高校档案利用障碍及对策分析

的满足。
和 其 他 各 项 工 作 的 需 要 ， 以按 照 有 关 规 定 ， 用 档 案馆 未 可 利 开 放 的档 案 以及 有 关 机 关 、 团体 、 业 事 业 单 位 和 其他 组 织 企 保 存 的档 案 。利 用 未 开 放档 案 的办 法 ， 国 家档 案 行 政 管 理 由
利用。我 国《 档案法》 ２ 第 ０条规定 ，机关、 “ 团体、 企业事业单
位 和 其 他 组 织 以及 公 民根 据 经 济 建 设 、 防 建 设 、 学 科 研 国 教
的实现。根据《 高等学校档案管理办法》 以下简称《 （ 办法》 ， ）
高 等 学 校 档 案 归档 范 围 共 有 １ 类 ， 盖 了高 校 办 学 过 程 １大 涵 中的 所 有信 息 资 源。 从 理 论 上 说 ， 校 档 案 机 构 应 提供 丰 富 高 的 档 案 信 息 资 源 为利 用 者 所 用 ， 用 者 的 需 求 也 能 得 到 及 时 利
１利 用 障 碍 ． １１无档 在 一 定 程 度 上 限 制 了高 校 档 案 的
无 档 可 用 是 指 现 有 的馆 藏 档 案 资 源 与 利 用 者 的档 案 信 息 需 求 不一 致 ， 因馆 藏 档 案 数 量 不 足 而 影 响利 用 者 利 用 需求
务 ．
有档 难用指的是馆藏 的档案 由于 各种原 因而得不 到充
分 的 利 用 。据 有 关 调 查 统计 ， 国 高校 档 案 案 卷 利 用 率 仅 为 我
关键 词 ： 高校 档 案
档案 利 用
档 案 开放
２ ％左右 ， ０ 大多数档案都处于沉 睡期 ， 这显然与 “ 档案工作系
统 的 总 目的 ”相 违 背 。 有档 难 用具 体 表 现 为 不 可 用 、 不 好 … 用 和 不 好 用 三个 方面 。
部 门和有关主管部 门规定。” ０ ８年 ， ２０ 教育部制定 的《 办法》
第２ ８条 规 定 ，凡持 有 合 法 证 明 的单 位 或 者 持 有 合 法 身份 证 “ 明 的个 人 ， 表 明 利 用档 案 的 目的 和 范 围并 履 行 相 关登 记 手 在 续 后 ， 可 以利 用 已公 布 的档 案 。 ” 于 此 ， 人 会 认 为 《 均 鉴 有 办
法》 实施 为高校档 案的有效利用提供 了制度保障 ， 用者 的 利 可以充分地利用 自己可 以利用的一切档案 了。然而 ， 人遗 令 憾 的是 这种 想法 忽略了《 档案 法》 １ 第 ９条 之规定 ， 也就 是利
用者 可 以利 用 的 也 只是 高 校 自形成 之 日起 满 ３ ０年 向社 会 开
和 各 级 各 类 公共 档 案馆 一样 ， 校档 案机 构在 一段 时期 高 内 也 大 力 开 展 了 丰 富 馆 （ ） 的活 动 ， 是 由于 种 种 原 因 ， 室 藏 但 馆 （ ） 建设还存在着重量轻质 、 藏轻用等 方面的问题。 室 藏 重 重量 轻 质 导 致馆 （ ） 利 用 价值 不高 的档 案 较 多 ， 用 价值 室 藏 利 高 的 档 案 较 少 ； 藏 轻 用 致 使馆 藏 档 案 资 源 大量 闲 置 ， 过 重 错
１２ １不 可 用
随 着 高校 开 放 办 学 、 高校 信 息 公 开 等 工作 的 开展 以及 社 会 档 案 意 识 的提 高 ， 人们 利用 高 校 档 案 的 意 愿和 要 求 也 随 之
提 高 ， 最 理 想利 用 模 式 是 能 以合 法 的 方式 利 用 任何 可 以 利 其
然 而 在 实践 中 ，馆 藏 单 － Ｎ 约着 高 校 档 案 的利 用 工 作 。 从 高 校 档 案馆 藏 来 看 ， 些 高 校 通 常 是 以党 群 、 政 类档 案 有 行 为 主 ， 他 门类 的档 案 保 存 在 学 校 相 应 的部 门 里 ， 其 未做 到 真 正 的 集 中统 一 管理 。 这样 虽然 分 工 明 确 ， 资料 容 易 收集 ， 会 但 出现 各 门 类档 案质 量 良 莠 不齐 ， 不利 于 从 整 体 上 提 升 整 个 单 位 的档 案 工 作 水 平 。 另 外 ， 高校 档 案 收集 工 作 一 直 处 于 被 动
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高校档案利用障碍及对策分析 ＊
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摘
要 ： 对 高校 档 案 利 用 的 障碍 问题 ， 出 无 档 可 用 、 针 指
状 态 ， 有 多 少交 多少 ， 多 少 要 多 少 ， 使很 多本 应 归档 的 即 交 致 文件 流 失 在 档 案 机 构 之外 。 分散 保 管 和 收集 不 全 造 成 了 无档 案 可 用 的现 象 ， 原 本 包 罗 万 象 的档 案 机 构在 利用 者 心 中 大 让 打折扣。
１２有 档难 用
有 档难 用是 当今 制约着高校档案利用工作开展 的两大因素，
并 对此 进 行 深 入 分析 。从 树 立 正 确 利 用观 念 、 合 和 开 发 高 整 校 档 案 资 源 、 索现 代 化 利 用途 径 和 完善 相 关 法律 法规 等 ５ 探 个 方 面提 出 改进 高校 档 案 利 用 工作 的发 展 对 策 ， 高校 档 案 使 发 挥 其 最 大价 值 ， 为 高校 和 社 会 的 发 展 提 供 良好 的 利 用 服
了档 案效 益 发 挥 的最 佳 时期 。
用 的档案信息。 然而这种理想 的利用模式在现实中受到很多
因素 的 困扰 ， 高 校 档 案 无 法 发挥 最 大 价 值 。 本 文 将 从 无 档 使
可 用和 有档 难 用 两 个 角 度 对 制 约 高校 档 案 利 用 的 因 素 进 行 分析 ， 出适 合 高 校 档 案 利 用 工作 的发 展 对 策 。 提