文件控制程序

1. 目的

为了对本公司制订的质量环境体系文件进行适当管理,确保质量环境管理体系有效运作，而制订本程序。 2. 适用范围

适用于本公司“质量/环境管理体系”有关的文件和资料的控制。

3. 职责

3.1 管理者代表组织编制并审核质量环境管理手册，总经理负责批准发布。

3.2 管理者代表指定各部门责任人编写质量环境管理体系程序文件，总经理负责批准发布。 3.3 行政部负责质量环境管理体系受控文件、资料的分发、管理。 3.4 各部门负责编制和批准本部门质量环境管理体系三级文件。

3.5 各部门提交本部门的三级文件清单和品质记录清单及记录表样式交行政部。

4. 定义

4.1 品质=质量。本公司质量环境体系文件中出现的品质或质量可以互相使用。

4.2 体系文件：本公司依据ISO9001：2008、ISO14001：2004建立的体系文件包括“质量环境管理手

册”“程序文件”“三级文件”以及记录。

4.3 外来文件：来源于本公司编制的文件之外的文件,包括国际标准、国家标准、行业标准、法律法

规质量/环境管理标准，其它相关管理标准和资料、顾客的技术文件（图纸、资料、检验基准、要领书等），相关方的文件和资料等。 5. 控制流程图 见下页

6. 程序 6.1

文件分类

文件分为体系文件和外来文件。

体系文件分为手册、程序文件、三级文件、记录。

外来文件分为法律法规，标准（国际标准、国家标准、作业标准）， 质量/环境管理体系标准,其它相关管理标准和资料,顾客技术文件等。

控制流程图：

6.2 外来文件管理

6.2.1 所有本公司人员接受到外来文件,必须及时上交对口部门处理。法律法规/标准,质量环境体系标准,

其它相关管理标准和资料由行政部统一登记与管理,并记录《外来文件清单》；顾客的技术文件由对口部门融于本公司对应的体系文件，原件交业务部登记、保管。

6.2.2 外来文件评审

对口部门在5个工作日内就外来文件的版本,适用性,可操作性进行评审,并盖章确认.

6.2.3 外来文件的发放与保管

外来文件由文控记录于《外来文件清单》,对原件存档,复印件下发,发放范围由管理者代表批准,并填写《文件发放/回收/处置登记表》。

6.3 文件编写、审批、发布

6.3.1 文件编写：一般要求使用A4纸，正文字体统一采用五号宋体。

6.3.2 “程序文件”内容及格式:

――1.目的 ――2.适用范围 ――3.职责 ――4.定义

――5.控制流程图 ――6.程序内容 ――7.相关文件 ――8.相关记录

6.3.3 文件版本,从Ａ开始,按Ａ.Ｂ.Ｃ……Ｚ循环,除文字记录错误修正以外,涉及内容修改或格式

修改就改换版本。

6.3.4 文件编号规则

1.质量环境管理手册： BR –ＱＥＭＳ - 2017

2.程序文件：

3.作业文件：

类别代码： 【（作业指导书：ZD ）(作业标准书：BZ) (检查基准书：JZ)(QC 工程图：QC ）】 备注：其他无类别区分的文件直接对应流水号。

顺序号 程序文件 博锐公司代码

年份 顺序号从001开始

部门代号：见部门代号一览表 WI ：三级文件 品质环境管理体系文件 博锐公司代码 类别（详见类别代码说明）

4.记录表单编号：

5．技术图面编号：

备注说明：图面分完品图及硝材图，完品图的产品代码前加W ，硝材图的产品代码前加X 。 部门代号一览表

6.3.5 文件审批发布

质量环境管理手册由管理者代表组织编制并审核,总经理批准,发布。程序文件由相关责任者编制,

管理者代表审核,总经理批准,发布三级文件及记录用表格由部门负责人组织编制并审批,并提供三级文件及记录清单交文控中心统一发布。

6.4 文件登记、归档和保存 6.4.1 文件登记

文控负责“质量/环境管理体系”文件和资料的管理与归档,分别登记在《程序文件清单》、《三

级文件清单》、《记录清单》中；外来文件按种类由文控文员登记在《外来文件清单》中。

6.4.2 文件保存 “手册”、“程序文件”和“三级文件”的保存期为作废版后再存档三年（三年内未换版的必须保

四级文件 部门代码 流水码 客户代码 产品代码 部番 版次

留有前一作废版本）；技术文件和资料与图纸等长期保存。记录用表格的编制、填写、归档、保

存期限详见《记录控制程序》的有关规定。

6.4.3 文件保管归档时作好以下工作：

●归档前按顺序装订成册,加以的标识方便检索,放入各部门的专用文件保存地点保存；

●作好防潮、防损、防火、防蛀工作。

6.4.4 所有受控文件原件,一律由行政部归档保存

6.5 文件的发放和借阅

6.5.1 总经理确定“手册”的发放范围；管理者代表确定“程序文件”的发放范围；“三级文件”和“记

录”由各部门负责人确定发放范围；统一由管理部复印相应的份数并进行受控发放与登记,发

放的“程序文件”和“三级文件”均应盖红色受控印章和确定对应的部门代码,“记录”可不加

盖受控印章。

6.5.2“手册”、“程序文件”原则上用Ａ４纸复印；“三级文件”“记录”不限定用纸规格,根据实际需要

纸张的格式。

6.5.3当有相关顾客提出文件借阅时,由文件发放批准人的同意并办理相关手续后方可借阅,并记录于

《文件/资料借阅登记表》，根据情况必要时可申请“非受控”的版本，经管理者代表批准后发放。

6.5.4 文件持有人的文件发生遗失时,由文件持有人填写《受控文件申请表》,经文件发放的批准人批准

后由相关的文件发放人员补发并填写相应记录。

6.6 文件的更改、换版、作废

6.6.1 文件的更改和换版：

●更改按6.3.4规定执行,并在文件原件首页作好记录；非文件编写部门不得以任何借口自行更改

任何文件。

●当文件有更改或升级情况就必须进行换版，换版时，原件加盖红色“作废”印章做作废处置。

6.6.2 对作废文件的处置要求和方式有：

●“回收作单面纸用”指对非公司机密文件可以回收利用作单面纸的由文件主管部门对正面每页

上加盖“作废”章后在利用。

●“回收后直接销毁”指需销毁机密文件或已经是用单面纸印制的文件回收直接破碎销毁。

●“不回收使用人直接处置”指对“不受控”版本文件的处置方式。

6.6.3 受控文件换版后所有原版文件的正版作为“作废”保留版本保存,同时每页加盖红色“作废”印

章,标注作废时间,经办人员签名,作废版本的保存时间按“6.4”相关规定执行；外来文件的作废管理按工作需要执行；顾客提供的文件的作废按顾客的要求处置,顾客没有提出要求的按工作需要执行。

6.7 文件有效性评审

文件有效性评审范围包括体系文件和外来文件。

6.7.1每年12月份有管理者代表组织相关人员对所有现行的“质量/环境/管理体系”文件进行当年的

有效评审,（发布文件的当年不进行其有效性评审,当文件出现更改时视同对文件进行了评审）。

评审的内容可包括：是否为最新版本、适用性、可操作性等,评审的结果是：有效使用、作废,修订,修订后需再评审,按6.3.4实施。

6.7.2 “手册”的评审结果反映在手册“三、修订记录”中,并在手册原稿上进行登记,其更改日期为评

审时间,更改的描述栏的内容为评审结果。

6.7.3“程序文件”的评审结果反映在各程序文件的封面“文件发布、换版情况及其评审结论记录”上,

并在“程序文件”的原稿上进行登记,其发放时间栏登记为评审时间。发布/换版/评审描述栏注明评审结果,经评审为“有效使用”的文件继续使用,不加注其它标识。

6.7.4 “三级文件”、“记录清单”的评审结果反映在“三级文件清单”、“记录清单”中。