手把手教您用excel为员工核定年休假天数

手把手教您用excel为员工核定年休假天数

带薪年休假（Paid Annual Leave）简称年休假，是指职工连续工作一年以上可以享受的一定时间的带薪的假期，是我国员工福利制度的一项重要组成部分。

很多HR新手往往不知道该从何着手去理解年休假的政策法规，以及应该用何种方式为员工准确核定年休假，这样较易导致员工无法及时享受到应有的福利、影响劳动关系的和谐稳定。

本人以前核算过企业5000多名员工2012年度年休假的工作，由于单位人数众多、人员类别又多样化，核算过程的艰辛可想而知，当然从中也积累了一些实用的心得、体会与大家一同分享～。

政策法规篇

要想准确核定年休假，首先要对当前年休假的相关政策法规有一个全面的了解，可供研读的文件有三个，分别是：《职工带薪年休假条例》（国务院令第514号）、《企业职工带薪年休假实施办法》（人社部令第1号）以及《关于<企业带薪年休假>有关问题的复函》（人社厅函（2009）149号）。

文件中几乎每个条款都可以进行深入的研究，本文主要选取其中和年休假天数核定有关的几个条款和常见案例加

以解析：

（一）、工龄和年休假的关系

案例1：“刚大学毕业的小张和有30年社会工龄的老王是同一时间进某单位工作的，工作岗位、性质也都一样，一年以后小张得知自己可以开始休年休假了，很高兴，但随后他发现老王从去年就开始享受年休假了，而且今年年休假的天数还比自己多10天，小张心想，难道是单位核定错了吗？”

《职工带薪年休假条例》中的第二条和第三条分别规定“职工连续工作1年以上的，享受带薪年休假”、“职工累计工作已满1年不满10年的，年休假5天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的，年休假15天。”第二条说的是“什么时候开始享受年休假”、第三条说的是“到底能够享受几天”。搞清楚这两条的关系就可以解释本案例了，小张和老王虽然是同一时间进单位的，但由于其累计社会工龄不同造成最终享受的年休假起始时间和天数的不同。老王在进单位前已经曾经连续工作一年以上，所以新进单位其实就符合享受年休假的条件，只不过当年的享受天数要再进行折算（详见下文），而小张大学刚毕业没有社会工龄，必须连续工作一年以上才能开始享受年休假。另外，两人的累计社会工龄也不同，一年以后，小张累计社会工

龄是1年，老王累计社会工龄是31年，所以小张的年休假天数和老王的年休假天数肯定是不同的，这也体现了工龄越长福利越好的基本原则。

（二）、休假起始日和天数折算

案例2：“刚大学毕业的小张2011年7月1日进单位工作，他知道要做满一年才有年休假，但是这一年是怎么算的呢？是明年7月1日还是明年1月22日（过年）开始就有？做满一年后，也是休息5天吗？这5天应该在啥时候休完？”

本案中小张是应届毕业生，以前没有工龄，所以在新单位应至少工作满1年，即从2012年7月1日起开始享受2012年度的年休假。年休假一般情况下都是休当年度的，而且这个“当年度”是指自然年度，即当年的1月1日到12月31日。小张是2012年7月1日才符合享受条件的，所以根据《企业职工带薪年休假实施办法》第五条的规定需要进行折算后才能计算出他2012年7月1日到2012年12月31日之间还能使用的年休假天数，具体折算方式如下：

（当年度在本单位剩余日历天数÷365天）×职工本人全年应当享受的年休假天数

“当年度在本单位剩余日历天数”可以从日历上数出来，也就是7月1日到12月31日一共有几天；“职工本人全年应当享受的年休假天数”根据上面说到的

《条例》第三条的规定可以得知，小张是5天，所以折算公式为：

[（31+31+30+31+30+31）÷365]×5=2.5205……

根据政策规定，折算后小数点之后的数字将全部舍去，也就是说小张最后可以享受的2012年度的年休假天数为2天，截止日期到2012年12月31日为止。从2013年1月1日到2013年12月31日之间，正好是一个自然年度，就不用再进行折算了，即2013年度小张可以休5天。

（三）、社会工龄的核定方法

根据以上2点可以看出，年休假天数核定的基础就是员工的累计社会工龄，那么累计社会工龄核定的基础又是什么呢？

《关于<企业带薪年休假>有关问题的复函》中的第二点对此做了详细解释，本文中就不再赘述了。在此笔者重点提醒一下：员工依法服兵役期间也应计算为累计社会工龄，即军龄算作工龄，HR可以根据员工提供的《退伍证》等有效证明将此年限计算进去。

实际操作篇

1、前期核定工作——先根据该员工的劳动手册或人事档案中其他相关证明材料上的社会工龄记录进行工龄的核算，确定一共有多少个月的社会工龄，以及是否曾经连续工

作一年以上。并将相关原始资料进行备份、归档。日后如果有新进员工，也可以在办理入职手续时让其签署工龄确认表，让员工对HR的核定结果进行签字确认，以避免日后产生不必要的纠纷。

2、计算准备工作——新建一张excel表格，将本单位入职时间录入A2单元格（格式最好设为“年-月-日”，如2011-02-03），社会工龄工作年限可用公式在B2单元格计算【公式：总社会工龄的月份数/12】（如果要做得细一点，也可以先把总社会工龄的月份数录B2单元格，即每进来一个员工都核定一下，然后录入，再在C列用公式：=B2/12拖动句柄操作）

接下来就是核算员工年休假的重头戏了

老员工算法

3、针对去年就在单位工作的老员工——先要计算其在“本单位工作年限”，可用公式在C2单位格计算，以计算2012年年休假为例【公式：=("2011-12-31"-A2+1)/365】公式解析：因为老员工的工龄除了在外单位工作的工龄外还要加上在本单位工作的工龄，所以先算截止当年年底该员工一共做了几天，即用当年年底的“年月日”减去该员工入职本单位的“年月日”再加1天（如果不加上这1天最后算出来可是会少一天的哦）算出天数除以365天即可算出做了几年。