论秘书工作中的危机公关意识
如何培养秘书的危机应对和风险管理能力
如何培养秘书的危机应对和风险管理能力在当今复杂多变的商业环境中，危机和风险无处不在。
作为组织中的重要角色，秘书需要具备出色的危机应对和风险管理能力，以协助领导和团队有效地应对各种突发情况，保障组织的正常运转和可持续发展。
那么，如何培养秘书的这两项关键能力呢？一、树立正确的危机和风险管理意识秘书首先要深刻认识到危机和风险的存在是不可避免的，而且它们可能会对组织造成严重的影响。
要保持敏锐的洞察力，时刻关注组织内外的动态，及时发现潜在的危机和风险因素。
同时，要摒弃“危机不会发生在我们身上”的侥幸心理，以积极主动的态度对待危机和风险管理工作。
只有在思想上高度重视，才能在行动上做出有效的应对。
二、加强相关知识和技能的学习1、学习危机管理理论了解危机的定义、类型、发展阶段以及应对策略等基本理论知识。
掌握常见的危机管理模型，如罗伯特·希斯的 4R 模型（缩减、预备、反应、恢复）等，为实际工作提供理论指导。
2、掌握风险管理方法学习风险识别、评估和控制的方法，如风险矩阵、故障树分析等。
能够运用这些方法对组织面临的风险进行系统的分析和评估，制定相应的风险应对措施。
3、提升沟通协调能力危机和风险管理往往需要与多个部门和人员进行沟通协调。
秘书要提高口头和书面表达能力，能够清晰、准确地传达信息，协调各方资源，共同应对危机和风险。
4、提高决策支持能力在危机和风险应对过程中，秘书需要为领导提供及时、准确的信息和决策建议。
因此，要培养数据分析、问题解决和判断决策的能力，能够快速从复杂的情况中提取关键信息，为领导的决策提供有力支持。
三、积累实践经验1、参与模拟演练组织定期的危机模拟演练，让秘书在模拟的危机场景中锻炼应对能力。
通过演练，熟悉危机处理的流程和方法，提高应对危机的心理素质和实际操作能力。
2、案例分析与学习收集和分析国内外成功的危机应对和风险管理案例，从中吸取经验教训。
了解不同行业、不同类型组织在面对危机和风险时的应对策略和方法，拓宽视野，丰富自己的应对思路。
秘书如何在工作中提高自身的危机处理能力
秘书如何在工作中提高自身的危机处理能力在当今复杂多变的工作环境中，危机随时可能出现。
作为企业或组织中的秘书，具备出色的危机处理能力至关重要。
这不仅能帮助组织顺利度过难关，还能展现自身的价值和能力。
那么，秘书究竟如何在工作中提高自身的危机处理能力呢？首先，要树立强烈的危机意识。
秘书应时刻保持对潜在危机的敏感度，认识到危机可能隐藏在日常工作的各个角落。
无论是内部的管理问题、人员冲突，还是外部的市场变化、政策调整，都有可能引发危机。
要养成关注行业动态、竞争对手情况以及组织内部运作细节的习惯。
通过阅读相关的新闻报道、行业研究报告，参加专业培训和研讨会等方式，不断拓宽自己的视野，增强对危机的预见性。
其次，积累丰富的知识和经验是提高危机处理能力的基础。
秘书需要广泛涉猎多个领域的知识，包括管理学、心理学、法律、公共关系等。
了解组织的业务流程、产品或服务特点，熟悉各个部门的职责和工作内容。
这样在危机发生时，能够迅速判断问题的性质和影响范围，为制定解决方案提供有力支持。
同时，注重从以往的危机案例中吸取经验教训，分析成功和失败的原因，总结有效的应对策略。
再者，良好的沟通协调能力在危机处理中不可或缺。
危机发生时，往往需要与各方进行快速、准确的信息传递和交流。
秘书要能够清晰、简洁地表达自己的想法和观点，倾听他人的意见和建议。
与上级领导保持密切沟通，及时汇报危机的进展情况和处理方案，按照领导的指示开展工作。
同时，协调好内部各部门之间的关系，确保大家齐心协力应对危机。
对外，要与媒体、合作伙伴、客户等进行有效的沟通，维护组织的良好形象。
在危机处理过程中，保持冷静和理智是关键。
面对突发的危机情况，很容易出现紧张、焦虑的情绪。
但作为秘书，必须迅速调整心态，保持冷静的头脑，客观地分析问题。
不被情绪左右，避免盲目做出决策。
在压力下能够保持清晰的思维，准确判断形势，制定合理的应对措施。
另外，提高快速决策和应变能力也十分重要。
危机通常具有紧迫性，需要在短时间内做出决策。
论秘书在危机公关中的作用
秘书具备的专业知识和能力足以胜任危机公关工作，在危机处理中发挥着难以替代的作用。
即使在设有独立公关部门、拥有专职公关人员的大企业中，公关部门只能够对企业的公关工作起统率作用，大部分具体工作需要其他部门协助完成。一方面，秘书部门处在决策层与执行层的中间，负责协调上下级关系，具备得天独厚的地位优势，公关部门在处理危机公关时，需要借助秘书部门的优势。另一方面，秘书的基本职能之一是信息处理。处在枢纽地位的秘书部门负责企业内部信息的传递与沟通，能够在信息处理过程中发现危机的蛛丝马迹，通知公关部门提前做好准备。由此可见，危机公关需要秘书部门的帮助。
秘书不仅是领导决策与基层执行之间的上下过渡，也是各职能部门之间的横向贯通，承上启下，沟通左右，衔接内外，起着纽带与中介作用，在危机公关中，秘书能够起到上情下达、下情上达的平衡协调作用[2]。可以说，秘书部门与整个企业的员工都有着或多或少的联系。危机发生时，外部公众对企业心灰意冷，内部员工心急如焚，内外一片混乱。这个时候，如果内部关系处理不当，势必会影响整个企业的发展。北宋宰相赵普曾经说过：“中国既安，群夷自服。是故夫欲攘外者，必先安内”。同理，当危机爆发时，要想处理好企业与外部公众的关系，首先得处理好企业内部的关系。起着纽带与中介作用的秘书，能够很好的协调各个部门，具备危机公关的能力，在危机处理中发挥着举足轻重的作用。
关键词：危机；秘书；危机公关
前言
21世纪，随着经济全球化的趋势不断增强，我国经济持续快速的发展，给我国的企业带来了发展机遇的同时，也给我国企业带来了不少危机与挑战。市场竞争变得越来越激烈，危机出现次数也越来越频繁。我国的一些网站为了了解人们对危机的认识度，曾经做过一项“危机管理”的调查。调查的结果显示：在所有调查对象中，听说过“危机管理”这个词语的人只占50.4%，25.07%的人表示不太清楚，令人难以置信的是，还有24.53%的人完全没有听说过这个概念。有42.32%的人将威胁到自身发展的危险事件视为危机，35.58%的人把突发事件当作危机，还有22.1%的人甚至将危机理解为“难以解决的问题”[1]。在这项调查中，听过“危机管理”的人只占调查对象的一半，而且他们表示仅仅是听过这个词语，并没有深入了解。虽然危机频发，但是人们对危机管理却没有清晰的认识。因为不太了解危机，所以很多企业没有对危机引起足够的重视，危机的爆发令他们手足无措，危机发生后损失惨重，有的企业甚至走向了破产；不过也有一些企业对危机有清晰的认识，重视危机，在危机发生前就做好准备，当危机来临时迅速反应，积极采取措施，不但在短时间内成功化解危机，而且在危机后变得更强。由此可见，所有企业都应该重视危机，重视危机发生时的应对工作，即危机公关工作，避免危机给企业带来严重的后果。秘书作为领导层的智囊团和决策的执行者，当企业危机发生时，理应为领导分忧，因此秘书危机公关责无旁贷。
论秘书人员的公关意识与公关
策略前言随着时代的发展，企业、机构的竞争日益激烈，公关意识和公关策略的重要性日益突显。
秘书人员作为企业、机构中非常重要的一员，需要时刻具备公关意识并灵活运用公关策略，以达到更好的沟通效果和企业形象的维护。
本文将从秘书人员的角度出发，论述秘书人员应具备的公关意识和运用公关策略的方法。
什么是公关意识公关意识是指秘书人员意识到良好的沟通和形象维护对于企业或机构的长远发展具有重要的意义，以达到宣传、推广企业服务、形象塑造的目的。
秘书人员在工作中，需要时刻保持敏感的感受力和洞察力，及时发现企业或机构所面临的公关问题，并主动采取措施加以解决。
一个有公关意识的秘书人员不仅善于倾听，明白与各方沟通的技巧，也懂得有效回应媒体、客户、员工等不同利益相关者的需要。
秘书人员的公关策略1.建立良好的沟通渠道秘书人员应确保企业的内、外部沟通渠道畅通无阻。
例如内部沟通可以通过宣传物品（员工手册、资料夹）、不定期的小组讨论会、员工聚餐等活动实现；外部沟通则可以通过传统公关手段（新闻稿、新闻发布会）和新媒体手段（微博、微信公众号、企业网站等）实现。
2.处理关键问题在企业或机构经营中，总会出现一些公关危机处理，这时秘书人员需要冷静面对，迅速采取措施，妥善处理问题。
处理关键问题的方法包括：定期组织相关人员进行安全培训；利用公关媒体资源，积极宣传企业活动和发展情况，并增强公众对企业的信任等。
3.传递正面信息秘书人员应当时刻关注媒体的反馈，并及时发布企业的正面信息。
例如企业发表的新产品、新服务或新方法，都可以通过新闻稿或新媒体发布。
4.建立良好的形象秘书人员应在企业或机构内及社会上保持良好的形象，这包括言行举止的注意与维护。
对于一些议论或传闻，秘书人员可以选择不予回应，以免因回应不当而引起误解。
5.重视人际关系秘书人员与外部不同社交场合的人建立了良好的人际关系，并协助管理层建立企业形象，尤其是与潜在合作伙伴及客户保持良好关系。
结尾公关意识和公关策略是企业或机构长远发展的巨大保障，秘书人员应时刻提高对公关意识的认识，采取相应的策略及时回应意外情况，增强公众对企业或机构的信任感，进而赢得各方利益相关者的支持和认可。
秘书危机公关知识不足的例子
秘书危机公关知识不足的例子伴随着现代社会的不断发展，秘书这个职业不光支护写写文章，简单组织语言那么简单，还需要在遇危机时有极强的组织应变和沟通交流能力。
秘书是一个单位面向大众的重要职务，也是企业内部和社会交流共同的重要方式途径。
因此，秘书的危机公关意识就要提到有效提升和加强。
一、秘书要有基本的公关意识秘书在日常工作中有着承上启下的重要作用，也是接受社会来访的重要部分，更是在企业有为难出现时第一个冲上前处理的人员。
新媒体时代的到来，要求秘书一定要掌握发展中最新颖的工作模式，且拥有敏锐的危机公关意识。
对于秘书的工作职能来说，首先要以公众的利益作为基础以互利共赢的目标来传播与沟通。
新媒体的发展，让企业有多重渠道进行宣传和影响，随之而来的还有来自不同方向的攻击和恶意阻拦，在这种关系复杂的情况下，更要要求秘书提升其处理各种复杂情况的能力，更要有效处理突发事件的能力，让企业的危机和矛盾有效地解决和处理。
秘书的公关意识中，最重要的就是处理紧急事件，面对课中突发状况，秘书要在短时间内对出正确的选择，在最短时间内将负面影响降到最低，从而保障企业的利益，降低损失。
这是作为秘书最基本的职业素养，也是重要目标。
二、新媒体的特点及危机传播的特征（一）新媒体传播方式多元化在新媒体的大环境下，信息的传播在形式增加后，其真实性和有效性成为需要鉴别的方面。
各种不靠谱的语言可以通过多媒体快速传播，大众又没有鉴别真假的能力，也增加了企业危机发生的概率。
并一方面来看，媒体行业之间的竞争，增加了他们对新闻的抢夺，很多媒体都希望在第一时间播报出有价值且爆炸性的新闻来吸引大众的关注，从而企业的危机事件可能随时被播报。
（二）新媒体传播速度加快信息时代的到来，让电子产品成为家庭生活的日常用品，传播者可以利用电子产品的终端来发布信息且不受事件地区的影响。
信息发送后，急剧缩短了人们接收信息的时间，让人们快速的知晓消息内容，极大地提升了消息的传播速度。
秘书工作中如何提高应变能力和危机管理能力
秘书工作中如何提高应变能力和危机管理能力在当今复杂多变的职场环境中，秘书作为组织中的重要角色，面临着各种各样的挑战和突发情况。
具备出色的应变能力和危机管理能力，对于秘书有效地履行职责、保障组织的正常运转至关重要。
一、深刻理解应变能力和危机管理能力的内涵应变能力，简单来说，是指在面对变化和不确定性时，能够迅速、灵活地调整自己的思维和行动，以适应新的情况。
对于秘书而言，这可能意味着在计划突然改变、会议安排出现冲突或者领导的要求发生变动时，能够快速做出反应，找到解决问题的方法。
危机管理能力则更侧重于在面临严重的、可能对组织造成重大影响的危机事件时，能够冷静分析形势，制定有效的应对策略，协调各方资源，以降低损失、化解危机，并从中吸取经验教训。
二、秘书工作中常见的突发情况与挑战1、信息传递失误在信息快速传递的过程中，可能会出现信息误传、漏传或者传达不及时的情况。
这可能导致决策失误、工作延误等问题。
2、紧急任务的插队原本安排好的工作流程可能会被突然出现的紧急任务打乱，需要重新调整优先级和时间安排。
3、人际关系冲突在与同事、领导或者外部合作伙伴的沟通中，可能会出现意见不合、冲突等情况，影响工作的顺利进行。
4、技术故障例如电脑系统崩溃、网络中断等技术问题，可能会影响文件处理、信息查询等工作。
5、自然灾害等不可抗力因素如地震、火灾等，可能会对工作场所和工作秩序造成严重破坏。
三、提高应变能力的方法1、培养敏锐的观察力秘书需要时刻关注周围的环境和工作中的细节，及时发现可能出现的变化和问题。
例如，通过观察领导的表情和语气，提前预判工作要求的调整；留意同事的工作状态，以便在需要时提供帮助。
2、加强知识储备广泛涉猎各领域的知识，包括业务知识、管理知识、法律法规等。
丰富的知识储备能够为应对各种突发情况提供更多的思路和方法。
3、提高沟通能力良好的沟通是解决问题的关键。
秘书要学会与不同性格、不同层级的人进行有效的沟通，及时获取准确的信息，表达自己的想法和建议。
秘书学中的危机公关与舆情处理
秘书学中的危机公关与舆情处理在当今信息快速传播的社会中，企业和组织面临着各种各样的危机和舆情问题。
作为秘书学的重要组成部分，危机公关和舆情处理是秘书的必备技能。
本文将探讨秘书学中的危机公关与舆情处理，并分析其在组织中的作用和意义。
一、危机公关危机是指突然发生的、对组织运作和形象造成威胁的事件或情况。
而危机公关是指在危机发生后，及时、准确地向外界传递信息，维护组织形象和利益的一种管理方式。
秘书作为组织的重要一员，需要在危机公关中发挥积极的作用。
1. 危机公关策略危机公关策略是指在危机发生时，组织采取的相应措施和应对手段。
秘书作为组织的沟通桥梁，需要及时了解危机的具体情况，并与组织各个部门进行密切的合作。
一方面，秘书需要向外界传递正确的信息，回应公众关注和质疑；另一方面，秘书还需要向内部员工传达组织的决策和指示，保持内外信息的一致性。
2. 危机公关案例分析以某企业产品质量问题为例，秘书在危机公关中扮演了重要的角色。
首先，秘书负责与媒体进行沟通，及时发布公告，解释产品质量问题的原因和处理措施；其次，秘书协助企业高层进行危机的管理和应对，提供必要的支持和建议；最后，秘书能组织召开内部会议，向员工传达组织的处理决策，增强员工的信心和凝聚力。
二、舆情处理舆情是指社会公众对某一特定事件或现象的看法和评价。
舆情对于企业和组织来说具有重要的影响力。
秘书作为信息管理和传递的专业人员，需要善于处理舆情问题，以维护组织的声誉和形象。
1. 舆情监测与分析秘书需要关注社会舆情，及时监测和收集与组织相关的信息和讨论。
通过舆情分析，秘书可以了解公众对于组织的态度和看法，并及时进行分析和研判。
这将有助于组织及时回应并调整相关事务，避免舆情发展成为危机。
2. 舆情危机处理当舆情发展成为危机时，秘书需要采取相应的措施进行处理。
首先，秘书需要与媒体进行沟通，解决可能引发舆情危机的问题。
其次，秘书可以组织专题会议，与舆情相关的部门和人员进行讨论和研究，制定相应的应对策略。
论秘书工作中的危机公关意识
论秘书工作中的危机公关意识第一篇：论秘书工作中的危机公关意识论秘书工作中的危机公关意识(2007-06-27 20:17:57)转载引言在社会信息化、经济全球化、观念多元化的环境中，各行业对新型秘书人才的需求日益迫切，秘书工作的综合性让它与其它工作职能的交叉与融合显得越加突出，秘书工作本身也日益走向规范化、制度化、科学化。
“现代秘书人员不仅需要具备专业知识，还要涉及经营管理、工艺技术、金融、税务、法律、公关、广告、外事等领域，这也是经济市场化、全球化对秘书人员提出的客观要求。
”[1]而秘书学和公共关系学都是新兴的综合性边缘交叉学科，既具有理论同源关系——二者具有共同的理论基础和共同的研究方法，都将管理学、传播学、社会学、心理学等作为各自的基础学科，不断融合以完善自身；同时又具有实际操作中的兼融互动关系——在某些组织中，秘书部门实际上已经承担了部分公关职能，尤其像银行、医院、学校这类没有设立公关部门的组织，秘书更需要直接承担公关部门的责任，发挥其作用。
这就使得秘书学和公共关系学的结合具有了可能性，也使得秘书在工作中树立危机公关意识成为研究者值得探索的新课题。
一、秘书与危机公关的关系秘书活动是行政管理活动的重要组成部分，其工作职能随着人类生产、生活活动的发展而不断拓展。
在全球化语境下，组织的危机管理成为组织管理的重要分支，危机公关更成为组织必不可少的经营课题，作为组织决策者的助手和外脑的秘书工作者除了承担辅助管理和综合服务的职能外，参与危机公关工作日渐成为他们日常工作的一部分。
在这样的背景下，国内部分网站于去年进行了一项关于“危机管理”的调查，抽样调查的对象主要是组织决策层、秘书部门、公关部门、人力资源部门等中高层管理者以及部分普通员工。
调查结果显示：中国有45.2℅的组织处于一般危机状态，40.4℅的组织处于中度危机状态，14.4℅的组织处于高度危机状态。
而只有50.4℅的调查对象表示听说过“危机管理”这个词，25.07℅的人对危机管理不太清楚，24.53℅的人则根本没有概念。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
论秘书工作中的危机公关意识(2007-06-27 20:17:57)转载引言在社会信息化、经济全球化、观念多元化的环境中，各行业对新型秘书人才的需求日益迫切，秘书工作的综合性让它与其它工作职能的交叉与融合显得越加突出，秘书工作本身也日益走向规范化、制度化、科学化。
“现代秘书人员不仅需要具备专业知识，还要涉及经营管理、工艺技术、金融、税务、法律、公关、广告、外事等领域，这也是经济市场化、全球化对秘书人员提出的客观要求。
”[1]而秘书学和公共关系学都是新兴的综合性边缘交叉学科，既具有理论同源关系——二者具有共同的理论基础和共同的研究方法，都将管理学、传播学、社会学、心理学等作为各自的基础学科，不断融合以完善自身；同时又具有实际操作中的兼融互动关系——在某些组织中，秘书部门实际上已经承担了部分公关职能，尤其像银行、医院、学校这类没有设立公关部门的组织，秘书更需要直接承担公关部门的责任，发挥其作用。
这就使得秘书学和公共关系学的结合具有了可能性，也使得秘书在工作中树立危机公关意识成为研究者值得探索的新课题。
一、秘书与危机公关的关系秘书活动是行政管理活动的重要组成部分，其工作职能随着人类生产、生活活动的发展而不断拓展。
在全球化语境下，组织的危机管理成为组织管理的重要分支，危机公关更成为组织必不可少的经营课题，作为组织决策者的助手和外脑的秘书工作者除了承担辅助管理和综合服务的职能外，参与危机公关工作日渐成为他们日常工作的一部分。
在这样的背景下，国内部分网站于去年进行了一项关于“危机管理”的调查，抽样调查的对象主要是组织决策层、秘书部门、公关部门、人力资源部门等中高层管理者以及部分普通员工。
调查结果显示：中国有45.2℅的组织处于一般危机状态，40.4℅的组织处于中度危机状态，14.4℅的组织处于高度危机状态。
而只有50.4℅的调查对象表示听说过“危机管理”这个词，25.07℅的人对危机管理不太清楚，24.53℅的人则根本没有概念。
大部分人将关系到单位和个人前途的危险事件看作危机的含义，占42.32℅，35.58℅的人认为危机就是突发事件，还有22.1℅的人将“难以解决的问题”当作危机。
[2]由此可见，危机虽已成为社会组织不可避免的难题，并具有鲜明的时代特征，然而人们对危机公关这一概念还较为陌生，对危机的预测和防范更无从谈起。
事实上，危机公关是西方近几年兴起并热销的一个概念，上世纪90年代初期传入我国，属于危机管理系统的危机处理部分。
“主要是指社会组织预防、监控潜在的危机，有效地控制、处理已爆发的危机，使良好的公共关系状态得以恢复或维持的一系列活动。
其根本目的是保障组织与公众之间良好的公共关系状态不受或少受影响，从而保障社会组织的生存和发展环境，使危机的负面影响降到最低限度。
”[3]在高度市场化与经济全球化的今天，组织的生存和发展很大程度上依赖于它所面临的环境，以及组织与这种环境之间的良好的公共关系，任何来自组织内部或外部的不利因素，如果处理不当，将会产生很严重的后果：“长期损害组织信誉，使组织内外有关的群体与个体对组织的管理失去信任；组织与社会关系失调；组织内部各方面关系恶化，使组织运转失序、失衡和失效；因处理危机问题而牵制大量资源，使组织管理的时间和人、财、物紧张或浪费；组织自上而下环境严重恶化，使发展趋向被迫中断甚至终止。
”[4]因此组织中的各部门和个人如何面对不利因素、科学而有效地建立和维护良好的公共关系，将危机处理好，从而发挥危机公关的优势，已经成为一项生死攸关的经营课题。
信息时代，社会竞争加剧，有时候获取信息的多少、快慢会直接影响决策的成败，所以组织要求缩短外部反应与决策中枢的联系，这就更需要多面手型的全能式人才。
而与组织决策者关系较为密切、熟悉组织具体运作和掌握各项实务工作的秘书部门，因其工作岗位的综合性与边缘性往往更具备公关工作的优势。
当组织遭遇突发事件或重大事故、其正常的生产经营活动受到影响、特别是原有的良好形象受到破坏时，现代秘书工作者应具备强烈的危机公关意识和娴熟的危机公关技巧，以便使组织在遭遇危机事件时能够化险为夷，变危机为转机。
一般说来，发展完备的外资公司和大型企业等组织大多设置专门的公关部门，负责公共关系。
但在危机干预与管理中，秘书部门仍能协助领导和公关部门进行危机管理，发挥重要作用。
由于秘书部门处于组织的中心位置，是组织内外信息集散的重要枢纽，所以秘书往往能够及时而全面地了解组织的运营状况，发现组织潜在的危机，为公关部门提供有价值的信息，从而方便公关人员迅速、有效地预测危机、规避风险、解决危机以防患于未然。
“另外秘书部门属于组织的领导机关，不仅上通领导决策层，下联执行基层，而且还在组织各职能部门中横向贯通，起着决策与执行的中介作用，因而能够在危机公关中更直接、有效地实现上情下达、下情上达的平衡协调工作。
”[5]秘书部门凭借其特殊的地位以及领导者权利、权威的辐射与延伸，在处理危机的过程中往往比公关部门更具有直接影响力和信赖效应，从而取得更好的公关效果。
然而我国很多组织机构特别是事业单位大多并未设置公关部门，对公共关系和危机公关的重要性也缺乏充分的认识；有的组织为降低管理成本，让秘书人员承担公关职能，以避免重复和浪费。
这些组织中的秘书部门既了解每个部门的业务要求和运转状况，又能了解各部门间相互配合关系和组织整体目标，因此其工作职能范围更为综合。
秘书工作者则要不断完善自身的知识结构，综合运用公共关系理论，打破对“内”不对“外”的封闭传统，协调组织内部各部门，同时汲取公关工作中的有效手段，更快捷、直接地进行危机公关和危机管理，从而最优化地发挥组织各部门的优势为组织服务，以消除组织内部及组织与外界环境之间的误解和隔阂，使各相关方面了解事情真相，促进相互的理解和信任，使问题得以解决，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转。
二、秘书的危机公关职能运用市场经济条件下，任何组织都处在一个开放的社会体系中，“组织的生存与发展很大程度上受环境的影响，包括由经济环境、政策法律环境、技术环境等构成的宏观环境和以顾客、竞争者、中间商、股东、社会公众为主的微观环境。
”[6]“而危机产生的主要因素可以概括为市场的灵活性、技术上的不确定性、组织控制能力的有限性以及政府政策的导向性。
” [7]近年来许多组织都有过因突发事件而导致的危机，就国内而言，尽管有的领导相信危机不可避免，却很少有组织制定危机公关计划，多数组织都没有建立完善的危机管理机构和危机公关机制。
危机一般可以分为：潜伏、爆发和平息三个阶段，这三个阶段可以认为是组织的一个生命周期或危机周期。
针对危机的不同阶段，危机管理也可以分为不同的部分——危机发生以前、危机爆发时和危机平息以后，而秘书人员在不同阶段也发挥着不同的作用。
（一）危机潜伏阶段在正常状态下，各社会组织处于隐性危机管理状态，这一过程往往容易被忽视，“因为隐性危机管理是指处于正常状态下的组织，在实现组织经营目标的同时从基层运营、中层管理、与高层战略决策等各个制度层面上系统地防范危机的过程。
”[8]从表面看没有危机管理，但却处处体现出对危机的防范。
在危机爆发前要做好危机防范以更好地服务于总体目标：一方面，组织要有战略的眼光，能够从战略的高度权衡防范危机的重要性；另一方面，要在制度、产品各个细微的方面减少盲区，防危机于未然。
这就需要建立危机预警系统，因为危机公关不仅是对危机发生时的应对，更要对危机事件的形成过程进行分析和判断。
1．危机预警系统秘书要不断地对危机的前兆和危机的起因进行监视，这有助于组织有针对性地预控危机，从而提高对危机的反应速度。
由秘书调查、搜集到的信息是分散、粗糙的，只是进行危机评价的基础，还要对这些信息进行记录、筛选和统计，为深入的危机评估做准备。
接下来进入危机评估过程，即对危机的发展趋向进行跟踪，预先对危机的危害程度及爆发的可能性做出估计，这是整个危机预警系统的中心环节，起着关键作用。
2．潜在危机处理秘书对本组织潜在的危机做出预测和分析，包括可能发生的危机的种类、性质、规模，危机发生后可能产生的影响范围等，及时发现危机的苗头，继而通过及时调整组织的结构、政策或运转方式，以适应环境变化和社会要求，防患于未然。
“当对这些状况有所预测后，秘书人员应立即向组织的决策管理层和职能部门报告预测意见，并提供咨询建议和改进方案，协助组织的各有关部门，对潜在的危机分别制定应付措施，安排危机中和危机后处理各种问题的各环节的合适人选，并让这些人员事先了解面对不同的危机应采取的相应措施。
”[9]在必要的情况下，秘书还可以建议将对危机情况的预测和相应的应急措施印成通俗易懂的危机管理手册分发给员工，让员工对危机的可能性和应付方法有足够的了解。
（二）危机爆发阶段当危机爆发时，组织进入显性危机管理状态，“即指在相应制度支持下及时采取措施控制危机，目标是对危机进行有效控制，尽量减少危机对组织的危害。
”[10]一旦组织发生危机事件，这一阶段的工作就显得极为重要。
危机事件爆发以后，首先要迅速展开调查，掌握基本情况。
危机公关的原则之一就是速度第一，因此要在第一时间运用最有效的手段，查明事件的类型、发生的地点、原因、现状等基本情况及其造成的后果和影响，以及受影响的公众范围。
秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书人员可以利用自己独特的地位和特定的职权，利用平时与各方面建立的良好关系，在最短的时间内调动各种资源，有的放矢地加强信息沟通，协调各部门工作，促进相互的理解和信任，化解矛盾，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转，以利于调查工作及时、全面的开展。
同时秘书部门的介入能够缩短解决问题的过程，减少解决问题的各种投入，迅速控制事态的发展，争取到最理想的结果，使危机造成的损失大大减少。
危机事件一般影响面较广、压力较大、时间较短，为了最大限度地平衡组织与公众的利益、控制事态的发展，就要立即组建专门的危机处理小组，由主要负责人亲自领导，并根据事件性质的需要决定其构成。
危机处理小组要根据搜集到的情报和资料以及组织所拥有的可支配资源制订危机处理计划，并立即奔赴危机事件现场，展开全面行动。
危机处理机构的组建不是随机的，它有权调动组织的可支配资源，并有权代表组织做出妥协、承诺或声明，而秘书部门因其在组织中的枢纽地位及其与领导者的特殊联系，成为危机处理小组不可或缺的成员。
秘书可以直接受命于领导，向各有关部门和公众传达领导的决策和意图，同时可以及时将调查结果和危机事件的进展反馈给领导者。
接下来，秘书应当在危机处理小组的协助和领导的支持下，迅速查明事件真相，并将真相开诚布公地告知媒介和公众，以示组织解决问题的诚意，在取得公众谅解的同时，也可以避免流言和无端猜疑，遏制事态进一步扩大。