秘书公关能力的培养

论企业秘书公关能力的培养2010-07-30 22:22摘要:秘书所要承担的公关任务基本一致,那就是要适应社会主语市场经济的需要,有利于提高自身素质,有利于促进企业的发展,有利于和谐人际关系的产生因此,任何企业的发展都离不开拥有良好公关能力的秘书更何况现代的秘书不再是简单的打打字,接接电话,整整材料了,她必须经常增强自身的基本素质、拥有较强的业务能力、加强文化素质以及要注意的一些社交礼仪的禁忌。

在社会主义市场经济条件下,人与人之间,企业与企业之间,企业与个人之间的联系日益广泛,复杂化一个企业如果再遵循着传统的关念墨守成归,封闭自己的话,那么就跟不上这个时代发展的步伐了只有以完全开放的心态和胸怀,主动了解社会,融入社会,把握社会变化的趋势和脉搏,改进企业的服务形象,赢得社会的理解和支持,才能获得最大限度的发展和进步这就要企业转变经营理念,引进现代公共关系,培养企业秘书的公关能力。

那么什么才是公关能力呢？它主要表现为一个人在社交场合的介入能力,适应能力,控制能力,以及协调行性等可是企业秘书公关能力的培养对企业真的重要么？答：重要,在现代社会中一个没有公关人员的企业要想长期生存和发展下去,简直是无法想象的企业在完成其目标运行的过程中必然要与现实环境诸因素发生关系,并引起关系的变化关系的变化又必然引起企业自身形象的变化,而自身形象的变化又直接对企业的运行,企业的目标实现,甚至企业的生存产生影响在这过程中,如果缺少公关的作用,企业的目标是难以实现的秘书只有具备了公关能力才能代表企业在社会分工中获得最大益处这是势在必行,那么究竟怎样才能培养企业秘书的公关能力呢？以下四个方面就是本文简述的重点。

一. 独立自主并,于杜会直任吕的思道.企业秘书一般被视为决策者的今谋、肋手.主要从事决策指挥和管理抽肋工作这似乎是一种事事听命于领导的被动性工作.但在知识经挤时代这个弃正以人为本的时代更受到注重的是人的价值、人在生产经芭活动中的主体性作用面对这种良好的时代环境和落得的施展机遇.企业秘书应努力发挥自己的主观能动性,在工作中独立自主、独趋一面、充分展现自己的工作能力.只有这样,其个人价值才有可脂得到盛大限度的实现。

但是,独立自主并不盘味粉仅需判断与实施.同时还要具有高度的杜会贾任移,要对自己选择的后果负音知识经济时代,企业需要的是既能独挡一面又能承担贵任的人才.秘书如果还抱粉.出了成软归翻导.出了事悄找领导.的老晚念,一眯依位子领导不穆于傲出自我选择和时自魏选择进行反复推橄与裸层反思就极易导致工作作风拖拉吐漫.井由此而招致事业的失败因此当代秘书既要勇于选择.更耍敢于面对选择的后果这就要求企业秘书确立科攀的世界观、人生观和价值晚.姗舀风险意识.工作中更加道懊、细致、认真.在月于承担挂会贵任的前提下,使自己独立自主的选择性更加合理、更加准确地发挥出来。

此外.畜于杜会宜任感还盘味粉企业秘书应具有污大目光.密切关注杜会筋求.注重企业与杜会发展的和瀚.努力为企业塑造良好的杜会形象如当今牡会环保已成为一大热点,企业秘书应考察本企业产品以及生产过怪是否具有环保脸忍向领导或企业有关部门提出有益盘见作为企业领导的助手一个窗于杜会贾任感的企业秘书应自觉地将企业的生存与社会的发展紧密联系起来思考,为领导出谋划策,推动企业健康发展由此,秘书工作本身也就得到与时代同步的创新与拓展。

二、锐意创新的精神状态和良好的心理素质人是生产力中最活跃的因素人是否具有创新意识、创新能力,是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提重复性的工作如办文、办会等,如果不加以创新,一味因循守旧,就会陷人僵化模式而失去活力因此,秘书必须时刻保持求新创新的精神状态,在固有模式中努力出新招、创新意,如将繁琐的办文程序简化,以多媒体手段管理文档等,就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新知识经济创新的丰富内涵和企业工作的快节奏,以及秘书工作服务性协调性强的特点,要求企业秘书必须具备良好的心理素质面对更富于挑战性的工作、更复杂的环境和变换莫测的新情况,秘书如何使自己真正成为联系上下内外的灵敏的传感器,成为企业运作的优良的润滑剂?首先,必须保持良好的心境和积极的生活态度,要冷静面对工作中的艰难曲折和激烈竞争中的失败,还要善于汲取经验教训,这样才能不断开拓进取,最终实现崇高的人生目标其次,要敢于突破传统的秘书职业观念,迅速适应时代的进步、环境的变化,真正发挥主体性作用,这样方能最大限度地实现自己的人生价值。

三、基础知识、高科技知识和外语知识合理组合的多层次文化紊质掌握高科技知识离不开基础知识,基础知识是企业秘书人员开展工作吸收其他专业知识、相关知识和发展各种能力的前提条件基础知识主要包括:政治哲学类、语言文字类、数学统计类、历史地理类只有具备了一定的政治哲学知识,企业秘书才能比较透彻地理解国家的有关方针、政策以及领导的意图、上级的指示,在工作中保持清醒的头脑;只有具备了一定的语言文字知识,秘书才能胜任起草文件、撰写文章、编写材料等工作知识经济的出现,有力地推动着经济全球化随着我国企业涉外活动的日益频繁,企业秘书与外企、外商打交道的机会也越来越多,作为承担企业接待、谈判等涉外事务的秘书,具备扎实的外语功底应是必备的素质。

四、一专多能、复合型的智傲紊质知识经济时代学科知识的交叉性和就业的激烈竞争,客观上要求秘书人员破除“凭一技之长端一辈子铁饭碗”的传统观念,使自身的能力既有侧重又得到全面发展当今的企业秘书,不仅要在本企业的发展规划、市场预测、营销策略、产品开发、经营管理等方面向企业领导提供意见和建议,而且要协助领导具体抓企业的经济发展工作,这就要求企业秘书努力实现一专多能。

作为一个企业秘书,当然首先应掌握秘书专业的基础知识和基本技能,如公文写作、接打电话、接待来访、打字、传真、复印、处理日常事务等;同时,还要尽可能多地掌握一些与专业知识密切相关的其它知识,如经济学的基本概念、理论,科学的决策管理知识以及秘书所在系统、部门、行业的专业知识如在保险公司工作的秘书应懂得各种保险业务知识,在信息咨询公司工作的秘书要掌握一定的信息科学知识等。

1.较强的表达能力包括有较强的口头表达能力(普通话、外语口语流利)和书面表达能力(即文字表达能力)。

2.较强的信息处理能力。

3.较强的活动能力包括交际能力、组织管理能力和协调能力。

4.较强的应用能力包括书写能力和操作能力(熟练运用现代化办公设备尤其是微机)。

5.较强的创造能力即具备一定的预测能力、应变能力和评估、创新能力。

五、较强的法制观念和格守原则、规范的自律素质。

我国经历过漫长的封建社会,长期以来形成的以人治、权力代替法治的封建余患短期内难以消除但随着社会的发展、时代的进步,我国在走法治道路、建立法制国家方面也取得了可喜的成就知识经济实际上就是有序的法制经济企业秘书作为决策者的参谋和助手,必须具备较强的法律意识和坚定的法制观念,坚决摒弃长期以来权力语言和行为模式的不良影响,时时从法律法规角度来观照企业活动的全过程,包括一切创新活动企业秘书在一切经营管理和辅助工作中都要严于律己,自觉抵制在利益驱动下的不规范运作行为及其违法活动,促进企业的健康发展。

总而言之,人才是知识经济的第一资源,也是今后企业发展的关键这个以人为本的崭新时代的到来,给一向饰演配角的企业秘书带来了可贵的机遇秘书若能抓住这个机遇,不仅可以充分展现自身的才能、实现个人的价值,而且将会大大改变秘书的传统公众形象,使自己成为企业领导不可或缺的助手和企业运转过程中的重要人物。

—、增强基本素质基本素质是秘书人员必须具备的,可是要想提高公关能力就要首先增强基本素质,具备不一般的能力1.身体素质秘书在处理公关事务中要经常与社会各界打交道,接触的人员多,因此,身体必须要健康,体格要强健有句话说身体是革命的本钱,只有身体好了,才有能力去做好一切事不会有企业会聘请一个经常有病的人来代表自己的形象。

2.心理素质这里所说的心理素质,是从秘书人员从事的职业角度来要求的,主要是待人接物要热情而冷静；性格要开朗,保持良好的心态,不能被情绪左右；对待他人的错误意见,有宽容的胸怀；对待工作既要自信,也要谨慎；处理问题既讲原则,也要讲灵活；对待事业既要努力,更要意志坚定另外,胆小害羞的女秘书还应该培养把自己当主人,只要不张狂,不越权。

3.思想素质这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感,要具备爱岗敬业,实事求是,开拓创新的精神,博大的胸怀,宽广的视野和高度的社会责任感遵守社会公德的同时还要客观,公正的对待社会公众,不损害,中伤其他企业的利益和声誉自己的行为不仅要符合所在企业的利益,也要符合公众的利益,整个社会的利益。

4. 业务素质1）理论知识：必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识另一方面也注意收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。

2）实践经验：要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经验交流,要多向有经验的人学习。

3）办事能力：秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

5.文化素质1、社会科学学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。

2、自然科学：仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知识,如机械设备,建筑工程,医药化学等一方面,我们平时要注意积累；另一方面,要从中学一学这方面的知识。

3、外语：对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语我们要使自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。

此外,学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好处的。

俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻。

但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个“重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。

二. 秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径比如过河: 你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实可行的方法工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受。