浅谈办文办会办事.ppt
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办文办会办事课件ppt课件
2014年
讲述概要
一．提升管理效能 二．提升协调能力 三．提升公文质量
管理和管理科学
• 管理：社会组织为实现其目标对所需资源加以组合 利用的过程。
• 管理科学：同社会科学、自然科学并列的第三类科 学，是研究管理理论、方法和管理实践活动的一般 规律的科学。
科学管理
scientific management
• 问题：
– 请示与报告混用 – 通知与函混用 – 通知与通报混用 – 通知与通告混用
文种的选择
（一）决议。会议讨论通过的重大决策事项。 （二）决定。 1. 对重要事项作出决策和部署；2.奖惩有关单位及人员； 3.变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）命令（令）。 1. 公布行政法规和规章；2.宣布施行重大强制性措施 ；3.批准授予和晋升衔级；4.嘉奖有关单位及人员。
限制缩减
• 属于可发可不发的文件，不发； • 可以用口头、电话、短信、Email等非公文方式解决问题
的不再发文； • 发文可以公开登报的不再逐级印发； • 属于本级职能解决的问题，不报请上级机关发文或转发； • 严格文件印刷数量。
阅办分处
阅件：阅知性文件。 办件：等待办理处理的文件。
分开登记 分夹放置 急件优先。
和电子化，提高效率和精确性，减少失误。低廉的成本。
提升办公室管理效能
优化组织：系统的功能、层级和结构。 优化流程：制度和规则。定额管理、标准化管理等。 优化人员：录用、选拔、培训，提供发展提高机会。 优化配置：责任、任务分担和监督，职业资格等等。 优化关系：职能、权力、权益平衡规则等等。
符合人性特征的人事制度
办事规则，全部行为具有确定的法律依据。 2. 现代的高效能组织结构：开放的管理体制设计，足够的和正确的信息保障 。 3. 现代的管理关系和管理方式：明确的组织责任、岗位责任、权力和义务。管
讲述概要
一．提升管理效能 二．提升协调能力 三．提升公文质量
管理和管理科学
• 管理：社会组织为实现其目标对所需资源加以组合 利用的过程。
• 管理科学：同社会科学、自然科学并列的第三类科 学，是研究管理理论、方法和管理实践活动的一般 规律的科学。
科学管理
scientific management
• 问题：
– 请示与报告混用 – 通知与函混用 – 通知与通报混用 – 通知与通告混用
文种的选择
（一）决议。会议讨论通过的重大决策事项。 （二）决定。 1. 对重要事项作出决策和部署；2.奖惩有关单位及人员； 3.变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）命令（令）。 1. 公布行政法规和规章；2.宣布施行重大强制性措施 ；3.批准授予和晋升衔级；4.嘉奖有关单位及人员。
限制缩减
• 属于可发可不发的文件，不发； • 可以用口头、电话、短信、Email等非公文方式解决问题
的不再发文； • 发文可以公开登报的不再逐级印发； • 属于本级职能解决的问题，不报请上级机关发文或转发； • 严格文件印刷数量。
阅办分处
阅件：阅知性文件。 办件：等待办理处理的文件。
分开登记 分夹放置 急件优先。
和电子化，提高效率和精确性，减少失误。低廉的成本。
提升办公室管理效能
优化组织：系统的功能、层级和结构。 优化流程：制度和规则。定额管理、标准化管理等。 优化人员：录用、选拔、培训，提供发展提高机会。 优化配置：责任、任务分担和监督，职业资格等等。 优化关系：职能、权力、权益平衡规则等等。
符合人性特征的人事制度
办事规则，全部行为具有确定的法律依据。 2. 现代的高效能组织结构：开放的管理体制设计，足够的和正确的信息保障 。 3. 现代的管理关系和管理方式：明确的组织责任、岗位责任、权力和义务。管
办文办会办事及公文写作
重大活动的事中工作
1.保安、警卫及主办单位、当地政府人员（防范社会矛盾）提前到位 2.起车及接车地有责任人迎候 3.领导到现场贵宾休息室或听取情况介绍（准备讲解员及喇叭） 4.保证领导车辆停靠、出行畅通
重大活动的事后工作
1.收集相关新闻报道 2.汇集相关活动照片并归档 3.撰写工作总结 4.对重要来宾发感谢函 5.经费结算
常见错误：人名、职务、地名、单位名写错，排序错误，前后不一致， 全称与简称混用，标点错误，半角与全角混用，简称有误（如平方米 简称为平米、星期一简称为周一）
公文特点及规范
格式要规范 • 服装：正装、休闲装、时装 • 文章：公文、小说、诗歌、散文 • 公文=正装（务必规范，勿随意发挥） • 排版（直接影响外观，应予重视） • 纸张：A4；方向：纵向；页边距：默认；字间距：默认 • 行间距：单倍（或多倍行距中选择1.38倍，或固定值29左右） • 标题：小二号（黑体，或标宋、华文中宋加粗） • 副标题：三号或小三号（黑体、楷体加粗） • 一级标题：三号或小三号（黑体） • 二级标题：三号或小三号（楷体加粗） • 正文：三号或小三号（仿宋） • 提倡双面打印
部门收文处理
流程：登记、传阅、跟踪、催办、办结、归档 普阅公文：部门领导及相关人员阅后归档 会议通知（网上、书面）：落实参会人员、反馈参会名单、准备会 议材料（分办）、提醒相关领导 工作任务：目标任务书、上级布置的具体工作，做好分解落实（分 办），掌握进度，按时完成（跟踪），完成情况报上级部门或相关 领导 领导批示：按批示要求及时办理并反馈；参阅参考 督办工作：按时完成，情况反馈 紧急公文：第一时间向主要领导汇报，迅速分办
常用公文格式
• • • • • • • • 会议通知 会议纪要 报告 请示 函 （领导讲话） （交流材料） （党政信息）
从秘书角度教会你“办文”、“办会”、“办事”
从秘书角度教会你“办文”、“办会”、“办事”作为一位秘书，办文、办会、办事是我日常工作中的重要任务。
下面我将从秘书的角度，为你详细介绍如何高效地办理文件、组织会议以及处理各类事务。
一、办文1.了解文件种类：首先，你需要了解不同类型的文件，例如公文、报告、备忘录等。
每种文件都有其特定的格式和用途，因此在起草文件之前，仔细研究文件类型非常重要。
2.准备文档格式：在起草文件时，你需要确保格式规范，并根据公司的要求选择合适的字体、字号和间距。
同时，确保在文件中使用正确的标点符号和语法，以确保文件的专业性。
3.明确文件内容：在起草文件之前，你应该明确文件的主题和目的。
使用简洁明了的语言，清晰、有条理地传达信息。
避免使用难以理解的专业术语，以免产生歧义。
4.仔细校对：在完成文档后，请务必仔细检查拼写错误、语法错误和语句结构等问题。
一个拼写错误或者错误的用词可能会导致严重的误解。
5.妥善保存和分类文件：完成文件后，请确保妥善保存和归档，以便将来回顾和参考。
建立一个有序的文件系统，能够提高工作效率和文件寻找的便捷性。
二、办会1.策划会议：在组织会议之前，你需要明确会议的目的和议程。
向与会人员发送邀请函，并说明会议的时间、地点和内容。
2.会前准备工作：在会议开始之前，你需要准备会议所需的资料和设备，例如演示文稿、会议纪要和投影仪等。
3.沟通与会人员：与会人员需要提前了解会议的目的和议程，以便提前准备。
确保他们对会议的时间和地点有清晰的了解，并及时提醒。
4.会议记录和纪要：在会议期间，你需要记录会议的重要讨论和决策，并及时整理成会议纪要。
会议纪要应包括与会人员、会议议题、讨论要点和决策结果等内容。
5.后续跟进：会议结束后，你需要将会议纪要发送给与会人员，并跟踪执行决策结果。
在必要时，可以安排后续会议或跟进事项。
三、办事1.有效的时间管理：作为秘书，你需要合理规划时间，处理优先事项，并且不断跟进。
使用日程表或时间管理工具，可以帮助你更好地管理时间和任务。
办公室业务培训PPT
1 草稿
2 定稿
3 正本
4 副本
5 存本
可分为一稿、 二稿……修改 稿、讨论稿、 征求意见稿等。
即最后完成稿， 是印制正本的 依据。
有标准格式并 签署或盖章的 稿本。
是正本的副本 或复制本，主 要供参阅、备 查用。
指留存的正本， 备查考用。
四、公文拟制的基本规则
（一）角度问题
为谁说
01
把握受谁之命、受什么命这两个主要问题。
组织传阅与催办查办
1
组织传阅
2
催办
3
查办
五、公文办理的基本流程
（二）收文办理流程
办毕公文的处置
1
立卷归档
2
清退
3
销毁
4
暂存
六、公文的一般格式
公文分为版头、主体、版记三个部分。 由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、 印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、印制份数等组成。
六、公文的一般格式
公文正文用3号仿宋体字。 文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注（汉 字加顿号，数字加圆点）； 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 一般每面排22行，每行排28个字。
六、公文的一般格式
需要在公文中注明公文内容以外的要求，使用公文附注，一般在公文落 款印章的左下方，用圆括号标注。
请示性公文应当在附注注明联系人和联系电话，通知、函通常也参照标 注。
七、常见错情及处理
（一）标题错误
要素不全
01
随意省略发文机关。
没有版头（发文机关标识）的公文（包括上行文、下行文）均不得省略发文机关。
4.1办文认知 课件(共21张PPT)-《秘书实务》同步教学(中国人民大学出版社).ppt
07
正确
文书的主题要符合 党和国家的方针政策和 法律发令，符合单位的 基本要求和主张，主题 能反映事物的本质，符 合客观事物发展的规律， 具有科学性
02
鲜明
文书要明确表明作者 的基本态度、文章的基本 思想，包括对问题的认识， 对事物的评价等。文书涉 及的各类问题，必须有明 确的观点立场，应该怎么 做，解决什么问题，达到 什么目的，都要明确地表 达出来，不能模棱两可。
案例思考
秘书小胡在办文工作中出现低级错误的原因是什么？ “启事”为什么不能写成“启示”？
案例分析
秘书小胡在办文工作中粗心大意，不注意规范用 语，一个公司对外使用的文书要反复斟酌，避免语言出 现文字错误，这是办文工作最基本的要求，写错别字会 破坏自己和公司的形象。
启事的标题要注意不能误写为“启示”，启事是 陈述事项的意思，而“启示”是启发、启迪的意思。目 前把“启事”写成“启示”的人很多，甚至在报刊上也 经常见到，这在一定程度上形成了误导。
素质培养目标
行动导向，项目实施。 1. 实例演练 2.情境模拟 3.课外调研
教学模式
文书拟写与处理是秘书的重要工作职责， 本模块紧密结合现代企业秘书从事文书拟写与处理的工作内 容，运用案例分析、实例演练、角色扮演、情境模拟等教学 方法，指导学生正确认知秘书办文的内容、特点和要求，掌 握常用文书的写作技巧和方法，熟知收发文处理的程序和操 作要求，掌握文档管理的方法和技能。通过本模块的学习， 学生能够运用文书拟写与处理的知识和方法，把办文和办事、 办会相结合，有效处理秘书工作。
05
小胡是正方光电科技有限公司新招聘的行政部秘书，主要负责公文处理工作。公文处理比较繁杂，头绪多， 工作很具体。比如发一个文件，除了要经过起草、校核、签批这些环节外，还要打印、校对、盖章、装文件袋、 打文件包等等。
办文、办会、办事实务ppt课件
办品质之学 第一部分
01 办事
02 办会
第8 页
03 办文
二、按职责办事
2.防止7种倾向： 防止失职渎职责：不明职责，乱用职责。
①孰视无睹——没有责任心，问题很明显，不去解决。 ②不以为然——缺少敏感和判断。 ③相互推诿——没有主人翁意识和斤斤计较。 ④不知所为——不知干什么、不知怎么开展工作，缺少把握。
主讲人：郦昕阳
无论办文、办会、办事都要 一丝不苟、严谨细致、精益求精
于细微处见精神，在细节之间显水平
办文、办会、办事是机关工作的常态。 是办学档次和水平的体现之一。 学校发展，任务越来越重，大家十分
繁忙，需要有更高更专业的水平和能力 去提高成效。
——因此如何提高办文、办会、办事能力非常 迫切而重要。
办品质之学 第一部分
01 办事
02 办会
三、落实领导指示（意图）办事
第 11 页
03 办文
3.有方法：
①事项三要素 : ①办什么事（内容）。 ②完成时间（时限）。把时间留一部分给领导， 也要给自己留一点修改时间。 ③工作标准和注意事项。
办品质之学 第一部分
01 办事
02 办会
三、落实领导指示（意图）办事
办品质之学 第一部分
01 办事
02 办会
第 14 页
03 办文
三、落实领导指示（意图）办事
4.出成果：不能仅有事功，重在事情做出成果（价值）。
①完成任务（简单的事情）有汇报。 ②多种形式办成功：转化为政策制度。
申报成功。 开创局面或面貌改善。 标志性成果（竞争力强）。
5.对重要（重大）的事情办好以后要有总结研讨。
办品质之学 第一部分
01 办事
机关干部的五板斧——办事、办文、办会、调研与指导
机关干部的五板斧——办事、办文、办会、调研与指导要做好机关工作，除了需要具备执政为民的职业境界和相应的业务知识以外，五个方面的能力是必须具备的，这就是办事、办文、办会、调查研究和指导基层建设的能力。
也可以称为做好机关工作的五板斧。
有了这五板斧，一个机关十部才能比较顺利地履行自己的工作职责，完成好各项工作任务。
第一板斧一一办事机关办事，是承办各项公共事务，如策划工作、处理问题，办理公务，安排活动、联系业务等的总称。
在机关，十部大量的工作是承办各种事务，比如安排一个活动，接待一位来访，看望一位群众，联系一次参观，通知一个会议，落实一项政策，等等，通过从事各种必要的行政事务性工作来为基层服务、为人民群众服务。
由于机关的各种事务性工作比较繁杂，加上承办各种事务没有规律，临时安排或随机性十分常见。
办事能力不强，就很难顺利履行机关所担负的各种行政职责。
办事能力是衡量机关十部工作能力的一个重要方面。
特别是处理急、难、险、重问题的能力，很能反映一个机关十部的综合素质和工作能力。
怎样才叫办事能力强？从根本上说，就是为人民服务的能力强。
具体来说，就是坚持依法行政，能够科学地安排处理各项事务，稳妥地解决面临的各种问题，使各项工作顺利开展，使各种矛盾得到顺利解决。
十部的办事能力是承办各项公务的能力，不是谋取个人或小集团利益的能力。
在一些不正之风的影响下，有的机关十部把思想活络，会为领导个人办私事，甚至违反规定办一些不该办的事情，叫做办事能力强。
应当看到，这样的办事能力是背离党和人民要求的。
这样的人能力越强，越有损于人民公仆的良好形象。
在机关工作中，办事能力体现在方方面面，机关十部必须善于掌握本机关工作的特点和规律，不断提高自己的工作素质，才能稳妥地处理好所承办的各项事务，保证各项任务的顺利完成。
从实践来看，有一些问题是需要特别注意的：办事要依据国家的政策、法规，讲党性讲原则，不能办违法违纪的事，特别要注意防止出现因为不懂法规而办了违反法规的事情。
第二章 秘书职能范畴之办文、办会、办事
1.附件在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识 如：附件：XXXXXXX 2.附件序号使用阿拉伯数码, 附件名称后不加标点符号。 如: 附件：2．××××× 3.附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行 顶格标识“附件”，有序号时标识序号； 附件的序号和名 称前后标识应一致。
（四）附件
（五）成文时间
别
（四）印发份数 格式没有明文规定，一般是在最后一条反线下一行，用 3号仿宋体 字，臵于小括号内，右空1字。
（五）页码 用4号半角阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一 行，数码左右各放一条4号一字线， 如“－1－”、“－2－”， 一字线距离版心下边缘7mm。 单页码居右空1字， 双页码居左空1字。
（二）主体（怎样做，提出实施的要求和措施 ）
要求：政策性要求 原则性要求 具体性要求 执行性要求 措施：规定性措施、控制性措施、制裁性措施 （三）结尾（要求或希望） 号召与鼓励 执行要求 公文惯用语
九、拟制公文应注意的问题
（一）正文引用公文 ( 先引标题，后引发文字号)
如： 按照《国务院关于XX若干意见 》（国发〔2009〕3号）的精神
七、公文的版记
（一）主题词 主题词是代表公文内容特征,标示公文归属类别和文种的 关键性词语。一般不超过5个，最多不超过8个。“主题词” 用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号,词目用3号小标 宋体字；词目之间空1字。 如： 主题词:教育 专业建设 △ 请示 主题词依据：中国共产党机关《公文主题词表》，《国 务院公文主题词表》
编号：006
绝密★一年 特急
重庆商务职业学院文件
眉首
三 、 公 文 的 格 式
渝商职院发〔2009〕1号
下 行 文 ：
重庆商务职业学院 关于××× ×××的通知
（四）附件
（五）成文时间
别
（四）印发份数 格式没有明文规定，一般是在最后一条反线下一行，用 3号仿宋体 字，臵于小括号内，右空1字。
（五）页码 用4号半角阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一 行，数码左右各放一条4号一字线， 如“－1－”、“－2－”， 一字线距离版心下边缘7mm。 单页码居右空1字， 双页码居左空1字。
（二）主体（怎样做，提出实施的要求和措施 ）
要求：政策性要求 原则性要求 具体性要求 执行性要求 措施：规定性措施、控制性措施、制裁性措施 （三）结尾（要求或希望） 号召与鼓励 执行要求 公文惯用语
九、拟制公文应注意的问题
（一）正文引用公文 ( 先引标题，后引发文字号)
如： 按照《国务院关于XX若干意见 》（国发〔2009〕3号）的精神
七、公文的版记
（一）主题词 主题词是代表公文内容特征,标示公文归属类别和文种的 关键性词语。一般不超过5个，最多不超过8个。“主题词” 用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号,词目用3号小标 宋体字；词目之间空1字。 如： 主题词:教育 专业建设 △ 请示 主题词依据：中国共产党机关《公文主题词表》，《国 务院公文主题词表》
编号：006
绝密★一年 特急
重庆商务职业学院文件
眉首
三 、 公 文 的 格 式
渝商职院发〔2009〕1号
下 行 文 ：
重庆商务职业学院 关于××× ×××的通知
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• ★关注与会人员签到入座情况，及时报告 会议主持人
• ★关注颁发奖状、锦旗、揭牌、宣布活动 正式启动时的配合动作
• ★关注主席台领导情况和休会后的座位变 化
• ★关注气温：主要是冬夏两季要注意会场 温度，及时调整空调温度。
• ★注意音响、灯光配合：有的还要做好录 音、摄像。
• ★注意服务员、礼仪人员的动作规范：
• 3．发出会议通知：会议名称、内容、时间、 地点、出席对象、着装要求、乘车事项等。
• 4．布置会场
• ★会场的选择：根据不同要求、人数及天 气情况，选择会场。
• ★会场的排列：课堂式、口字型；
• 主席台座次： • 奇数：1号中间位，2号坐1号的左手边。
7
5
3
1
2
4
6
参 会人员席
主席台人数为奇数
客3 7
9
双主位 10
8 客4
副陪
6 客2
适用于主陪、副陪职务层次相当
• ★会标的处理： • 一般分为标语式或背景板（投影）式，具体根据会议性质
与会场的条件确定。 • ★席次卡的摆放： • 根据会议性质和规模确定是否放置席次卡。一般来说，比
较正规的会议，主席台和其他座位都放席次卡，人数较多 的要打出座位表事先发给参会人员（今年的工作会，这样 就不乱了，也方便与会者）。 • ★音响设备安排： • 认真检查音响设备。对会议要播放的乐曲，尤其是国歌、 国际歌要事前准备，并调试，同时把会议议程交给音响工 作人员。 • ★投影设备安排： • 事先了解是否使用投影设备。有主席台时，要考虑主席台 人员观看的方便性。（不能挡住，或先安排在主席台下观 看，看好后上台开会。） • ★花草的摆放： • 比较隆重的、喜气的会议应摆放适量的花草，装点氛围。
• 办事的基本要求：要有强烈的责任心、要 有周密的计划、要协调人际关系、要有良 好的作风
• （一）准确理解领导意图 • （二）雷厉风行抢抓时间 • （三）严格遵守办事程序 • （四）认真细致精益求精
• 四、怎样带领本科室做好本部门工作： • ★既要思想品德好，还要是多面手。 • ★既要能当助手，还要会当参谋。 • ★既要想领导所想，还要能先领导一步。 • ★既要会做事情，还要及时反映情况。
• 偶数：1、2号同时居中，2号在1号左手，3 号在1号右手。
5
3
1
2
4
6
参 会人员席
主席台人数为偶数
三、办事
右手 客
例：会见的座位安 排
主 左手
客
主
人
人客Leabharlann 主人人门
门
客人
主人
门
门这边比较嘈杂
窗
主
客
比窗 人
人
较
嘈
门
杂
三、办事
例：宴请的席次安排
右手为大
主陪
1
2
3
4
单主位
5
6
7 9
8 10
客1 5
主陪
• 二、办会 办会，即会务的组织。
办会的主要内容:
会议方案设计、拟写会议通知、布置会场、 安排座席、组织会议证件与材料印制、与 会人员的接送、车辆与食宿安排、会议资 料归档、会议经费结算等。
（一）会前充分准备
• 1．拟写会议预案 • 预案的内容：一般包括：会议名称、出席和列
席人员、会议时间和地点、日程安排、会议分 组、参观路线和参观点、会议工作机构和负责 人人选建议、文娱活动安排、经费预算、有关 事项等。 • 2．起草会议文件：会议报告、领导讲话、决 议（表彰决定）、交流材料、主持词、选举说 明（支部）
• 1、学会使用计算机、照相机、摄像机、录音笔、 复印机和其他自动化办公设备；
• 2、熟悉各种文章体裁、文件格式；
• 3、重点要会写工作计划、工作意见、工作总结、 领导讲话、请示、报告、会议纪要等机关公文。
• 4、办文的流程一定要合规，本科室草拟，分管领 导初审，征求涉及部门意见，权威部门评估，主要 领导签发。
• ★既要总结工作，还要关注反映领导的思 想。
谢谢！
浅谈办文办会办事
—— 也谈做好中层正职工作体会
授课人：吴正佳 二0一二年八月三日
• 今天我想主要谈两个方面： • 一是如何办文、办事、办会，大家在以后的
工作中都会遇到； • 二是怎样带领本科室做好本部门工作，对做
好本科室工作有点借鉴意义。
• 一、办文
• ★办文，是文书处理工作的简称。主要包括公文处 理、制发文件、起草文稿、传递资料、文字把关等 内容。
• （三）会后及时收尾 • ★及时回收会议文件，进行归档；
• ★及时编审新闻报道或信息，搞好会议精 神的宣传；
• ★及时整理领导讲话，编发简报，便于会 议精神的传达贯彻；
• ★及时和跟踪会议精神的贯彻落实；
• 三、办事
• ★办事：是机关的一项重要职能。
• ★办事的内容：主要包括决策实施的督查、 交办事项的办理、领导活动的安排、上下 之间的联络、部门之间的协调、上级和横 向领导的接待、后勤保障的落实等。
• 注意点：
• 党的机关和行政机关公文的区别，除了公文种类 以外，主要是：
• 书写成文日期的区别： • 党的机关：使用阿拉伯数码，如“2012年8月1日” • 行政机关：使用汉字，如“二○一二年八月一日” • 发文机关署名的区别： • 党的机关：需要，全称或规范化简称 • 行政机关：可以不署机关名称直接加盖印章 • 通过三点提高写作水平吧： • 1．多看多学提高文稿写作能力 • 2．养成良好的文稿写作习惯 • 3．注重多练习和日常积累