涉外法律文件公证(认证)法律指引

涉外法律文件公证（认证）法律指引(2010年12月31日VER1.0)我行业务部门和各级分支机构在业务经营过程中，常常会与境外当事人发生业务往来，需要接受对方当事人在境外形成或签署的法律文件。

根据我国《民事诉讼法》以及《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》的有关规定，民事当事人在境外形成的法律文件需经所在国公证机关予以证明，并经中华人民共和国驻该国使领馆予以认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续后方可作为证据使用。

另外，有些在境内的外籍当事人也存在相关法律文件的认证问题。

为维护我行合法权益，防范法律风险，同时也便于有关部门要求或审核有关当事人办理相应的法律文件公证（认证）手续，总行法律与合规部制定本指引。

总则一、涉外法律文件需履行公证（认证）手续的原因1、保障法律文件真实性的要求对于对方当事人提交的在境外形成或签署的法律文件，若没有可信赖的第三方公证，境内接收文件的一方无法判断该项文件的真实性。

部分境外形成或签署的法律文件即使经过当地公证机构公证，由于境内接受文件的一方并不掌握境外公证机构的印鉴或签字样式，也无法核实其真实性，因此国际上对于该等文件还需履行一定的认证程序。

2、成为诉讼中合法有效证据的必然要求2001年最高人民法院颁布的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十一条规定，“当事人向人民法院提供的证据系在中华人民共和国领域外形成的，该证据应当经所在国公证机关予以证明，并经中华人民共和国驻该国使领馆予以认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。

当事人向人民法院提供的证据是在香港、澳门、台湾地区形成的，应当履行相关的证明手续。

”根据该条规定，对于在境外形成的法律文件等证据必须履行相应的公证（认证）程序，否则在诉讼时法院不接受其作为有效证据。

如果境外形成的法律文件对支撑我行某一项业务法律效力具有关键作用，一旦法院不接受该等法律文件作为证据使用，我行将面临败诉的风险，相应的权益亦得不到保障。

因此，即使我们能够核实境外当事人的身份，也能够保证其签署文件的真实性，根据前述规定，为保证相关法律文件能够作为证据被法院接受，仍必须履行相应的公证（认证）手续，否则将无法作为我国法院可以采纳的证据。

二、公证（认证）与法律尽职调查公证（认证）一般仅能解决相关法律文件真实性和作为诉讼证据的可采性问题，通常并不能解决当事人主体资格的合法性以及当事人承担合同、协议所约定义务合法性问题。

对于该等合法性问题的核实，需委托当地有资质的律师事务所进行尽职调查，并出具法律意见书。

如我行对境外当事人提供授信类业务、接受境外当事人提供担保以及其他涉及我行重要权益的业务，除履行相应相关法律文件的公证（认证）程序外，还应通过当地执业律师在法律尽职调查基础上出具法律意见书，明确确认境外当事人主体资格的合法性及其在相关合同、协议中所承担义务的合法有效性。

法律尽职调查的内容及范围见附1。

三、本指引的适用范围（一）零售银行业务在零售银行业务中，主要是应由相关当事人本人前来我行场所办理业务而不能前来的情况下，需要对境外形成的法律文件或发生的法律事实进行公证（认证），以便在本人不在的情况下亦能办理相关业务，包括但不限于如下方面：1、本人在境外无法前来我行场所办理业务的情况下，授权他人代理办理贷款、抵押、质押、投资理财产品、从事交易类业务以及从事其他法律行为的授权文件；2、配偶一方不在境内，须由不在境内的一方出具同意办理财产抵（质）押的声明；3、我行个人客户死亡之后，因其在我行遗有存款或其他资产涉及证明境外继承人身份、亲属关系、继承关系等证明文件。

（二）对公业务在我行对境外当事人提供授信、境外当事人向我行提供担保以及其他涉及我行重要权益等对公业务中，需要对以下境外形成的法律文件或完成的法律行为进行公证（认证）：1、境外当事人是否经合法注册并有效存续；2、境外当事人有权机构（如董事会、股东会等）同意提供担保或与我行从事某一特定业务的决议等；3、境外当事人有权机构授权相关自然人代表该境外当事人签署相关业务合同的授权文件；4、境外当事人的授权代表于境外在相关业务合同文本上的签名。

分则一、涉外法律文件公证（认证）的内容（一）合同、协议类文件的公证（认证）内容合同、协议类文件的公证（认证）的内容一般包括以下方面，不同的国家和地区具体的公证（认证）内容可能有所区别。

香港特别行政区（下称“香港”）中国委托公证人对在香港形成的法律文件公证基本可包含上述内容，但部分境外公证机构通常仅对文书上印章或签字的真实性予以公证，而不负责提供查册资料和查证所需授权文件，遇此情况的可由当地有资质的律师事务所或与我行有合作关系的查册机构予以查证，并将律师事务所的法律意见书或查册机构的查证结果依照本指引办理相应的公证（认证）。

（二）法律事实或自然人授权委托书的公证（认证）对于证明婚姻状况、亲属关系、继承关系等法律事实及自然人之间委托代理及授权等法律行为的法律文件，公证（认证）的目的和内容通常在于证明相关法律文件的真实性，即相关文件上的签名或印章的真实性。

二、香港公证（认证）程序（一）概述早在1981年，司法部经商中央有关主管部门同意即建立了委托公证人制度。

2002年司法部颁布了《中国委托公证人（香港）管理办法》对委托公证人制度做出了更为全面的规定。

委托公证人制度，即由司法部考核后委托部分香港律师作为委托公证人，负责对香港地区发生的法律行为、有法律意义的事实和文书出具有关公证文书，该公证文书经司法部在香港设立的中国法律服务（香港）有限公司审核并加盖转递章转递后，送回内地使用。

（二）委托公证人所办理的公证文书大致可分为五类：声明书、证明单方签署的法律文书、证明法律事实、证明文件的原本及复印本、证明双方或多方面签署的法律文书；（三）委托公证人公证的基本要求及流程（四）香港委托公证人本身具有香港律师资格，因此需对相关事项作法律尽职调查时，可在委托其进行公证时一并委托其进行法律尽职调查。

三、台湾公证（认证）程序为便于海峡两岸当事人民事、经济往来，海峡两岸关系协会、中国公证员协会与财团法人海峡交流基金会，就两岸公证书使用查证事宜于1993年4月29日达成了《两岸公证书使用查证协议》（下称“使用查证协议”）。

为进一步履行《使用查证协议》，司法部于1993年5月11日制定了《海峡两岸公证书使用查证协议实施办法》（下称“使用查证办法”）。

上述使用查证协议及使用查证办法对台湾公证书的使用查证做出了相关规定。

（一）台湾公证书的转寄程序根据使用查证协议和使用查证办法的规定，台湾当事人签署的相关法律文件经台湾当地公证机构公证后，需经过海峡交流基金会（下称“海基会”）将公证书副本转寄境内中国公证员协会或有关省、自治区、直辖市公证员协会。

（二）台湾公证书的核对程序境内使用公证书的一方收到台湾当事人提交的公证书正本后，应要求其提供我国省级公证员协会出具的公证书正本与副本核对一致的证明。

若当事人没有提供公证书正本与副本核对一致证明的，可先向所在地省公证员协会查询相应公证书副本是否已经通过海基会寄达，若已经寄达，可以按照省公证员协会的核对程序要求办理公证书正本与副本的核对。

经核对后，公证员协会将会出具核对证明，以确认公证书正本的真伪。

（三）台湾公证书的查证程序对于从海基会转寄的台湾公证书有下列情形的，可以申请查证：1）违反公证机关有关受理范围规定；2）同一事项在不同公证机关公证；3）公证书内容与户籍资料或其他档案资料记载不符；4）公证书内容自相矛盾；5）公证书文字、印鉴模糊不清，或有涂改、擦拭等可疑痕迹；6)有其他不同证据资料；7)其他需要查明的事项。

公证书使用部门需要向台湾出证机关进行查证的，应将需要查证的公证书复印寄送所在的省（区、市）公证员协会或中国公证员协会，并说明要求查证的事由。

经公证员协会审查认为符合上述情形的，将出具具体查证函并转寄海基会。

海基会答复后，境内的公证员协会再将查证结果即转公证书使用部门。

四、澳门公证（认证）程序为便于内地与澳门之间的民事、经贸往来，也为落实《内地与澳门关于建立更紧密经贸关系的安排》中有关“内地认可的公证人”规定，司法部建立了澳门委托公证人制度，并于2006年2月8日向5名澳门律师颁发了委托公证人证书，由委托公证人负责办理澳门当事人须在内地使用法律文件的公证，同时组建了中国法律服务（澳门）公司，负责转递委托公证人所公证的公证文书。

五、外国公证（认证）程序对于外国当事人所签署的相应法律文件的公证（认证）程序，需视情况而定，若当事人所在国与我国订立的有关条约中明确了相关证明程序的则按照条约规定执行，若没有条约规定的，首先应当由该国或该国内实行独立法律体系区域内有公证资格的机构出具有效公证文书，再区分情况分别按如下程序办理：（一）与中国有外交关系的国家出具的、送往中国（内地）使用的公证文书或有关文书，需先经该国外交部或其授权机构认证后，再送中国驻该国使、领馆认证。

附中国驻纽约总领馆认证程序须知（见附3），供参考。

其他国家和地区具体认证程序可在中国驻该国使领馆官方网站查询或电话咨询。

（二）与中国无外交关系的国家出具的、送往中国（内地）使用的公证文书或有关文书，需先经该国外交部或其授权机构和与中国有外交关系国家驻该国使领馆认证后，再办理中国驻该第三国使领馆的认证。

（三）对于维尔京群岛、开曼群岛、塞舌尔群岛等地区出具的需送往中国（内地）使用的公证文书或有关文书，需经其所属国外交部门或授权机构认证后，再送中国驻该国使、领馆认证。

（四）外国驻华使馆或驻内地领馆为其本国公民出具的证明委托关系、婚姻状况、声明等公证文书，可径在中国内地使用，无须办理中方领事认证，但接受公证文书部门应当向相应的驻华使馆或驻内地领馆核实。

六、旅居境外中国公民的法律文件的公证（认证）对于在境外学习、工作、生活的中国公民出具相关声明、提供的无配偶证明文件或无法亲自返回内地办理相关法律手续，需授权他人代为办理的，该等声明、证明、授权书需由中国驻其所在国家或地区的使领馆予以公证。

附1：法律尽职调查的内容及范围附2：香港委托公证人名单及签名样式附3：中国驻纽约总领馆认证须知总行法律与合规部2010年12月31日。