电子档案移交与接收办法(国家档案局档发[2012]7号)
电子档案移交与接收办法
电子档案移交与接收办法第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件。
荆州市人民政府办公室关于贯彻落实电子档案移交与接收办法的通知
荆州市人民政府办公室关于贯彻落实电子档案移交与接收办法的通知文章属性•【制定机关】荆州市人民政府•【公布日期】2013.06.09•【字号】荆政办发[2013]39号•【施行日期】2013.06.09•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文荆州市人民政府办公室关于贯彻落实电子档案移交与接收办法的通知（荆政办发〔2013〕39号）市政府各部门：为认真贯彻落实国家档案局《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）精神，切实做好我市电子档案移交接收和纸质档案数字化等工作，现就有关事项通知如下：一、充分认识做好电子档案移交接收与纸质档案数字化工作的重要性。
电子档案是机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件，是信息时代国家和社会各项活动的重要记录，做好电子档案移交与接收工作，对确保电子档案真实、完整、可用和安全具有重要意义。
纸质档案数字化是电子档案重要组成部分，是档案信息化建设的基础，各单位要把贯彻落实《电子档案移交与接收办法》和纸质档案数字化工作列入重要议事日程，制定计划，作出安排，为开展电子档案移交接收和纸质档案数字化工作打下坚实基础。
二、积极开展纸质档案与电子档案“两套制”进馆准备工作。
按照国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，凡属市档案馆接收档案范围的单位，要抓紧做好1994年以来纸质档案数字化工作，确保2014年满20年的纸质档案和电子档案“两套制”同时进馆。
三、牢固树立电子档案的安全保密意识。
各单位电子档案应由档案室集中统一保管，做好多套备份，一般满5年后向市综合档案馆移交。
涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
电子档案存储应使用JVC国际档案级专用光盘。
纸质档案数字化加工外包应遵守国家规定，严格审核外包单位的保密、档案资质，不得泄密、失密。
四、继续深化电子文件归档管理和规范移交试点工作。
电子文件 电子档案 OA三者之间的区别
“归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门 的过程。
《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002 对电子文件的归档与管理要求如下： （一）归档要求
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电子文件、电子档案、OA 三者的区别
存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法 》国家档案局档发[2012]7 号
办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统
（一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
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电动化计算机应用系统，英文缩写 OA。
（一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形
成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》 GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39 号
（二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保
3、电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相 应的背景信息和元数据。
4、电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限 的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一 致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。 （三）归档时间
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电子文件、电子档案、OA 三者的区别
电子文件、电子档案、OA 三者的区别
作者：薛馨枫
概念澄清
电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个 概念不能放到一起比较。
电子档案移交与接收
二、《电子档案移交与接收办法》主要内容 根据国家电子文件管理部际联系会议办公室2010年 工作安排，国家档案局主要承担了《电子档案移交 与接收办法》（以下简称《办法》）的起草工作。 目的在于规范档案移交单位向同级国家综合档案馆 移交电子档案工作，对移交电子档案范围、时间、 方法、移交载体内电子档案的存储结构及档案馆接 收、存储电子档案等工作提出要求。
联席会议由省委办公厅牵头，省人大常委会办 公厅、省政府办公厅、省政协公公厅、省发改 委、省经信委、省财政厅、省质监局、省档案 局、省密码管理局、省国家保密局等相关部门 为成员单位。 电子文件管理联席会议下设办公室，办公室设 在省密码管理局，承担日常工作。
（二）2009年中央办公厅国务院办公厅 印发《电子文件管理暂行办法》。 省档案局于2010年4月制定出台了《省 直机关电子文件归档管理与规范移交试 点工作方案》，开始试点工作。
原生电子文件 ——直接生成于数字环境中的电子文件
一、党和国家高度重视电子文件管理工作 （一）2009年建立了国家电子文件管理部 际联席会议制度，组成单位：中央办公厅、 国务院办公厅、工业和信息化部、财政部、 国家档案局、国家保密局、国家密码局、 国家标准化管理委员会。负责组织协调全 国电子文件管理工作。
2011年建立了省电子文件管理联席会议制度。 联席会议主要任务是负责组织领导、统筹规划、 督促检查全省电子文件管理工作；审定全省电 子文件重要规划和重大项目方案，制定全省电 子文件管理相关标准规范和管理制度；研究解 决全省电子文件管理中的重大问题。
三、制定《办法》的目的和适用范围 为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案 的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史 记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有 关法律法规和相关规定，制定本办法。 本办法适用于各级档案移交单位和各级国家综合 档案馆，其他单位和档案馆可参照执行。
行政事业单位电子文件管理办法
审计机关电子文件管理办法为进一步规范审计过程中提取的电子文件管理，充分挖掘数据价值、规范电子数据管理、确保数据安全,不断提升审计质量和审计效率，按照《政务服务电子文件管理办法》（试行）制定本办法。
第一章总则第一条为进一步规范审计过程中的电子文件的使用和管理工作，确保电子文件的真实、完整、有效和安全，根据《国家档案局关于印发(电子档案移交与接收办法)的通知》(档发C2012)7号)和《四川省电子文件管理暂行办法》(川委厅(2011)32号)等规定，结合我单位实际制定本办法。
第二条我局在上级审计机关要求审计和提取的、本级政府及有关部门委托审计、计划内、计划外安排的审计或审计调查过程中向有关单位提取的电子文件的管理，适用本办法。
第三条本办法所称的电子文件，是指我局在审计、审计调查、专项调查及专项数据提取等活动中取得的以电子数据形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文字、图表、报表、图像、音频、视频、数据库等各种不同形式的电子信息记录。
本办法所称的电子文件管理,是指我局在审计、审计调查、专项调查及专项数据提取等活动中形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节的电子文件进行管理的活动。
第四条在审计、审计调查、专项调查及专项数据提取等活动中获得的电子文件是履行审计监督职能的重要文件资料,是我局档案信息资源的重要组成部分，我局电子文件管理应当遵循以下原则:(一)统一规划。
将电子文件管理工作纳入我局重要工作计划，实行统筹规划和统一标准、统一流程等进行规范管理。
(二)全程管理。
电子文件的形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节实行全过程管理,确保电子文件运行实现连续性、安全性、可控性。
(三)高效服务。
发挥电子文件高效、便捷的优势,我单位内外部共享利用、避免重复提取。
(四)专机存储。
制定专用存储设备，设置防护密码，与电子政务外网物理隔离。
(五)确保安全。
采取有效技术手段和管理措施,确保电子文件真实、完整、有效和安全。
41.企业电子文件归档和电子档案管理指南
5.3 电子文件归档接口............................. .. ................................................................................... 12
"
7.1 电子档案在线存储.. .... . ...... ................ ..... ............... ... ... ....... ... ....... .......................................... 18 7.2 电子档案离线存储................................................................................................................. 18 7.3 电子档案保管................................................... ... ....................................... . ............... .... . . ....... 19 7.4 电子档案利用 ··························································································································19 7.5 电子档案定期鉴定、销毁及进馆··························································································20
电子档案移交和接收管理办法
电子档案移交和接收管理办法
一、总则
为规范电子档案的移交和接收管理，确保电子档案的完整性和安全性，提高档案管理工作效率，特制定本办法。
二、电子档案移交的内容和方式
1. 移交单位应提供包括但不限于以下内容的电子档案：电子文件、元数据、检索工具、文件格式说明等。
2. 移交单位应将电子档案按照规定格式整理和打包，并在移交清单中详细列明档案名称、数量、大小、存放位置等信息。
3. 移交单位应将电子档案以数据传输或移动存储设备的方式进行传递，确保数据在传递过程中的安全和完整性。
三、电子档案接收的验收和管理
1. 接收单位应在接收到电子档案后，及时进行验证，确认电子档案的完整性、准确性和安全性。
2. 接收单位应将验证的结果记录在验收报告中，并及时通知移交单位，要求移交单位对存在问题的电子档案进行整改。
3. 接收单位应建立完善的档案管理系统，确保接收到的电子档案能够得到有效的管理和利用，保障档案信息的准确性和可靠性。
四、电子档案移交和接收的监督和评估
1. 相关部门应当对电子档案的移交和接收过程进行监督和检查，确保各项管理措施得到有效落实。
2. 定期对电子档案移交和接收的工作进行评估，及时发现问题并提出改进意见，推动电子档案管理工作的持续改进。
五、附则
本办法自颁布之日起正式实施，如有需要，可根据实际情况进行调整和修改。
电子文件、电子档案和数字档案概念辨析
电子文件、电子档案和数字档案概念辨析钟万梅;张臻;任琼辉【摘要】近年来,\"数字档案\"一词频繁出现于档案学术著作中,数字档案与电子文件、电子档案有什么联系和区别?本文对这三个概念进行了辨析,依次分析了电子文件、电子档案和数字档案的内涵和外延,并就三个概念的内涵、外延和研究内容进行了对比,指出这三个概念在形成主体、存在形式、存储载体和依赖环境上是一致的,但在内涵、外延和研究内容上不尽相同.【期刊名称】《山西档案》【年(卷),期】2019(000)004【总页数】9页(P10-18)【关键词】电子文件;电子档案;数字档案【作者】钟万梅;张臻;任琼辉【作者单位】海南医学院档案馆海口 571199;中国人民大学信息资源管理学院北京100872;中国人民大学信息资源管理学院北京100872;北京电子科技学院管理系北京 100070;中国人民大学信息资源管理学院北京100872【正文语种】中文【中图分类】G270随着信息技术的广泛应用，档案记录的方式发生了变革，我国档案学界出现了电子文件、电子档案和数字档案等概念。
除了人们熟知的电子文件、电子档案，近年来，“数字档案”一词也频繁出现于档案学术著作中，截至2019年7月底，中国知网期刊全文数据库（CNKI）的检索结果显示，篇名中精确包含“数字档案”（不含“馆”）的文献达933篇。
为什么在已有电子文件、电子档案概念的情况下，还出现数字档案的概念？数字档案与电子文件、电子档案之间有什么联系和区别？辨明常用概念对人们开展学术研究具有积极的意义，笔者试图对这三个概念进行逐一辨析，探讨其中的联系与区别。
本文将按照这三个概念出现的先后顺序，依次分析其内涵和外延，并将三者的内涵和外延进行比较，明确它们之间的联系与区别，最后从人们对它们的研究内容入手，分析这三个概念各自侧重的含义。
一、电子文件（一）电子文件的内涵“电子文件”是20世纪中期以后出现的新名词，是计算机技术的伴生物，早期人们称之为“数字式文件”或“机读文件”，20世纪90年代后期人们才统一用“电子文件”的称呼。
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电子档案移交与接收办法
（国家档案局档发[2012]7号 2012年8月29日印发）
第一章总则
第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交
第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求：
（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；
（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；
（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；
（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；
（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：
（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；
（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；
（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；
（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）；
（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件2。
第十一条在线移交电子档案的单位应当通过与管理要求相
适应的网络传输电子档案，传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据，数据结构一般为一张或多张光盘载体内电子档案的存储结构组合，单张光盘的数据量小于光盘的实际容量。
第十二条档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案
之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。
第三章电子档案接收
第十三条国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台，进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。
第十四条电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。
第十五条国家综合档案馆应当对接收的电子档案数据的准
确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可接收。
第十六条电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》（见附件3），由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。
第十七条国家综合档案馆应当将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。
第十八条国家综合档案馆应当对电子档案数据迁移和转换前后的一致性进行校验。
第十九条国家综合档案馆应当对接收的电子档案载体保存5年以上。
第二十条国家综合档案馆对电子档案载体应当按照 38《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和 15《磁性载体档案管理与保护规范》进行管理。
第四章附则
第二十一条本办法适用于各级档案移交单位和各级国家综合档案馆，其他单位和档案馆可参照执行。
第二十二条本办法由国家档案局负责解释。
第二十三条本办法自发布之日起施行。
附件1
电子档案载体标注内容
载体标识：全宗号—年度—载体顺序号。
载体盒标注：全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境、套别等。
1. 全宗号是档案馆分配给立档单位的编号；
2. 年度是该载体内档案起止年度如2001年至2006年即标定为2001/2006；
3. 载体顺序号是电子档案载体排列的顺序号，由阿拉伯数字组成；
4. 数据量是载体内档案存储容量；
5. 密级按存储在载体内电子档案的密级标注，保管期限按存储在载体内电子档案的保管期限标注；
6、存入日期是将电子档案拷贝至载体的日期，格式为年月日，如2011年2月8日即写为20110208；
7. 运行环境即识别或操作电子档案的软、硬件平台；
8. 套别是指档案馆存储电子档案载体的套号，用大写英文字母A、B、C表示。
A表示封存保管，B表示查阅利用，C表示异地备份。
附件2
电子档案的存储结构
移交载体内电子档案的存储结构如下图所示：
（一）说明文件命名为“说明文件”，一个载体只有一个说明文件，存放本载体有关信息，包括载体参数(如载体容量、载体类型等)、载体编号、载体保管单位、载体制作单位、载体检查单位、读取本载体内档案所需要的软硬件环境及其他各种有助于说明本载体的信息。
（二）目录文件命名为“文件目录”及“案卷目录”，存放有关档案的目录信息，目录文件与每份电子档案相对应，根据电子档案具。