综合性。

秘书部门是综合办事部门（4）服务性。

秘书部门是协调部门16、秘书工作机构的职能（1）助手职能（2）参谋职能（3）枢纽职能（4）协调职能（5）保密职能（6）公关职能17、秘书工作机构的原则与要求（1）明确职责、权限、目标、任务（2）制定秘书工作的各项制度和标准。

（3）分清主次，有条不紊。

（4）科学安排工作程序。

工作程序是指工作中的每一个环节和它们之间的先后排列次序、操作步骤。

（5）准确细致、切实无误（6）迅速果断，讲求时效。

（7）忠于职守，安于职分。

忠于职守，忠于机关、单位、领导的政治利益、经济利益和社会效益；安于职分，甘心当好助手、配角，甘做幕后英雄（8）加强教育、管理，不断提高素质、能力18、领导需要怎样的秘书（1）领导需要忠于职守安于本分的秘书1）明确职能范围，在被动地位发挥主观能动性。

2）安于本分，不争名图利。

3）不失职、不越权4）有正确的名利观，争组织之美名，谋事业之功利（2）领导要敏于观察勤于思考的秘书1）敏于观察，做到拾遗补缺2）勤于思考，敢于进谏（3）领导需要提供信息，敢说真话的秘书.1）及时提供准确信息，说真话报实情2）善于积累和整理资料,供领导之所需（4）领导需要任劳任怨、能够分忧代劳的秘书1）乐于吃苦、忙而不乱，累而无怨2）办事可靠，能够分忧代劳（5）领导需要能够联系群众、善于协调的秘书1）联系群众，充当领导与群众的纽带2）善于协调，为领导工作缓化矛盾第三章秘书的素养与人际关系1、秘书的素养，是指秘书在长期的学习与实践中所达到的水平，指秘书人员在政治、思想、作风、道德品质、知识、能力、心理诸方面的综合素质。

2、秘书的素养（1）政治素质（2）知识结构1）基础知识2）专业知识3）行业知识4）相关知识（3）能力要求。

1）写作能力2）口头表达能力3）办事能力，熟悉办事程序知晓办事渠道、区分轻重缓急4）调研能力5）社交活动能力，善于待人接物、善于处理复杂的人际关系、懂得各种场合的礼仪礼节6）协调能力7）观察分析能力8）应变能力9）操作能力10）预测能力，进行主动服务和预防工作差错（4）心理素质（5）职业道德——忠诚保密1）忠于职守2）严守机密3）恪守信用4）文明礼貌5）廉洁奉公3、秘书的社会地位（1）社会地位，个人所占有的空间大小和性质、个人的权利和义务的总和。

（2）先赋地位，决定于所属阶级阶层、家庭出身及亲属关系等。

具有明显的“依附性”（3）后成地位，决定于个人能力、努力、工作或劳动成果及对社会的贡献等获得的地位。

更重视（4）秘书是个“角色组”1）助手和配角——基本角色2）部门领导角色3）双重角色：既是上级领导的秘书，又代表上级领导（5）秘书的角色意识1）在长期的实践中和领导的授权下学会掌握分寸。

2）一个称职的秘书应具有基本的配角意识和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向。

3）秘书不应追求表面的地位和荣誉，而应以自己工作的实际价值和社会贡献为满足。

4、秘书人际交往的一般准则（1）自尊自信，尊重他人（2）礼貌和礼仪（3）互惠互利、相互满足（4）宽容与体谅（5）乐于助人（6）公允6、秘书与主管上司的关系（1）秘书与上司关系的特征:1）工作上的主从性2）知识、能力、体力、思维的补充性3）人际关系的首属性4）人格上的平等性（2）秘书与上司关系的处理原则1）主动配合、适应。

善于理解上司工作意图，主动配合上司做好各项工作;努力适应上司的工作方法和工作习惯。

2）赞赏、理解和学习。

在适当的时候给上司诚实而真挚的恭维;要理解上司肩负的压力,尽可能替上司分担压力;学习上司身上的优点、长处和经验，提升自己。

3）服从，但不盲从4）委婉提醒，适时规劝5）维护上司间的团结7、秘书与一般同事的关系。

工作上的合作关系，是完全平等、相对稳固的业缘关系。

（1）真诚地关心别人（2）同等友好（3）维护团结8、秘书的其他业缘关系。

公共关系(与政府、社区、新闻媒介、客户、顾客等)（1）广结良缘（2）区分主次（3）一视同仁，以礼相待（4）发挥微笑的魅力（5）记住别人的姓名第四章秘书的办文工作1、公务文书按行文方向可分为:上行文、下行文、平行文（1）行文方向，是指发文单位和收文单位之间的关系。

（2）上行文，指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。

报告、请示（3）下行文，指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。

下行文:命令、决定、通告，通知、通报、批复和意见。

（4）平行文，指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。

议案、通知、函、纪要。

2、秘书写作，是指秘书在本职_工作范围内的各类公务文书及其他各类应用文体的写作。

3、秘书写作特点:（1）代单位立言，非个人意愿（2）集体成果，非个人创作（3）内容真实、实用、客观，符合政策（4）语言要求流畅、平实、简洁、规范（5）讲究文体格式(遵规循俗)4、秘书写作的内容（1）公文类（2）法规类。

主要有:规定、条例、办法、细则等。

（3）经济类。

主要有:经济合同、协议书、市场预测报告、经济活动分析报告等。

（4）事务类。

主要有:信函、计划、总结、讲话稿、简报、调查报告、声明、启事等。

（5）礼仪类。

主要有:贺词、祝词、请柬、讣告、悼词等。

5、文稿撰拟过程（1）准备阶段1）授受意图，理清思路2）收集材料，寻求依据3）拟定提纲，构思布局。

（2）草拟阶段 1）讲究语法，字斟句酌2）讲究逻辑;表达准确3）讲究格式，遵规循俗。

（3）定稿阶段1）审核(发现问题) 2）修改(改错与调整)3）定稿(领导审定，签发通过)6、报告，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（1）报告的内容要求以摆事实为主，客观向上级反映具体情况，不要过多地采用议论和说明，表达方式以概括叙述为主。

（2）语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。

7、请示，适用于向上级机关请求指示、批准。

请示的特点:（1）内容的单一性（2）要求的可行性（3）语气的祈请性8、报告和请示的区别（1）行文时间不同。