秘书实务知识点整理
大学的现代秘书学与秘书实务笔记整理
现代秘书学与秘书实务上编现代秘书学原理第一章秘书学概说第一节秘书学的基本概念——秘书“秘书”一词最早出现在汉代《汉书·叙传》古代秘书有三种解释:1、指封建帝王宫禁内收藏的各类经典文献2、指谶纬图箓。
这类图书以隐语、咒语预决吉凶,占卦未来,推算气数,带有浓厚的迷信色彩。
3、掌管图书,著书立说的“秘书监”(汉)现代秘书的含义:秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导在实施管理的人员。
1、秘书活动的根本对象是领导者。
2、秘书活动的根本职能是辅助管理。
3、秘书活动的根本方式是处理信息和事务。
4、秘书的根本性质是辅助性。
第二节秘书活动的起源起源的两个必要条件是:文字的出现和国家的出现1、起源:原始时代2、萌芽:商朝3、保存完整:《尚书》第三节秘书学的研究对象、学科架构、学科特点和研究方法秘书学的概念:秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。
秘书学的学科特点:综合性和应用性中国秘书学的发展:1951年第一次全国秘书长办公厅工作会议的展开1981年第二次全国秘书长办公厅工作会议的展开(北京)(会议总结了30年秘书工作的经验,重申并完善过去实施的有效秘书工作制度,使秘书工作重新走向现代化、科学的轨道)1985年第三次全国秘书长办公厅工作会议的展开(重要)(着重研究在新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用)“四转变”1,偏重办文办事——既办文办事又出谋献策2,从收发传递信息——综合处理信息(收发信息和信息反馈)3,单凭老经验办事——实行科学化管理4,被动服务——争取主动服务“三服务”1,为中央服务2,为中央各部和各省各自治区服务3,为人民服务第二章秘书系统及其组织形态第一节秘书系统的基本要素一、主体要素二、手段要素三、对象要素第三章秘书系统的职能(重点)(特征和原则是重点)秘书系统的职能:辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系、办理事务第一节辅助决策含义:在决策的全过程中,给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
秘书实务知识点整理
秘书实务知识点整理一、办公环境管理一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。
（一）开放式办公室开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。
封闭式办公室封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。
开放式优点1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工3、易于沟通，便于交流4、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享办公设备缺点1、难保机密2、难集中注意力，员工容易受电话、人们起动等干扰3、房间易有噪音，如说话声、打电话声和操作设备声易影响他人4、员工难于找到属于自己的私人空间封闭式优点:1、比较安全，可以锁门2、易于保证工作的机密性3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作4、易于保证隐私，明确办公间由自己使用缺点：1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独混合式是指把在开放式布局的大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。
这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，扬长避短，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是较为合理的办公室布局模式。
（二）常见的工作场所和常用设备的隐患1.办公建筑隐患，主要指地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如墙体开裂、墙皮脱落、地板缺乏必要的防滑措施、门锁损坏、窗扇失灵等。
2.办公室物理环境方面的隐患，如光线不足或太强、温度、湿度调节欠佳、通风、噪音控制不当等。
3.办公家具方面的隐患，如家具与设备摆放不当，阻挡通道；家具与设备有突出的棱角，可能伤及人体；橱柜顶上堆放东西太多有倾覆可能等。
《秘书实务课程》复习要点
《秘书实务课程》复习要点课程名称：《秘书实务》适用专业：2017级人力资源管理（专升本函授）2017级行政管理（专升本函授）辅导教材：《秘书实务》王平侠主编教育科学出版社复习要点：项目一秘书职场认知与基本素养任务一职场基本认知及工作内容一、秘书的职业认知（一）秘书的由来（二）秘书的含义，指领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。
他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
（三）秘书的类别：可以按照服务对象来划分，也可以按照行业和职能来划分，也可按照从事的工作内容来划分。
（四）秘书的层级：可分为处级秘书、中级秘书、高级秘书。
二、秘书的工作内容：沟通工作、会务管理、办公室管理、日常办公事务处理、常用事务文书写作、信息与档案管理。
三、秘书工作的特点和作用（一）秘书工作的特点，包括从属性、被动型、事务性、综合性等。
（二）秘书工作的作用，包括枢纽作用、参谋助手作用、形象作用、任务二基本素养与职业道德修养一、秘书的职业素质养成（一）秘书的知识结构，包括秘书的基础知识、秘书的专业知识、秘书的辅助知识。
（二）秘书的能力要求，包括办事能力、表达能力、听知能力、社交能力、协调能力、应比啊能力、观察分析能力、操作能力、预测能力、处理信息能力。
（三）秘书的职业性格特征秘书的职业性格特征包括正直善良、热忱温和、豁达内敛、坚毅自制、机敏稳重等，秘书的职业性格修养包括自我认知、自我训练、克服障碍等。
二、秘书的职业道德修养。
职业道德是指从事各种职业活动的人员所应遵守的行为规范。
（一）秘书的职业道德要求：忠于职守，谨行尚实；诚实守信，讲究效率；爱岗敬业，团结合作；遵纪守法，严守机密。
（二）秘书的职业道德修养，包括加强学习、努力实践、自我教育、借鉴先贤。
项目二秘书工作的基本礼仪任务一个人形象礼仪一、静态礼仪。
仪容服饰是秘书个人形象的静态表现，体系安卓秘书的内涵，也折射着秘书的修养。
00510秘书实务复习资料
第一部分考点大纲第一章绪论第一节秘书实务的对象和范围1、实务与秘书实务实务，含有实行与业务的意思；秘书实务，意指秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。
秘书实务作为秘书科学的一个分支，它是一门研究秘书业务活动及其规律的综合应用学科。
2、秘书实务的对象任何一门学科，都有其特定的学科对象。
秘书学的对象是秘书工作，即秘书人员为领导者进行决策与管理所采取的辅助行为。
受秘书学对象的规定，秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
3、秘书实务的范围由于秘书实务的对象是秘书业务活动，而秘书业务又有常规业务和非常规业务之分，因此秘书实务的研究范围相当广泛，并有不断扩大之势。
就其日常秘书业务活动而言，秘书实务的主要研究范围包括：研究每项秘书业务工作的一般理论；研究每项秘书业务工作的具体内容；研究每项秘书业务工作的操作规范；研究每项秘书业务工作的运作程序；研究每项秘书业务工作的具体方法，等等。
第二节秘书实务的性质和特点1、秘书实务的性质秘书实务的学科性质，是由它的学科对象确定的。
也就是说，秘书业务活动的性质，决定了秘书实务的性质。
所谓秘书业务活动，就是秘书专业工作。
因此，专业性是秘书实务的性质，即秘书实务的本质属性。
2、秘书实务的特点事物的性质和特点，是两个既有联系又有区别的范畴。
受秘书实务专业性的规定，秘书实务还是具有实用性、规范性、程序性和可操作性等特点。
正是这些特点的存在，才凸现出秘书实务的专业性。
第三节秘书实务与相关学科1、秘书实务与秘书学概论的关系在秘书科学的众多分支学科中，秘书学概论是秘书学的基础理论学科，属于理论秘书学的研究范畴。
它以秘书工作为其学科对象，以秘书学的自身理论为其研究内容。
而秘书实务是秘书学的应用理论学科，属应用秘书学的研究范畴。
它以秘书业务活动为其学科对象，以各项秘书业务工作为其研究内容。
两者之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。
秘书实务知识集锦
秘书实务知识集锦
秘书是企业中不可缺少的角色，那么，在实际工作当中秘书人员要做的具体事项有哪些呢?下面是yjbys 小编为大家带来的关于秘书实务的知识，欢迎阅读。
礼宾次序常用的5 种方法
1. 依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。
2 按字母顺序排列。
3 依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列
4 依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列
5 不排列即不分先后
涉外礼宾的准备工作。
1. 搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。
2. 注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。
3. 拟定来宾访问日程。
4.安排食宿
涉外会见、会谈的程序。
1. 提前约定。
2.通知对方有关事项。
3.准备工作。
4.迎接客人
4. 会见、会谈
6.送别客人
接待计划与安排
1、说明接待计划的三项内容：
(1)接待规格;(2)日程安排;(3)经费列支。
秘书实务课程相关知识点
秘书实务课程相关知识点秘书是一个组织中不可或缺的角色，他们负责协助管理层进行日常工作，处理文件、组织会议和安排行程等。
作为一个合格的秘书，掌握秘书实务的相关知识点是非常重要的。
在本文中，将会逐步介绍秘书实务课程的一些关键知识点。
1.文件管理文件管理是秘书工作中最基础也是最重要的一项任务。
它包括收集、整理、归档以及检索文件。
在处理文件时，秘书需要注意保密性和文件的存储方式。
例如，秘书应该定期备份重要文件，确保文件安全可靠。
2.会议组织秘书在组织会议方面发挥着重要作用。
他们需要协调与会人员的日程安排，准备会议议程以及发送邀请函。
在会议当天，秘书还负责记录会议纪要，并将其分发给与会人员。
因此，秘书应该具备良好的组织能力和协调能力。
3.行程安排秘书经常需要为管理层安排行程，包括预订交通工具和酒店，制定详细的行程安排以及解决可能出现的问题。
因此，秘书需要对各种交通方式、旅行政策和目的地有一定的了解。
同时，灵活应对突发情况也是秘书的必备技能之一。
4.电子邮件和电话管理秘书通常是负责筛选和回复领导的电子邮件和电话的第一道关口。
他们需要判断哪些邮件或电话是紧急或重要的，并及时转达给领导。
因此，秘书需要具备良好的沟通能力和敏锐的判断力。
5.商务礼仪作为管理层的代表，秘书需要具备良好的商务礼仪。
这包括穿着得体、言谈举止得体、懂得与人交往的技巧等。
商务礼仪的重要性在商务场合中不言而喻，因此，秘书必须时刻注意维护自己和组织的形象。
6.人际关系管理秘书经常需要与各级员工、合作伙伴以及客户进行沟通和协调。
良好的人际关系可以提高工作效率，促进团队的凝聚力。
秘书需要学会与不同性格和背景的人合作，并处理好各种人际关系问题。
7.时间管理秘书的工作通常比较繁忙，因此，良好的时间管理能力是必不可少的。
他们需要优先处理重要事务，合理安排工作时间，并能够应对多任务的情况。
良好的时间管理有助于提高工作效率和减少压力。
8.保密与职业道德秘书经常处理机密文件和敏感信息，因此，他们需要具备良好的保密能力。
秘书实务基本学习资料
秘书实务基本学习资料秘书实务是现代企事业单位中不可缺少的一项工作，秘书实务的基本学习资料包括了秘书职责、秘书技能以及秘书素质等方面的内容。
接下来，我将为大家详细介绍秘书实务基本学习资料。
一、秘书职责作为一名秘书，他/她的主要职责包括了以下几个方面：1. 日常办公事务的处理：包括文件的管理、资料的整理、会议的安排、来访客人的接待等。
2. 时间安排和日程管理：秘书需要协助上级安排日常工作的时间和优先级，并提醒上级履行各项工作。
3. 文件起草和处理：秘书需要负责起草各类文件，如信函、备忘录、报告等，并进行审校、打印、分发等工作。
4. 会议组织和协调：秘书需要为会议安排场地、邀请参会人员、准备会议资料和记录会议纪要等工作。
5. 出差和活动安排：秘书需要协助上级安排出差和参加各类活动的行程、交通和住宿等安排。
6. 客户关系管理：秘书需要与内外客户保持良好的沟通，解决客户问题并提供满意的服务。
二、秘书技能为了胜任秘书这个职位，秘书需要具备一定的技能，包括但不限于以下几个方面：1. 书写和文件处理能力：秘书需要具备快速、准确地书写和处理书面文件的能力，包括字体清晰、排版整齐等。
2. 协调和组织能力：秘书需要协调上级和其他部门的工作，组织各类会议和活动，并有效地安排时间和资源。
3. 沟通和协作能力：秘书需要具备良好的沟通和协作能力，与不同层级的人员进行有效的沟通和协调。
4. 信息管理能力：秘书需要掌握信息管理技巧，包括文件归档、电子邮件管理、日程安排管理等技巧。
5. 技术应用能力：秘书需要熟练掌握办公软件和办公设备的使用，如Word、Excel、PowerPoint等。
6. 语言和外语能力：秘书需要具备良好的汉语表达能力，同时熟练掌握一门外语，以应对跨国企业的沟通需求。
三、秘书素质除了职责和技能外，秘书还需要具备一些素质，以提升工作的效果和价值，包括但不限于以下几个方面：1. 保密意识和责任心：作为一名秘书，秘书需要具备严守机密、保护公司利益的意识和责任心。
秘书实务要点
一、秘书文书工作的内容和原则答：内容：文字工作【文字记录，文稿攥拟，文字工作理论】；公文办理【发文办理（草拟、登记审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、注办）；收文办理（签收：清点、检查、签字or签收章；登记：顺序号、收文日期、来文单位、封套号、密级程度、发文字号、内容摘要、份数、有无附件）；审核；拟办；批办；承办|交办；催办|办复】；公文管理【立卷、归档、清退、销毁】原则：保密、准确、迅速、实事求是、精简、高效、二、会议中的秘书工作答：会前【确定会议议题、拟定会议计划】；会中【会场及安排座次、会议接待工作、会中组织服务工作】；会后【拟定会议应急方案（预测情况、准备应对备选方案、有必要的话准备一个应急会议、讨论会议紧急情况、确定应急方案）；会议总结（会议名称、地点、规模、时间、议题、主持人、报告要点、与会人员、总结录音摄像等、领导评价及要求）】三、印章使用注意事件答：公章是一个机关、单位或者社会组织的正式印章,是具有合法性的标志,是行使其职权的凭信；领导人的私章个人的姓名代表某种特有权力，领导的职权。
印章的种类：单位印章：【形状（国务院规定：行政机关、企事业单位必须是圆形，其他的可以为椭圆形，菱形，三角形）；文字（从左至右往环形、字体为宋体简化字、若为少数民族可在内圈刻上少数民族语，外文公章，外文刻在汉字外）；尺寸（国务院公章直径6cm，省部级直辖市5cm，地市州县一级4.5cm以上公章里有国徽，乡镇企事业单位4.2cm中间有五角心）】；套印章：【使用要经过本单位负责人的授权，为了缓解盖印的压力】；钢印：【无色，有印痕，多用于正规的证件照片上。
】；领导人签名章规格样式自定,但不可大于公章。
使用印章一定要慎重，一定要有批准手续，并进行登记，登记项目有用章日期，用章单位，用章经手人，用章事由，用章批准人，用章印数等。
盖印章要准确，一般上不压正文，下骑年盖月，印文字迹端正，清晰。
四、接待的程序和要求答：客人来访：1.在办公室内，应该停止工作，行注目礼，面带笑容，说“您好，请问您找谁？”秘书一般不主动握手、2.办公室外，如机场、车站、码头等交通要塞，该注意交通拥堵的问题，尽量提前到。
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秘书实务知识点整理一、办公环境管理一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。
（一）开放式办公室开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。
封闭式办公室封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。
开放式优点1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工3、易于沟通，便于交流4、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享办公设备缺点1、难保机密2、难集中注意力，员工容易受电话、人们起动等干扰3、房间易有噪音，如说话声、打电话声和操作设备声易影响他人4、员工难于找到属于自己的私人空间封闭式优点:1、比较安全，可以锁门2、易于保证工作的机密性3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作4、易于保证隐私，明确办公间由自己使用缺点：1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独混合式是指把在开放式布局的大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。
这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，扬长避短，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是较为合理的办公室布局模式。
（二）常见的工作场所和常用设备的隐患1.办公建筑隐患，主要指地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如墙体开裂、墙皮脱落、地板缺乏必要的防滑措施、门锁损坏、窗扇失灵等。
2.办公室物理环境方面的隐患，如光线不足或太强、温度、湿度调节欠佳、通风、噪音控制不当等。
3.办公家具方面的隐患，如家具与设备摆放不当，阻挡通道；家具与设备有突出的棱角，可能伤及人体；橱柜顶上堆放东西太多有倾覆可能等。
4.办公设备及操作中的隐患，如电线磨损裸露，有触电危险；电话线或电线拖拽过长，影响过往行人；复印机离工作台太近，辐射有害健康；违规操作引出的安全隐患等。
5.工作中疏忽大意造成的隐患。
6.消防中的隐患。
如焚烧纸张或虽按规定焚烧但未等确认灰烬熄灭就离开现场，乱扔烟头，灭火设备损坏或过期，灭火器被堆放物品覆盖，火灾警报失灵等。
二、电话事务秘书使用电话时注意事项：1、注意电话礼仪：（1）注意自己的声音和态度（语调、发音、音量、语速、说话节奏、语气）打电话的最高境界：让别人听到你的笑意与和气。
清晰明白、声音稳定、语调和缓，避免情绪化，注意停顿，最好能抑扬顿挫，愉悦顺耳，亲切诚恳。
（2）应对得体，简洁、高效：恰当的言辞。
商界通话三分钟原则：KISS理论(Keep it Simple and Short：简明扼要)，注意礼貌用语，给人周到有礼的感受。
（3）注意自己的态势、动作（微笑、轻拿轻放）（4）不让对方久等（5）注意打电话时间（6）注意手机使用禁忌2、注意甄别、过滤电话3、注意保密制度4、重要电话通话，要有完备的电话记录5、准备常用的电话目录6、公私分明，不可在工作时间打电话闲聊三、印章管理秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位正式印章（含钢印）：单位印章代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等。
二是单位领导人“公用”的私章；三是秘书部门的公章、专用章。
印章管理人员在使用印章时应注意：遵循单位用印制度，不能违章用印，擅自用印。
应审查盖印单位有无有关负责人的批准手续。
用印时应注意审阅、了解用印文书的内容，不能不看内容就盲目盖印。
同时还应检查留存材料是否完全。
用印登记。
盖印、盖公章要端正、清晰，盖在署名中间，上不压正文，下要骑年盖月。
四、办公室时间管理（四象限）NTL分类法：N—Now T—Today L—Later报告是T类；通知开会是N类；传真交给具体经办人是T类；给电视台发邮件是L类；参加档案培训也是L类工作。
时间管理是指对时间进行有效的计划和控制，从而在有限的时间内创造出最大的效益。
秘书的时间管理分为两个部分：一替上司掌控时间；二是规划好自己的时间。
时间管理“四象限”法重要 B重要不紧急 A重要紧急C不重要不紧急 D不重要紧急急迫紧急不紧急五、接待工作，访客接待礼仪规范，会见与会谈（团体接待方案拟写，接待的具体工作）办公室接待指对那些预约或未曾预约的到办公室求见上级或反映情况、办理业务的人的接待。
注意点：接待的礼仪性，原则性，灵活性。
一、预先了解上司的活动安排，做好日常接待工作的准备接待环境准备，包括硬环境和软环境接待的物质准备接待心理准备二、招待客人要及时并热情有礼，做好出迎、待客、送客等接待工作中的基本环节。
（一）亲切迎客、问候（二）热忱待客1、事先预约好的客人：事先约好的客人，要即时引见。
不过事前要先告诉上司客人来了，以便上司有些准备。
2、灵活接待没预约的客人：首先要了解哪些人是不需要提前预约甚至提前通报的；发挥过滤网作用：热情友好，根据客人身份及来意、判断是否通报，根据上司的时间和意愿安排来访者，委婉提醒来访者提前预约3、上司拒绝接见来访者：应尽可能向对方表达不能接见的理由，以免来访者发生误会，并诚恳地致歉。
注意：必须用热情又坚定的态度回答上司确实无法接待4、同时到达的来访者同时到达，预约客人优先接待，但须向另一位表示歉意，并请他坐着等候。
如均未预约，则就来访目的的紧急、重要的程序，转达上司，由上司作出决定。
（三）送客如客人提出告辞时，秘书要等客人起身后再站起来相送，切忌没等客人起身，自己先于客人起立相送。
不应端坐办公桌前，嘴说再见，而手中忙着自己的事，甚至连眼神也没有转到客人身上。
当客人带有较多或较重的物品，送客时应帮客人代提重物。
送客时，可选择合适的言词送别，如“谢谢你的拜访”，“希望下次再来”等。
团体接待：团体接待是一个融合了交际、宣传、特别节目等形式的综合性活动。
准备工作：1、尽可能多的了解来访者的相关情况(如：姓名与职务、人数、性别与年龄、来访目的、日期、主要人物背景简历、生活习惯，兴趣、爱好、忌讳等2、制定接待工作计划，即拟定接待方案3、做好文字材料、相关资料的准备工作(如：欢迎词、祝酒词、参观地的资料、对上级的汇报材料、介绍材料、新闻稿件、谈判材料、会谈材料等)4、做好后勤准备工作接待计划主要内容：（1）接待方针（接待的指导思想）（2）接待规格：高规格、低规格、对等接待。
接待规格往往决定了主陪人身份级别、住宿、用车、宴请标准等。
（3）接待日程安排：概括性的，具体的；一般以表格、列表的形式列出：日期、时间、活动内容、地点、人员、备注等内容。
（4）接待形式。
具体接待活动项目开展形式、方式。
（5）接待人员组成与分工（6）接待经费开支：接待经费开支包括：住宿费，餐饮费，租借会议室、打印资料等费，劳务费：讲课、演讲、加班等费用，交通费，参观、浏览、娱乐费用，纪念品费，宣传、公关费，其他费用。
方案拟好后交领导批示，同意后方可通知负责接待的有关人员、有关部门作相应准备。
接待礼仪：注意做到诚恳热情、讲究礼仪、细致周到、按章办事、俭省节约、保守秘密。
次序礼仪是指接待过程中，遵从次序礼仪的要求，能准确地突出来访者的身份，是对来访者的尊重。
社会场合，一般以右为大，为尊，以左为小，为次，进门上车，应让尊者先行，一切服务均从尊者开始。
（一）做好迎接、陪客参观游览、宴会、会见会谈等接待活动迎接：确定迎接的地点、出迎的人员、车辆和相应仪式；根据仪式要求准备迎客的横幅（纸牌）、鲜花等，根据不同规格提前15－20分钟到机场、码头、车站等待；客人到达后，迎接人员上前表示欢迎与慰问。
双方按礼仪进行互相介绍、行礼，举行相关欢迎仪式。
（注意乘车座位安排）陪客参观：1、确定参观项目：参观对象主要有三类：一类是现场观摩，如生产经营设备和工艺流程、实验室、工地、田间等；二类是实物、图片等展览，如：成果展览室等；三类是外部环境、当地风景名胜地。
参观项目要有一定的针对性。
2、安排布置：预先通知相关部门、相关人员（告之参观者身份、人数、要求、参观时间等）；做好相应准备（卫生、安全、保密、宣传、车辆、必备品等）；路线安排要合理。
3、参观中陪同人要热情有礼，熟悉参观地，能适时介绍，并机动灵活、善于应变。
4、参观完，可征求客人对工作的意见建议。
如条件许可，也可送些小纪念品。
六、会议与会务工作会议筹备方案也称作会议预案，即会议的计划。
会议筹备方案的内容包括：会议召开的缘由依据、会议的主旨、会议名称、会议时间和会期、会议地点与条件、会议规模、参会人员与人数、会议议程与日程安排、经费预算及经费来源、会务工作机构与分工、会议的前期准备事项、后勤服务、保卫与保密工作等。
会议术语：会议用语：议案：为了在会议中审议而提出的书面议题。
提案：广义上说，向会议提出的任何书面要求、意见、主张、批评、建议都可以叫作提案。
表决：主持人请参加会议的每个人以举手、起立或投票等方式表示态度，决定对方案的赞成与否。
议决：对议案以表决方式来决定赞成者为多数或少数。
表决是议决的手段和程序。
票决：以投票方式表决。
例行会议：按规定或习惯，以固定的日期和场所审议事项的会议。
除非所决定的事项有特别变更外，通常不会另行通知。
最低出席数：举行会议时，为决议所必要的最低出席人数。
如半数、2/3数。
临时动议：临场提出意见要求议决。
提出预定议案以外的议案。
会议文件类型：（1）关于召开会议的请示。
（2）会议主题文书。
如：提交会议审议批准的：工作规划、计划、报告、预算、议案、各项决议的草案。
其他，如：开幕词、闭幕词、领导讲话稿、大会发言材料、会议总结报告等。
（3）会议参考性文件。
如：调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸、图表等。
（4）管理性文件。
如：会议通知、议程与日程安排、选举程序、表决程序、会议须知、保密规定以及与会人员名单等。
（5）会议公告、宣传性文件。
如：会议公告、会议宣传提纲、新闻发布稿件、有关照片、录音、录像资料等。
（6）会议简报、会议记录、会议纪要类文书。
如：会议简报、会议记录，情况反映等。
会场布置包括：会场形式（圆形、椭圆形、多边形、扇形、长方形、半圆形、方形等。
根据会场空间的大小、形状、与会人数的多少、会议的需要、及与会者的审美观选择布局形式），会场装饰（主席台的装饰；会场内（除主席台）及会场外的装饰。
（标语、宣传画、广告、彩色气球、花卉等）；装饰布置时注意色调的选择），座次排列（主席台座次：一般应按台上就座者职务的高低、对会议的重要程度排列；主席台第一排居中为首席，然后依先左后右向两边顺序排开；座次排列方案要送有关领导审定，确定后制成姓名台签放在座位前）会场人员座次：依需要而定，可排可不排）会议记录：是当场把会议情况，包括发言、讨论的问题和决议的事项等记录下来的一种文书。